externe Scan-Dienstleistungen

AOK Rheinland/Hamburg

Externe Belegannahme und Belegverarbeitung für Prozesse der Rechnungsprüfung nach Maßgabe des § 302 SGB V und SGB XI.

Deadline

Deadline 2026-08-25

Wer?

• AOK Rheinland/Hamburg

Wie?

• Datenverarbeitung › Datenerfassung
• Scanning und Rechnungsstellung › Scanning

Wo?

• Düsseldorf › Düsseldorf, Kreisfreie Stadt
• Köln › Bonn, Kreisfreie Stadt

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2026-07-24	Auftragsbekanntmachung

Auftragsbekanntmachung (2026-07-24)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: externe Scan-Dienstleistungen
Referenznummer: 2026-07 Bereiche Pflege, Hilfsmittel-Fahrkosten und Leistungen
Kurze Beschreibung:

Externe Belegannahme und Belegverarbeitung für Prozesse der Rechnungsprüfung nach Maßgabe des § 302 SGB V und SGB XI.

Art des Vertrags: Dienstleistungen
Produkte/Dienstleistungen: IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung 📦
Beschreibung
Interne Kennung: 1
Titel: Ganzheitliche Scan-Dienstleistung mit Anfang-bis-Ende Gesamtverantwortung
Geschätzter Wert ohne MwSt: 10 000 000 EUR 💰
Beschreibung der Beschaffung:

Für weitere Effizienzsteigerungen in den Prozessen soll die Rechnungsbearbeitung digitalisiert werden. Konkret betroffen sind dabei die Abrechnungsprozesse gem. § 302 SGB V und § 105 SGB XI. Der Umfang der Digitalisierung der Eingangspost betrifft die Rechnungsprozesse Hilfsmittel, Heilmittel, Fahrkosten, Rehasport und Funktionstraining, Hebammen/Entbindungspflege, Pflegesachleistungen, Tages- und Verhinderungspflege, Beratungsbesuche gem. § 302 SGB V sowie § 105 SGB XI. Der Auftragnehmer erhält die ungeöffnete Brief- und Paketpost der Auftraggeberin (z.B. Rechnungen bzw. Rechnungsbestandteile) in Papierform. Der Auftragnehmer hat alle für den Scan der Unterlagen erforderlichen Vorarbeiten eigenverantwortlich zu erbringen. Dies beinhaltet beispielsweise das Öffnen von Briefumschlägen und Versandmaterial, die Dokumentation des Posteingangsdatums sowie, falls notwendig, das Entfernen von Heftklammern oder anderen Materialen wie Klebestreifen. Die eingehenden Dokumente sind seitens des Auftragnehmers einzuscannen und als PDF-Dokument der PDF-Version 1.7 im Format PDF/A 1 bereitzustellen. Über abweichende Versionen verständigen sich die Vertragspartner gemeinschaftlich. Der Scan soll in Farbe und mit einer Auflösung von mind. 200 DPI erfolgen. Es sind die Vorder- und Rückseite der Dokumente zu scannen. Der Scan beinhaltet ferner die Digitalisierung von mitgesendeten Anlagen. Der Auftragnehmer hat sicher zu stellen, dass Dokumente, die nach Bewertung des Auftraggebers irrelevant sind, durch den Auftraggeber nachträglich gelöscht oder geschwärzt werden können. Dies können z.B. medizinische Unterlagen sein, welche der Krankenkasse aus Datenschutzgründen regulär nicht hätten zur Verfügung gestellt werden dürfen. Nach erfolgter Digitalisierung und Bereitstellung der Dokumente für die Auftraggeberin sind diese für 30 Kalendertage aufzubewahren und anschließend durch den Auftragnehmer zu vernichten. Die Auftraggeberin ist berechtigt (z.B. für Prüfzwecke) die Originalunterlagen innerhalb 30 Kalendertagen anzufordern. Der Auftragnehmer stellt sicher, dass die Unterlagen binnen 14 Kalendertagen der Auftraggeberin übermittelt werden. Die Dokumente sind vom Auftragnehmer unmittelbar nach dem Scan jeweils mit einer qualifizierten elektronischen Signatur/Siegelung zu versehen.

