Land Baden-Württemberg - Ministerium für Umwelt, Klima und Energiewirtschaft - Vergabe "Beratungsleistungen zur Bearbeitung von Zuschussprogrammen (insb. Härtefallhilfen)"

Titel

Land Baden-Württemberg - Ministerium für Umwelt, Klima und Energiewirtschaft - Vergabe "Beratungsleistungen zur Bearbeitung von Zuschussprogrammen (insb. Härtefallhilfen)"
2023/1013

Kurze Beschreibung

Gegenstand des vorliegenden Vergabeverfahrens ist die Beschaffung eines Rahmenvertrages für Beratungsleistungen zur Bearbeitung von Zuschussprogrammen (insb. Härtefallhilfen).

Beschreibung der Beschaffung

Die L-Bank ist das Förderinstitut des Landes Baden-Württemberg. Ihre Geschäftstätigkeit wird von dem gesetzlichen Auftrag bestimmt, das Land bei der Erfüllung seiner öffentlichen Aufgaben, insbesondere in den Bereichen der Struktur-, Wirtschafts- und Sozialpolitik, zu unterstützen und dabei Fördermaßnahmen im Einklang mit den Beihilfevorschriften der Europäischen Union durchzuführen.
Die L-Bank führt diese Ausschreibung im Auftrag des Ministeriums für Umwelt, Klima und Energiewirtschaft BW durch.
Das Ministerium für Umwelt, Klima und Energiewirtschaft ist eine Oberste Landesbehörde und widmet sich den Aufgaben im Bereich des Umwelt- und Klimaschutzes und der Energieversorgung. Das Ministerium für Umwelt, Klima und Energiewirtschaft ist in Baden-Württemberg für die Umsetzung und Abwicklung des Härtefallprogramms für Privathaushalte, die nicht leitungsgebundene Energieträger wie Heizöl oder Holzpellets zum Heizen nutzen, zuständig.
Gegenstand des vorliegenden Vergabeverfahrens ist die Beschaffung eines Rahmenvertrages.
Der Leistungsgegenstand erstreckt sich insbesondere auf die Bearbeitung von Anträgen auf Billigkeitsleistung im Rahmen der Härtefallregelung für Privathaushalte, die im Jahr 2022 mit nicht leitungsgebundenen Energieträgern (Heizöl, Flüssiggas (LPG), Holzpellets, Holzhackschnitzel, Holzbriketts, Scheitholz und Kohle/Koks) geheizt haben. Um eine zeitgerechte Bearbeitung zu ermöglichen, wird mit einem Einsatz von bis zu 350 MAK gerechnet. Die notwendigen personellen Kapazitäten sind durch den Auftragnehmer bereitzustellen. Das UM steuert den Abruf der MAK je nach Arbeitsanfall und ist zu keiner Mindestabnahme verpflichtet. Die Bearbeitung umfasst die Antragsprüfung, den Widerruf und die Rücknahme von Zuwendungsbescheiden sowie die Abrechnung des Programms mit dem Bund, vertreten durch das Bundesministerium für Wirtschaft und Klimaschutz. Darüber hinaus umfasst die Bearbeitung die Bereitstellung und Betreuung einer Telefon- und E-Mail-Hotline. Die Bearbeitung von Klagen der Antragstellenden gegen die erlassenen Bescheide ist nicht Aufgabe des Auftragnehmers (auch im Falle einer möglichen Beleihung des Auftragnehmers). Die Bearbeitung erfolgt auf Grundlage der einschlägigen gesetzlichen Regelungen und der sonstigen hierzu ergangenen Regelungen (bspw. Verwaltungsvorschriften) und sonstigen Verlautbarungen (bspw. gemeinsame Vollzugshinweise und FAQ des Bundes und der Länder). Die Bearbeitung erfolgt