Implementierung eines ERP-Systems | Hessische Landesbahn GmbH | Öffentliches Auftragswesen in Deutschland

Datum	Dokument
2023-09-19	Auftragsbekanntmachung

Kurze Beschreibung

Implementierung des ERP-System Microsoft Dynamics 365 for Finance and Operations, Supply Chain Management sowie HR for Dynamics auf Basis der Business Plattform Hubdrive. Geplanter Projektstart im Q1/2024.

Beschreibung der Beschaffung

Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern

Die Vergabestelle macht von der Möglichkeit des § 45 SektVO, die Anzahl der geeigneten Bewerber / Bewerbergemeinschaften zu begrenzen, Gebrauch. Das Verhandlungsverfahren wird mit maximal 5 geeigneten Bietern durchgeführt. Sollten mehr als fünf geeignete Bieter teilnehmen wollen, werden diejenigen fünf Bewerber ausgewählt, deren Referenzen am besten für die Auftragserbringung geeignet sind.

Zusätzliche Informationen

Das Vergabeverfahren wird als Verhandlungsverfahren mit vorgeschaltetem Teilnahmewettbewerb durchgeführt.
Die ausgewählten geeigneten Bewerber/Bewerbergemeinschaften werden im ersten Schritt aufgefordert, ein indikatives Angebot abzugeben.
Die Auftraggeberin wird diejenigen Bieter, die ein fristgerechtes indikatives Angebot abgegeben haben, zu Bietergesprächen einladen.
Nach Abschluss der Bietergespräche wird die Auftraggeberin über die Notwendigkeit etwaiger Anpassungen/Änderungen der Vergabeunterlagen entscheiden. Diese Änderungen können sich ausdrücklich auch auf aufgestellte Mindestanforderungen beziehen. Ferner wird sie entscheiden und den Bietern mitteilen, ob die Bieter zur Abgabe überarbeiteter, indikativer Angebote oder bereits zur Abgabe verbindlicher Angebote aufgefordert werden. Im letztgenannten Fall wird die Auftraggeberin allen Bietern verbindliche Vergabeunterlagen überreichen. Änderungen an den Vergabeunterlagen sind dann nicht zulässig. Auch der mit der Aufforderung zur Abgabe des verbindlichen Angebotes überreichte Vertrag und die überreichte Leistungsschreibung sind dann zwingend einzuhalten.
Die Auftraggeberin (AG) behält sich zum weiteren Ablauf des Verhandlungsverfahrens vor,
- den Zuschlag bereits auf Grundlage der ersten verbindlichen Angebote ohne weitere Verhandlungen und ohne die Einholung weiterer Angebote zu erteilen,
- in Ansehung der eingegangenen Angebote und durchgeführten Verhandlungsgespräche erneut Verhandlungsgespräche mit den Bietern, ggf. unter weiterer Abschichtung / Reduzierung des Bieterkreises, zu führen und / oder weitere Angebote einzuholen (Durchführung mehrerer "Verhandlungs- und Angebotsrunden"). Ein Anspruch der Bieter besteht hierauf nicht.
Die Bietergespräche finden voraussichtlich in den Kalenderwochen 45 bis 46/2023 statt. Der ggfls. vorgesehene Termin und der genaue Ablauf der Bietergespräche werden zu gegebener Zeit mit separatem Schreiben mitgeteilt.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

