Einführung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS)

Regionalverband Ruhr

Ausgeschrieben wird ein Lösungsanbieter für ein Dokumentenmanagement-System, der das DMS-System selbst mit allen notwendigen Beiprogrammen und Lizenzen liefern und betriebsbereit installieren kann. Erwartet werden darüber hinaus das externe Hosting sowie der Betrieb der Gesamtlösung.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2023-09-22. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2023-08-18.

Wer?

• Regionalverband Ruhr

Wie?

Wo?

• Düsseldorf › Essen, Kreisfreie Stadt

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2023-08-18	Auftragsbekanntmachung

Auftragsbekanntmachung (2023-08-18)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Dokumentenverwaltungssystem
Referenznummer: V-2023-0107
Kurze Beschreibung:

Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Lieferungen
Verordnung: Europäische Union, mit GPA-Beteiligung
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Dokumentenverwaltungssystem 📦
Zusätzlicher CPV-Code: Softwarepaket und Informationssysteme 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: Essen, Kreisfreie Stadt 🏙️

Verfahren
Verfahrensart: Offenes Verfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Regional- oder Kommunalbehörde
Name des öffentlichen Auftraggebers: Regionalverband Ruhr
Postanschrift: Kronprinzenstraße 35
Postleitzahl: 45128
Postort: Essen
Kontakt
Internetadresse: http://www.rvr.ruhr 🌏
E-Mail: vergabe@rvr.ruhr 📧
URL der Dokumente: https://www.vergabe.metropoleruhr.de/VMPSatellite/notice/CXS0Y5PY1M539ZZ6/documents 🌏
URL der Teilnahme: https://www.vergabe.metropoleruhr.de/VMPSatellite/notice/CXS0Y5PY1M539ZZ6 🌏

Referenz
Daten
Absendedatum: 2023-08-18 📅
Einreichungsfrist: 2023-09-22 📅
Veröffentlichungsdatum: 2023-08-23 📅
Datum des Beginns: 2024-01-01 📅
Datum des Endes: 2027-12-31 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2023/S 161-508682
ABl. S-Ausgabe: 161
Zusätzliche Informationen

Eine Angebotsabgabe ist ausschließlich in elektronischer Form zulässig. Schriftliche Angebote können nicht gewertet werden. Die Wertung der Angebote wird wie folgt gewichtet: -Preis: 30 % -Technischer Wert (Anforderungskatalog): 40 % -Servicekonzept: 20 % - Umsetzungskonzept - Schulungskonzept - Supportkonzept -Bieterpräsentation: 10 % Hinweis zur Bieterpräsentation: Es werden nur Bieter eingeladen, die durch die Bewertung der Präsentation rechnerisch noch eine Chance auf den Zuschlag haben. Bei Punktgleichheit erhält das Angebot mit dem niedrigsten Wertungspreis den Zuschlag. Hinweis: Das Angebot ist kostenlos zu erstellen. Die Angebotserstellung wird nicht vergütet. Bieter haben einen Bewertungspreis anzugeben, der neben dem vom Auftraggeber an den Bieter zu zahlenden Nettoangebotspreis auch die vom Auftraggeber zu tragende Umsatzsteuer und zwar unabhängig von der jeweils bestehenden persönlichen Steuerschuld umfasst. Aus Gründen der Transparenz und Gleichbehandlung findet die laufende Kommunikation über das Vergabeverfahren ausschließlich über die Kommunikationsfunktion des Vergabemarktplatzes (VMP) Metropole Ruhr statt. Andere Wege der Kommunikation sind ausgeschlossen. Wir empfehlen Ihnen eine freiwillige Registrierung auf dem Vergabemarktplatz Metropole Ruhr. Diese bietet Ihnen den Vorteil, dass Sie automatisch über Änderungen an den Teilnahme-/Vergabeunterlagen oder über Antworten zum Verfahren informiert werden. Zur Kommunikation mit der Vergabestelle und zur elektronischen Einreichung des Teilnahmeantrages/Angebotes ist eine Registrierung zwingend. Bekanntmachungs-ID: CXS0Y5PY1M539ZZ6

Zusätzliche Informationen

Eine Angebotsabgabe ist ausschließlich in elektronischer Form zulässig.

