Digitalisierung von Bestandsakten

Kreis Rendsburg-Eckernförde

Gegenstand dieser Leistungsbeschreibung ist die Verscannung der laufenden Fallakten in verschiedenen Fachdiensten der Kreisverwaltung Rendsburg-Eckernförde. Die zu vergebende Dienstleistung umfasst die Abholung, Aufbereitung und Digitalisierung sowie die anschließende Aufbewahrung, Rücklieferung oder Vernichtung (nach Wunsch der entsprechenden Fachdienste/Fachgruppen). Die Menge der zu verarbeitenden Akten beläuft sich auf ca. 40.000 Akten verschiedener Fachdienste.

Deadline

Deadline 2026-07-03

Wer?

• Kreis Rendsburg-Eckernförde

Wie?

• Scanning und Rechnungsstellung › Scanning

Wo?

• Köln › Bonn, Kreisfreie Stadt
• Schleswig-Holstein › Kiel, Kreisfreie Stadt
• Schleswig-Holstein › Rendsburg-Eckernförde

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2026-06-02	Auftragsbekanntmachung

Auftragsbekanntmachung (2026-06-02)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Digitalisierung von Bestandsakten
Referenznummer: 2026-0037
Kurze Beschreibung:

Art des Vertrags: Dienstleistungen
Produkte/Dienstleistungen: Scanning 📦
Geschätzter Wert ohne MwSt: 1 200 000 EUR 💰
Beschreibung
Interne Kennung: 0001
Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet ✅
Beschreibung der Beschaffung:

Der Kreis Rendsburg-Eckernförde führt derzeit die elektronische Akte mit dem Dokumentenmanagementsystem „ENAIO“ der Firma Optimal Systems ein. Damit die elektronische Akte zielgerichtet eingesetzt werden kann, ist es zwingend erforderlich, die laufenden Fallakten im Bestand in den jeweiligen Fachdiensten komplett zu digitalisieren und in ENAIO abzulegen. Gegenstand dieser Leistungsbeschreibung ist die Verscannung der laufenden Fallakten in verschiedenen Fachdiensten der Kreisverwaltung Rendsburg-Eckernförde. In diesem Zusammenhang wird der Abschluss eines Rahmenvertrages angestrebt, der Zeitraum beträgt 2 Jahre mit der Option einer einmaligen Verlängerung von maximal 2 Jahren. Die zu vergebende Dienstleistung umfasst die Abholung, Aufbereitung und Digitalisierung sowie die anschließende Aufbewahrung, Rücklieferung oder Vernichtung (nach Wunsch der entsprechenden Fachdienste/Fachgruppen). Die Menge der zu verarbeitenden Akten beläuft sich auf ca. 40.000 Akten verschiedener Fachdienste. Weitere Details stehen in der Leistungsbeschreibung.

Zusätzliche Informationen: #Besonders auch geeignet für:other-sme#
Land: Deutschland 🇩🇪
Ort der Leistung: Rendsburg-Eckernförde 🏙️
Dauer
Datum des Beginns: 2026-08-01 📅
Datum des Endes: 2028-08-01 📅
Beschreibung
Maximale Verlängerungen: 1
Weitere Informationen zur Verlängerung: Der Rahmenvertrag kann einmalig um maximal 2 weitere Jahre verlängert werden.
Vergabekriterien
Preis ✅
Preis (Gewichtung): 100
Titel
Los-Identifikationsnummer: LOT-0001

Verfahren
Art des Verfahrens
Offenes Verfahren ✅
Rechtsgrundlage: Richtlinie 2014/24/EU
Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2026-07-03 11:00:00 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Mindestzeitraum, in dem der Bieter das Angebot aufrechterhalten muss: 10 Tage
Informationen über eine Rahmenvereinbarung oder ein dynamisches Beschaffungssystem
Rahmenvereinbarung mit mehreren Betreibern ✅
Höchstzahl der Teilnehmer: 1
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen
Fortgeschrittene oder qualifizierte elektronische Signatur oder Siegel (im Sinne der Verordnung (EU) Nr 910/2014) erforderlich
Elektronische Rechnungsstellung: Erforderlich
Die elektronische Bestellung wird verwendet ✅
Elektronische Zahlung wird verwendet ✅
Zusätzliche Informationen:

Bitte beachten: Um einen eventuellen Ausschluss des Angebotes zu vermeiden, legen Sie bitte die geforderten Nachweise und Erklärungen dem Angebot unbedingt vollständig bei.

Vergabekriterien
Gewichtungsart: Gewichtung (Punkte, genau)

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Eignungskriterium: Zertifikate von Qualitätskontrollinstituten
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

Die Bieter müssen die nachfolgend aufgeführten Zertifikate nachweisen können:  ISO/IEC 27001 (IT-Sicherheitsmanagement)  DIN ISO 9001 (Qualitätsmanagement)

Eignungskriterium: Maßnahmen zur Sicherstellung der Qualität
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

Die Bieter haben neben ihrem jeweiligen Angebot auch ein Sicherheitskonzept für die Ausführung der ausgeschriebenen Leistungen einzureichen. Darin sind alle technischen und organisatorischen Maßnahmen gem. § 64 BDSG zu beschreiben, welche die Einhaltung des Datenschutzes während der gesamten Auftragsabwicklung gewährleisten.