1. Eigenerklärung zum Nachweis des Nichtvorliegens von Ausschlussgründen gemäß den §§ 123 und 124 GWB,
2. Eigenerklärung zur Umsetzung von Art. 5 k Absatz 1 der Verordnung (EU) 833/2014 (Stand 21. Juli 2022)
3. Verpflichtung zur Einhaltung des MiLoG
Zur Abgabe dieser geforderten Eigenerklärungen können die beigefügten Formulare verwendet werden
Die vorstehenden Eigenerklärungen (Ziffer III.1.1) sind nur auf gesondertes Verlangen der Vergabestelle - noch nicht mit dem Teilnahmeantrag - durch Vorlage derjenigen folgenden Bescheinigungen zuständiger Stellen von dem Bewerber oder den Mitgliedern der Bewerbergemeinschaft, zu bestätigen, die ausdrücklich von der Vergabestelle angefordert werden:
a) Auszug aus dem einschlägigen Register, insbesondere ein Führungszeugnis aus dem Bundeszentralregister oder, in Ermangelung eines solchen, eine gleichwertige Bescheinigung einer zuständigen Gerichts- oder Verwaltungsbehörde des Herkunftslandes oder des Niederlassungsstaates
b) die Unbedenklichkeitsbescheinigungen der tariflichen Sozialkassen oder eine entsprechende Bescheinigung der zuständigen Behörden des Herkunftslandes oder des Niederlassungsstaates des Bewerbers/ Mitgliedes des Bewerbergemeinschaftsmitgliedes (soweit der Betrieb beitragspflichtig ist)
c) die Unbedenklichkeitsbescheinigung des Finanzamtes (soweit das Finanzamt eine derartige Bescheinigung ausstellt)
d) soweit zutreffend einen rechtskräftig bestätigten Insolvenzplan

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Bewerber, bei Bewerbergemeinschaften der bevollmächtigte Vertreter für jedes Mitglied der Bewerbergemeinschaft, haben mit dem Teilnahmeantrag zwingend folgende Eigenerklärungen abzugeben:
- Angabe des Gesamtumsatzes des Unternehmens in den letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahren in Euro netto

Als Mindestbedingung muss ein durchschnittlicher jährlicher Gesamtumsatz von min. 10 Mio. Euro netto vorliegen, ansonsten wird der Bewerber oder die Bewerbergemeinschaft ausgeschlossen.
Bei Bewerbergemeinschaften werden bei der Ermittlung des durchschnittlichen jährlichen Umsatzes die Jahresumsätze der Mitglieder der Bewerbergemeinschaft addiert.
Die vorstehend geforderten Eigenerklärungen (Ziffer III.1.2) 1.1)) sind auf gesondertes Verlangen der Vergabestelle - noch nicht mit dem Teilnahmeantrag - durch Vorlage folgender Bescheinigungen zuständiger Stellen zu bestätigen:
Bestätigung eines vereidigten Wirtschaftsprüfers/ Steuerberaters oder entsprechend testierten Jahresabschlüsse oder entsprechend testierte Gewinn- und Verlustrechnungen.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Es sind wertungsfähige Referenzen als verantwortlicher Vertragspartner mit folgenden Angaben zu allen Referenzen anzugeben:
Die Ausführung der zu den Referenzleistungen geforderten Eigenerklärungen sind auf gesondertes Verlangen durch Bescheinigungen Dritter zu bestätigen.
1. Angabe der technischen Leistungsfähigkeit als:
a) Hubdrive HR Partner for Dynamics 365.
c) Microsoft Gold Partner in den Bereichen Enterprise Resource Planning, Cloud Platform und Application Development for Dynamics 365.
2. Darstellung von mindestens zwei mit dem Auftragsgegenstand vergleichbaren und erfolgreichen Referenzprojekten:
a) Als Hauptauftragnehmer oder im Rahmen einer Bietergemeinschaft aus den vergangenen drei Jahren.
b) In Branchen des Verkehrswesens, der Logistik oder des öffentlichen Verwaltungssektors.
3. Angabe der beruflichen Leistungsfähigkeit anhand der Beschäftigten des Unternehmens:
a) Angabe der durchschnittlichen jährlichen Beschäftigtenzahl des Unternehmens Enterprise Resource Planning in den letzten 3 Jahren, wobei die Anzahl mindestens 200 Vollzeitstellen betragen muss.
b) Angabe der prozentualen Fluktuationsrate, wobei die Prozentzahl nicht über 6 % liegen darf.
4. Darstellung der Projektmanager-Profile im Projektteam:
- Benennung des für die Auftragsausführung verantwortlichen Projektmanager sowie des stellvertretenden Projektmanager der für den Auftraggeber als ständiger Ansprechpartner für den Gesamtauftrag im Rahmen einer agilen Projektvorgehensweise zur Verfügung steht. Die Projektmanager müssen mindestens über folgende Erfahrungen verfügen:
a) Mindestens 5 Jahre Erfahrung in der Führung/Koordinierung von Projekten zur ERP-Einführung von Microsoft Dynamics 365, in denen mindestens 15 Projektmitarbeiter des Bewerbers zu führen waren.
b) Mindestens 10 Jahre Erfahrung in der Mitarbeit in Projekten zur ERP-Einführung.
c) Mindestens Sprachniveau "C2" in Deutsch (gemäß dem Gemeinsamen Europäischen Referenzrahmen für Sprachen).
5. Darstellung der Spezialisten-Profile im Projektteam:
- Benennung der für die Auftragsausführung verantwortlichen Spezialisten in den Bereichen Finance und Controlling, Supply Chain Management und Human Resources. Die Projektmitglieder müssen für die Verantwortung des jeweiligen Fachbereichs mindestens über folgende Erfahrungen verfügen:
a) Mindestens 5 Jahre Erfahrung als Spezialist in der Projektmitarbeit zur ERP-Einführung von Microsoft Dynamics 365.
b) Mindestens Sprachniveau "C2" in Deutsch (gemäß dem Gemeinsamen Europäischen Referenzrahmen für Sprachen).

