Leistungen zu Websitebetrieb, -entwicklung und Support der visitBerlin-Websites

Berlin Tourismus & Kongress GmbH

Der zu vergebende Auftrag umfasst die technische Betreuung, Weiterentwicklung, Aufrechterhaltung der Betriebsbereitschaft sowie den Support der visitBerlin-B2B-Websites convention.visitBerlin.de und about.visitBerlin.de sowie der visitBerlin-B2C-Website berlin-health-excellence.com. Als unverbindliche Eventualität soll auch die technische Betreuung, Weiterentwicklung, Aufrechterhaltung der Betriebsbereitschaft sowie der Support der visitBerlin-B2C-Website q.berlin mit beauftragt werden. Dabei besteht seitens des Bieters kein Anspruch auf Exklusivität bei visitBerlin.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2023-06-30. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2023-05-25.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

• xima media GmbH

Wer?

• Berlin Tourismus & Kongress GmbH

Wie?

• Diensteanbieter › Website-Gestaltung
• Internet-Entwicklung › Entwicklung von Internet- oder Intranet-Kundenanwendungen

Wo?

• Berlin › Berlin

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2023-05-25	Auftragsbekanntmachung
2023-07-31	Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Auftragsbekanntmachung (2023-05-25)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung
Referenznummer: D-0010/2023 - visitBerlin - Webagentur BCO
Kurze Beschreibung:

Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung 📦
Zusätzlicher CPV-Code: Entwicklung von Internet- oder Intranet-Kundenanwendungen 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: Berlin 🏙️

Verfahren
Verfahrensart: Offenes Verfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Sonstiges
Name des öffentlichen Auftraggebers: Berlin Tourismus & Kongress GmbH
Postanschrift: Am Karlsbad 11
Postleitzahl: 10785
Postort: Berlin
Kontakt
Internetadresse: https://about.visitberlin.de/ 🌏
E-Mail: beschaffung@visitberlin.de 📧
URL der Dokumente: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4YRF6X6W/documents 🌏
URL der Teilnahme: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4YRF6X6W 🌏

Referenz
Daten
Absendedatum: 2023-05-25 📅
Einreichungsfrist: 2023-06-30 📅
Veröffentlichungsdatum: 2023-05-30 📅
Datum des Beginns: 2023-08-01 📅
Datum des Endes: 2025-07-31 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2023/S 102-320602
ABl. S-Ausgabe: 102
Zusätzliche Informationen
Bekanntmachungs-ID: CXP4YRF6X6W

Objekt
Umfang der Beschaffung
Geschätzter Gesamtwert: 820 000 EUR 💰
Kurze Beschreibung:

Ausgangslage

Die offizielle Unternehmenswebseite visitBerlins ist das digitale B2B-Aushängeschild des Unternehmens und beantwortet die Fragen: Was macht visitBerlin? Welche Aufgaben hat das Unternehmen, welche Kooperationsangebote und Weiterbildungsmöglichkeiten für Berlins touristische Unternehmen gibt es und wer sind die Ansprechpartner:innen. Für verschiedene Zielgruppen stehen im Bereich "Wir für Sie" alle relevanten Informationen zur Verfügung. Außerdem gibt es unter einem eigenen Menüpunkt Materialien zum Download - von Fotos über Videos bis hin zu diversen PDFs wie Infografiken.

Hintergrund: visitBerlin unterhält ein großes Netzwerk in der Stadt und weltweit und arbeitet eng mit verschiedenen Partner:innen aus der Tourismuswirtschaft, der Hotellerie, der Kultur sowie der Wirtschaft und Politik zusammen. Um diesen Partner:innen ebenso wie Medienvertreter:innen, Bewerber:innen und weiteren Interessierten einen guten Service zu bieten, hat das Unternehmen 2017 mit about.visitBerlin.de eine Homepage an den Start gebracht, die alle Informationen für Partner:innen aus Tourismus- und Reiseindustrie bündelt. Auf about.visitBerlin.de/jobs-und-ausbildung präsentiert sich visitBerlin als Arbeitgeber und veröffentlicht aktuelle Stellen.

