Germany Trade & Invest (GTAI) ist die Wirtschaftsförderungsgesellschaft der Bundesrepublik Deutschland. Die Gesellschaft sichert und schafft Arbeitsplätze und stärkt damit den Wirtschaftsstandort Deutschland. Mit 60 Standorten weltweit und dem Partnernetzwerk unterstützt GTAI deutsche Unternehmen bei ihrem Weg ins Ausland, wirbt für den Standort Deutschland und begleitet ausländische Unternehmen bei der Ansiedlung in Deutschland.
GTAI hat über 400 Beschäftigte, davon rund drei Viertel im Inland und rund ein Viertel im Ausland. Die Belegschaft umfasst GmbH-Beschäftigte, zugewiesenen Beamtinnen, Beamte und Tarifbeschäftigte des Bundesamtes für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle (BAFA) sowie Auslandskräfte, die über die deutschen Auslandshandelskammern beschäftigt werden. Derzeit arbeiten bei GTAI ca. 250 GmbH-Beschäftigte als unmittelbare Angestellte der Gesellschaft.
Es wird ein Dienstleister/Auftragnehmer (AN) gesucht, der die Gehaltsabrechnungen für die GmbH-Beschäftigten durchführt.
Ca. 10 GmbH-Beschäftigte davon sind weltweit an verschiedenen Standorten befristet entsendet. Sie verbleiben im deutschen Sozialversicherungssystem und werden teils in Deutschland, teils im Ausland versteuert und sind daher für die Abrechnung relevant.
Deadline
Die Frist für den Eingang der Angebote war 2023-10-06.
Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2023-09-05.
Objekt Umfang der Beschaffung
Titel: Gehaltsdienstleister
GTAI/2023/VMS/Cloud/12
Produkte/Dienstleistungen: Lohn- und Gehaltsabrechnung📦
Kurze Beschreibung:
“Germany Trade & Invest (GTAI) ist die Wirtschaftsförderungsgesellschaft der Bundesrepublik Deutschland. Die Gesellschaft sichert und schafft Arbeitsplätze...”
Kurze Beschreibung
Germany Trade & Invest (GTAI) ist die Wirtschaftsförderungsgesellschaft der Bundesrepublik Deutschland. Die Gesellschaft sichert und schafft Arbeitsplätze und stärkt damit den Wirtschaftsstandort Deutschland. Mit 60 Standorten weltweit und dem Partnernetzwerk unterstützt GTAI deutsche Unternehmen bei ihrem Weg ins Ausland, wirbt für den Standort Deutschland und begleitet ausländische Unternehmen bei der Ansiedlung in Deutschland.
GTAI hat über 400 Beschäftigte, davon rund drei Viertel im Inland und rund ein Viertel im Ausland. Die Belegschaft umfasst GmbH-Beschäftigte, zugewiesenen Beamtinnen, Beamte und Tarifbeschäftigte des Bundesamtes für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle (BAFA) sowie Auslandskräfte, die über die deutschen Auslandshandelskammern beschäftigt werden. Derzeit arbeiten bei GTAI ca. 250 GmbH-Beschäftigte als unmittelbare Angestellte der Gesellschaft.
Es wird ein Dienstleister/Auftragnehmer (AN) gesucht, der die Gehaltsabrechnungen für die GmbH-Beschäftigten durchführt.
Ca. 10 GmbH-Beschäftigte davon sind weltweit an verschiedenen Standorten befristet entsendet. Sie verbleiben im deutschen Sozialversicherungssystem und werden teils in Deutschland, teils im Ausland versteuert und sind daher für die Abrechnung relevant.
Gehaltsabrechnung in Verbindung mit der Zurverfügungstellung einer Software.
Zu den Tätigkeiten des AN gemäß EVB-IT-Cloudvertrag gehören u.a.:
- Unterstützungsleistungen beim Einführungsprojekt (Ersteinrichtung der Software inkl. Datenmigration, Betrieb der Software während des Einführungsprojekts)
- Zwei Monate Probeabrechnungen während des Einführungsprojekts (s. Kapitel III.2 Nr. 5 der Leistungsbeschreibung)
- Schulungsleistungen zur Einführung der Software (s. Kapitel III.2 Nr. 4 der Leistungsbeschreibung)
- Erstellung Berechtigungskonzept
- Laufender Betrieb und Pflege der Cloud-Software
- Leistungen bei Vertragsende inkl. Bereitstellung der Abrechnungsdaten auf Datenträgern gemäß den gesetzlichen Anforderungen bei Vertragsbeendigung.