Beschreibung der Beschaffung

Zusätzliche Produkte/Dienstleistungen:

Datenerfassung 📦

Datenverarbeitung 📦

Scanning 📦

Stadt: Düsseldorf
Land: Deutschland 🇩🇪
Ort der Leistung: Düsseldorf, Kreisfreie Stadt 🏙️
Dauer: 24 Monate
Maximale Verlängerungen: 2
Weitere Informationen zur Verlängerung: Der Vertrag kann maximal zweimal um jeweils 12 Monate verlängert werden.
Titel
Los-Identifikationsnummer: LOT-0001

Verfahren
Art des Verfahrens
Offenes Verfahren ✅
Rechtsgrundlage: Richtlinie 2014/24/EU
Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2026-08-25 12:00:00 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Mindestzeitraum, in dem der Bieter das Angebot aufrechterhalten muss: 59 Tage
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen
Die Namen und beruflichen Qualifikationen des zur Auftragsausführung eingesetzten Personals sind anzugeben
Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen: 2026-08-17 23:59:59 📅
Zusätzliche Informationen:

Der Auftraggeber verweist insoweit auf die Regelungen des § 56 VgV; dort insbesondere auf Abs. 3: Die Nachforderung von leistungsbezogenen Unterlagen, die die Wirtschaftlichkeitsbewertung der Angebote anhand der Zuschlagskriterien betreffen, ist ausgeschlossen.

Der Vertrag enthält Bedingungen zur Vertragsausführung ✅

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Eignungskriterium: Andere wirtschaftliche oder finanzielle Anforderungen
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

Benennung (Einzel-) Bieter (Anlage 06) (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Kurzvorstellung des Unternehmens mit Gründungsjahr, Angabe zu Geschäftsfeldern und Standorten.

Eignungskriterium: Berufliche Risikohaftpflichtversicherung
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

Nachweis Berufshaftpflicht (Anlage 17) (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): c) Nachweis einer Betriebshaftpflichtversicherung für Personenschäden sowie für sonstige Schäden je Schadensfall, welche bei einem in der EU zugelassenen Versicherer/Kreditinstitut abgeschlossen ist. Die Mindestdeckungssummen für Personen-, Sach- und Vermögensschäden müssen mindestens 10 Mio. EURO mit zweifacher Maximierung betragen

Eignungskriterium: Eintragung in das Handelsregister
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

Formblatt HRA_GRA (Anlage 16) (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): d) Aktueller Handelsregisterauszug, oder soweit dieser nicht existiert, eine Gewerbeanmeldung. Sollte der Bieter in einem EU-Mitgliedsland ansässig sein, sind die vergleichbaren Bescheinigungen des EU-Mitgliedslandes vorzulegen

Eignungskriterium: Durchschnittlicher Jahresumsatz
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

Eigenerklärung Umsätze, Bilanzen/Jahresabschlüssen (Anlage 10) (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): a) Umsätze des Unternehmens bezogen auf die letzten drei (3) abgeschlossenen Geschäftsjahre, aufgegliedert nach Gesamtumsätzen und Umsätzen zu vergleichbaren Leistungen in Bezug auf die ausgeschriebenen Leistungen, soweit verfügbar

Eignungskriterium: Zertifikate von Qualitätskontrollinstituten
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

Zertifizierungen (Anlage 18) (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): a) Zertifizierung gem. ISO 9001 oder gem. ISO 27001:2022 oder gleichwertig; gleichwertig ist ein Testat über ein erfolgreiches Audit gem. BSI Grundschutz

Eignungskriterium: Durchschnittliche jährliche Belegschaft
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

Eigenerklärung Mitarbeiterstruktur (Anlage 11) (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Anzahl der Beschäftigten und Bereiche in den Jahren 2023 bis 2025

Eignungskriterium: Referenzen zu bestimmten Dienstleistungen
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

Referenzerklärung (Anlage 14) (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Erklärung, dass die zu benennenden Referenzen bzw. Aufträge nach Art, Umfang und Schwierigkeitsgrad mit dem in diesem Vergabeverfahren zu vergebenden Auftrag vergleichbar sind und innerhalb der vergangenen drei Jahre erbracht wurde.

