Gehaltsdienstleister

Germany Trade and Invest Gesellschaft für Außenwirtschaft und Standortmarketing mbH

Germany Trade & Invest (GTAI) ist die Wirtschaftsförderungsgesellschaft der Bundesrepublik Deutschland. Die Gesellschaft sichert und schafft Arbeitsplätze und stärkt damit den Wirtschaftsstandort Deutschland. Mit 60 Standorten weltweit und dem Partnernetzwerk unterstützt GTAI deutsche Unternehmen bei ihrem Weg ins Ausland, wirbt für den Standort Deutschland und begleitet ausländische Unternehmen bei der Ansiedlung in Deutschland.
GTAI hat über 400 Beschäftigte, davon rund drei Viertel im Inland und rund ein Viertel im Ausland. Die Belegschaft umfasst GmbH-Beschäftigte, zugewiesenen Beamtinnen, Beamte und Tarifbeschäftigte des Bundesamtes für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle (BAFA) sowie Auslandskräfte, die über die deutschen Auslandshandelskammern beschäftigt werden. Derzeit arbeiten bei GTAI ca. 250 GmbH-Beschäftigte als unmittelbare Angestellte der Gesellschaft.
Es wird ein Dienstleister/Auftragnehmer (AN) gesucht, der die Gehaltsabrechnungen für die GmbH-Beschäftigten durchführt.
Ca. 10 GmbH-Beschäftigte davon sind weltweit an verschiedenen Standorten befristet entsendet. Sie verbleiben im deutschen Sozialversicherungssystem und werden teils in Deutschland, teils im Ausland versteuert und sind daher für die Abrechnung relevant.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2023-10-06. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2023-09-05.

Wer?

• Germany Trade and Invest Gesellschaft für Außenwirtschaft und Standortmarketing mbH

Wie?

Wo?

• Berlin › Berlin

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2023-09-05	Auftragsbekanntmachung

Auftragsbekanntmachung (2023-09-05)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Lohn- und Gehaltsabrechnung
Referenznummer: GTAI/2023/VMS/Cloud/12
Kurze Beschreibung:

Germany Trade & Invest (GTAI) ist die Wirtschaftsförderungsgesellschaft der Bundesrepublik Deutschland. Die Gesellschaft sichert und schafft Arbeitsplätze und stärkt damit den Wirtschaftsstandort Deutschland. Mit 60 Standorten weltweit und dem Partnernetzwerk unterstützt GTAI deutsche Unternehmen bei ihrem Weg ins Ausland, wirbt für den Standort Deutschland und begleitet ausländische Unternehmen bei der Ansiedlung in Deutschland. GTAI hat über 400 Beschäftigte, davon rund drei Viertel im Inland und rund ein Viertel im Ausland. Die Belegschaft umfasst GmbH-Beschäftigte, zugewiesenen Beamtinnen, Beamte und Tarifbeschäftigte des Bundesamtes für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle (BAFA) sowie Auslandskräfte, die über die deutschen Auslandshandelskammern beschäftigt werden. Derzeit arbeiten bei GTAI ca. 250 GmbH-Beschäftigte als unmittelbare Angestellte der Gesellschaft. Es wird ein Dienstleister/Auftragnehmer (AN) gesucht, der die Gehaltsabrechnungen für die GmbH-Beschäftigten durchführt. Ca. 10 GmbH-Beschäftigte davon sind weltweit an verschiedenen Standorten befristet entsendet. Sie verbleiben im deutschen Sozialversicherungssystem und werden teils in Deutschland, teils im Ausland versteuert und sind daher für die Abrechnung relevant.

Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union, mit GPA-Beteiligung
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Lohn- und Gehaltsabrechnung 📦
Zusätzlicher CPV-Code: Softwarepaket für Zeiterfassung und Personalverwaltung 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: Berlin 🏙️

Verfahren
Verfahrensart: Offenes Verfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Sonstiges
Name des öffentlichen Auftraggebers: Germany Trade and Invest Gesellschaft für Außenwirtschaft und standortmarketing mbH
Postanschrift: Friedrichstr. 60
Postleitzahl: 10117
Postort: Berlin
Kontakt
Internetadresse: https://www.gtai.de 🌏
E-Mail: vergabe@gtai.eu 📧
Telefon: +49 30200099 📞
Fax: +49 30200099111 📠
URL der Dokumente: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXVHYDGY1BKWEMVY/documents 🌏
URL der Teilnahme: https://satellite.dtvp.de/Satellite/notice/CXVHYDGY1BKWEMVY 🌏

Referenz
Daten
Absendedatum: 2023-09-05 📅
Einreichungsfrist: 2023-10-06 📅
Veröffentlichungsdatum: 2023-09-08 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2023/S 173-539947
ABl. S-Ausgabe: 173
Zusätzliche Informationen

