HR Service Delivery Software

Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern

Für die Teilnahmeanträge der geeigneten Bewerber wird aus den jeweils erzielten Punktwerten aus den nachstehenden Kriterien zur wirtschaftlichen und finanziellen sowie zur technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit ein Gesamtergebnis „Leistungsfähigkeit“ nach errechnet. Aufgrund der erreichten Punktzahl bildet die Vergabestelle eine Rangfolge der Bewerber (siehe Ziffer 5.5.). Bei gleicher Punktzahl werden in der Rangfolge vor-rangig Bewerber berücksichtigt, die im Kriterium „Technische/Berufliche Leistungsfähigkeit - Referenz“ einen höheren Punktwert erzielt haben und bei weiterer Punktgleichheit im Kriterium „Technische/Berufliche Leistungsfähigkeit - Qualifiziertes Personal“ einen höheren Punktwert erzielt haben.
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Für die Bewertung der wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit wurden folgende Bewertungskriterien festgelegt:
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a) Umsatz in dem Tätigkeitsbereich des Auftrags:
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[Auswertung der Angaben zum Umsatz (eVergabe Kriterium 2.2.1.2)]
Für das Kriterium „Umsatz im Tätigkeitsbereich des Auftrags“ erhält der Bewerber einen Punktwert gemäß den nachfolgenden Bewertungsregeln.
Angegebener Umsatz im Tätigkeitsbereich des Auftrags beträgt in den drei letzten abgeschlossenen Geschäftsjahren jeweils für sich genommen
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• mehr als 1.000.000,00 Euro (netto) = 7 Punkte
• mehr als 1.500.000,00 Euro (netto) = 15 Punkte
• mehr als 2.000.000,00 Euro (netto) = 30 Punkte.
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Der Auftraggeber zieht zur Bewertung die Angaben zum Umsatz (eVergabe Kriterium 2.2.1.2) heran, deren verpflichtende Einreichung bereits im Mindestkriterium „Umsatz in dem Tätigkeitsbereich des Auftrags“ geregelt ist.
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Bei Bewerbergemeinschaften oder beim Einsatz privilegierter Unterauftragnehmer im Sinne von Ziffer 4.2.1. und 4.2.2. werden die angegebenen Umsatzkennzahlen der Bewerbergemeinschaftsmitglieder bzw. die der privilegierten Unterauftragnehmer und des Bewerbers addiert.
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Für die Bewertung der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit wurden folgende Bewertungskriterien festgelegt:
a) Erfahrung mit einem vergleichbaren Beschaffungsgegenstand, Referenzen
[Auswertung der ANLAGE Referenzbeschreibung]
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Für das Kriterium „Erfahrung mit einem vergleichbaren Beschaffungsgegenstand“ / „Referenzen“ erhält der Bewerber einen Punkte gemäß den nachfolgenden Be-wertungsregeln. Für jede Referenz sind höchstens 10 Punkte zu erreichen.
Es werden lediglich Referenzen zur Bewertung zugelassen, welche den sich aus der Leistungsbeschreibung (Teil B der Vergabeunterlagen) ergebenden Rahmenbedingungen (Art der Leistung, technisches Umfeld etc.) im Wesentlichen entsprechen.
Bei der Bewertung des Kriteriums „Erfahrung mit einem vergleichbaren Beschaffungsgegenstand“ werden die Referenzen anhand der im Folgenden aufgelisteten Kriterien bewertet. Die Bewertung erfolgt je Kriterium mit der Maßgabe, ob das jeweilige Kriterium in der eingereichten Referenz abgedeckt bzw. dargestellt wird. Wird ein Kriterium vollständig erfüllt, so erhält die Referenz für dieses Kriterium die erreichbare Punktzahl.
Von allen eingereichten Referenzen, fließen nur die drei Referenzprojekte in die Einzelbetrachtung der eingereichten Referenzen ein, die die höchste Bewertung aus allen vom Bewerber eingereichten Referenzen erreichen.
Dies ist jedoch keine zwingende Vorgabe, so dass dem Bewerber im Falle eines Einreichens von mehr als drei Referenzen keine Nachteile entstehen.
Der Hinweis, dass nur die drei am höchsten bewerteten aller eingereichten vergleichbarer Referenzen berücksichtigt werden, ist dem Gedanken geschuldet, dass die Vergabestelle davon ausgeht, dass es nicht erforderlich ist, eine höhere Anzahl von Referenzen zu bewerten, um die Erfahrung hinsichtlich des Beschaffungsgegenstandes bewerten zu können. Zudem kann die Auswertung einer sehr hohen Anzahl von Referenzbeschreibungen eine unverhältnismäßig lange Bearbeitungszeit beanspruchen. In die Gesamtbewertung der Referenzen fließen lediglich die drei eingereichten Referenzprojekte ein, die den höchsten Punktwert erreichen.
Folglich sind für das Kriterium „Erfahrung mit einem vergleichbaren Beschaffungsgegenstand“ / „Referenzen“ insgesamt höchstens 30 Punkte erreichbar.
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Kriterium 1) Anwendungsbereich
Das Kriterium ist erfüllt, wenn das Referenzprojekt einen personalspezifischen Anwendungsbereich betrifft.
5 Punkte
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Kriterium 2) Sprachraum
Das Kriterium ist erfüllt, wenn das Referenzprojekt im deutschsprachigen Raum umgesetzt worden ist.
2,5 Punkte
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Kriterium 3) Endnutzerzahl
Das Kriterium ist erfüllt, wenn das Referenzprojekt ein Projekt mit einer Endnut-zerzahl von mehr als 1000 Endnutzer*innen betrifft.
• 1001 – 3000 Endnutzer*innen: 0,85 Punkte
• 3001 – 5000 Endnutzer*innen: 1,7 Punkte
• ab 5001 Endnutzer*innen: 2,5 Punkte
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b) Anzahl Qualifiziertes Personal:
[Auswertung Angaben zu Qualifiziertes Personal (eVergabe Kriterium 2.2.2.3)]
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Für das Kriterium „Anzahl qualifiziertes Personal“ erhält der Bewerber einen Punktwert gemäß nachfolgenden Bewertungsregeln. Insgesamt sind 30 Punkte erreichbar.
Anzahl der deutschsprachigen (Level C1) Supportmitarbeiter in Vollzeit (wobei Teilzeitkräfte entsprechend umgerechnet werden) im letzten angeschlossenen Geschäftsjahr:
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• ab 4 Mitarbeiter*innen: 7 Punkte
• ab 6 Mitarbeiter*innen: 15 Punkte
• ab 10 Mitarbeiter*innen: 30 Punkte
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Bei Bewerbergemeinschaften und beim Einsatz privilegierter Unterauftragnehmer im Sinne von Ziffer 4.2.1. und 4.2.2. werden die Personalkennzahlen der Bewerbergemeinschaftsmitglieder bzw. die der privilegierten Unterauftragnehmer und des Bewerbers addiert.

