Digitalisierung von Dokumenten und technischen Zeichnungen - Konvertierungs- und Scanarbeiten zur Aktendigitalisierung

Land Berlin, Senatsverwaltung für Mobilität, Verkehr, Klimaschutz und Umwelt

Gegenstand dieser Vergabe ist die Digitalisierung analoger Aktenbestände zur Migration in das Dokumentenmanagementsystem (DMS) „nscale/eAkte“. Schwerpunkt der Leistung ist die hochwertige Digitalisierung inklusive Volltexterkennung (OCR) und die Konvertierung in das Langzeitarchivierungsformat PDF/A-2u, um eine revisionssichere und voll durchsuchbare Infrastrukturverwaltung zu ermöglichen. Der Leistungsumfang soll die gesamte Prozesskette abdecken: von der logistischen Abholung über die fachgerechte Aufbereitung und den Scan bis hin zur strukturierten Datenübergabe und der anschließenden Rückführung, sowie der teilweisen zertifizierten Vernichtung. Ergänzend umfasst die Vergabe die konstruktive Rekonstruktion technischer Zeichnungen in editierbare CAD-Formate. Zum Abruf der Leistung erfolgt eine maßhaltige Überführung ausgewählter Pläne in strukturierte DWG- und DXF-Daten als Planungsgrundlage für künftige Maßnahmen (BIM).

Deadline

Deadline 2026-08-28

Wer?

• Land Berlin, Senatsverwaltung für Mobilität, Verkehr, Klimaschutz und Umwelt

Wie?

• Scanning und Rechnungsstellung › Scanning

Wo?

• Berlin › Berlin
• Köln › Bonn, Kreisfreie Stadt

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2026-07-28	Auftragsbekanntmachung

Auftragsbekanntmachung (2026-07-28)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Digitalisierung von Dokumenten und technischen Zeichnungen - Konvertierungs- und Scanarbeiten zur Aktendigitalisierung
Referenznummer: V-26-096
Kurze Beschreibung:

Art des Vertrags: Dienstleistungen
Produkte/Dienstleistungen: Scanning 📦
Beschreibung
Interne Kennung: V-26-096
Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet ✅
Zusätzliche Informationen:

#Besonders auch geeignet für:other-sme# Eigenerklärung, A) dass keine Ausschlussgründe gemäß den §§ 123 und 124 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) vorliegen. B) dass nicht bekannt ist, dass im Wettbewerbsregister eine Eintragung vorliegt, die das Unternehmen bzw. die verantwortlich handelnde(n) Person(en) betrifft/betreffen, C) gemäß § 1 Abs. 2 der Frauenförderverordnung (§ 13 Berliner Ausschreibungs- und Vergabegesetz (BerlAVG)). Details siehe Auftragsunterlagen.

Postleitzahl: 13355
Stadt: Berlin
Land: Deutschland 🇩🇪
Ort der Leistung: Berlin 🏙️
Dauer: 39 Monate
Vergabekriterien
Preis ✅
Titel
Los-Identifikationsnummer: LOT-0000

Verfahren
Art des Verfahrens
Offenes Verfahren ✅
Rechtsgrundlage: Richtlinie 2014/24/EU
Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2026-08-28 10:00:00 📅
Bedingungen für die Öffnung der Angebote: 2026-08-28 10:00:00 📅
Bedingungen für die Öffnung der Angebote (Informationen über die befugten Personen und das Öffnungsverfahren):

Bei der Öffnung der Angebote und Verlesung der Angebote sind nur Vertreter des Auftraggebers zulässig, Bieter oder deren Bevollmächtigte sind nicht zugelassen.

Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Mindestzeitraum, in dem der Bieter das Angebot aufrechterhalten muss: 91 Tage
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen
Fortgeschrittene oder qualifizierte elektronische Signatur oder Siegel (im Sinne der Verordnung (EU) Nr 910/2014) erforderlich
Die Bietergemeinschaft, die den Zuschlag erhält, muss eine bestimmte Rechtsform aufweisen ✅
Eröffnungstermin: 2026-08-28 10:00:00 📅
Zusätzliche Informationen:

Bei der Öffnung der Angebote und Verlesung der Angebote sind nur Vertreter des Auftraggebers zulässig, Bieter oder deren Bevollmächtigte sind nicht zugelassen.

Elektronische Rechnungsstellung: Erforderlich
Die elektronische Bestellung wird verwendet ✅
Elektronische Zahlung wird verwendet ✅
Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen: 2026-08-18 23:59:00 📅
Zusätzliche Informationen: Gemäß § 56 VgV
Der Vertrag enthält Bedingungen zur Vertragsausführung ✅

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Eignungskriterium: Eintragung in das Handelsregister
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

Befähigung zur Berufsausübung einschließlich Auflagen hinsichtlich der Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister. Eigenerklärung, dass die gesetzlichen Voraussetzungen für die Ausführung der angebotenen Leistungen, insbesondere die Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung erfüllt werden. Zum Nachweis der der Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung wird die Eintragung in das Berufs- oder Handelsregister oder der Handwerksrolle ihres Sitzes oder Wohnsitzes verlangt. Auf gesondertes Verlangen ist der Nachweis über die Eintragung vorzulegen.

Eignungskriterium: Referenzen zu bestimmten Arbeiten
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

- auf gesondertes Verlangen: Referenzen des Bieters über 2 Leistungen, die mit der zu vergebenden Leistung vergleichbar sind. Als vergleichbar gewertet werden Referenzaufträge, die mindestens folgende Bedingungen erfüllen: Leistungen der Digitalisierung (Scan-Auftrag mit OCR-Texterkennung) von analogen Aktenbeständen sowie Leistungen zur Konvertierung und OCR-Bearbeitung von bestehenden digitalen Dokumenten (z.B. PDF-Dateien), innerhalb der letzten 10 Jahren. Die Leistungen der Referenzaufträge müssen eigenverantwortlich erbracht worden sein (d.h. nicht als Nachunternehmer). Nachweis durch Eigenerklärung des Bieters. - Die Referenzaufträge sind auf gesondertes Verlangen durch schriftliche Referenzbestätigung mit namentlicher Nennung des Referenzgebers und Beschreibung der Maßnahme sowie der Aufgaben des Bieters zu belegen.

Rechtsform der Gruppe von Wirtschaftsteilnehmern, an die der Auftrag vergeben werden soll: Gesamtschuldnerisch haftende Arbeitsgemeinschaft mit bevollmächtigtem Vertreter.
Ausschlussgrund: Korruption
Beschreibung der Ausschlussgründe:

Darüber hinaus gelten die gesetzlichen Ausschlussvoraussetzungen nach §§ 123 bis 124 GWB. Weitere Ausschlussgründe sind Eintragungen im Wettbewerbsregister, die das Unternehmen bzw. die verantwortlich handelnde(n) Person(en) betrifft/betreffen.

Öffentlicher Auftraggeber
Name und Adressen
Name: Land Berlin, Senatsverwaltung für Mobilität, Verkehr, Klimaschutz und Umwelt
Nationale Registrierungsnummer: 11-130000V04-62
Abteilung: Abteilung V - Tiefbau
Postanschrift: Brunnenstraße 110d-111
Postleitzahl: 13355
Postort: Berlin
Region: Berlin 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: submissionsstelle.tiefbau@senmvku.berlin.de 📧
Telefon: +49 3090254-7118 📞
URL: https://www.berlin.de/sen/uvk/ 🌏
Adresse des Käuferprofils: https://www.berlin.de/vergabeplattform/ 🌏
Art des öffentlichen Auftraggebers
Regional- oder Kommunalbehörde
Haupttätigkeit
Allgemeine öffentliche Verwaltung
Kommunikation
Dokumente URL: https://www.meinauftrag.rib.de/public/DetailsByPlatformIdAndTenderId/platformId/2/tenderId/208607 🌏
Teilnahme-URL: https://www.meinauftrag.rib.de 🌏
URL des Beschaffungsinstruments: https://www.meinauftrag.rib.de 🌏
Name: https://www.meinauftrag.rib.de
Elektronische Einreichung: Erforderlich