Eine ausführliche Erklärung für die Angebotsabgabe über DTVP/VMS cosinex: https://www.youtube.com/watch?v=na-n1IkXS80 Cosinexsupport: https://support.cosinex.de/unternehmen/ Bekanntmachungs-ID: CXVHYDGY1BKWEMVY

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

GTAI hat über 400 Beschäftigte, davon rund drei Viertel im Inland und rund ein Viertel im Ausland. Die Belegschaft umfasst GmbH-Beschäftigte, zugewiesenen Beamtinnen, Beamte und Tarifbeschäftigte des Bundesamtes für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle (BAFA) sowie Auslandskräfte, die über die deutschen Auslandshandelskammern beschäftigt werden. Derzeit arbeiten bei GTAI ca. 250 GmbH-Beschäftigte als unmittelbare Angestellte der Gesellschaft.

Es wird ein Dienstleister/Auftragnehmer (AN) gesucht, der die Gehaltsabrechnungen für die GmbH-Beschäftigten durchführt.

Ca. 10 GmbH-Beschäftigte davon sind weltweit an verschiedenen Standorten befristet entsendet. Sie verbleiben im deutschen Sozialversicherungssystem und werden teils in Deutschland, teils im Ausland versteuert und sind daher für die Abrechnung relevant.

Gehaltsabrechnung in Verbindung mit der Zurverfügungstellung einer Software.

Zu den Tätigkeiten des AN gemäß EVB-IT-Cloudvertrag gehören u.a.:

- Unterstützungsleistungen beim Einführungsprojekt (Ersteinrichtung der Software inkl. Datenmigration, Betrieb der Software während des Einführungsprojekts)

- Zwei Monate Probeabrechnungen während des Einführungsprojekts (s. Kapitel III.2 Nr. 5 der Leistungsbeschreibung)

- Schulungsleistungen zur Einführung der Software (s. Kapitel III.2 Nr. 4 der Leistungsbeschreibung)

- Erstellung Berechtigungskonzept

- Laufender Betrieb und Pflege der Cloud-Software

- Leistungen bei Vertragsende inkl. Bereitstellung der Abrechnungsdaten auf Datenträgern gemäß den gesetzlichen Anforderungen bei Vertragsbeendigung.

Dienstleistungen gem. Kapitel II.2 der Leistungsbeschreibung, wie zum Beispiel:

-Führen der Gehaltskonten und die Übermittlung an GTAI

-Erstellung und Ausfertigung der monatlichen Gehaltsabrechnungen

-Erstellung und Zurverfügungstellen der monatlichen Probeabrechnungen bei Veränderungen

-Monatliche Pflege der Firmenstammdaten

-Erstellung monatlicher Zahldateien für die Überweisung der Gehälter und Abgaben inkl. Steuern, Sozialversicherungsbeiträgen und sonstiger Abgaben als Datei

-Die Erstellung von Lohnjournalen, Jahreslohnjournalen und Buchungsbelegen zur Datenübergabe und deren Übermittlung an GTAI

-Bereitstellung der Gehaltsabrechnungen und sonstige Dokumente für alle aktiven Beschäftigten (via App, Portal, Post)

Dauer: 24 Monate
Beschreibung der Verlängerungen:

Mindestvertragslaufzeit: 24 Monate ab Go Live

Verlängerung: um jeweils 12 Monate

Maximale Vertragslaufzeit: 60 Monate ab Go Live

Beschreibung der Optionen: Siehe Leistungsbeschreibung.
Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort:

Germany Trade and Invest Gesellschaft für Außenwirtschaft und standortmarketing mbH Friedrichstr. 60 10117 Berlin

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:

Berufs- oder Handelsregisterauszug bzw. gleichwertige Bescheinigung von ausländischen Bietern.

Kopie aktueller Auszug bzw. Bescheinigung (nicht älter als sechs Monate, wobei für die Berechnung der Tag maßgeblich ist, an dem die Angebotsfrist endet)

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:

Das Unternehmen bestätigt, dass keiner seiner Mitarbeiter rechtskräftig verurteilt oder gegen das Unternehmen eine Geldbuße nach § 30 des Gesetzes über Ordnungswidrigkeiten rechtskräftig festgesetzt worden ist. Darüber hinaus kein Vorstoß gegen geltende umwelt-, sozial- oder arbeitsrechtliche Verpflichtungen vorliegt. Folgende Gesetze (Arbeitnehmer-Entsendegesetz, Aufenthaltsgesetz, Mindestlohngesetz, SchwarzArbG, Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz) eingehalten sind. Sofern das Unternehmen sich in einer der vorgenannten Situation befinden, kann es auch Nachweise dafür erbringen, dass das Unternehmen ausreichende Maßnahmen getroffen hat, um trotz des Vorliegens eines einschlägigen Ausschlussgrundes dieser nicht zur Anwendung kommt.