Schriftliche Angebote können nicht gewertet werden.

Die Wertung der Angebote wird wie folgt gewichtet:

-Preis: 30 %

-Technischer Wert (Anforderungskatalog): 40 %

-Servicekonzept: 20 %

- Umsetzungskonzept

- Schulungskonzept

- Supportkonzept

-Bieterpräsentation: 10 %

Hinweis zur Bieterpräsentation: Es werden nur Bieter eingeladen, die durch die Bewertung der Präsentation rechnerisch noch eine Chance auf den Zuschlag haben.

Bei Punktgleichheit erhält das Angebot mit dem niedrigsten Wertungspreis den Zuschlag.

Hinweis: Das Angebot ist kostenlos zu erstellen. Die Angebotserstellung wird nicht vergütet.

Bieter haben einen Bewertungspreis anzugeben, der neben dem vom Auftraggeber an den Bieter zu zahlenden Nettoangebotspreis auch die vom Auftraggeber zu tragende Umsatzsteuer und zwar unabhängig von der jeweils bestehenden persönlichen Steuerschuld umfasst.

Aus Gründen der Transparenz und Gleichbehandlung findet die laufende Kommunikation über das Vergabeverfahren ausschließlich über die Kommunikationsfunktion des Vergabemarktplatzes (VMP) Metropole Ruhr statt.

Andere Wege der Kommunikation sind ausgeschlossen.

Wir empfehlen Ihnen eine freiwillige Registrierung auf dem Vergabemarktplatz Metropole Ruhr. Diese bietet Ihnen den Vorteil, dass Sie automatisch über Änderungen an den Teilnahme-/Vergabeunterlagen oder über Antworten zum Verfahren informiert werden. Zur Kommunikation mit der Vergabestelle und zur elektronischen Einreichung des Teilnahmeantrages/Angebotes ist eine Registrierung zwingend.

Bekanntmachungs-ID: CXS0Y5PY1M539ZZ6

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Lieferung aller Lizenzen und Dienstleistungen (inkl. Schulungen) für drei Piloteinsatzgebiete. Externes Hosting und Betrieb der Gesamtlösung.

Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort: Regionalverband Ruhr Kronprinzenstraße 35 45128 Essen

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:

Einzureichende Unterlagen:

- Nachweis einer Betriebshaftpflichtversicherung (mit dem Angebot mittels Eigenerklärung vorzulegen): Nachweis einer bestehenden Betriebshaftpflichtversicherung mit marktüblichen Deckungssummen für Personen-, Sach-, und Vermögensschäden.

- Unternehmensdarstellung (mit dem Angebot mittels Eigenerklärung vorzulegen): Gemäß Formblatt Eigenerklärung Unternehmensdarstellung

Technische und berufliche Fähigkeiten:

Einzureichende Unterlagen:

- Eigenerklärung Bietergemeinschaften (mit dem Angebot mittels Eigenerklärung vorzulegen): Gemäß Formblatt 531 EU

- Eigenerklärung Unteraufträge (mit dem Angebot mittels Eigenerklärung vorzulegen): Gemäß Eigenerklärung 532 EU

- Nachweis Referenzen (mit dem Angebot mittels Eigenerklärung vorzulegen): Vorlage mindestens drei geeigneter Referenzen der in den letzten höchstens fünf Geschäftsjahren erfolgreich erbrachten Leistungen, die mit der ausgeschriebenen Leistung vergleichbar sind, unter Nennung von Ansprechpartnern mit Kontaktdaten, kurzer Beschreibung der erbrachten Leistungen im Bereich Einführung eines elektronischen Dokumentenmanagements einschließlich elektronischer Akten und Workflows im Bereich der öffentlichen Verwaltung inkl. Verbände/Institutionen, Größe des abgewickelten Vertrags und Zeitraum der Auftragsdurchführung.

