Digitalisierung von Altakten | Landkreis Osterholz | Öffentliches Auftragswesen in Deutschland

Datum	Dokument
2023-08-24	Auftragsbekanntmachung

Beschreibung der Beschaffung

Der Landkreis Osterh9olz beabsichtigt, die Digitalisierung von Altakten im Zeitraum vom 01.02.2023 bis zum 31.01.2028 zu vergeben. Sofern die Digitalisierung bis zum 31.01.2028 noch nicht abgeschlossen ist, erfolgt eine optionale Verlängerung für ein Jahr.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

- Präqualifizierte Unternehmen führen den Nachweis der Eignung durch den Eintrag in einer Präqualifizierungsdatenbank (Präqualifikationsverzeichnis). Nicht präqualifizierte Unternehmen haben zum Nachweis der Eignung mit dem Angebot das ausgefüllte Formblatt 124 – Eigenerklärung zur Eignung (Vergabehandbuch des Bundes) – vorzulegen. In dem Formblatt sind Angaben zur Eintragung in Berufsregister, Insolvenzverfahren und Liquidation, schwere Verfehlungen, Zahlung von Steuern, Abgaben und Beiträgen zur Sozialversicherung, Angabe zur Mitgliedschaft bei der Berufsgenossenschaft zu machen. Das Formblatt ist Bestandteil der Vergabeunterlagen. Gelangt das Angebot in die engere Wahl, sind die Angaben in der Eigenerklärung zur Eignung auf gesondertes Verlangen durch die Vorlage entsprechender Bescheinigungen der zuständigen Stellen zu bestätigen. Dies gilt auch für eingesetzte Nachunternehmen. Bescheinigungen, die nicht in deutscher Sprache abgefasst sind, ist eine Übersetzung in die deutsche Sprache beizufügen. Eine einheitliche Europäische Eigenerklärung gemäß § 50 VgV wird akzeptiert.
- Eigenerklärung und Vorlage einer Versicherungsbestätigung Betriebshaftpflicht (Deckungszusage und Deckungssumme) mit mind. 1 Mio. für Sach- und 3 Mio. für Personenschäden je Schadensfall und 2facher Schadenshöhe p.a. sowie einer Vermögensschadensversicherung über 500.000,- € oder Bestätigung des Versicherers, dass im Auftragsfall eine entsprechende Versicherung abgeschlossen wird..
- Eigenerklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen nach §§ 123, 124 GWB.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

- Referenzliste vergleichbarer Aktendigitalisierungsprojekte hinsichtlich der Projektgröße (Menge digitalisierter Akten) der letzten drei Jahre (Verwaltungen und Firmen) unter detaillierter An-gabe der erbrachten Leistungen bezogen auf die zu erbringenden Leistungen
- Qualitätszertifizierung des Bieterunternehmens/ggfls. Nachunternehmers:- Aktuelles Zertifikat nach DIN EN ISO 9001, mindestens DIN EN ISO 9001:2008; - Aktuelles Zertifikat nach mindestens DIN EN ISO / IEC 27001
- Eigenerklärung, das alle Projektmitarbeitenden nach BDSG (Ver-pflichtungserklärung nach § 5 des Bundesdatenschutzgesetzes zur Wahrung des Datengeheimnisses) verpflichtet sind und im Fall der Auftragserteilung bereit sind, diese Verpflichtung auch nach NDSG vorzunehmen.
- Nachweis eines firmeneigenen Fahrdienstes oder Vorlage einer entsprechenden Erklärung zur Bildung einer Bietergemeinschaft für den Transport bzw. zur Beauftragung eines Nachunternehmens für den Transport der Akten (keine Kurierdienste!)
- Erklärung (formlos), dass ein baurechtlich zulässiges Gebäude für den Scanprozess und für die Zwischenlagerung der gescannten Postsendungen mit Zugangsschutz, Sicherheitsdienst, Kameraüberwachung, Brandmeldeanlage für die Leistungserbringung genutzt wird.
Der Auftraggeber behält sich vor, vor der Zuschlagserteilung, das Lager und das Betriebsgelände zu besichtigen.
- Erklärung (formlos), dass das Betriebsgelände und der Bereich zur Aktenvernichtung gesichert sind.

Bedingungen für die Vertragserfüllung

Bei der Abgabe des Angebotes hat der Bieter gemäß § 4 Abs. 1 Nieders. Tariftreue- und Vergabegesetz (NTVergG) schriftlich zu erklären, dass er seinen Arbeitnehmer/innen bei der Ausführung der Leistung mindestens ein Mindestentgelt nach den Vorgaben des Mindestlohngesetzes (derzeit 9,35 Euro) zahlt bzw. mindestens ein Mindestentgelt entsprechend der Vorgaben des Arbeitnehmer-Entsendegesetz (AEntG), des Arbeitnehmerüberlassungsgesetzes (AÜG), der auf Grundlage des AEntG oder AÜG erlassenen Rechtsverordnungen sowie aus einem auf Grundlage von § 5 des Tarifvertragsgesetzes (TVG) für allgemein verbindlich erklärten Tarifvertrag (§ 4 Abs. 1 Nr. 1 sowie §§ 5, 6 AentG - Bauhaupt- und Baunebengewerbe -) zahlt. Diese Erklärung hat der Auftragnehmer auch für seine eingesetzten Nachunternehmer abzugeben (§ 13 NTVergG).

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Es wird darauf hingewiesen, dass ein Nachprüfungsantrag vor der genannten Vergabekammer nur zulässig ist, soweit der Antragsteller:
• den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Fristnach § 134 Absatz 2 GWB bleibt unberührt,
• Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Angebotsabgabe oder zur Bewerbung gegenüber dem Auftraggeber gerügt hat,
• Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, spätestens mit Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Angebotsabgabe oder zur Bewerbung gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
• der Antrag auf Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, gestellt wird.
Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1Nummer 2 GWB. § 134 Absatz 1 Satz 2 GWB bleibt unberührt.
Auf die Regelungen in §§ 160, 161 GWB wird ausdrücklich hingewiesen.