Ergänzende Informationen
Zusätzliche Informationen

A) Die Kommunikation erfolgt über die Vergabeplattform. Die Vergabestelle behält sich vor, mit Bewerbern und Bietern auch in anderer Form zu kommunizieren. Bieteranfragen sind generell über die Vergabeplattform zu stellen. Erklärungen und Nachweise sind in der Regel innerhalb von 6 Kalendertagen der Vergabestelle einzureichen. B) Beim Einsatz von anderen Unternehmen sind auf gesondertes Verlangen die Eigenerklärungen auch für diese abzugeben. C) Hingewiesen wird insbesondere auf die folgenden Rechtsvorschriften: - Es bestehen gesonderte Anforderungen nach dem Berliner Ausschreibungs- und Vergabegesetz (BerlAVG), siehe Vergabeunterlagen.

Körper überprüfen
Name: Vergabekammer des Landes Berlin
Nationale Registrierungsnummer: 11-1300000V00-74
Postanschrift: Martin-Luther-Str.105
Postleitzahl: 10825
Postort: Berlin
Region: Berlin 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
Kontaktperson: Vergabekammer des Landes Berlin
E-Mail: vergabekammer@senweb.berlin.de 📧
Telefon: +493090138316 📞
Fax: +493090137613 📠
URL: http://www.berlin.de/sen/wirtschaft/wirtschaft/wirtschaftsrecht/vergabekammer/ 🌏
Verfahren zur Überprüfung
Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren:

Genaue Angaben zu den Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen: Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung oder in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, sind spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber zu rügen. Im Übrigen sind Verstöße gegen Vergabevorschriften innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen nach Kenntnis gegenüber dem Auftraggeber zu rügen. Ein Nachprüfungsantrag ist innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, bei der zuständigen Vergabekammer zu stellen (§ 160 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB)). Die o.a. Fristen gelten nicht, wenn der Auftraggeber gemäß § 135 Absatz 1 Nr. 2 GWB den Auftrag ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union vergeben hat, ohne dass dies aufgrund Gesetzes gestattet ist. Setzt sich ein Auftraggeber über die Unwirksamkeit eines geschlossenen Vertrages hinweg, indem er die Informations- und Wartepflicht missachtet (§ 134 GWB) oder ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union vergeben hat, ohne dass dies aufgrund Gesetzes gestattet ist, kann die Unwirksamkeit nur festgestellt werden, wenn sie im Nachprüfungsverfahren innerhalb von 30 Kalendertagen nach der Information der betroffenen Bieter und Bewerber durch den öffentlichen Auftraggeber über den Abschluss des Vertrags, jedoch nicht später als sechs Monate nach Vertragsschluss geltend gemacht worden ist. Hat der Auftraggeber die Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union bekannt gemacht, endet die Frist 30 Kalendertage nach Veröffentlichung der Bekanntmachung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union (§ 135 GWB).

Informationen über elektronische Arbeitsabläufe
Die elektronische Rechnungsstellung wird akzeptiert
Bekanntmachungsangaben
Bevorzugtes Datum der Veröffentlichung: 2026-07-28+02:00 📅
Quelle: OJS 2026/S 144-523734 (2026-07-28)

Neue Beschaffungen in verwandten Kategorien 🆕

Dienstleistungen für Unternehmen: Recht, Marketing, Consulting, Einstellungen, Druck und Sicherheit (>20 neue Beschaffungen)

Veschiedene Dienstleistungen für Unternehmen und andere Dienstleistungen (>20)

Verschiedene Dienstleistungen für Unternehmen (>20)

Scanning und Rechnungsstellung (6)

Rechnungsstellung (1)
Scanning (5)