Auftragsausführung
Bedingungen für die Vertragserfüllung:

Einzureichende Unterlagen:

- Eigenerklärung Ausschlussgründe (mit dem Angebot mittels Eigenerklärung vorzulegen): Gemäß Eigenerklärung 521 EU

- Eigenerklärung Sanktionspaket EU (mit dem Angebot mittels Eigenerklärung vorzulegen): Gemäß Vordruck 523 EU

- Eigenerklärung zur Korruptionsvorbeugung (mit dem Angebot mittels Eigenerklärung vorzulegen): Gemäß beigefügtem Vordruck

Verfahren
Rechtsgrundlage: 32014L0024
Zeitpunkt des Eingangs der Angebote: 11:00
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Gültigkeitsdauer des Angebots: 2023-11-20 📅
Datum der Angebotseröffnung: 2023-09-22 📅
Zeitpunkt der Angebotseröffnung: 11:00

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Dokumente URL: https://www.vergabe.metropoleruhr.de/VMPSatellite/notice/CXS0Y5PY1M539ZZ6/documents 🌏

Referenz
Zusätzliche Informationen

Eine Angebotsabgabe ist ausschließlich in elektronischer Form zulässig.

Schriftliche Angebote können nicht gewertet werden.

Die Wertung der Angebote wird wie folgt gewichtet:

-Preis: 30 %

-Technischer Wert (Anforderungskatalog): 40 %

-Servicekonzept: 20 %

- Umsetzungskonzept

- Schulungskonzept

- Supportkonzept

-Bieterpräsentation: 10 %

Hinweis zur Bieterpräsentation: Es werden nur Bieter eingeladen, die durch die Bewertung der Präsentation rechnerisch noch eine Chance auf den Zuschlag haben.

Bei Punktgleichheit erhält das Angebot mit dem niedrigsten Wertungspreis den Zuschlag.

Hinweis: Das Angebot ist kostenlos zu erstellen. Die Angebotserstellung wird nicht vergütet.

Bieter haben einen Bewertungspreis anzugeben, der neben dem vom Auftraggeber an den Bieter zu zahlenden Nettoangebotspreis auch die vom Auftraggeber zu tragende Umsatzsteuer und zwar unabhängig von der jeweils bestehenden persönlichen Steuerschuld umfasst.

Aus Gründen der Transparenz und Gleichbehandlung findet die laufende Kommunikation über das Vergabeverfahren ausschließlich über die Kommunikationsfunktion des Vergabemarktplatzes (VMP) Metropole Ruhr statt.

Andere Wege der Kommunikation sind ausgeschlossen.

Wir empfehlen Ihnen eine freiwillige Registrierung auf dem Vergabemarktplatz Metropole Ruhr. Diese bietet Ihnen den Vorteil, dass Sie automatisch über Änderungen an den Teilnahme-/Vergabeunterlagen oder über Antworten zum Verfahren informiert werden. Zur Kommunikation mit der Vergabestelle und zur elektronischen Einreichung des Teilnahmeantrages/Angebotes ist eine Registrierung zwingend.

Bekanntmachungs-ID: CXS0Y5PY1M539ZZ6

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer Rheinland c/o Bezirksregierung Köln
Postanschrift: Zeughausstraße 2-10
Postort: Köln
Postleitzahl: 50667
Land: Deutschland 🇩🇪
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

Auf die Rügeverpflichtung vor Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens nach § 160 Abs. 3 GWB wird ausdrücklich hingewiesen. Dieser lautet:

"Der Antrag ist unzulässig, soweit

1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 GWB bleibt unberührt,

2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,

3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,

4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind."

Dies gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrages nach § 135 Abs. 1 Nr. 2 GWB. § 134 Abs. 2 GWB bleibt unberührt.

Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Wie: Körper überprüfen
Quelle: OJS 2023/S 161-508682 (2023-08-18)

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