Status Quo

Die Website ist in zwei Sprachen verfügbar (Deutsch und Englisch), in Drupal 9 aufgesetzt und enthält neben der Standardinstallation 13 individuell im Quellcode dokumentierte Custom Module. Die Website about.visitBerlin.de enthält über 1.500 aktive Seiten und verzeichnete 2022 rund 60.000 Besucher:innen, 185.000 Seitenaufrufe sowie monatlich 800 - 1.000 Downloads. Monatlich sind es demnach durchschnittlich 5.000 Besucher:innen mit über 15.400 Seitenaufrufen (Quelle: Google Analytics). Gelegentlich, beispielsweise bei der Veröffentlichung von Pressemitteilungen, verzeichnet die Webseite gesteigerte Seitenzugriffe. Seit 2019 konnten so max. 9.500 Seitenzugriffe pro Tag gemessen werden. Dies entspricht einer kampagnenabhängigen Streubreite von Faktor 19 im Vergleich zu den üblichen Seitenzugriffen pro Tag. Die Dokumente im Downloadbereich haben eine direkte Schnittstelle zu einem Medienverwaltungssystem, in dem die Dokumente gepflegt werden. Es gibt noch eine weitere Schnittstelle zum DVTP Vergabeportal für die Ausschreibungen und Zuschlagserteilungen, bei der Informationen zum Status der Ausschreibung abgefragt werden. Verwendet werden auf der Website auch Webformulare (Formularsystem Webforms) - aktuell rund 200 aktive Formulare - für diverse Anwendungsfälle, so zum Beispiel Anmeldungen für Veranstaltungen, Verteiler, Bestellungen für die Berlin WelcomeCard etc. Über eine direkte Link-Einbindung eingebunden sind darüber hinaus Webformulare von Formcycle. Es gibt des Weiteren Formulare mit Schnittstellen zu Optimizely. Es gibt zwar auf Unternehmensseite einen zentralen Ansprechpartner für die Website, der im Austausch mit der betreuenden Websiteagentur steht. Grundsätzlich wird die Seite aber von zahlreichen visitBerlin-Kolleg:innen entsprechend ihrer fachlichen Expertise gepflegt: Derzeit sind 52 aktive Nutzer:innen registriert, darunter zehn Power-User:innen die regelmäßig die Website pflegen. Insofern kommt der betreuenden Agentur auch die Aufgabe der Nutzerdatenverwaltung zu. Gehosted ist das System mit drei Systemen (Produktiv, Stage, Standby) bei Hetzner. Zur Webanalyse sind die Dienste Google Analytics und Matomo eingebunden. Als Betriebssysteminstanz ist ein Debian 11 und als Datenbank MariaDB 10.6, Webserver Apache 2.4 sowie PHP 7.4 im Einsatz.

Kurze Beschreibung

Gesundheitstourismus Website berlin-health-excellence.com

Mit der medizintouristischen Initiative "Berlin Health Excellence" möchte visitBerlin die Stadt Berlin als eine der wichtigsten deutschen Medizindestinationen stärken und international bewerben. Die Rolle von visitBerlin besteht dabei in der Vermarktung gesundheitspolitischer Produkte und Dienstleistungen in ausgewählten arabisch-, russisch- und chinesischsprachigen Zielmärkten und Polen. Das Partner:innennetzwerk umfasst Vertreter:innen medizinischer Dienstleister:innen, der Beherbergungsbetriebe, des Tourismus und des Handels.

Zentrale Plattform und globales Kompetenzschaufenster stellt die im März 2017 gelaunchte und gemäß der Zielmärkte auf Deutsch, Englisch, Arabisch, Russisch, Chinesisch und Polnisch aufgesetzte B2C-Website berlin-health-excellence.com dar, auf der die Partner:innen ihr Leistungsspektrum aufzeigen. Der/die interessierte Auslandspatient:in kann sich hier umfänglich über das medizinische und touristische Angebot in Berlin informieren und erhält zusätzlich Informationen zur praktischen Vorbereitung seiner/ihrer Reise.

Die Seite ist in Drupal 9 aufgesetzt, enthält neben der Standardinstallation 9 individuell im Quellcode dokumentierte Module. Die 6-sprachige Website enthält ca. 1.400 aktive Seiten und verzeichnet durchschnittlich 17.000 Besuche pro Monat mit steigendem Trend, und kampagnenabhängiger Streubreite von Faktor 5. Zur Webanalyse ist ein von der Auftraggeberin betriebenes System von Matomo eingebunden. Gehosted ist das System mit drei Systemen (Produktiv, Stage, Standby) bei Hetzner. Als Betriebssysteminstanz ist ein Debian 11 und als Server sind Apace 2.4, MariaDB 10.6 und PHP 7.4 im Einsatz.

Q BERLIN q.berlin

Die Berlin Tourismus & Kongress GmbH (visitBerlin) führt seit 2017 jährlich die Gesellschaftskonferenz Q BERLIN durch.

Die Konferenz schafft an herausragenden Orten Berlins einen Austausch und Diskurs zwischen internationalen Expert:innen aus Politik, Wirtschaft, Wissenschaft, Kultur und Gesellschaft zu den drängendsten Fragen unserer Zeit. Die Q BERLIN gilt als innovatives Konferenzformat und präsentiert Berlin als internationale Kongressmetropole sowie Plattform für einen freien Dialog.

