Digitalisierung von Bauakten

Stadt Schramberg, FB 2 Recht und Sicherheit

Die Große Kreisstadt Schramberg möchte für die Abteilung Baurecht und Bauverwaltung die bisher in Papierform aufbewahrten Akten digitalisieren.

Deadline

Deadline 2026-09-30

Wer?

• Stadt Schramberg, FB 2 Recht und Sicherheit

Wie?

• Scanning und Rechnungsstellung › Scanning

Wo?

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2026-08-27	Auftragsbekanntmachung

Auftragsbekanntmachung (2026-08-27)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Digitalisierung von Bauakten
Referenznummer: 2026-0018
Kurze Beschreibung:

Die Große Kreisstadt Schramberg möchte für die Abteilung Baurecht und Bauverwaltung die bisher in Papierform aufbewahrten Akten digitalisieren.

Art des Vertrags: Dienstleistungen
Produkte/Dienstleistungen: Scanning 📦
Beschreibung
Interne Kennung: 2026-0018
Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet ✅
Beschreibung der Beschaffung:

Zu digitalisieren sind rund 430 laufende Meter Bauakten, die derzeit in einer Hängeregistratur abgelegt sind sowie rund 190 laufende Meter Statikunterlagen in Stehordnern. Insgesamt sind damit rund 620 laufende Meter Bauakten und Statikunterlagen im Bereich der Bauverwaltung zu digitalisieren. Ebenso soll der Digitalisierungsprozess im besten Fall um die Anliegerakten ausgeweitet werden. Die Anliegerakten umfassen rund 38 laufende Meter und sind in Stehordnern abgelegt Der ausgeschriebene Auftrag wird in Form einer Rahmenvereinbarung vergeben. Die Auftraggeberin verpflichtet sich, innerhalb von 6 Monaten nach Vergabe der ausgeschriebenen Rahmenvereinbarung die ausgeschriebenen Leistungen für mindestens 400 laufende Meter Bauakten abzurufen. Eine darüber hinausgehende Abnahmemenge kann nicht garantiert werden. Sofern ausgeschriebene Leistungen für weitere Mengen abgerufen werden, erfolgt der Abruf jeweils in Tranchen von mind. 60 laufenden Metern. Im Rahmen des Digitalisierungsprozesses sind grundsätzlich die Anforderungen des BSI der TR-03138 RESISCAN, Version 5 vom 21.11.2024 einzuhalten.

Zusätzliche Informationen: #Besonders auch geeignet für:other-sme#
Postanschrift: Berneckstr. 9
Postleitzahl: 78713
Stadt: Schramberg
Land: Deutschland 🇩🇪
Ort der Leistung: Rottweil 🏙️
Dauer
Datum des Beginns: 2026-11-10 📅
Datum des Endes: 2027-03-31 📅
Vergabekriterien
Preis ✅
Preis (Gewichtung): 55.0
20.0
5.0
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Qualität
Qualitätskriterium (Gewichtung): 20.0
Titel
Los-Identifikationsnummer: LOT-0001

Verfahren
Art des Verfahrens
Offenes Verfahren ✅
Rechtsgrundlage: Richtlinie 2014/24/EU
Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2026-09-30 11:00:00 📅
Bedingungen für die Öffnung der Angebote: 2026-09-30 11:00:00 📅
Bedingungen für die Öffnung der Angebote (Ort): Die Submission wird elektronisch durchgeführt.
Bedingungen für die Öffnung der Angebote (Informationen über die befugten Personen und das Öffnungsverfahren): Die Teilnahme am Öffnungstermin ist nicht zugelassen.
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Mindestzeitraum, in dem der Bieter das Angebot aufrechterhalten muss: 45 Tage
Informationen über eine Rahmenvereinbarung oder ein dynamisches Beschaffungssystem
Rahmenvereinbarung mit mehreren Betreibern ✅
Höchstzahl der Teilnehmer: 1
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen
Die Bietergemeinschaft, die den Zuschlag erhält, muss eine bestimmte Rechtsform aufweisen ✅
Eröffnungstermin: 2026-09-30 11:00:00 📅
Ort des Eröffnungstermins: Die Submission wird elektronisch durchgeführt.
Zusätzliche Informationen: Die Teilnahme am Öffnungstermin ist nicht zugelassen.
Elektronische Rechnungsstellung: Erforderlich
Elektronische Zahlung wird verwendet ✅
Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen: 2026-09-24 23:59:59 📅
Zusätzliche Informationen:

Der Auftraggeber behält sich vor, bei Angebotsabgabe nicht beiliegende bzw. den Anforderungen formal nicht genügende Dokumente und Erklärungen unter Fristsetzung nachzufordern. Gleiches gilt für Preisangaben zu unwesentlichen Einzelpositionen, deren Einzelpreise den Gesamtpreis nicht verändern oder die Wertungsreihenfolge und den Wettbewerb nicht beeinträchtigen. Ein Anspruch der Bieter auf Nachforderung besteht nicht. Sollte ein Bieter der Nachforderung nicht oder nicht fristgerecht nachkommen, wird das Angebot gemäß § 57 Abs. 1 Nr. 2 VgV ausgeschlossen.

Vergabekriterien
Gewichtungsart: Gewichtung (Prozentanteil, genau)
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Der Vertrag enthält Bedingungen zur Vertragsausführung ✅

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Eignungskriterium: Anteil der Unterauftragsvergabe
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

Anteil der Unterauftragsvergabe Präqualifikationsnachweis oder Einheitliche Europäische Eigenerklärung oder Eigenerklärung zur Eignung Komm EU (L) EigE bzw. Komm EU (D) EigE Beabsichtigt der Bieter, Teile der Leistung von Unterauftragnehmern ausführen zu lassen oder sich bei der Erfüllung eines Auftrages im Hinblick auf die erforderliche wirtschaftliche, finanzielle, technische oder berufliche Leistungsfähigkeit anderer Unternehmen zu bedienen, so muss er die hierfür vorgesehenen Leistungen/ Kapazitäten im Vordruck benennen. Der Bieter hat nachzuweisen, dass ihm die erforderlichen Kapazitäten der Unterauftragnehmer und der anderen Unternehmen zur Verfügung stehen und diese Unternehmen geeignet sind. Er hat den Namen, den gesetzlichen Vertreter sowie die Kontaktdaten dieser Unternehmen anzugeben und entsprechende Verpflichtungserklärungen dieser Unternehmen vorzulegen. Nimmt der Bieter in Hinblick auf die Kriterien für die wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit im Rahmen einer Eignungsleihe die Kapazitäten anderer Unternehmen in Anspruch, müssen diese gemeinsam für die Auftragsausführung haften; die Haftungserklärung ist gleichzeitig mit der "Verpflichtungserklärung" abzugeben. Bei elektronischer Angebotsabgabe haben Bietergemeinschaften eine Erklärung nach dem Vordruck mit dem Angebot abzugeben: Der Bieter hat Unterauftragnehmer und andere Unternehmen, bei denen Ausschlussgründe vorliegen oder die das entsprechende Eignungskriterium nicht erfüllen, innerhalb einer von der Vergabestelle gesetzten Frist zu ersetzen.

Eignungskriterium: Durchschnittliche jährliche Belegschaft
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

Präqualifikationsnachweis oder Einheitliche Europäische Eigenerklärung oder Eigenerklärung zur Eignung Komm EU (L) EigE bzw. Komm EU (D) EigE Erklärung, dass die für die Ausführung der Leistungen erforderlichen Beschäftigten zur Verfügung stehen. Mindestanforderung: Unternehmen / Bietergemeinschaften, welche nicht über mindestens 5 festangestellte Mitarbeiter verfügen, werden von der Angebotswertung ausgeschlossen.

Eignungskriterium: Referenzen zu bestimmten Dienstleistungen
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

Präqualifikationsnachweis oder Einheitliche Europäische Eigenerklärung oder Eigenerklärung zur Eignung Komm EU (L) EigE bzw. Komm EU (D) EigE Angaben zu Leistungen, die mit der zu vergebenden Leistung vergleichbar sind: Scannen von Bauakten (mind. 350 lfm Bauakten bzw. vollständige Bauakten einer Gemeinde / Stadt mit mind. 20.000 Einwohnern incl. Verschlagwortung nach BSI-TR-RESISCAN aus den letzten drei Jahren) Hierzu sind drei Referenzen anzugeben.

