Essensversorgung städtische Kindertageseinrichtungen ab 01.09.2024 | Stadt Heidelberg - Kinder- und Jugendamt | Öffentliches Auftragswesen in Deutschland

Datum	Dokument
2023-05-31	Auftragsbekanntmachung
2023-06-07	Ergänzende Angaben

Kurze Beschreibung

Die Stadt Heidelberg, Kinder- und Jugendamt, schreibt die Essensversorgung der in ihrer Trägerschaft stehenden städtischen Kindertageseinrichtungen zum 01.09.2024 in 2 Losen neu aus. Es handelt sich hierbei um einen Dienstleistungsauftrag, bei dem der Auftragnehmer die Bewirtschaftung der Kita-Küchen übernimmt und neben der Essensversorgung auch die damit einhergehenden und verbundenen Leistungen in eigener Regie und mit von ihm eingesetzten Personal erbringt.

Beschreibung der Beschaffung

Es handelt sich hierbei um einen Dienstleistungsauftrag, bei dem der Auftragnehmer die Bewirtschaftung der Kita-Küchen übernimmt und neben der Essensversorgung auch die damit einhergehenden und verbundenen Leistungen in eigener Regie und mit von ihm eingesetzten Personal erbringt.
Los 1 umfasst 12 Kindertageseinrichtungen im Bereich Heidelberg Süd/West.
Die Küchen der jeweiligen Kindertageseinrichtungen sind so geplant und mit technischen Geräten ausgestattet, dass ein temperaturentkoppeltes Produktionssystem "Cook&Freeze" umgesetzt werden muss.
Derzeit gibt es an diesen Standorten ca. 800 Betreuungsplätze.
Ausgehend von den derzeit vorhandenen ca. 800 Betreuungsplätzen und 220 Öffnungstagen im Kalenderjahr wären maximal 176.000 Mittagsmahlzeiten inkl. Nachmittagssnack zuzubereiten.
Da nicht alle Kinder täglich an der Mittagsverpflegung teilnehmen (u.a. bedingt durch Verträge ohne Mittagsverpflegung oder auch bedingt durch Abwesenheitszeiten), liegt die Zahl der tatsächlich zubereiteten Mahlzeiten jedoch niedriger. Im letzten Jahr vor Auftreten des Coronavirus (2019) wurden ca. 82 % der jährlich maximal möglichen Mahlzeiten zubereitet. Im Jahr 2022 belief sich diese Quote auf ca. 73 %. Zurückzuführen ist dies insbesondere auf vermehrte Abwesenheitszeiten der Kinder, die in Zusammenhang mit dem Coronavirus und den Betriebseinschränkungen stehen.
Mittlerweile sollte davon auszugehen sein, dass sich die Essenszahlen allmählich wieder dem Niveau vor Pandemiebeginn annähern. Eine genaue Zahl an jährlich tatsächlich benötigten Mittagsmahlzeiten kann dennoch nicht vorhergesagt werden.

Beschreibung der Optionen

Für die Auftraggeberin werden folgende einseitige Vertragsoptionen vereinbart:
1. Im Falle der Eröffnung von neuen Kita-Standorten kann die Auftraggeberin den Vertrag einseitig um diese neuen Standorte erweitern.
2. Im Falle der Aufgabe bzw. Schließung von Kita-Standorten kann die Auftraggeberin den Vertrag einseitig um die aufgegebenen Standorte reduzieren.
3. Die Angebots-/Betreuungsstruktur in den vom Auftrag umfassten Kindertageseinrichtungen kann von der Auftraggeberin jederzeit verändert werden. Dies kann Auswirkungen auf die Anzahl und Art der zuzubereitenden Mahlzeiten haben, wenn z.B. eine U3-Gruppe in eine Ü3-Gruppe umgewandelt wird.
4. Sollte die Auftraggeberin anstreben, auch ihren in den Kindertageseinrichtungen Beschäftigten eine Mittagsverpflegung anzubieten, kann Sie bei Bedarf den Vertrag auf die Mittagessensverpflegung Ihrer Beschäftigten ausweiten. In diesem Fall wäre das für die Kinder vorgesehene Mittagessen (jedoch ohne Nachmittagssnack) auf den Bedarf eines Erwachsenen anzupassen.