Mindeststandards: Berufshaftpflichtversicherung
Technische und berufliche Fähigkeiten:

Anzugeben sind mindestens drei in Art und Umfang mit dieser ausgeschriebenen Leistung vergleichbare Referenzaufträge, die der Bieter/die Bieterin in den letzten fünf Ge-schäftsjahren erbracht hat bzw. gegenwärtig erbringt. Vergleichbar ist die Leistung, wenn der angegebene Referenzauftrag den in der Leistungsbeschreibung beschriebenen Leistungsumfang enthält und mit der Qualität vergleichbar ist. Eine Vergleichbarkeit der Leistungen ist gegeben, wenn folgende Mindestkriterien erfüllt sind:

Alle Referenzen beinhalten:

- Gehaltsbuchhaltung und -abrechnung für Kunden des öffentlichen Dienstes mit mindestens 100 Mitarbeitenden.

- Die Abrechnung wird mit einer Lohnbuchhaltungssoftware durchgeführt.

Mindestens eine Referenz beinhaltet zusätzlich:

- Gehaltsbuchhaltung und -abrechnung für Kunden mit Auslandsbeschäftigten.

Kernteam

Mindestanforderung an die Teamleitung:

1. mindestens eine Berufsausbildung oder einen Studienabschluss mit mindestens fünf Jahren Berufserfahrung und davon mindestens zwei Jahren Führungserfahrung vorliegt und

2. Berufserfahrung mit Schwerpunkt in der Gehaltsabrechnung besteht.

Mindestanforderung an die Sachbearbeitung und deren Vertretung:

Einreichung eines Lebenslaufs, aus dem ersichtlich wird, dass mindestens:

3. eine kaufmännische Berufsausbildung oder Vergleichbares,

4. eine mindestens dreijährige Berufserfahrung mit Schwerpunkt in der Gehaltsabrechnung von öffentlichen Auftraggebern und

5. Erfahrungen mit der Lohnabrechnung von Beschäftigten, die im Ausland tätig sind, vorliegen.

Rechenzentrum:

Der AN und sein eigenbetriebenes Rechenzentrum (RZ) unterliegen zur Vermeidung der mit einem Drittstaatentransfer verbundenen datenschutzrechtlichen Implikationen ausschließlich der Europäischen Rechtsordnung. Das eigenbetriebene RZ und ebenfalls eigenbetriebene Backup-RZ liegen im Europäischen Wirtschaftsraum.

Mindeststandards:

- Mindestens 3 Unternehmensreferenzen

- Lebensläufe des Kernteams

- Zertifikat nach ISO 27001 oder gleichwertige Nachweise, wie z.B. eine C5-Berichterstattung Typ 2

Verfahren
Rechtsgrundlage: 32014L0024
Zeitpunkt des Eingangs der Angebote: 12:00
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Gültigkeitsdauer des Angebots: 2023-11-06 📅
Datum der Angebotseröffnung: 2023-10-06 📅
Zeitpunkt der Angebotseröffnung: 12:00

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Andere Art des öffentlichen Auftraggebers: Wirtschaftsförderungsgesellschaft
Kontakt
Dokumente URL: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXVHYDGY1BKWEMVY/documents 🌏

Referenz
Zusätzliche Informationen

Eine ausführliche Erklärung für die Angebotsabgabe über DTVP/VMS cosinex:

https://www.youtube.com/watch?v=na-n1IkXS80

Cosinexsupport: https://support.cosinex.de/unternehmen/

Bekanntmachungs-ID: CXVHYDGY1BKWEMVY

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: 1. und 2. Vergabekammer des Bundes beim Bundeskartellamt
Postanschrift: Villemomblerstraße 76
Postort: Bonn
Postleitzahl: 53113
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: vk@bundeskartellamt.bund.de 📧
Internetadresse: http://www.vergabekammer.de/ 🌏
Für Mediationsverfahren zuständige Stelle
Wie: Körper überprüfen
Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Name: Germany Trade and Invest Gesellschaft für Außenwirtschaft und standortmarketing mbH
Postanschrift: Friedrichstr. 60
Postort: Berlin
Postleitzahl: 10117
Telefon: +49 30200099 📞
E-Mail: vergabe@gtai.eu 📧
Fax: +49 30200099111 📠
Internetadresse: https://www.gtai.de 🌏
Quelle: OJS 2023/S 173-539947 (2023-09-05)

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