Es wurden folgende Mindestanforderungen für die wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit eines Bewerbers festgelegt:
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Umsatz in dem Tätigkeitsbereich des Auftrags (Service Delivery Software):
Die Abfrage der Umsatzzahlen in der eVergabe ist entsprechend zu beantworten sowie zusätzlich im Falle einer Bietergemeinschaft oder des Einsatzes privilegierter Unterauftragnehmer ebendort für die anderen Unternehmen (sofern deren Nach-weise gewertet werden sollen). Die Angaben werden daraufhin überprüft, ob der Umsatz in den drei letzten abgeschlossenen Geschäftsjahren jeweils für sich ge-nommen mindestens 1.000.000,00 Euro (netto) beträgt.

Bedingungen für die Teilnahme (technische und berufliche Fähigkeiten)

Es wurden folgende Mindestkriterien für die technische und berufliche Leistungsfähigkeit eines Bewerbers festgelegt:
a) Erfahrung mit einem vergleichbaren Beschaffungsgegenstand, Referenzen:
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[Auswertung der ANLAGE Referenzbeschreibung]
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Es ist mindestens ein vergleichbares Referenzprojekt, welches in den letzten drei Jahren (gerechnet ab der bzw. bis zur Angebotsfrist ) erfolgreich abgeschlossen wurde, anzugeben. Hierzu ist die ANLAGE Referenzbeschreibung vollständig ausgefüllt (ggf. mehrfach für Benennung mehrerer Referenzprojekte) mit dem Angebot einzureichen.
Ein Referenzprojekt ist dann mit dem Auftragsgegenstand vergleichbar,
• wenn es den sich aus der Leistungsbeschreibung (Teil B der Vergabe-unterlagen) ergebenden Rahmenbedingungen (Art der Leistung, tech-nisches Umfeld etc.) im Wesentlichen entspricht
• wenn es einen personalspezifischen Anwendungsbereich betrifft
• wenn es im deutschsprachigen Raum umgesetzt worden ist
• wenn die Endnutzerzahl mindestens 1000 beträgt.
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Ein Referenzprojekt gilt als erfolgreich abgeschlossen,
• wenn die Abnahme durch den Kunden erfolgt ist.
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Die Bewertung erfolgt in einer Gesamtbetrachtung der eingereichten Referenzen. Dabei ist es nicht zwingend erforderlich, mehrere Referenzen einzureichen, um die erforderliche Eignung nachzuweisen. Dies kann auch mit einer einzigen Referenz, die den Auftragsgegenstand in außergewöhnlichem Maße widerspiegelt, erreicht werden. Die Vergabestelle ermöglicht es dem Bewerber allerdings, mehrere Referenzen einzureichen, um die Abdeckung des Auftragsgegenstandes zu erleichtern.
Unter Bezugnahme auf den Beschluss des OLG Düsseldorf (Beschluss vom 12.09.2012 – Verg 108/11), in dem der Vergabesenat eine Leistungsbeschreibung, die die Referenzenanzahl auf drei beschränkt hat, als vergaberechtswidrig angesehen hat, weist die Vergabestelle auf Folgendes hin:
Die Vergabestelle gibt für die einzureichenden Referenzen keine Beschränkung vor. Allerdings geht die Vergabestelle davon aus, dass für die positive Feststellung der Leistungsfähigkeit eine Betrachtung von 1-3 vergleichbaren Referenzen grundsätzlich ausreichend ist. Dies ist jedoch keine zwingende Vorgabe, so dass dem Bewerber im Falle eines Einreichens von mehr als 3 Referenzen keine Nachteile entstehen. Der Hinweis, möglichst 1-3 vergleichbare Referenzen einzureichen, ist dem Gedanken geschuldet, dass die Vergabestelle davon ausgeht, dass es nicht erforderlich ist, eine höhere Anzahl von Referenzen einzureichen, um die Erfahrung hinsichtlich des Beschaffungsgegenstandes bewerten zu können. Zudem kann die Auswertung einer sehr hohen Anzahl von Referenzbeschreibungen eine unverhältnismäßig lange Bearbeitungszeit beanspruchen.