Beschreibung der Beschaffung

Es handelt sich hierbei um einen Dienstleistungsauftrag, bei dem der Auftragnehmer die Bewirtschaftung der Kita-Küchen übernimmt und neben der Essensversorgung auch die damit einhergehenden und verbundenen Leistungen in eigener Regie und mit von ihm eingesetzten Personal erbringt.
Los 2 umfasst 13 Kindertageseinrichtungen im Bereich Heidelberg Ost/Nord/Mitte.
In 12 der Kindertageseinrichtungen sind die Küchen so geplant und mit technischen Geräten ausgestattet, dass ein temperaturentkoppeltes Produktionssystem "Cook&Freeze" umgesetzt werden muss.
In einer der Kindertageseinrichtungen liegen die Voraussetzungen hierfür nicht vor. Deshalb müssen die Mittagsmahlzeiten (inkl. Nachmittagssnack) in dieser Kita verzehrfertig angeliefert werden (Warmanlieferung).
Derzeit gibt es an diesen Standorten ca. 830 Betreuungsplätze.
Ausgehend von den derzeit vorhandenen ca. 830 Betreuungsplätzen und 220 Öffnungstagen im Kalenderjahr wären maximal 182.600 Mittagsmahlzeiten inkl. Nachmittagssnack zuzubereiten.
Da nicht alle Kinder täglich an der Mittagsverpflegung teilnehmen (u.a. bedingt durch Verträge ohne Mittagsverpflegung oder auch bedingt durch Abwesenheitszeiten), liegt die Zahl der tatsächlich zubereiteten Mahlzeiten jedoch niedriger. Im letzten Jahr vor Auftreten des Coronavirus (2019) wurden ca. 82 % der jährlich maximal möglichen Mahlzeiten zubereitet. Im Jahr 2022 belief sich diese Quote auf ca. 73 %. Zurückzuführen ist dies insbesondere auf vermehrte Abwesenheitszeiten der Kinder, die in Zusammenhang mit dem Coronavirus und den Betriebseinschränkungen stehen.
Mittlerweile sollte davon auszugehen sein, dass sich die Essenszahlen allmählich wieder dem Niveau vor Pandemiebeginn annähern. Eine genaue Zahl an jährlich tatsächlich benötigten Mittagsmahlzeiten kann dennoch nicht vorhergesagt werden.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

Bewerber müssen die für den Auftrag erforderliche Fachkunde, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit (Eignung) besitzen.
Diesbezüglich gibt der Bewerber mit Unterzeichnung des Bewerbungsbogens Eigenerklärungen zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen ab.
Darüber hinaus ist von den Bietern eine Eigenerklärung in Hinblick auf die EU-Verordnung über restriktive Maßnahmen angesichts der Handlungen Russlands, die die Lage in der Ukraine destabilisieren abzugeben (Art. 5k der Verordnung (EU) 2022/576 des Rates vom 8. April 2022).
Dazu ist mit dem beigefügten Formular eine entsprechende Eigenerklärung abzugeben.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Bewerber müssen über eine Betriebshaftpflichtversicherung mit mindestens folgenden Deckungssummen je Schadensfall verfügen:
1) für Personenschäden: mind. 2,0 Millionen Euro
2) für Sachschäden (Beschädigung / Zerstörung) durch Feuer oder Explosion: mind. 5,0 Millionen Euro
3) für sonstige Sachschäden: mind. 1,0 Millionen Euro
4) für Vermögensschäden mind. 100.000,00 Euro
Als Nachweis ist mit der Bewerbung eine aktuelle Versicherungsbestätigung oder eine Absichtserklärung des Versicherers, dass im Auftragsfalle die Versicherung entsprechend aufgestockt wird, beizufügen.

Mindestens folgende Deckungssummen je Schadensfall:
1) für Personenschäden: mind. 2,0 Millionen Euro
2) für Sachschäden (Beschädigung / Zerstörung) durch Feuer oder Explosion: mind. 5,0 Millionen Euro
3) für sonstige Sachschäden: mind. 1,0 Millionen Euro
4) für Vermögensschäden mind. 100.000,00 Euro

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Ein Bewerber muss nachweisen, dass er über die für die Auftragserfüllung notwenigen Kenntnisse und Erfahrung verfügt.
Der Nachweis erfolgt durch die Vorstellung von folgenden Referenzen:
Referenzen über die Essensversorgung in Kindertageseinrichtungen, in denen der Bewerber die dortigen Küchen eigenverantwortlich mit von ihm eingesetzten Kräften bewirtschaftet unter Anwendung des Cook & Freeze-Verfahrens mit Ergänzung durch Frischekomponenten.
Die Referenzen dürfen nicht älter als 3 Jahre sein, das heißt, die Referenzbetriebe müssen derzeit noch bewirtschaftet werden bzw. die Beendigung der Bewirtschaftung darf nicht länger als 3 Jahre zurückliegen.
Unter den genannten Referenzen muss mindestens ein Auftragsverhältnis sein, bei dem über einen Zeitraum von mindestens 10 Monaten die Anzahl der täglich zubereiteten Mittagsmahlzeiten mindestens bei 500 Mahlzeiten liegt / lag. Dabei kann sich das "Auftragsverhältnis" aus mehreren Verträgen mit demselben Auftraggeber zusammensetzen (z.B. bei losweiser Vergabe).
Unter diesen Referenzen muss weiterhin mindestens eine Kindertageseinrichtung mit einem Platzangebot von bis zu 100 Betreuungsplätzen sein.
Zur Vorstellung der Referenzen sind die entsprechenden Tabellen in Abschnitt VI. des Bewerbungsbogens zu nutzen. Möchte ein Bewerber darüber hinaus weitere Referenzen vorstellen, kann dies durch Beifügung einer eigens erstellten Referenzliste erfolgen.

Bedingungen für die Teilnahme (technische und berufliche Fähigkeiten)

- mindestens ein Auftragsverhältnis, bei dem über einen Zeitraum von mindestens 10 Monaten die Anzahl der täglich zubereiteten Mittagsmahlzeiten mindestens bei 500 Mahlzeiten liegt / lag
- mindestens eine Kindertageseinrichtung mit einem Platzangebot von bis zu 100 Betreuungsplätzen

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

§ 160 Absatz 3 GWB
Der Antrag ist unzulässig, soweit:
1) der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen desNachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 GWB bleibt unberührt,
2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens biszum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüberdem Auftraggeber gerügt werden,
3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens biszum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4) mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zuwollen, vergangen sind.