Eignungskriterium: Andere wirtschaftliche oder finanzielle Anforderungen
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

Präqualifikationsnachweis oder Einheitliche Europäische Eigenerklärung oder Eigenerklärung zur Eignung Komm EU (L) EigE bzw. Komm EU (D) EigE - Abgabe einer Eigenerklärung, dass nachweislich keine schwere Verfehlung begangen wurde, die die Zuverlässigkeit als Bewerber oder Bieter in Frage stellt. - Ab einer Auftragssumme von 30.000 Euro wird der Auftraggeber für den Bieter, auf dessen Angebot der Zuschlag erteilt werden soll, eine Abfrage beim Wettbewerbsregister (beim Bundeskartellamt) gem. § 6 WRegG durchführen. - Abgabe einer Eigenerklärung mit Angaben zur Zahlung von Steuern, Abgaben und Beiträgen zur Sozialversicherung. Kommt das Angebot/der Teilnahmeantrag in die engere Wahl, müssen auf gesondertes Verlangen der Vergabestelle eine Unbedenklichkeitsbescheinigung der tariflichen Sozialkasse (sofern Beitragspflicht besteht), sowie eine Unbedenklichkeitsbescheinigung des Finanzamtes bzw. Bescheinigung in Steuersachen vorgelegt werden. - Abgabe einer Erklärung zu Insolvenzverfahren oder Liquidation.

Eigenerklärung zur Einhaltung der Sanktionen der EU gegen russische Unternehmen / Personen / Lieferanten (Auftragsverbot) gemäß Artikel 5k Abs. 1 der Verordnung (EU) 2022/576 vom 08.04.2022 (5. EU-Sanktionspaket) zur Änderung der Verordnung (EU) 833/2014). Diese Erklärung muss ebenso vom Unterauftragnehmer und anderen Unternehmen, bei einer Bietergemeinschaft von allen Unternehmen unterschrieben mit den Vergabeunterlagen eingereicht werden

Die Eigenerklärung "Information zum Bieter", die Angaben enthält, die in der Vergabebekanntmachung über vergebene Aufträge aufzunehmen sind, ist sowohl vom Bieter sowie (falls zutreffend) von allen Mitgliedern der Bietergemeinschaft und anderen Unternehmern (Unteraufträge, Eignungsleihe) zu unterschreiben und mit dem Angebot abzugeben.

Eignungskriterium: Eintragung in ein relevantes Berufsregister
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

Präqualifikationsnachweis oder Einheitliche Europäische Eigenerklärung oder Eigenerklärung zur Eignung Komm EU (L) EigE bzw. Komm EU (D) EigE - Angaben zu Eintragungen in das Berufsregister. - Abgabe einer Eigenerklärung zur Mitgliedschaft bei der Berufsgenossenschaft. - Auszug aus dem Berufs-, Handels- oder Vereinsregister

Eignungskriterium: Sicherheit bei der Verarbeitung, Speicherung und Übermittlung von klassifizierten Informationen
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

Bestätigung über die erforderlichen Kenntnisse und Erfahrungen zur Durchführung des ausgeschriebenen Auftrages unter Berücksichtigung der Vorgaben nach BSI-TR-RESISCAN.

Eignungskriterium: Muster, Beschreibungen oder Fotos ohne Echtheitszertifikat
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

Zum Nachweis der fachlichen Qualifikation und Leistungsfähigkeit muss als Anlage ein Probescan der bereitgestellten Probeakte zur Prüfung der Scanqualität in Bezug auf die in der Leistungsbeschreibung aufgestellten Anforderungen eingereicht werden.

Eignungskriterium: Berufliche Risikohaftpflichtversicherung
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

Nachweis des Bestehens einer Betriebshaftpflichtversicherung oder Vorlage der Erklärung einer Versicherungsgesellschaft, im Auftragsfalle einen entsprechenden Versiche- rungsvertrag mit dem Auftragnehmer zu schließen, mit folgenden Mindestdeckungssummen: - Personen- und/oder Sachschäden je Versicherungsfall mindestens EUR [400.000,00]. Die Deckungssumme gilt je Versicherungsfall; die Jahreshöchstleistung für alle Schadensereignisse eines Versicherungsjahres beträgt mindestens EUR [2] Mio.