auf dem vom Ministerium für Umwelt, Klima und Energiewirtschaft bereitgestellten elektronischen Antrags- und Bearbeitungssystem. Die Leistung ist Remote zu erbringen. Durch den Auftragnehmer sind in Abstimmung mit dem Ministerium für Umwelt, Klima und Energiewirtschaft Maßnahmen zur Qualitätssicherung, zur Sicherstellung eines funktionierenden Berichtswesens, zur Schulung sowie zum Know-How-Transfer für das eingesetzte Personal zu ergreifen. Die Leistungserbringung erfolgt in externen Räumen, die durch den Auftragnehmer gestellt werden müssen. Der Auftragnehmer stellt für die Durchführung der Aufgabe dem eingesetzten Personal die erforderliche technische Infrastruktur und übliche Büroausstattung zur Verfügung.
Sofern nicht alle der bis zu 350 MAK im Rahmen der Bearbeitung der Härtefallhilfen benötigt werden, werden diese bei Bedarf zur Bearbeitung anderer Zuschussprogramme des Umweltministeriums eingesetzt.
Die Rahmenvereinbarung verpflichtet den Auftragnehmer zum Einsatz von für die jeweiligen Aufgabenfelder geeigneten Personen. Auf Anforderung des Auftraggebers muss der Auftragnehmer dies jederzeit nachweisen können.
Die vom Auftragnehmer eingesetzten Personen unterliegen bei ihrem Einsatz keinem arbeitsrechtlichen Direktionsrecht des Auftraggebers. Ein Arbeitsverhältnis wird nicht begründet. Vielmehr erbringt der Auftragnehmer die Leistungen nach dem Rahmenvertrag als selbständiges Unternehmen.
Die Gesamtverantwortung für das Projekt verbleibt beim Auftraggeber.
Der Auftragnehmer gibt als Option für den Auftraggeber ein zusätzliches Angebot ab, bei dem die Bearbeitung der zu erbringenden Leistungen als Beliehener erfolgt. Wird der Auftragnehmer zur Bearbeitung der Anträge vom Umweltministerium beliehen, so übernimmt er hoheitliche Aufgaben für das Umweltministerium (Entscheidung über Anträge auf Härtefallhilfen für Privathaushalte). Die eingehenden Anträge werden dann vom Auftragnehmer - unter Fach- und Rechtsaufsicht durch das Umweltministerium - eigenverantwortlich beschieden. Bei der Entscheidung über die Anträge tritt der Auftragnehmer im eigenen Namen nach Außen auf.
Der Rahmen für die abzuschließende Rahmenvereinbarung beträgt bis zu 20.710.000,00 EUR netto.
Der Vertragsschluss ist bis Ende Juli 2023 vorgesehen. Der Vertrag soll am 1. August 2023 beginnen und eine Laufzeit von 18 Monaten (Vertragsende: 31. Januar 2025). Der Rahmenvertrag endet spätestens zum 31. Januar 2025, ohne dass es einer Kündigung bedarf. Eine Verlängerung des Vertrages ist auf Wunsch des Auftraggebers möglich. Die Verlängerung muss spätestens drei Monate vor Vertragsende (31. Januar 2025) separat vom Auftraggeber erklärt werden. Das späteste Vertragsende ist der 31. Dezember 2025.
Die Rahmenvereinbarung wird mit nur einem Unternehmen abgeschlossen. Einzelaufträge werden durch den Auftraggeber auf der Grundlage und unter den Bedingungen des Rahmenvertrages erteilt.
Nähere Einzelheiten werden den zur Angebotsabgabe ausgewählten Unternehmen mit der Aufforderung zur Angebotsabgabe zur Verfügung gestellt.

