Konservatorischen und restauratorischen Bearbeitung von Archivgut 2023 (HLA)

Land Hessen, vertreten durch das Hessische Competence Center -Zentrale Beschaffung-

Konservatorischen und restauratorischen Bearbeitung von Archivgut durch externe Dienstleiter im Auftrag des Hessischen Landesarchivs im Jahr 2023.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2023-05-22. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2023-04-20.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

• Memorist
• ProServ.Clean GmbH

Wer?

• Land Hessen, vertreten durch das Hessische Competence Center -Zentrale Beschaffung-

Wie?

• Dienstleistungen von Bibliotheken, Archiven, Museen und anderen kulturellen Einrichtungen › Dienstleistungen von Bibliotheken und Archiven

Wo?

• Deutschland › Hessen

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2023-04-20	Auftragsbekanntmachung
2023-07-21	Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Auftragsbekanntmachung (2023-04-20)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Dienstleistungen von Bibliotheken und Archiven
Referenznummer: VG-0437-2023-0130
Kurze Beschreibung:

Konservatorischen und restauratorischen Bearbeitung von Archivgut durch externe Dienstleiter im Auftrag des Hessischen Landesarchivs im Jahr 2023.

Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union, mit GPA-Beteiligung
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Dienstleistungen von Bibliotheken und Archiven 📦
Zusätzlicher CPV-Code: Dienstleistungen von Bibliotheken und Archiven 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: Hessen 🏙️

Verfahren
Verfahrensart: Offenes Verfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Gemischt

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Regional- oder Kommunalbehörde
Name des öffentlichen Auftraggebers: Land Hessen, vertreten durch das Hessische Competence Center -Zentrale Beschaffung-
Postanschrift: Rheingaustraße 186
Postleitzahl: 65203
Postort: Wiesbaden
Kontakt
Internetadresse: https://vergabe.hessen.de 🌏
E-Mail: beschaffung@hcc.hessen.de 📧
Telefon: +49 611/6939-0 📞
Fax: +49 611/6939-400 📠
URL der Dokumente: https://vergabe.hessen.de/NetServer/TenderingProcedureDetails?function=_Details&TenderOID=54321-Tender-186ff230a47-31c5de56b1eed28f 🌏
URL der Teilnahme: https://vergabe.hessen.de 🌏

Referenz
Daten
Absendedatum: 2023-04-20 📅
Einreichungsfrist: 2023-05-22 📅
Veröffentlichungsdatum: 2023-04-25 📅
Datum des Beginns: 2023-07-03 📅
Datum des Endes: 2025-11-21 📅
2023-11-21 📅
2023-11-17 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2023/S 081-245018
ABl. S-Ausgabe: 81
Zusätzliche Informationen
Die Leistung beginnt mit Zuschlagserteilung.

Objekt
Umfang der Beschaffung
Höchstzahl der Lose, die an einen Bieter vergeben werden: 7
Bezeichnung des Loses: Restaurierung und Verpackung von Flur- und Gemarkungskarten - HStAM
Losnummer: 1
Kurze Beschreibung:

Restaurierung und Verpackung von 1.085 Flur- und Gemarkungskartenblätter des Hessischen Staatsarchivs Marburg. Alle 3 Positionen des Loses 1 sind zu bebieten und werden an einen Dienstleister vergeben. Die Erfüllung des Auftragsvolumens steht unter dem Vorbehalt bereiter Haushalts- und Fördermittel. Die maximalen Haushalts- und Fördermittel betragen 360.000 €/brutto (302.521,01 €/netto). Davon stehen jährlich bis zu 120.000,00 €/brutto (100.840,34 €/netto) zur Verfügung.

Die Leistung beginnt frühestens mit Zuschlagserteilung und muss spätestens am 21. November 2025 abgeschlossen sein.

Bezeichnung des Loses: Schadenserfassung von Urkunden - HHStAW
Losnummer: 2
Kurze Beschreibung:

Schadenserfassung von ca. 20.000 Urkunden für die Abteilung des Hessisches Hauptstaatsarchiv Wiesbaden. Die Erfüllung der Leistung steht unter dem Vorbehalt zur Verfügung stehender Haushalts- und Fördermittel. Die maximalen Haushalts- und Fördermittel betragen 71.500 Euro €/brutto (60.084,03 €/netto). Es wird ausdrücklich darauf hingewiesen, dass ein Auftrag zur Leistung nur bei Bewilligung der beantragten Fördermittel zustande kommt.