Eignungskriterium: Zertifikate von unabhängigen Stellen über Qualitätssicherungsstandards
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien: Nachweis der Zertifizierung nach ISO 9001 oder gleichwertig
Rechtsform der Gruppe von Wirtschaftsteilnehmern, an die der Auftrag vergeben werden soll: Gesamtschuldnersich haftend
Bedingungen für den Vertrag
Bedingungen für die Vertragserfüllung:

- Deutsch als Geschäftssprache in Wort und Schrift ist sowohl im Vergabeverfahren selbst als auch bei der Vertragsabwicklung vorgeschrieben. - DasTariftreue- und Mindestlohngesetz für öffentliche Aufträge in Baden-Württemberg (LTMG) sowie das Gesetz zur Regelung eines allgemeinen Mindestlohns (Mindestlohngesetz) finden Anwendung. Die sich hieraus ergebenen Verpflichtungen, insbesondere auch bei dem Einsatz von Nach- und Verleihunternehmen, sind zu beachten.

Bedingungen für die Teilnahme
Ausschlussgrund: Verstoß gegen die in den rein innerstaatlichen Ausschlussgründen verankerten Verpflichtungen
Beschreibung der Ausschlussgründe:

Es gelten die gesetzlichen Ausschlussvoraussetzungen nach §§ 123 bis 126 GWB. Der Bieter hat anzugeben, ob Ausschlussgründe nach §§ 123, 124 GWB vorliegen und ob er selbst bzw. ein nach Satzung oder Gesetz für den Bieter Vertretungsberechtigter in den letzten zwei Jahren mit einer Freiheitsstrafe von mehr als drei Monaten oder einer Geldstrafe von mehr als 90 Tagessätzen oder einer Geldbuße von mehr als 2.500 Euro belegt worden ist. Nicht fristgerecht eingereichte Angebote bzw. schriftliche (in Papierform eingereichte) oder formlose Angebote werden im weiteren Verfahren nicht berücksichtigt.

Öffentlicher Auftraggeber
Name und Adressen
Name: Stadt Schramberg, FB 2 Recht und Sicherheit
Nationale Registrierungsnummer: 08325053-VERGABE-70
Postanschrift: Berneckstraße 9
Postleitzahl: 78713
Postort: Schramberg
Region: Rottweil 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: zentrale.vergabestelle@schramberg.de 📧
Telefon: +49 742229342 📞
URL: https://www.schramberg.de 🌏
Art des öffentlichen Auftraggebers
Einrichtung des öffentlichen Rechts
Haupttätigkeit
Allgemeine öffentliche Verwaltung
Kommunikation
Dokumente URL: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4YH4MG18/documents 🌏
Teilnahme-URL: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4YH4MG18 🌏
URL des Beschaffungsinstruments: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4YH4MG18 🌏
Elektronische Einreichung: Erforderlich

Ergänzende Informationen
Zusätzliche Informationen

#Bekanntmachungs-ID: CXP4YH4MG18# - Es gelten die Regelungen der VOL/B.

Körper überprüfen
Name: Vergabekammer Karlsruhe
Nationale Registrierungsnummer: 08-A9866-40
Postanschrift: Kapellenstr. 17
Postleitzahl: 76131
Postort: Karlsruhe
Region: Karlsruhe, Stadtkreis 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: poststelle@rpk.bwl.de 📧
Telefon: +49 721-926-8730 📞
Fax: +49 721-926-3985 📠
URL: http://www.rp-karlsruhe.de/servlet/PB/menu/1159131/index.html 🌏
Verfahren zur Überprüfung
Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren:

Der Antrag auf ein Nachprüfungsverfahren ist nach § 160 Abs. 3 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen - GWB - unzulässig, soweit: 1) Der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichung des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Abs. 2 GWB bleibt unberührt, 2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 4) Mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrages nach § 135 Abs. 1 Nummer 2 GWB. § 134 Abs. 1 Satz 2 bleibt unberührt. Auf die grundsätzlichen Regelungen zu Nachprüfungsverfahren in den §§ 155-184 GWB wird verwiesen.

Informationen über elektronische Arbeitsabläufe
Die elektronische Rechnungsstellung wird akzeptiert
Bekanntmachungsangaben
Bevorzugtes Datum der Veröffentlichung: 2026-08-27+02:00 📅
Quelle: OJS 2026/S 166-594483 (2026-08-27)

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