Bei der Vergabe nicht berücksichtigt werden Bieter, die die zeitlichen Vorgaben der Leistungserbringung (aufgeführt unter 2.2 und 2.3) nicht einhalten können (siehe Erklärung zur Eignung, die abgegeben werden muss)

Eignungskriterium: Referenzen zu bestimmten Dienstleistungen
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

Die Bieter müssen Erfahrungen im Umgang und mit der Digitalisierung kommunaler Aktenbestände besitzen und mindestens drei entsprechende Referenzprojekte mit einem Mindestauftragswert von jeweils 100.000€ vorweisen können (siehe Erklärung zur Eignung). Als Nachweis ist eine Aufstellung von gleichgearteten Projekten mit Angaben über Referenzkunden, Aktenvolumen und Zeitraum der Verarbeitung einzureichen (siehe Erklärung zur Eignung).

In jeder Transportkolonne des Auftragnehmers ist eine Person vorhanden, die über ausreichende Erfahrung bei der Durchführung datenschutzkonformer Transporte verfügt und die deutsche Sprache fließend spricht (mindestens Sprachniveau C1). Eine entsprechende Erklärung ist als Nachweis einzureichen (siehe Erklärung zur Eignung). Die Akten dürfen die Bundesrepublik Deutschland nicht verlassen. Sämtliche Systeme zur Speicherung der Daten müssen sich in Deutschland befinden. Eine entsprechende Erklärung ist als Nachweis einzureichen (siehe Erklärung zur Eignung).

Ausschlussgrund:

Beteiligung an einer kriminellen Vereinigung

Betrug

Der Zahlungsunfähigkeit vergleichbare Lage gemäß nationaler Rechtsvorschriften

+ 19 weitere

Direkte oder indirekte Beteiligung an der Vorbereitung des Vergabeverfahrens

Einstellung der gewerblichen Tätigkeit

Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung

Interessenkonflikt aufgrund seiner Teilnahme an dem Vergabeverfahren

Kinderarbeit und andere Formen des Menschenhandels

Korruption

Schwerwiegendes berufliches Fehlverhalten

Terroristische Straftaten oder Straftaten im Zusammenhang mit terroristischen Aktivitäten

Täuschung, Zurückhaltung von Informationen, Unfähigkeit zur Vorlage erforderlicher Unterlagen oder Erlangung vertraulicher Informationen zu dem Verfahren

Vereinbarungen mit anderen Wirtschaftsteilnehmern zur Verzerrung des Wettbewerbs

Verstoß gegen arbeitsrechtliche Verpflichtungen

Verstoß gegen die in den rein innerstaatlichen Ausschlussgründen verankerten Verpflichtungen

Verstoß gegen die Verpflichtung zur Entrichtung von Sozialversicherungsbeiträgen

Verstoß gegen die Verpflichtung zur Entrichtung von Steuern

Verstoß gegen sozialrechtliche Verpflichtungen

Verstoß gegen umweltrechtliche Verpflichtungen

Verwaltung der Vermögenswerte durch einen Insolvenzverwalter

Vorzeitige Beendigung, Schadensersatz oder andere vergleichbare Sanktionen

Zahlungsunfähigkeit

Öffentlicher Auftraggeber
Name und Adressen
Name: Kreis Rendsburg-Eckernförde
Nationale Registrierungsnummer: 13717
Postanschrift: Kaiserstraße 8
Postleitzahl: 24768
Postort: Rendsburg
Region: Rendsburg-Eckernförde 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: zentrale-vergabestelle@kreis-rd.de 📧
Telefon: +49 43312027231 📞
URL: https://www.deutsche-evergabe.de 🌏
Adresse des Käuferprofils: https://www.deutsche-evergabe.de 🌏
Art des öffentlichen Auftraggebers
Regional- oder Kommunalbehörde
Haupttätigkeit
Allgemeine öffentliche Verwaltung
Kommunikation
Dokumente URL: http://www.deutsche-evergabe.de/dashboards/dashboard_off/b970b13c-adc6-4762-ad29-e0b54f37bd8a 🌏
Teilnahme-URL: http://www.deutsche-evergabe.de/dashboards/dashboard_off/b970b13c-adc6-4762-ad29-e0b54f37bd8a 🌏
Elektronische Einreichung: Erforderlich

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer Schleswig-Holstein beim Ministerium für Wirtschaft, Verkehr, Arbeit, Technologie und Tourismus
Nationale Registrierungsnummer: a8d7e3c3-e1f7-43de-8dfb-1379a8671200
Postanschrift: Düsternbrooker Weg 94
Postleitzahl: 24105
Postort: Kiel
Region: Kiel, Kreisfreie Stadt 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 4319884542 📞
Verfahren zur Überprüfung
Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren:

(1) Etwaige Vergabeverstöße muss der Bewerber/Bieter gemäß § 160 Abs. 3 Nr. 1 GWB innerhalb von 10 Tagen nach Kenntnisnahme rügen. (2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, sind nach § 160 Abs. 3 Nr. 2 GWB spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Abgabe der Bewerbung oder der Angebote gegenüber dem Auftraggeber zu rügen. (3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, sind nach § 160 Abs. 3 Nr. 3 GWB spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbungs- oder Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber zu rügen. (4) Ein Vergabenachprüfungsantrag ist nach § 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB innerhalb von 15 Kalendertagen nach der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, bei der Vergabekammer einzureichen.

Informationen über elektronische Arbeitsabläufe
Die elektronische Rechnungsstellung wird akzeptiert
Bekanntmachungsangaben
Bevorzugtes Datum der Veröffentlichung: 2026-06-02+02:00 📅
Quelle: OJS 2026/S 105-380790 (2026-06-02)

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