Die Website q.berlin ist neben den Social Media Kanälen das zentrale Marketing-Tool der Konferenz. Sie dient der Ansprache potenzieller Konferenzteilnehmer:innen und Partner:inne

Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort: Berlin Tourismus & Kongress GmbH Am Karlsbad 11 10785 Berlin

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:

- Erklärung über Ausschlussgründe gem. §123, 124 GWB

- Erklärung über die Eintragung im Handelsregister

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:

1. Angaben zur Betriebshaftpflichtversicherung

Der Bieter versichert, über eine Betriebshaftpflichtversicherung mit einer Deckungssumme in Höhe von 500.000,00 Euro für Personen, Sach- und Vermögensschäden zu verfügen. Ein Nach-weis der Versicherung ist beigefügt (Kopie ist ausreichend).

Technische und berufliche Fähigkeiten:

Im Rahmen der Eigenerklärungen sind mindestens drei vergleichbare Referenzaufträge zu benennen, die in den letzten drei Jahren erbracht wurden

Mindeststandards:

Ein Referenzauftrag ist vergleichbar, wenn er folgende Anforderungen erfüllt:

- der Auftrag betrifft die Betreuung von Drupal-Websites ab Drupal 9

- der Auftrag umfasst ein Auftragsvolumen von mindestens 20 Supportstunden.

Von diesen Referenzen muss mindestens eine Referenz das Thema technisches SEO umfassen, mindes-tens eine Referenz muss eine Mobiloptimierung umfassen und mindestens eine Referenz muss eine die Beachtung der Richtlinien zur digitalen Barrierefreiheit (BITV/WCAG Kenntnisse) beinhalten.

Der Bieter hat die Möglichkeit, weitere Referenzen auf Extrablättern einzureichen.

Auftragsausführung
Bedingungen für die Vertragserfüllung:

Die benannten Ansprechpartner:innen und sämtliche Mitarbeiter:innen, die mit der Auftraggeberin kommunizieren, z. B. beim Telefon- und Emailsupport, müssen deutsche Muttersprachler sein oder andernfalls die deutsche Sprache in Wort und Schrift mindestens auf Niveaustufe C1 gemäß dem Common European Framework of Reference (CEFR) beherrschen.

Verfahren
Rechtsgrundlage: 32014L0024
Zeitpunkt des Eingangs der Angebote: 12:00
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Kurdisch 🗣️
Gültigkeitsdauer des Angebots: 2023-07-31 📅
Datum der Angebotseröffnung: 2023-06-30 📅
Zeitpunkt der Angebotseröffnung: 12:00
Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Umsetzungskonzept
Qualitätskriterium (Gewichtung): 60%
Kostenkriterium (Name): Preis
Kostenkriterium (Gewichtung): 40%

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Andere Art des öffentlichen Auftraggebers: Tourismusmarketing
Kontakt
Kontaktperson: Zentrale Dienste
Dokumente URL: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4YRF6X6W/documents 🌏

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer des Landes Berlin Senatsverwaltung für Wirtschaft, Technologie und Forschung
Postanschrift: Martin-Luther-Straße 105
Postort: Berlin
Postleitzahl: 10825
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 03090138316 📞
E-Mail: vergabekammer@senweb.berlin.de 📧
Fax: +49 03090137613 📠
Internetadresse: https://www.berlin.de/sen/wirtschaft/wirtschaftsrecht/vergabekammer/ 🌏
Quelle: OJS 2023/S 102-320602 (2023-05-25)

Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2023-07-31)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Gesamtwert des Auftrags: 820 000 EUR 💰
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Verfahren
Angebotsart: Entfällt

Referenz
Daten
Absendedatum: 2023-07-31 📅
Veröffentlichungsdatum: 2023-08-04 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2023/S 149-472202
Verweist auf Bekanntmachung: 2023/S 102-320602
ABl. S-Ausgabe: 149
Zusätzliche Informationen
Bekanntmachungs-ID: CXP4YRF684J

Auftragsvergabe
Datum des Vertragsabschlusses: 2023-07-28 📅
Name: XIMA MEDIA GmbH
Postanschrift: Sudhausweg 9
Postort: Dresden
Postleitzahl: 01099
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 351810500 📞
E-Mail: vertrieb@xima.de 📧
Land: Berlin 🏙️
Internetadresse: http://www.xima.de 🌏
Gesamtwert des Auftrags: 820 000 EUR 💰
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 5
Quelle: OJS 2023/S 149-472202 (2023-07-31)

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