Erklärung zur Kundenzufriedenheit (Anlage 15) (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Vom Referenzgeber auszufüllende Erklärung, auf dessen Referenzen sich der Bieter ggf. stützt. Für die Beschreibung bzw. Darstellung weiterer Referenzprojekte ist das Formblatt zu vervielfältigen bzw. es können ggf. Zusatzblätter oder zusätzlich eigene Unterlagen als Anlagen verwendet werden

Referenz zu bestimmten Dienstleistungen - Referenzliste über vergleichbare Leistungen der letzten drei (3) Jahre über Scandienstleistungen. Vergleichbar sind Scandienstleistungen mit einem jährlichen Scanseitenvolumen von mindestens zehn (10) Mio. Seiten mit OC-Erkennung und der Verarbeitung der eingescannten personenbezogenen Daten. Anzugeben sind: - Projektinhalt mit Angaben zu Zeitdauer und Charakteristik, Projektziel, - Auftraggeber inkl. Ansprechpartner und Telefonnummer, - Leistungszeitraum, - Kurzbeschreibung der durchgeführten Dienstleistungen.

Eignungskriterium: Zertifikate von unabhängigen Stellen über Qualitätssicherungsstandards
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

Zertifizierung - Zertifizierung gem. ISO 9001 oder gem. ISO 27001:2022 oder gleichwertig; gleichwertig ist ein Testat über ein erfolgreiches Audit gem. BSI Grundschutz

Berufliche Risikohaftpflichtversicherung - Nachweis einer Betriebshaftpflichtversicherung für Personenschäden sowie für sonstige Schäden je Schadensfall, welche bei einem in der EU zugelassenen Versicherer abgeschlossen ist. Die Mindestdeckungssummen für Personen-, Sach- und Vermögensschäden müssen mindestens 10 Mio. EURO mit zweifacher Maximierung betragen. Es genügt eine verbindliche Erklärung, dass eine entsprechende Versicherung für den Bewerber/die Bewerbergemeinschaft im Auftragsfall abgeschlossen wird und ein in der EU zugelassenes Versicherungsunternehmen die Bereitschaft zum Abschluss des Versicherungsvertrages schriftlich bestätigt.

Eignungskriterium: Allgemeiner Jahresumsatz
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

Allgemeiner Jahresumsatz - Umsätze des Unternehmens bezogen auf die letzten drei (3) abgeschlossenen Geschäftsjahre, aufgegliedert nach Gesamtumsätzen und Umsätzen zu vergleichbaren Leistungen in Bezug auf die ausgeschriebenen Leistungen, soweit verfügbar. Bilanzen oder Jahresabschlüsse der letzten 3 Geschäftsjahre soweit vorhanden. Soweit diese nicht vorliegen, behält sich die Vergabestelle vor, betriebswirtschaftliche Auswertungen (BWA) anzufordern, die durch ein Wirtschaftsprüfungsunternehmen / Steuerberatungsbüro bestätigt sein müssen.

Eintragung in das Handelsregister - Aktueller Handelsregisterauszug, oder soweit dieser nicht existiert, eine Gewerbeanmeldung. Sollte der Bewerber in einem EU-Mitgliedsland ansässig sein, sind die vergleichbaren Bescheinigungen des EU-Mitgliedslandes vorzulegen.

Mitarbeiteranzahl - Eigenerklärung und Angabe des jährlichen Mittelwertes der in den letzten drei Jahren im Unternehmen angestellten Personen, jeweils aufgegliedert in die Bereiche Beratung, operativer Scanservice und Kundenbetreuung.

Bedingungen für den Vertrag
Bedingungen für die Vertragserfüllung:

Einzureichende Unterlagen: * Mit dem Angebot ** Mittels Eigenerklärung: - Unternehmensdarstellung: Kurzvorstellung des Unternehmens mit Gründungsjahr, Angabe zu Geschäftsfeldern und Standorten gem. Formblatt "Angebotsformblatt".