Bezeichnung des Loses: Konservatorische Reinigung und Verpackung des Bestands 520/16 - HHStAW
Losnummer: 3
Kurze Beschreibung:

Konservatorische Reinigung und Verpackung von 20.500 Fallakten aus Bestand 520/16: Spruchkammer Gießen für die Abteilung Hessisches Hauptstaatsarchiv Wiesbaden.

Die Erfüllung des Auftragsvolumens steht unter dem Vorbehalt bereiter Haushalts- und Fördermittel. Die maximalen Haushalts- und Fördermittel betragen 125.000 €/brutto (105,042 €/netto). Die Leistung beginnt frühestens mit Zuschlagserteilung und muss spätestens am 17. November 2023 abgeschlossen sein.

Zusätzliche Informationen: Die Leistung beginnt mit Zuschlagserteilung.
Bezeichnung des Loses: Konservatorische Reinigung und Verpackung des Bestands 520/22 - HHStAW
Losnummer: 4
Kurze Beschreibung:

Konservatorische Reinigung und Verpackung von 23.200 Fallakten aus Bestand 520/22: Spruchkammer Kassel für die Abteilung Hessisches Hauptstaatsarchiv Wiesbaden.

Die Erfüllung des Auftragsvolumens steht unter dem Vorbehalt bereiter Haushalts- und Fördermittel. Die maximalen Haushalts- und Fördermittel betragen 140.000 €/brutto (117.647,05 €/netto). Es wird ausdrücklich darauf hingewiesen, dass ein Auftrag zur Leistung nur bei Bewilligung der beantragten Fördermittel zustande kommt. Die Leistung beginnt frühestens mit Zuschlagserteilung und muss spätestens am 17. November 2023 abgeschlossen sein.

Bezeichnung des Loses: Konservatorische Reinigung und Verpackung des Bestands 154 - HStAM
Losnummer: 5
Kurze Beschreibung:

Konservatorische Reinigung und Verpackung des Bestands 154 Flurbereinigung (Umfang: ca. 1.850 Kartenblätter) für die Abteilung Hessisches Staatsarchiv Marburg. Die Erfüllung des Auftragsvolumens steht unter dem Vorbehalt bereiter Haushalts- und Fördermittel. Die maximalen Haushalts- und Fördermittel betragen 115.000 €/brutto (96.638,66 €/netto). Es wird ausdrücklich darauf hingewiesen, dass ein Auftrag zur Leistung nur bei Bewilligung der beantragten Fördermittel zustande kommt. Die Leistung beginnt frühestens mit Zuschlagserteilung und muss spätestens am 17. November 2023 abgeschlossen sein.

Bezeichnung des Loses: Konservatorische Bearbeitung des Bestands 469/6 - HHStAW
Losnummer: 6
Kurze Beschreibung:

Konservatorische Trockenreinigung, Signierung, Erfassung und Kartonierung von 50.000 Fallakten aus Bestand 469/6: Amtsgericht Frankfurt a. M. für die Abteilung Hessisches Hauptstaatsarchiv Wiesbaden. Die Erfüllung des Auftragsvolumens steht unter dem Vorbehalt bereiter Haushaltsmittel. Die maximalen Haushaltsmittel betragen 50.000 €/brutto (42.016,81 €/netto).

Bezeichnung des Loses: Konservatorischen Reinigung und Verpackung des Bestands 154/8 - HStAM
Losnummer: 7
Kurze Beschreibung:

Konservatorischen Reinigung und Verpackung von ca. 34.000 Akten des Bestands 154/8 für die Abteilung Hessisches Staatsarchiv Marburg. Der Auftrag steht unter dem Vorbehalt bereiter Haushalts- und Fördermittel. Die maximalen Haushalts- und Fördermittel betragen 125.000 €/brutto (105.042,01 €/netto). Es wird ausdrücklich darauf hingewiesen, dass bei Los 7 ein Auftrag zur Leistung nur bei Bewilligung der beantragten Fördermittel zustande kommt. Die Leistung beginnt frühestens mit Zuschlagserteilung und muss spätestens am 17. November 2023 abgeschlossen sein.

Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort:

Hessischen Staatsarchivs Marburg

Friedrichsplatz 15

35037 Marburg

Hessisches Hauptstaatsarchiv Wiesbaden

Mosbacher Str. 55

65187 Wiesbaden

Hessisches Staatsarchiv Marburg

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:

- Eigenerklärung zur Eignung Liefer-/Dienstleistungen (siehe Vordruck "Eigenerklaerung_Eignung.pdf").

Bei geplantem Einsatz von Unterauftragnehmern ist diese durch den Bieter zusätzlich von jedem Unterauftragnehmer einzureichen; bei Bietergemeinschaften ist diese von jedem Mitglied der Bietergemeinschaft einzureichen.

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:

Los 1 betreffend:

Der Bieter hat mit dem Angebot einen Nachweis über eine bestehende Berufs- bzw. Betriebshaftpflichtversicherung über einen Wert von 8.000 € pro Inhalt einer Zeichenmappe für den Hin- und Rücktransport sowie die Verweildauer in den Gebäuden des Auftragnehmers (AN) abzuschließen bzw. nachzuweisen. Die Versicherung muss jeweils eine Bearbeitungscharge (die Anzahl der Kartenpakete wird hierbei vom AN bestimmt) abdecken; als Bearbeitungscharge gilt die Menge der Zeichenmappen, die sich gleichzeitig in der Verfügung des AN befinden, beginnend von der Abholung bis zur Vollendung des Rücktransports.

Los 5 betreffend:

Der Bieter hat mit dem Angebot einen Nachweis über eine bestehende Berufs- bzw. Betriebshaftpflichtversicherung über einen Wert von 425 € pro Kartenblatt für den Hin- und Rücktransport sowie die Verweildauer in den Gebäuden des AN abzuschließen bzw. nachzuweisen. Die Versicherung muss jeweils eine Bearbeitungscharge (die Anzahl der Kartenpakete wird hierbei vom AN bestimmt) abdecken; als Bearbeitungscharge gilt die Menge der Kartenpakete, die sich gleichzeitig in der Verfügung des AN befinden, beginnend von der Abholung bis zur Vollendung des Rücktransports.

Los 3, 4 und 6 betreffend im Falle einer Bearbeitung in den Räumlichkeiten des AN:

Der Bieter hat mit dem Angebot einen Nachweis über eine bestehende Berufs- bzw. Betriebshaftpflichtversicherung über einen Wert von 500 € pro Archivschachtel Behandlungsgut für den Hin- und Rücktransport sowie die Verweildauer in den Gebäuden des Auftragnehmers abzuschließen bzw. nachzuweisen. Die Versicherung muss jeweils eine Bearbeitungscharge (die Anzahl der Kartenpakete wird hierbei vom AN bestimmt) abdecken; als Bearbeitungscharge gilt die Menge der Kartenpakete, die sich gleichzeitig in der Verfügung des AN befinden, beginnend von der Abholung bis zur Vollendung des Rücktransports.

Bei Bietergemeinschaften ist dies in der Gesamtheit zu erbringen.

Technische und berufliche Fähigkeiten:

- Referenzen (siehe Vordruck) (für das / die bebotene(n) Los / Lose):

Zum Nachweis der fachlichen Eignung hat der Bieter je bebotenem Los eine Liste mit mindestens 2 geeigneten und vergleichbaren Referenzen über die in den letzten 3 Jahren erbrachten wesentlichen Leistungen mit folgenden Angaben nachzuweisen:

• Art der Leistung (nachvollziehbare Beschreibung der erbrachten Tätigkeit)

• Umfang

• Empfänger (öffentliche und/oder private Empfänger) der Leistung

• Ansprechpartner, Telefon, E-Mail-Adresse

• Erbringungszeitpunkt

• Auftragswert

Referenzen sind dann geeignet, wenn diese in Art und Umfang den nachstehenden Anforderungen für Los 1 bis Los 7 entsprechen:

Los 1: Restaurierung von Karten oder Plänen im Umfang von mindestens 100 (Restaurierung) Stück.

