Einführung der Entgeltabrechnung in das bestehende SAP HCM-System für das Universitätsklinikum Halle (Saale)

Kurze Beschreibung

Das Universitätsklinikum Halle (Saale) (UKH) plant die Einführung der vollumfänglichen Entgeltabrechnung in das bestehende SAP HCM System. Dafür sucht das UKH einen fachlich qualifizierten Dienstleistungspartner, der das Implementierungsprojekt plant, operativ steuert und umsetzt, um die Entgeltabrechnung durch das UKH zum 01.01.2025 (= Go Live Termin) sicherzustellen. Die Umsetzung der Entgeltabrechnung soll über den Go Live-Termin hinaus (längstens bis 31.12.2025) durch den Implementierungspartner fachlich begleitet werden.

Die Entgeltabrechnung umfasst die Zahlbarmachung von stetigen sowie unstetigen Entgeltbestandteile und darüber hinaus betrifft dies die Abrechnung von tariflichen Beschäftigten und außertariflicher Beschäftigter.

Die Rolle des Dienstleisters umfasst sowohl Planungs-, Beratungs-, Umsetzungs-, Unterstützungs- als auch Schulungsleistungen sowie Leistungen zur Konfiguration des Systems und dessen Schnittstellen und eventuell notwendige Entwicklungsleistungen zur Anpassung von Programmteilen an.

Zusätzliche Informationen

Weitere, vom Bewerber vorzulegende Unterlagen:

1. ausgefüllter Teilnahmeantrag (Formular) (Textform)

2. ausgefüllte Eigenerklärung zur Eignung (Formular) (Textform); Hinweis: bei einer Bewerber-/Bietergemeinschaft oder bei einem Nachunternehmereinsatz ist dieses Formular von jedem Mitglied der Bewerber-/Bietergemeinschaft bzw. jedem Nachunternehmer auszufüllen. (Textform)

3. ausgefüllte Bewerbererklärung  (Formular) (Textform) oder ersatzweise Nachweis der Präqualifizierung (Eintragung in AVPQ); Hinweis: bei einer Bewerber-/Bietergemeinschaft oder bei einem Nachunternehmereinsatz ist das Formular von jedem Mitglied der Bewerber-/Bietergemeinschaft bzw. jedem Nachunternehmer auszufüllen (Textform). (oder Nachweis über Präqualifizierung)

4. sofern eine Bewerbergemeinschaft gebildet wurde: ausgefüllte Erklärung zur Bieter-/Bewerbergemeinschaft (Formular) (Textform); Hinweis: Die Erklärung ist von jedem Mitglied der Bewerber-/ Bietergemeinschaft auszufüllen. Zusätzlich müssen von jedem Mitglied der Bewerber-/Bietergemeinschaft die ausgefüllten Anlagen von Nr. 2 und 3 ausgefüllt vorliegen.(Textform)

5. sofern eine Bewerbergemeinschaft mit Nachunternehmern vorliegt: auftragsbezogene Darstellung von Struktur, Funktionen, Zuständigkeiten und Abläufe innerhalb der Bewerbergemeinschaft sowie eine Darstellung der technischen und kaufmännischen Leitung - Ausführungen auf max. 2 DIN A4-Seiten; die Darstellung ist als PDF Datei in selbst zu wählender Form einzureichen.

6. sofern eine Eignungsleihe vorliegt: rechtsverbindlich unterschriebene Verpflichtungserklärung des Dritten über die verbindliche Verfügbarkeit der für den Auftrag erforderlichen Mittel / Kapazitäten / Ressourcen für den Fall der Beauftragung vorgelegt hat. (in einfacher Kopie)

7. ausgefüllte Eignungsmatrix_Teilnahmewettbewerb (Textform)

8. kurze Firmenpräsentation inkl. Angaben zu Namen der Firma, Kontaktadressen, Kontaktpersonen, Unternehmens-/ Unternehmensgruppenstruktur, Entwicklung, Standorte, durchschnittliche jährliche Beschäftigtenzahl, Zahl der Fachkräfte in den letzten drei Jahren, Darstellung des Unternehmensprofils und der Leistungsschwerpunkte zur Verfügung gestellt hat. Die Kurzpräsentation ist als PDF Datei in selbst zu wählender Form einzureichen.

9. Eigenerklärung zur Anzahl der Fachkräfte (getrennt nach Projektleitung, Projektabwicklung, Beratung, Entwicklung oder vergleichbar) mit Projekterfahrung zur Implementierung/Erweiterung SAP Payroll zum Stichtag 01.01.2023 in der Bundesrepublik Deutschland (in PDF)

10. Nachweis über eine gültige Zertifizierung über ein Qualitätsmanagement nach DIN EN ISO 9001:2015 oder eine vergleichbare Zertifizierung des Unternehmens (einfache Kopie)

11. Weitere Hinweise:

Für den Nachweis der Eignung soll vom Bewerber die Eignungsmatrix Teilnahmewettbewerb sowie die Formulare des Auftraggebers verwendet werden. Eigenerklärungen sind ausreichend, sofern dies vom Auftraggeber angegeben ist.

Während des Verfahrens ablaufende Bescheinigungen sind unaufgefordert zu aktualisieren.

Die vom Bewerber vorzulegenden leistungsspezifischen Referenzen sollen sich auf den Zeitraum der letzten 5 Jahre vor Veröffentlichung dieser Bekanntmachung beziehen. Dieser Referenzzeitraum ist erforderlich, um einen ausreichenden Wettbewerb in diesem Verfahren sicherzustellen (vgl. § 46 Abs. 3 VgV). Der Auftraggeber behält sich bezüglich der Referenzen vor, bei den benannten Kunden Informationen einzuholen, die eine weitergehende Prüfung der Leistungsfähigkeit erlauben.

Kurze Beschreibung

Die Implementierung der Entgeltabrechnung in SAP HCM für die Beschäftigten des Universitätsklinikums Halle (Saale), alle damit verbundenen Aufgaben, die Unterstützung beim Echtbetrieb (Go-Live) und der Support/Service bis 31.12.2025 ist Gegenstand dieser Leistungsbeschreibung. Die Abrechnung der 1.100 Beschäftigten der Medizinischen Fakultät der Martin-Luther-Universität Halle-Wittenberg soll aktuell nicht beauftragt werden, ist jedoch optionaler Bestandteil des vorliegenden Auftragsgegenstandes.

Befähigung zur Berufsausübung

- Struktur / Vertretungsbefugnisse laut Handelsregisterauszug oder Auszug aus vergleichbaren Register bzw. einer Genehmigungsbehörde; Erfüllt, wenn der Bewerber die Eintragungs-/ Registernachweise für die natürliche / juristische Person - Nachweise entsprechend der zutreffenden Gesellschaftsform (Kammereintrag für Freiberufler, Handelsregister, Gewerbe- oder Bundeszentralregister) mit Angaben zum Geschäftszweck und Auflistung der Gesellschafter und Vertretungsbefugnissen eingereicht hat. (nicht älter als 6 Monate) (in einfacher Kopie)

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit

- Gesamt-Netto-Umsatz der letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre (2020, 2021, 2022) im Tätigkeitsbereich des Auftrages (Implementierung/Erweiterung SAP Payroll); Erfüllt, wenn der Bewerber eine Eigenerklärung über den Gesamtumsatz des Unternehmens bzw. der Unternehmensgruppe in dem Tätigkeitsbereich des Auftrages (Implementierung/Erweiterung SAP Payroll) in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren (2020, 2021, 2022) für Aufträge in der EU in Textform vorgelegt hat.