Beschreibung der Verlängerungen

Der Vertrag soll am 1. August 2023 beginnen und eine Laufzeit von 18 Monaten (Vertragsende: 31. Januar 2025) haben. Der Rahmenvertrag endet spätestens zum 31. Januar 2025, ohne dass es einer Kündigung bedarf. Eine Verlängerung des Vertrages ist auf Wunsch des Auftraggebers möglich. Die Verlängerung muss spätestens drei Monate vor Vertragsende (31. Januar 2025) separat vom Auftraggeber erklärt werden. Das späteste Vertragsende ist der 31. Dezember 2025.

Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern

Die Bewertung der Teilnahmeanträge und somit die Auswahl der Bewerber, die zur Abgabe eines ersten Angebots aufgefordert werden, erfolgt in einem dreistufigen Verfahren.
Stufe 1:
Zunächst wird geprüft, ob die Teilnahmeanträge den formalen Anforderungen genügen. Unvollständige Teilnahmeanträge, die trotz ggf. erfolgter Nachforderung von Unterlagen weiterhin unvollständig bleiben, können nicht berücksichtigt werden.
Stufe 2:
Anschließend wird beurteilt, ob der Bewerber nach den vorgelegten Angaben und Nachweisen grundsätzlich geeignet erscheint, die verfahrensgegenständlichen Leistungen ordnungsgemäß zu erbringen.
Stufe 3:
Schließlich wird für den Fall, dass mehr als drei grundsätzlich geeignete Unternehmen sich beworben haben, unter den Bewerbern anhand von bis zu drei Referenzen, die jeweils die Mindestanforderungen gem. Ziffer III.1.3 der Bekanntmachung erfüllen, beurteilt, wer unter den als grundsätzlich geeignet eingestuften Bewerbern im Vergleich zu den Mitbewerbern mit Blick auf die zu erbringende Leistung besonders geeignet erscheint und daher am weiteren Verfahren beteiligt werden soll. Um eine objektive Vergleichbarkeit und Bewertung der Bewerber zu gewährleisten, müssen die Referenzen zwingend gemäß der im Anhang befindlichen Vorlage (s. Anlage 1 "Teilnahmeformular") eingereicht werden.
Im Rahmen der Auswahlentscheidung werden die bis zu drei Referenzen wie folgt bewertet:
Kriterium "Aktualität"
Leistungserbringung nach 1.1.2022: 20 Punkte
Leistungserbringung zw. 1.1.2020 und 31.12.2021: 10 Punkte
Kriterium "Anzahl der geleisteten Beratertage pro Jahr"
Über 40.000 Beratertage/Jahr: 30 Punkte
30.000 bis 39.999 Beratertage/Jahr: 20 Punkte
20.000 bis 29.999 Beratertage/Jahr: 10 Punkte
10.000 bis 19.999 Beratertage/Jahr: 5 Punkte
Weniger als 10.000 Beratertage/Jahr: 0 Punkte
Kriterium "Art und Inhalt der Leistung"
Folgende sieben Themenfelder werden zur Beurteilung des Deckungsgrades herangezogen:
1. Antragsbearbeitung einschließlich Bewilligung und Ablehnung entlang der Vorgaben des Bundes
2. Einrichtung und Betreuung einer Telefon- und E-Mail-Hotline für Antragstellende
3. Einsatz und Steuerung qualifizierter Arbeitskräfte zur operativen Durchführung der Aktivitäten
4. Einsatz und Steuerung erfahrener Teamleiter zur Koordination des Tagesgeschäfts und als Multiplikatoren in das Sachbearbeiterteam. Teamleitung im fachlichen Austausch
5. Einrichtung einer Projektorganisation und Verantwortlichkeiten zur regelmäßigen Abstimmung mit dem Auftraggeber.
6. Gesamtprojektsteuerung, Qualitätssicherung, Umsetzungs- und Beratungskompetenz zur fortlaufenden Optimierung Projektleitung
7. Leistungsmessung und -dokumentation zur Abstimmung mit dem Auftraggeber
Deckungsgrad: alle 7 Themenfelder: 40 Punkte
Deckungsgrad: 5-6 Themenfelder: 30 Punkte
Deckungsgrad: 3-4 Themenfelder: 20 Punkte
Deckungsgrad: 1-2 Themenfelder: 10 Punkte
Deckungsgrad: 0 Themenfelder: 0 Punkte
Für den Fall, dass nach der vorstehend beschriebenen Vorgehensweise durch Punktegleichstand die vorgesehene Anzahl der zur Angebotsabgabe aufzufordernden Bieter überschritten wird, entscheidet das Los.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

