Konservierung, Montierung, Verpackung und Digitalisierung von Urkunden für die Abteilung Hessisches Staatsarchiv Darmstadt

Beschreibung der Beschaffung

Die Bestände HStAD, B 1 (725 Stück), B 6 (336 Stück) und B 14 (366 Stück) im
Umfang von insgesamt 1.427 zu bearbeitenden Urkunden sind in Los 1 konservatorisch zu behandeln, montieren, verpacken und digitalisieren.

Der maximale Finanzrahmen beträgt insgesamt (einschließlich der Optionen) für das Los 1: 96.265 Euro brutto. Ein Überschreiten für zum Ausschluss des Angebotes.

Des Weiteren wird auf die Leistungsbeschreibung verwiesen.

Beschreibung der Optionen

Im Anschluss daran bestehen drei Optionen zur Verlängerung des Vertrags. Die jeweilige Option zur Verlängerung hat ausschließlich der Auftraggeber. Der Auftraggeber verpflichtet sich, jeweils bis zum 15. März 2028, bis zum 15. März 2029 und gegebenenfalls erneut bis zum 15. März 2030 verbindlich schriftlich zu erklären, ob er von der Option zur Verlängerung um weitere acht Monate Gebrauch macht.

Beschreibung der Beschaffung

Die Bestände HStAD, B 2 (1.157 Stück), B 3 (564 Stück) und B 5 (568 Stück) im
Umfang von insgesamt 2.289 zu bearbeitenden Urkunden sind in Los 2 konservatorisch zu behandeln, montieren, verpacken und digitalisieren.

Der maximale Finanzrahmen beträgt insgesamt (einschließlich der Optionen) für das Los 2: 154.445 Euro brutto. Ein Überschreiten für zum Ausschluss des Angebotes.

Des Weiteren wird auf die Leistungsbeschreibung verwiesen.

Beschreibung der Beschaffung

Die Bestände HStAD, B 4, B 10, B 11, B 12, B 16, B 17, B 18, B 19, B 21 und B22 im
Umfang von insgesamt 898 zu bearbeitenden Urkunden sind in Los 3 konservatorisch zu behandeln, montieren, verpacken und digitalisieren.

Der maximale Finanzrahmen beträgt insgesamt (einschließlich der Optionen) für das Los 3: 60.685 Euro brutto. Ein Überschreiten für zum Ausschluss des Angebotes.

Des Weiteren wird auf die Leistungsbeschreibung verwiesen.

Beschreibung der Beschaffung

Die Bestände HStAD, B 8 im Umfang von insgesamt 2.246 zu bearbeitenden Urkunden sind in Los 4 konservatorisch zu behandeln, montieren, verpacken und digitalisieren.

Der maximale Finanzrahmen beträgt insgesamt (einschließlich der Optionen) für das Los 2: 151.600 Euro brutto. Ein Überschreiten für zum Ausschluss des Angebotes.

Des Weiteren wird auf die Leistungsbeschreibung verwiesen.

Beschreibung der Beschaffung

Die Bestände HStAD, B 9 im Umfang von insgesamt 2.721 zu bearbeitenden Urkunden sind in Los 5 konservatorisch zu behandeln, montieren, verpacken und digitalisieren.

Der maximale Finanzrahmen beträgt insgesamt (einschließlich der Optionen) für das Los 5: 183.665 Euro brutto. Ein Überschreiten für zum Ausschluss des Angebotes.

Des Weiteren wird auf die Leistungsbeschreibung verwiesen.

Beschreibung der Beschaffung

Die Bestände HStAD, B 13 und B 15 im Umfang von insgesamt 2.625 zu bearbeitenden Urkunden sind in Los 6 konservatorisch zu behandeln, montieren, verpacken und digitalisieren.

Der maximale Finanzrahmen beträgt insgesamt (einschließlich der Optionen) für das Los 6: 177.185 Euro brutto. Ein Überschreiten für zum Ausschluss des Angebotes.

Des Weiteren wird auf die Leistungsbeschreibung verwiesen.

Beschreibung der Beschaffung

Die Bestände HStAD, B 7, B 20, B 23 und B 24 im Umfang von insgesamt 1.474 zu bearbeitenden Urkunden sind in Los 7 konservatorisch zu behandeln, montieren, verpacken und digitalisieren.