Bedingungen für die Teilnahme
Ausschlussgrund:

Beteiligung an einer kriminellen Vereinigung

Betrug

Der Zahlungsunfähigkeit vergleichbare Lage gemäß nationaler Rechtsvorschriften

+ 19 weitere

Direkte oder indirekte Beteiligung an der Vorbereitung des Vergabeverfahrens

Einstellung der gewerblichen Tätigkeit

Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung

Interessenkonflikt aufgrund seiner Teilnahme an dem Vergabeverfahren

Kinderarbeit und andere Formen des Menschenhandels

Korruption

Schwerwiegendes berufliches Fehlverhalten

Terroristische Straftaten oder Straftaten im Zusammenhang mit terroristischen Aktivitäten

Täuschung, Zurückhaltung von Informationen, Unfähigkeit zur Vorlage erforderlicher Unterlagen oder Erlangung vertraulicher Informationen zu dem Verfahren

Vereinbarungen mit anderen Wirtschaftsteilnehmern zur Verzerrung des Wettbewerbs

Verstoß gegen arbeitsrechtliche Verpflichtungen

Verstoß gegen die in den rein innerstaatlichen Ausschlussgründen verankerten Verpflichtungen

Verstoß gegen die Verpflichtung zur Entrichtung von Sozialversicherungsbeiträgen

Verstoß gegen die Verpflichtung zur Entrichtung von Steuern

Verstoß gegen sozialrechtliche Verpflichtungen

Verstoß gegen umweltrechtliche Verpflichtungen

Verwaltung der Vermögenswerte durch einen Insolvenzverwalter

Vorzeitige Beendigung, Schadensersatz oder andere vergleichbare Sanktionen

Zahlungsunfähigkeit

Öffentlicher Auftraggeber
Name und Adressen
Name: AOK Rheinland/Hamburg
Nationale Registrierungsnummer: 104212505
Postanschrift: Wanheimer Str. 72
Postleitzahl: 40468
Postort: Düsseldorf
Region: Düsseldorf, Kreisfreie Stadt 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
Kontaktperson: Bereich Recht-Datenschutz/Vergabestelle
E-Mail: vergabestelle@rh.aok.de 📧
Telefon: +49 211819580000 📞
URL: https://www.aok.de/rh 🌏
Adresse des Käuferprofils: https://www.aok.de/fk/tools/weitere-inhalte/ausschreibungen/ 🌏
Art des öffentlichen Auftraggebers
Agentur/Amt auf regionaler oder lokaler Ebene
Haupttätigkeit
Sozialwesen
Kommunikation
Dokumente URL: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXVHY5ZYTWUHBF9S/documents 🌏
Teilnahme-URL: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXVHY5ZYTWUHBF9S 🌏
URL des Beschaffungsinstruments: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXVHY5ZYTWUHBF9S 🌏
Elektronische Einreichung: Erforderlich

Ergänzende Informationen
Zusätzliche Informationen
#Bekanntmachungs-ID: CXVHY5ZYTWUHBF9S#
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer des Bundes
Nationale Registrierungsnummer: 02284990
Postanschrift: Kaiser-Friedrich-Str. 16
Postleitzahl: 53113
Postort: Bonn
Region: Bonn, Kreisfreie Stadt 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: vk@bundeskartellamt.bund.de 📧
Telefon: +49 2289499-0 📞
URL: https://www.bundeskartellamt.de/DE/Vergaberecht/vergaberecht_node.html 🌏
Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Wie: Name und Adressen
Verfahren zur Überprüfung
Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren:

(1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein. (2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Ein Unternehmen ist nicht antragsbefugt, soweit es sich auf die Unwirksamkeit einer Rechtsverordnung nach § 5 des Bundestariftreuegesetzes beruft, wenn die Unwirksamkeit dieser Rechtsverordnung nicht durch rechtskräftigen Beschluss nach § 98 Absatz 4 Satz 1 des Arbeitsgerichtsgesetzes festgestellt ist. Das Unternehmen hat darzulegen, dass ihm durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht. (3) Der Antrag ist unzulässig, soweit 1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt, 2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind, 5. ein offensichtlicher Missbrauch des Antrags- oder Beschwerderechts gemäß § 180 Absatz 2 vorliegt.

Bekanntmachungsangaben
Bevorzugtes Datum der Veröffentlichung: 2026-07-24+02:00 📅
Quelle: OJS 2026/S 142-518174 (2026-07-24)

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