Lässt die Bewertung der Referenzbeschreibung gemäß der ANLAGE Referenzbeschreibung die Prognose nicht zu, dass der Bewerber den Auftrag fachlich einwandfrei und fristgerecht ausführen wird, so wird die Leistungsfähigkeit verneint und das Angebot von der weiteren Wertung ausgeschlossen. Dabei kann bei der Bewertung nur das berücksichtigt werden, was auch ausdrücklich im Vor-druck ANLAGE Referenzbeschreibung beschrieben wurde.
Der Auftraggeber wird ggf. stichprobenweise oder auch verdachtsabhängig Referenzen überprüfen. Dazu hat der Bewerber auf Anforderung eine/n Ansprech-partner/in beim Referenzkunden mit Kontaktdaten (Telefon und E-Mail) zu benennen (die Benennung eines Ansprechpartners auf Seiten des Bewerbers reicht nicht aus). Sofern ein/e Ansprechpartner/in nicht in angemessener Zeit benannt werden kann, wird die Referenz nicht bei der Bewertung berücksichtigt. Ergeben sich bei dieser Prüfung Bedenken hinsichtlich der getätigten Angaben bzw. der Qualität der Ausführung, kann dies bei der Bewertung berücksichtigt werden. Unter Umständen kann das Angebot von der weiteren Wertung ausgeschlossen werden, wenn die Bedenken hinsichtlich der getätigten Angaben bzw. der Qualität der Ausführung die Aussagekraft der Referenz grundlegend in Frage stellt bzw. evidente Qualitätsmängel oder falsche Angaben vorliegen.
Bei Bewerbergemeinschaften und beim Einsatz privilegierter Unterauftragnehmer werden die eingereichten Referenzen insgesamt betrachtet.
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b) Anzahl qualifiziertes Personal:
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[Auswertung der Angaben zu Qualifiziertes Personal (eVergabe Kriterium 2.2.2.3)]
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Die Abfrage der Personalzahlen in der eVergabe ist entsprechend zu beantworten sowie zusätzlich im Falle einer Bietergemeinschaft oder des Einsatzes privilegierter Unterauftragnehmer ebendort für die anderen Unternehmen (sofern deren Nachweise gewertet werden sollen). Die Angaben werden daraufhin überprüft, ob der Bewerber im letzten abgeschlossenen Geschäftsjahr mindestens drei deutschsprachige (Level C1) Supportmitarbeiter in Vollzeit beschäftigt hat, wobei Teilzeitkräfte entsprechend umgerechnet werden.
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Sollte diese Angabe den geforderten Mindestwert nicht erreichen, kann eine positive Prognose, dass der Bewerber über die erforderlichen technischen und beruflichen Kapazitäten für die Ausführung des Auftrags verfügt, nicht gestellt werden; der Teilnahmeantrag ist dann zwingend vom Verfahren auszuschließen.
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Bei Bewerbergemeinschaften und beim Einsatz privilegierter Unterauftragnehmer im Sinne von Ziffer 4.2.1. und 4.2.2. werden die Personalkennzahlen der Bewerbergemeinschaftsmitglieder bzw. die der privilegierten Unterauftragnehmer und des Bewerbers addiert.