Der maximale Finanzrahmen beträgt insgesamt (einschließlich der Optionen) für das Los 7: 99.505 Euro brutto. Ein Überschreiten für zum Ausschluss des Angebotes.

Des Weiteren wird auf die Leistungsbeschreibung verwiesen.

Beschreibung der Beschaffung

Die Bestände HStAD, B 25 A im Umfang von insgesamt 2.097 zu bearbeitenden Urkunden sind in Los 8 konservatorisch zu behandeln, montieren, verpacken und digitalisieren.

Der maximale Finanzrahmen beträgt insgesamt (einschließlich der Optionen) für das Los 8: 113.228 Euro brutto. Ein Überschreiten für zum Ausschluss des Angebotes.

Des Weiteren wird auf die Leistungsbeschreibung verwiesen.

Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien

- Erklärung, dass für die Lose (unter Benennung derselben), die angeboten werden, ausreichend Kapazitäten zur Verfügung stehen und diese bei einer Auftragserteilung vollumfänglich geleistet werden können.
Anderslautende Erklärungen führen zum Ausschluss des (gesamten) Angebotes.

- Benennung und Vorstellung des*r für die Auftragsausführung (je Los) vorgesehenen Projektleiters*in
Für jede*n Projektleiter*in sind die folgenden Daten anzugeben: Name, Qualifikation, Berufserfahrung in Jahren und Belege der Qualifikation (wie Zeugnisse / Urkunden, oder Mitgliedschaft im VDR). Dies gilt auch für Projektleiter*innen, die in der Vergangenheit einen Auftrag für das Hessische Landesarchiv ausgeführt haben.
Konkret setzt das Projekt je Los nach Art und Zuschnitt der Aufgaben die Anleitung durch einschlägig ausgebildete Restaurator*innen (Restaurator*in mit Diplom oder Master, in der Fachrichtung Papier/Pergamentrestaurierung bzw. Buchbindermeister*in mit mehrjähriger Erfahrung im Bereich Papierrestaurierung) voraus, die am Ort der Leistungsausführung kontinuierlich die Arbeiten begleiten.

Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien

- Referenzangaben (siehe Vordruck) (für das/die bebotene(n) Los/Lose):
Zum Nachweis der fachlichen Eignung hat der Bieter je bebotenem Los eine Liste mit mindestens 2 geeigneten Referenzen über die in den letzten 3 Jahren erbrachten wesentlichen Leistungen mit folgenden Angaben nachzuweisen:
•Art der Leistung (nachvollziehbare Beschreibung der erbrachten Tätigkeit)
•Umfang
•Empfänger (öffentliche und/oder private Empfänger)
•Ansprechpartner, Telefon, E-Mail-Adresse
•Erbringungszeitraum
•Wert
Eine Referenz gilt als geeignet, wenn sie in ihrer Art (Konservierung, Montierung, Verpackung und Digitalisierung) dem hier zu vergebenden Auftrag für Los 1 - 8 entspricht und vom Umfang her mindestens 500 Urkunden aufweist.
Um einen ausreichenden Wettbewerb sicherzustellen, wird darauf hingewiesen, dass auch Referenzen berücksichtigt werden, die mehr als 3 Jahre, jedoch nicht länger als 5 Jahre zurückliegen.

Die vorstehenden Angaben können auch ohne Verwendung des den Vergabeunterlagen beiliegenden Formulars auf einer eigenen Anlage des Bieters gemacht werden, wenn dieser die vorstehenden Angaben enthält.

Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien

- Erklärung über das Bestehen einer Berufs- bzw. Betriebshaftpflichtversicherung
Es ist eine Versicherungsbestätigung einer bestehenden Berufshaftpflicht-/Transportversicherung oder eine Erklärung, dass eine entsprechende Versicherung im Falle der Auftragserteilung abgeschlossen wird, vorzulegen. Die Berufshaftpflicht-/Transportversicherung hat eine Mindestdeckungssumme i. H. v. 7.500 Euro pro Urkundenkarton für den Hin- und Rücktransport sowie für die Verweildauer in den Gebäuden des Auftragnehmers aufzuweisen. Bei Bietergemeinschaften ist dies in der Gesamtheit zu erbringen.