Rechtsform der Gruppe von Wirtschaftsteilnehmern, an die der Auftrag vergeben werden soll

Eine Bewerber-/Bietergemeinschaft hat mit dem Teilnahmeantrag eine Erklärung abzugeben,
- in der die Bildung einer Arbeitsgemeinschaft im Auftragsfall erklärt ist,
- in der alle Mitglieder aufgeführt sind und der für die Durchführung des Vertrages bevollmächtigte Vertreter bezeichnet ist,
-dass der bevollmächtigte Vertreter die Mitglieder in allen Phasen des Vergabeverfahrens und auch während der Auftragsdurchführung gegenüber der AG rechtsverbindlich vertritt,
- dass alle Mitglieder als Gesamtschuldner haften.
Ein Nachweis der Vertretungsbefugnis des bevollmächtigten Vertreters der Bewerbergemeinschaft ist erst auf gesondertes Verlangen der AG vorzulegen.

1. Nachforderung fehlender/fehlerhafter Erklärungen/Nachweise:
Die Auftraggeberin behält es sich vor, fehlende oder unvollständige Unterlagen nachzufordern. Ein Anspruch hierauf besteht nicht.
2.Eignungsleihe: Für den Fall, dass Bewerber zum Nachweis der eigenen Eignung auf die Ressourcen/Mittel von dritten Unternehmen verweisen, ist das Formular "Verpflichtungserklärung Eignungsleihe" zu verwenden.
3. Die nachträgliche Bildung von Bietergemeinschaften aus zur Angebotsabgabe aufgeforderten Bietern/ Bietergemeinschaften führt in jedem Fall zwingend zum Angebotsausschluss.
4.Die elektronische Einreichung des Teilnahmeantrages samt Anlagen muss bis zum 18.10.2023 um 12:00 Uhr über das Bietertool des DTVP erfolgen. Bewerberfragen dürfen bis zum 09.10.2023 über das Kommunikationstool des DTVP gestellt werden. Die Auftraggeberin behält sich vor, später eingehende Nachrichten nicht zu beantworten. Die Auftraggeberin empfiehlt dringend, die Angebote mit angemessenem zeitlichen Vorlauf hochzuladen und eventuelle Restriktionen durch die bietereigene IT-Infrastruktur (Kapazität des zur Verwendung vorgesehenen Internetanschlusses, Firewalls, etc.) vorab zu prüfen.
Bekanntmachungs-ID: CXP4Y426V2S

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Einlegung von Rechtsbehelfen:
Gemäß §160 Abs. 3 GWB ist ein Nachprüfungsantrag unzulässig, soweit
1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber der
Auftraggeberin nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt,
2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung
benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber der Auftraggeberin gerügt werden,
3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur
Angebotsabgabe gegenüber der Auftraggeberin gerügt werden,
4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung der Auftraggeberin, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.