Los 2: Schadenserfassung von Urkunden im Umfang von mindestens 12.000 Stück

Los 3: Serielle konservatorische Reinigung und Verpackung von Akten im Umfang von mindestens 10.000 Stück oder 80 lfd. m.

Los 4: Serielle konservatorische Reinigung und Verpackung von Akten im Umfang von mindestens 10.000 Stück oder 80 lfd. m.

Los 5: Reinigung und Verpackung von Karten oder Plänen im Umfang von mindestens 500 Stück.

Los 6: Serielle konservatorische Reinigung und Verpackung von Akten im Umfang von mindestens 25.000 Stück oder 100 lfd. m.

Los 7: Serielle konservatorische Reinigung und Verpackung von Akten im Umfang von mindestens 20.000 Stück oder 300 lfd. m.

Aus den Referenzen muss auch hervorgehen, dass der Bieter mit einem angemessenen Personalstamm in der Lage ist, den je Los vorliegenden Auftrag in der vorgegebenen Zeit abzuarbeiten. Um einen ausreichenden Wettbewerb sicherzustellen, wird darauf hingewiesen, dass auch Referenzen berücksichtigt werden, die mehr als 3 Jahre, jedoch nicht länger als 5 Jahre zurückliegen. Die oben stehenden Angaben können auch ohne Verwendung des beiliegenden Vordruckes auf einer eigenen Anlage des Bieters gemacht werden.

- Erklärung, dass für die Lose (unter Benennung derselben) die angeboten werden, ausreichend Kapazitäten zur Verfügung stehen und diese bei einer Auftragserteilung vollumfänglich geleistet werden können. Anderslautende Erklärungen führen zum Ausschluss des (gesamten) Angebotes.

- Für jede*n Projektleiter*in sind die folgenden Daten anzugeben: Name, Qualifikation, Berufserfahrung in Jahren und Belege der Qualifikation (wie Zeugnisse / Urkunden, oder Mitgliedschaft im VDR). Dies gilt auch für Projektleiter*innen, die in der Vergangenheit einen Auftrag für das Hessische Landesarchiv ausgeführt haben.

Konkret setzt das Projekt je Los nach Art und Zuschnitt der Aufgaben die Anleitung durch einschlägig ausgebildete Restaurator*innen (Restaurator*in mit Diplom oder Master, in der Fachrichtung Papier/Pergamentrestaurierung bzw. Buchbindermeister*in mit mehrjähriger Erfahrung im Bereich Papierrestaurierung) voraus, die am Ort der Leistungsausführung kontinuierlich die Arbeiten begleiten.

Auftragsausführung
Bedingungen für die Vertragserfüllung:

Es wird darauf hingewiesen, dass die Bieter sowie deren Nachunternehmen und Verleihunternehmen, soweit diese bereits bei Angebotsabgabe bekannt sind, die erforderlichen Verpflichtungserklärungen (diese wird mit den Vergabeunterlagen zur Verfügung gestellt) zur Tariftreue und zum Mindestentgelt mit dem Angebot abzugeben haben.

Verfahren
Rechtsgrundlage: 32014L0024
Zeitpunkt des Eingangs der Angebote: 12:00
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Gültigkeitsdauer des Angebots: 2023-06-28 📅
Datum der Angebotseröffnung: 2023-05-22 📅
Zeitpunkt der Angebotseröffnung: 12:49
Zusätzliche Informationen: entfällt
Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Qualität Konzept
Qualitätskriterium (Gewichtung): 20,00
Preis (Gewichtung): 80,00

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Dokumente URL: https://vergabe.hessen.de/NetServer/TenderingProcedureDetails?function=_Details&TenderOID=54321-Tender-186ff230a47-31c5de56b1eed28f 🌏

Referenz
Zusätzliche Informationen

Zudem sind mit dem Angebot neben den Leistungsbeschreibungen und der Verpflichtungserklärung Tariftreue / Mindestlohn beizufügen:

- Der Bieter hat unter Berücksichtigung der Inhalte der Leistungsbeschreibung ein Konzept betreffend die zeitliche und betriebliche Organisation und (sofern die Leistung in Räumlichkeiten des Auftragnehmers erfolgt) logistische Auftragsabarbeitung vorzulegen. Sofern mehr als 1 Los beboten wird, ist zusätzlich darzustellen, wie sich die Zusatzmengen (das Mehr an Losen) auf die logistische Abarbeitung auswirken / integrieren lassen. Eine Aufwandsentschädigung wird für das Konzept nicht gewährt. Das Konzept ist nicht nur wesentlicher Bestandteil des Angebotes, sondern im Rahmen der Ermittlung des wirtschaftlichen Angebotes des Zuschlagskriteriums "Qualität Konzept" Bestandteil der Angebotswertung. Da das Konzept die Wirtschaftlichkeitsbewertung des Angebotes betrifft, ist dieses mit dem Angebot zwingend einzureichen; eine Nachforderung ist ausgeschlossen. Zu den notwendigen Bestandteilen des Konzepts ist die Ergänzungen zur Angebotsausführung zu beachten.

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer des Landes Hessen beim Regierungspräsidium Darmstadt
Postanschrift: Wilhelminenstraße 1 - 3
Postort: Darmstadt
Postleitzahl: 64283
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 6151/126603 📞
Fax: +49 6151/125816 📠
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

Auf die Rügepflichten gemäß § 160 Abs. 3 Satz 1 Nrn. 1 bis 4 GWB wird ausdrücklich hingewiesen, insbesondere auf die Frist des § 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB. Danach ist ein Antrag auf Nachprüfung unzulässig, soweit nach Eingang der Mitteilung der Vergabestelle, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, mehr als 15 Kalendertage vergangen sind.

Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Name: HCC - Hessisches Competence Center für Neue Verwaltungssteuerung - Zentrale Beschaffung
Postanschrift: Rheingaustraße 186
Postort: Wiesbaden
Postleitzahl: 65203
Telefon: +49 611/6939-0 📞
E-Mail: beschaffung@hcc.hessen.de 📧
Fax: +49 611/6939-400 📠
Internetadresse: https://vergabe.hessen.de 🌏
Quelle: OJS 2023/S 081-245018 (2023-04-20)

Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2023-07-21)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Gesamtwert des Auftrags: 0.01 EUR 💰
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Verfahren
Angebotsart: Entfällt

Referenz
Daten
Absendedatum: 2023-07-21 📅
Veröffentlichungsdatum: 2023-07-26 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2023/S 142-454248
Verweist auf Bekanntmachung: 2023/S 081-245018
ABl. S-Ausgabe: 142

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Konservatorische Reinigung und Verpackung von…

… 20.500 Fallakten aus Bestand 520/16: Spruchkammer Gießen für die Abteilung Hessisches Hauptstaatsarchiv Wiesbaden. Die Erfüllung des Auftragsvolumens steht unter dem Vorbehalt bereiter Haushalts- und Fördermittel. Die maximalen Haushalts- und Fördermittel betragen 125.000 €/brutto (105,042 €/netto). Die Leistung beginnt frühestens mit Zuschlagserteilung und muss spätestens am 17. November 2023 abgeschlossen sein.

… 23.200 Fallakten aus Bestand 520/22: Spruchkammer Kassel für die Abteilung Hessisches Hauptstaatsarchiv Wiesbaden. Die Erfüllung des Auftragsvolumens steht unter dem Vorbehalt bereiter Haushalts- und Fördermittel. Die maximalen Haushalts- und Fördermittel betragen 140.000 €/brutto (117.647,05 €/netto). Es wird ausdrücklich darauf hingewiesen, dass ein Auftrag zur Leistung nur bei Bewilligung der beantragten Fördermittel zustande kommt. Die Leistung beginnt frühestens mit Zuschlagserteilung und muss spätestens am 17. November 2023 abgeschlossen sein.

Auftragsvergabe
Datum des Vertragsabschlusses: 2023-06-26 📅
Name: Memorist
Postanschrift: Joseph Bonnet Strasse, 7
Postort: Bordeaux
Postleitzahl: 33100
Land: Frankreich 🇫🇷
Midi-Pyrénées 🏙️
Gesamtwert des Auftrags: 0.01 EUR 💰
Name: ProServ.Clean GmbH
Postanschrift: Boxberger Straße 21
Postort: Berlin
Postleitzahl: 12681
Land: Deutschland 🇩🇪
Berlin 🏙️
Berlin 🏙️
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 8
3
2
Quelle: OJS 2023/S 142-454248 (2023-07-21)

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