Zusätzliche Informationen

Neben den verlangten Nachweisen sind folgende Unterlagen einzureichen:
- Angebotsschreiben

- Leistungsverzeichnis

- Verpflichtungserklärung Tariftreue/Mindestlohn (siehe Vordruck "Verpflichtungserklaerung_Tariftreue.pdf");
Bei Bietergemeinschaften ist diese von jedem Mitglied der Bietergemeinschaft einzureichen.

- Eigenerklärung zur Eignung Liefer-/ Dienstleistungen
(u.a. Vorliegen von Ausschlussgründen nach §§ 123 und 124 GWB, Insolvenzverfahren (siehe Datei "Eigenerklaerung_Eignung.pdf"))
Bei Bietergemeinschaften ist diese von jedem Mitglied der Bietergemeinschaft einzureichen.

- Erklärung zu Russland-Sanktionen (siehe Vordruck "Erklaerung_RUS_Sanktionen.pdf")
Bei Bietergemeinschaften ist diese von jedem Mitglied der Bietergemeinschaft ein-zureichen.

- Konzept (auszufüllen für das/die bebotene(n) Los/Lose) - zu erstellen durch den Bieter
Der Bieter hat unter Berücksichtigung der Inhalte der Leistungsbeschreibung ein Konzept betreffend die logistische Auftragsabarbeitung vorzulegen.
Sofern mehr als 1 Los beboten wird, ist zusätzlich darzustellen, wie sich die Zusatzmengen (das Mehr an Losen) auf die logistische Abarbeitung auswirken / integrieren lassen. Die Angaben sind geschlossen und für jedes Los separat darzustellen und nicht miteinander zu vermengen.
Das Konzept muss folgende Aspekte berücksichtigen:

1. Stellen Sie die zeitliche Organisation der Auftragsbearbeitung dar, d.h. hinsichtlich des Auftragsumfangs und der zur Verfügung stehenden Zeit:
a) Tabellarische Ausführung "Auftragsbearbeitung":
1. Geben Sie die Arbeitsschritte in zeitlicher Abfolge an.
2. Geben Sie an, von wem (z. B. Restaurator/Zusatzkraft) der jeweilige Arbeitsschritt durchgeführt wird.
3. Geben Sie die durchschnittliche Bearbeitungsdauer jedes Bearbeitungsschritts an.
Geben Sie die durchschnittliche Gesamtdauer zur Bearbeitung eines Stücks an.
b) Textuelle Ausführung:
- Organisation der Materialbeschaffung
- Erläuterung der Bearbeitungsschritte

2. Stellen Sie die betriebliche Organisation der Auftragsbearbeitung dar, d.h. hinsichtlich des Personal- und Materialeinsatzes:
a) Tabellarische Ausführung "Kostenverteilung" (Angaben in Euro netto):
1. Geben Sie die Personalkosten gesamt, in % und pro Stück an.
2. Geben Sie die Materialkosten gesamt, in % und pro Stück an.
3. Geben Sie weitere Nebenkosten gesamt, in % und pro Stück an.
4. Geben Sie den Gesamtpreis, in % (= 100 %) und pro Stück an.
Geben Sie den aus der durchschnittlichen Bearbeitungsdauer pro Stück und den Personalkosten pro Stück errechneten durchschnittlichen Stundenlohn an.
b) Textuelle Ausführung:
- Wie viele ausgebildete Restaurator*innen (Restaurator*in mit Diplom oder Master, in der Fachrichtung Papier/Pergamentrestaurierung bzw. Buchbindermeister*in mit mehrjähriger Erfahrung im Bereich Papierrestaurierung) werden für die personelle Auftragsbearbeitung eingesetzt?
- Welches weitere Personal wird eingesetzt (neben dem obligatorischen Einsatz der Restaurator*innen)?
- Welche Qualifikationen weist das weitere Personal auf?
- Welches Zahlenverhältnis zwischen den ausgebildeten Restaurator*innen und von diesem angeleiteten weiteren Personal wird bei den einzelnen Losen angesetzt?
- Welche Bearbeitungsschritte werden von den ausgebildeten Restauratoren und welche vom weiteren Personal ausgeführt?
- Wird - sofern erforderlich - von Ihnen oder über einen externen Dienstleister umgesetzt?
- Stellen Sie die angewendeten Verfahren der Qualitätssicherung dar.