1. Vorbemerkung:
Die Eignung ist für jedes Mitglied einer Bewerbergemeinschaft gesondert nachzuweisen. Soweit nachfolgend nichts Abweichendes geregelt wird, sind daher alle Eignungsnachweise von jedem Mitglied einer Bewerbergemeinschaft vorzulegen. Ein Bewerber kann sich zum Nachweis seiner Eignung auf andere Unternehmen stützen, ungeachtet des rechtlichen Charakters der zwischen ihm und diesem Unternehmen bestehenden Verbindungen (Eignungsleihe). Diese Möglichkeit besteht unabhängig von der Rechtsnatur der zwischen dem Bewerber und den anderen Unternehmen bestehenden Verbindungen. In diesem Fall ist der Vergabestelle nachzuweisen, dass dem Bewerber die erforderlichen Mittel tatsächlich zur Verfügung stehen werden, indem beispielsweise eine entsprechende Verpflichtungserklärung dieses Unternehmens vorlegt wird. Die Unternehmen, auf die sich ein Bewerber zum Nachweis seiner Eignung stützt, müssen die Eignung nach Ziffer III.1.1) bis III.1.3) hinsichtlich derjenigen Eignungskriterien erfüllen, zu deren Nachweis sich der Bewerber auf die Eignung des Unternehmens stützt. Zudem sind für dieses Unternehmen die Erklärungen über das Vorliegen von Ausschlussgründen nach § 123, 124 GWB vorzulegen.
Vorstehende Ausführungen gelten für die Nachweise nach III.1.2) und III.1.3) entsprechend.
2. Vorzulegende Nachweise, Erklärungen und Dokumente:
Mit dem Teilnahmeantrag sind folgende Unterlagen in Bezug auf Ausschlussgründe einzureichen:
(1) Eigenerklärung, dass die Ausschlussgründe des § 123 GWB nicht vorliegen,
(2) Eigenerklärung über das Vorliegen von Ausschlussgründen nach § 124 GWB,
(3) Eigenerklärung gemäß § 19 Abs. 3 Mindestlohngesetz (MiLoG),
(4) Eigenerklärung zu Artikel 5 k) Absatz 1 der Verordnung (EU) Nr. 833/2014 (Russland-Bezug)

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Angabe der Eignungskriterien
(1) Eigenerklärung über den Jahresumsatz in den vergangenen drei abgeschlossenen Jahren einschließlich des Umsatzes mit vergleichbaren Leistungen
(2) Eigenerklärung über das Bestehen einer Betriebshaftpflichtversicherung mit einer Deckungssumme in Höhe von mind. 10 Mio. EUR für Personen- und Sachschäden sowie Vermögensschäden oder Eigenerklärung, im Auftragsfalle einen entsprechenden Versicherungsvertrag zu schließen.

Mindestanforderungen zu (1):
Es muss ein Mindestumsatz (Gesamtumsatz) von jeweils durchschnittlich EUR 15.000.000,00 netto in den Jahren 2020 bis 2022 erzielt worden sein.
Der Auftraggeber behält sich vor, die Vorlage einer Bestätigung eines vereidigten Wirtschaftsprüfers/Steuerberaters oder entsprechend testierte Jahresabschlüsse oder entsprechend testierte Gewinn- und Verlustrechnungen zu verlangen.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

(1) Nachweis von Referenzen über vergleichbare Beratungsleistungen zur Bearbeitung von Zuschussprogrammen.
Die Erklärungen über das Referenzprojekt muss folgende Angaben enthalten:
- Projektbezeichnung,
- Auftraggeber mit Ansprechpartner und Telefonnummer,
- Beschreibung zur Leistungserbringung
- Leistungszeitraum,
- Leistungsumfang
- ggf. weitere Beschreibung inkl. Bildern
Die Vorlage von mehr als 3 Referenzen ist nicht gewünscht.

Bedingungen für die Teilnahme (technische und berufliche Fähigkeiten)

zu (1) Mindestens eine Referenz über die Erbringung von Beratungsleistungen zur Bearbeitung von Zuschussprogrammen im Umfang von mindestens 10.000 erbrachten Beratertagen für einen öffentlichen Auftraggeber. Die Leistungserbringung darf dabei nicht vor dem 1.1.2020 abgeschlossen worden sein.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Es gelten die Bestimmungen des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB).
Hinsichtlich der Einleitung von Nachprüfungsverfahren wird auf § 160 GWB verwiesen. Dieser lautet:
(1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein.
(2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht.
(3) Der Antrag ist unzulässig, soweit
1. Der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat;
2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Hinsichtlich der Information nicht berücksichtigter Bieter und Bewerber gelten die §§ 134, 135 GWB. Insbesondere gilt: Bieter deren Angebote für den Zuschlag nicht berücksichtigt werden sollen, werden vor dem Zuschlag gemäß § 134 GWB darüber informiert. Das gilt auch für Bewerber, denen keine Information über die Ablehnung ihrer Bewerbung zur Verfügung gestellt wurde, bevor die Mitteilung über die Zuschlagsentscheidung an die betroffenen Bieter ergangen ist.
Ein Vertrag darf erst 15 Kalendertage nach Absendung dieser Information durch den Auftraggeber geschlossen werden; bei Übermittlung per Telefax oder auf elektronischem Wege beträgt diese Frist 10 Kalendertage.