Dienstleistungen gem. Kapitel II.2 der Leistungsbeschreibung, wie zum Beispiel:
-Führen der Gehaltskonten und die Übermittlung an GTAI
-Erstellung und Ausfertigung der monatlichen Gehaltsabrechnungen
-Erstellung und Zurverfügungstellen der monatlichen Probeabrechnungen bei Veränderungen
-Monatliche Pflege der Firmenstammdaten
-Erstellung monatlicher Zahldateien für die Überweisung der Gehälter und Abgaben inkl. Steuern, Sozialversicherungsbeiträgen und sonstiger Abgaben als Datei
-Die Erstellung von Lohnjournalen, Jahreslohnjournalen und Buchungsbelegen zur Datenübergabe und deren Übermittlung an GTAI
-Bereitstellung der Gehaltsabrechnungen und sonstige Dokumente für alle aktiven Beschäftigten (via App, Portal, Post)
Mehr anzeigen Vergabekriterien
Der Preis ist nicht das einzige Zuschlagskriterium, und alle Kriterien werden nur in den Auftragsunterlagen genannt
Laufzeit des Vertrags, der Rahmenvereinbarung oder des dynamischen Beschaffungssystems
Der nachstehende Zeitrahmen ist in Monaten ausgedrückt.
Beschreibung
Dauer: 24
Laufzeit des Vertrags, der Rahmenvereinbarung oder des dynamischen Beschaffungssystems
Dieser Vertrag ist verlängerbar ✅ Beschreibung
Beschreibung der Verlängerungen:
“Mindestvertragslaufzeit: 24 Monate ab Go Live
Verlängerung: um jeweils 12 Monate
Maximale Vertragslaufzeit: 60 Monate ab Go Live” Informationen über Optionen
Optionen ✅
Beschreibung der Optionen: Siehe Leistungsbeschreibung.
Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen Bedingungen für die Teilnahme
Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen:
“Berufs- oder Handelsregisterauszug bzw. gleichwertige Bescheinigung von ausländischen Bietern.
Kopie aktueller Auszug bzw. Bescheinigung (nicht älter als...”
Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen
Berufs- oder Handelsregisterauszug bzw. gleichwertige Bescheinigung von ausländischen Bietern.
Kopie aktueller Auszug bzw. Bescheinigung (nicht älter als sechs Monate, wobei für die Berechnung der Tag maßgeblich ist, an dem die Angebotsfrist endet)
Mehr anzeigen Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien:
“Das Unternehmen bestätigt, dass keiner seiner Mitarbeiter rechtskräftig verurteilt oder gegen das Unternehmen eine Geldbuße nach § 30 des Gesetzes über...”
Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien
Das Unternehmen bestätigt, dass keiner seiner Mitarbeiter rechtskräftig verurteilt oder gegen das Unternehmen eine Geldbuße nach § 30 des Gesetzes über Ordnungswidrigkeiten rechtskräftig festgesetzt worden ist. Darüber hinaus kein Vorstoß gegen geltende umwelt-, sozial- oder arbeitsrechtliche Verpflichtungen vorliegt. Folgende Gesetze (Arbeitnehmer-Entsendegesetz, Aufenthaltsgesetz, Mindestlohngesetz, SchwarzArbG, Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz) eingehalten sind. Sofern das Unternehmen sich in einer der vorgenannten Situation befinden, kann es auch Nachweise dafür erbringen, dass das Unternehmen ausreichende Maßnahmen getroffen hat, um trotz des Vorliegens eines einschlägigen Ausschlussgrundes dieser nicht zur Anwendung kommt.
Mehr anzeigen Bedingungen für die Teilnahme
Berufshaftpflichtversicherung
Technische und berufliche Fähigkeiten
Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien:
“Anzugeben sind mindestens drei in Art und Umfang mit dieser ausgeschriebenen Leistung vergleichbare Referenzaufträge, die der Bieter/die Bieterin in den...”
Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien
Anzugeben sind mindestens drei in Art und Umfang mit dieser ausgeschriebenen Leistung vergleichbare Referenzaufträge, die der Bieter/die Bieterin in den letzten fünf Ge-schäftsjahren erbracht hat bzw. gegenwärtig erbringt. Vergleichbar ist die Leistung, wenn der angegebene Referenzauftrag den in der Leistungsbeschreibung beschriebenen Leistungsumfang enthält und mit der Qualität vergleichbar ist. Eine Vergleichbarkeit der Leistungen ist gegeben, wenn folgende Mindestkriterien erfüllt sind:
Alle Referenzen beinhalten:
- Gehaltsbuchhaltung und -abrechnung für Kunden des öffentlichen Dienstes mit mindestens 100 Mitarbeitenden.
