Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern
Die Auswahl erfolgt im Anschluss an die Eignungsprüfung. Die Anzahl der Bieter, die zur Angebotsabgabe aufgefordert werden, wird auf vier (4) Bieter beschränkt. Die Auswahl der Bewerber, die zur Angebotsabgabe aufgefordert werden, erfolgt anhand folgender Kriterien und den nachfolgend benannten Gewichtungen:
a) Kompetenz und Erfahrung (60%)
Entscheidend ist zu 60% die anhand der eingereichten Referenzen nachgewiesene Kompetenz und Erfahrung anhand des Grades der Vergleichbarkeit und der Anzahl der eingereichten Referenzen über die mit der ausgeschriebenen Leistung vergleichbaren und abgeschlossenen Leistungen. Vergleichbar sind Leistungen über
aa) die Lieferung, Integration und den Betrieb einer DSGVO-konformen, web- und browserbasierten Portallösung, die auch über mobile Endgeräte erreichbar ist und genutzt werden kann, die
bb) mindestens aus einem Customer Relationchip Management-System (CRM) im Sinn der Zielsetzung (Ziffer 4) der Leistungsbeschreibung inkl. integrierter Dokumentenmanagementlösung, Workflowengine und Formularserver mit API- und REST-Schnittstelle für mind. 5.000 User und mindestens 5 verschiedenen Rechtseinheiten besteht,
und
cc) mit einer Rechte- und Zugriffsverwaltung ausgestattet wurde.
Abgeschlossen sind Referenzprojekte, die seit mindestens sechs (6) Monaten abgenommen und in Betrieb genommen sind oder seit mindestens sechs (6) Monaten produktiv sind.
Die Vergabestelle beschränkt die Zahl der einreichbaren Referenzen auf sechs (6) Referenzen pro Bewerber/Bewerbergemeinschaft. Jede der eingereichten Referenz wird anhand des in Abschnitt II. 4 definierten Punktesystems bewertet. Die Bestpunktzahl von 15 Punkten erhält eine Referenz, die folgende Anforderungen erfüllt:
Leistungen über
aa) die Lieferung, Integration und den Betrieb einer DSGVO-konformen, web- und browserbasierten Portallösung, d.h. einer Portallösung für einen Akteur im Sportumfeld, die sowohl browserbasiert als auch über mobile Endgeräte erreichbar ist und genutzt werden kann, die
bb) mindestens aus einem Customer Relationchip Management-System (CRM) im Sinn der Zielsetzung (Ziffer 4) der Leistungsbeschreibung inkl. integrierter Dokumentenmanagementlösung, Workflowengine und Formularserver mit API- und REST-Schnittstelle inkl. eine Schnittstelle zu Officeanwendungen für mind. 60.000 interne und externe User und mindestens 50 verschiedenen Rechtseinheiten besteht,
und
cc) mit einer Rechte- und Zugriffsverwaltung ausgestattet wurde.
dd) innerhalb der Referenzlösung waren Module für ein Veranstaltungsmanagement, die Prozessunterstützung im Bereich der Fördermittelverwaltung und im Belegwesen sowie eine Report Engine, die eine automatisierte Auswertungsmöglichkeit bereitstellt, enthalten bzw. wurden vergleichbare Module entwickelt.
ee) Die Abnahme/Produktivsetzung ist vor mindestens zwölf (12) Monaten erfolgt.
Die Voraussetzungen für die weitere Bewertung ist der Bewerberinformation zu entnehmen.
Der Bewerber mit der höchsten Punktzahl erhält 10 Punkte, die übrigen proportional weniger.
Die erreichten Punkte werden mit dem o.g. Gewichtungsfaktor (60 %) multipliziert.
b) Grad der Kundenzufriedenheit (40%)
Bestandteil der Vergabeunterlagen ist das Formblatt "Erklärung zur Kundenzufriedenheit", das von dem jeweiligen Auftraggeber auszufüllen ist. Gewertet wird jeweils nur der Grad der nachgewiesenen Zufriedenheit über vergleichbare Referenzprojekte.
Die durch einen Auftraggeber abgegebene ausgefüllte Erklärung zur Kundenzufriedenheit wird wie folgt bewertet:
Ein Bewerber erhält für jeden sehr zufriedenen Referenzkunden über vergleichbare Referenzleistungen pro ausgefülltem Formblatt 15 Punkte.
Ein Bewerber erhält für jeden zufriedenen Referenzkunden über vergleichbare Referenzleistungen pro ausgefülltem Formblatt 12 Punkte.
Ein Bewerber erhält für jeden teilweise zufriedenen Referenzkunden über vergleichbare Referenzleistungen pro ausgefülltem Formblatt 5 Punkte.
Der Bewerber mit der höchsten Punktzahl erhält 10 Wertungspunkte. Die übrigen Bewerber erhalten anteilig weniger Wertungspunkte.
Die erreichten Punkte werden mit dem o.g. Gewichtungsfaktor (40 %) multipliziert.
Die vier (4) Bewerber mit den insgesamt höchsten Punktzahlen werden zur Angebotsabgabe ausgewählt.
Sollten mehrere Bewerber die gleiche Punktzahl erhalten, behält sich die Vergabestelle vor, die abschließende Auswahl und Reduzierung des Bieterkreises durch Losverfahren herbeizuführen.