3. Dokumentieren Sie ein Montierungsmuster nach Material und Art der Montierung an, wie sie für die Bearbeitung des Auftrags vorgesehen ist.
- Erläutern Sie dieses durch einen beschreibenden Text unter Berücksichtigung der Mappe, des Archivkartons und der Hebehilfe.
- Fügen Sie aussagekräftige Fotografien des Montierungsmusters dem erläuternden Text bei. Die Fotografien müssen mindestens eine Gesamtansicht der Vorder- und Rückseite des Montierungsmusters und aussagekräftige Detailaufnahmen der Befestigung der Melinexstreifen (Rückseite), der Abstandshalter in den Ecken, sowie der Siegelmontierung enthalten.

Eine Aufwandsentschädigung wird für das Konzept nicht gewährt.

Das Konzept ist nicht nur wesentlicher Bestandteil des Angebotes, sondern im Rahmen der Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebotes des Zuschlagskriteriums "Qualität Konzept" Bestandteil der Angebotswertung.
Da das Konzept die Wirtschaftlichkeitsbewertung des Angebotes betrifft, ist dieses mit dem Angebot zwingend einzureichen; eine Nachforderung ist ausgeschlossen

- Bei Tarifbindung des Bieters: Bescheinigung eines Arbeitgeberverbandes oder einer Innung bzw. Bestätigung der Gewerkschaft nach § 10 Abs. 1 S. 2 HVTG
Tarifgebundene Unternehmen haben gem. § 10 Abs. 1 S. 2 HVTG zur Bewertung der einzuhaltenden Verpflichtungen nach § 4 Abs. 1 oder 5 HVTG eine Bescheinigung eines Arbeitgeberverbandes oder einer Innung über eine bestehende Vollmitgliedschaft vorzulegen. Aus dieser Bescheinigung muss hervorgehen, an welchen Tarifvertrag das Unternehmen gebunden ist. Im Falle der Bindung an einen Firmentarifvertrag ist eine Bestätigung der Gewerkschaft über die bestehende Tarifbindung unter Benennung des Firmentarifvertrages vorzulegen.
Bei Bietergemeinschaften ist diese von jedem Mitglied der Bietergemeinschaft einzureichen.

- Unterlagen zum Einsatz Unterauftragnehmer (§ 36 VgV)
Hinweis: Für den Fall des Einsatzes von Nachunternehmen oder Verleihunternehmen darf derselbe Leistungsgegenstand gem. § 5 Abs. 1 HVTG ab dem beauftragten Unternehmen maximal zweimal weitergegeben werden (Nachunternehmerkette).
Bei geplantem Einsatz von Unterauftragnehmern ist
•das Formular 235 "Verzeichnis der Leistungen/Kapazitäten anderer Unternehmen" (Datei "235_Verzeichnis_Unternehmerleistungen.pdf") mit dem Angebot einzureichen
•das Formular 236 "Verpflichtungserklärung anderer Unternehmen" (Datei "236_Verpflichtungserklaerung.pdf") ist erst auf gesondertes Verlangen einzureichen.
Für die geplanten Unterauftragnehmer sind auf gesondertes Verlangen einzureichen:
•die Verpflichtungserklärung Tariftreue/Mindestlohn
•die Erklärung zur Eignung Liefer-/Dienstleistungen
•bei Tarifbindung des Unterauftragnehmers: Bescheinigung eines Arbeitgeberverbandes oder einer Innung bzw. Bestätigung der Gewerkschaft

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Auf die Rügepflichten gemäß § 160 Abs. 3 Satz 1 Nrn. 1 bis 4 GWB wird ausdrücklich hingewiesen, insbesondere auf die Frist des § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 4 GWB. Danach ist ein Antrag auf Nachprüfung unzulässig, soweit nach Eingang der Mitteilung der Vergabestelle, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, mehr als 15 Kalendertage vergangen sind.