- Die Abrechnung wird mit einer Lohnbuchhaltungssoftware durchgeführt.
Mindestens eine Referenz beinhaltet zusätzlich:
- Gehaltsbuchhaltung und -abrechnung für Kunden mit Auslandsbeschäftigten.
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Kernteam
Mindestanforderung an die Teamleitung:
1. mindestens eine Berufsausbildung oder einen Studienabschluss mit mindestens fünf Jahren Berufserfahrung und davon mindestens zwei Jahren Führungserfahrung vorliegt und
2. Berufserfahrung mit Schwerpunkt in der Gehaltsabrechnung besteht.
Mindestanforderung an die Sachbearbeitung und deren Vertretung:
Einreichung eines Lebenslaufs, aus dem ersichtlich wird, dass mindestens:
3. eine kaufmännische Berufsausbildung oder Vergleichbares,
4. eine mindestens dreijährige Berufserfahrung mit Schwerpunkt in der Gehaltsabrechnung von öffentlichen Auftraggebern und
5. Erfahrungen mit der Lohnabrechnung von Beschäftigten, die im Ausland tätig sind, vorliegen.
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Rechenzentrum:
Der AN und sein eigenbetriebenes Rechenzentrum (RZ) unterliegen zur Vermeidung der mit einem Drittstaatentransfer verbundenen datenschutzrechtlichen Implikationen ausschließlich der Europäischen Rechtsordnung. Das eigenbetriebene RZ und ebenfalls eigenbetriebene Backup-RZ liegen im Europäischen Wirtschaftsraum.
Mehr anzeigen Bedingungen für die Teilnahme
Bedingungen für die Teilnahme (technische und berufliche Fähigkeiten):
“- Mindestens 3 Unternehmensreferenzen
- Lebensläufe des Kernteams
- Zertifikat nach ISO 27001 oder gleichwertige Nachweise, wie z.B. eine C5-Berichterstattung Typ 2”
Bedingungen für die Teilnahme (technische und berufliche Fähigkeiten)
- Mindestens 3 Unternehmensreferenzen
- Lebensläufe des Kernteams
- Zertifikat nach ISO 27001 oder gleichwertige Nachweise, wie z.B. eine C5-Berichterstattung Typ 2
Mehr anzeigen Informationen über das für die Ausführung des Auftrags zuständige Personal
Verpflichtung zur Angabe der Namen und beruflichen Qualifikationen der mit der Ausführung des Auftrags betrauten Mitarbeiter
Verfahren Art des Verfahrens
Offenes Verfahren
Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2023-10-06
12:00 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Das Angebot muss gültig sein bis: 2023-11-06 📅
Bedingungen für die Öffnung der Angebote: 2023-10-06
12:00 📅
Ergänzende Informationen Informationen über elektronische Arbeitsabläufe
Die elektronische Bestellung wird verwendet
Die elektronische Rechnungsstellung wird akzeptiert
Elektronische Zahlung wird verwendet
Zusätzliche Informationen
“Eine ausführliche Erklärung für die Angebotsabgabe über DTVP/VMS cosinex:
https://www.youtube.com/watch?v=na-n1IkXS80
Cosinexsupport:...”
Mehr anzeigen Körper überprüfen
Name: 1. und 2. Vergabekammer des Bundes beim Bundeskartellamt
Postanschrift: Villemomblerstraße 76
Postort: Bonn
Postleitzahl: 53113
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: vk@bundeskartellamt.bund.de📧
URL: http://www.vergabekammer.de/🌏 Für Mediationsverfahren zuständige Stelle
Name: 1. und 2. Vergabekammer des Bundes beim Bundeskartellamt
Postanschrift: Villemomblerstraße 76
Postort: Bonn
Postleitzahl: 53113
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: vk@bundeskartellamt.bund.de📧
URL: http://www.vergabekammer.de/🌏 Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Name:
“Germany Trade and Invest Gesellschaft für Außenwirtschaft und standortmarketing mbH”
Postanschrift: Friedrichstr. 60
Postort: Berlin
Postleitzahl: 10117
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 30200099📞
E-Mail: vergabe@gtai.eu📧
Fax: +49 30200099111 📠
URL: https://www.gtai.de🌏
Quelle: OJS 2023/S 173-539947 (2023-09-05)