Bedingungen für die Vertragserfüllung

Folgende zusätzliche Anforderungen an Auftragnehmer werden gestellt:
• deutsche Sprache bei der Auftragsdurchführung,
• Verpflichtung zur Sicherstellung, dass die zur Erfüllung des Auftrags ein-gesetzten Personen nicht die „Technologie von L. Ron Hubbard“ bei der Auftragsdurchführung anwenden, lehren oder in sonstiger Weise verbrei-ten,
• dem Auftragnehmer ist untersagt, personenbezogene Daten, welche der Auftraggeber für eigene Zwecke oder als Auftragsverarbeiter für Dritte ver-arbeitet, auf der Basis von US Privacy Shield in die USA zu übertragen. Der Auftragnehmer gewährleistet die Einhaltung dieser Bedingung auch mit Wirkung für seine Unterauftragnehmer,
• Erklärungen zur Zahlung eines Mindestlohns gemäß Vergabegesetz Schleswig-Holstein (VGSH),
• Erklärungen zur Vertraulichkeit bei der Auftragsdurchführung,
• Erklärungen zum Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG),
• Erklärung zur Verordnung (EU) 2022/576 des Rates vom 8. April 2022,
• Erklärungen zur DSGVO und Auftragsverarbeitung.

Die Vergabestelle stellt die Vergabeunterlagen auf ihrer Portalseite (https://vergabeverfahren.dataport.de) zum Download zur Verfügung. Sollte ein Unternehmen sich zur Teilnahme an dem Vergabeverfahren entscheiden, so hat es sich dazu auf der Portalseite mit seinen Benutzerdaten anzumelden. Sofern für das Unternehmen noch keine Benutzerdaten bestehen sollten, ist dort eine kostenfreie Registrierung möglich. Die weitere Bearbeitung der Vergabeunterlagen erfolgt dann im Bieterassistenten. Nur so ist die Erstellung, Bearbeitung und Abgabe eines Angebotes möglich und sichergestellt, dass von der Vergabestelle ggf. weitere Angaben bzw. Hinweise zum Vergabeverfahren rechtzeitig bekanntgemacht werden können.
Erkennt ein Bieter Fehler/Unklarheiten/Widersprüche o. ä. in den Vergabeunterlagen oder bestehen hinsichtlich der Ausführung der Leistung Bedenken, so ist er verpflichtet, darauf in Form von Bieterfragen hinzuweisen. Tut er dies trotz Erkennens oder Erkennenmüssens nicht, so gehen daraus resultierende Nachteile zu seinen Lasten.
Bieterfragen sind im Rahmen eines Fragen- und Antwortenforums bis zu dem in der Projektinformation (siehe Vergabeunterlagen) als „Schluss Frageforum“ bezeichneten Termin im Abschnitt Nachrichten des Bieterassistenten jeweils einzeln über die „Senden“ Funktion einzureichen. Die Vergabestelle bittet jede Frage eingangs im Freitext mit einem Betreff zu versehen, aus dem ersichtlich ist, auf welchen Teil der Vergabeunterlagen sich die Frage bezieht (z. B. Teil B – Leistungsbeschreibung).
Die Fragen und die Antworten werden in anonymisierter Form allen teilnehmenden Bietern unaufgefordert an dem in der Projektinformation genannten Termin „Fragen und Antworten an alle Bieter“ über den Abschnitt Nachrichten zur Kenntnis gegeben. Im Rahmen der Anonymisierung behält sich die Vergabestelle Umformulierungen in der Fragestellung vor. Abweichend hiervon wird die Vergabestelle Auskünfte, die nur den fragenden Bieter betreffen, nur diesem mitteilen, soweit die Informationen für die anderen Bieter nicht relevant sind oder den Vertrauensschutz des fragenden Bieters verletzen. Ebenso wird die Vergabestelle unter Umständen Auskünfte schon vor dem genannten Datum versenden, wenn auf Grund der Art und des Inhalts der Frage eine unverzügliche Beantwortung geboten ist. Bei Fragen, die keine zusätzlichen Informationen im Sinne von § 20 Abs. 3 Nr. 1 VgV darstellen, prüft die Vergabestelle im jeweiligen Einzelfall, ob sie Antworten versendet.
Nach Abschluss des Fragen- und Antwortenforums eingehende Bieterfragen wird die Vergabestelle beantworten, soweit dies unter Berücksichtigung des Inhalts und der Komplexität der Frage sowie des Zeitplanes möglich und geboten ist.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Die Vergabestelle weist auf § 160 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) hin. Dieser lautet:
"§ 160 GWB Einleitung, Antrag.
(1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein.
(2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht.
(3) Der Antrag ist unzulässig, soweit
1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftrag-geber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt,
2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftrag-geber gerügt werden,
3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.“
Darüber hinaus bittet die Vergabestelle darum, Rügen über den Bieterassistenten zu senden.