MHH - Software Klinisches Arbeitsplatzsystem

Kurze Beschreibung

Die Medizinische Hochschule Hannover (MHH) beabsichtigt die Beschaffung einer Software für ein klinisches Arbeitsplatzsystem sowie aller dazu erforderlicher Dienstleistungen (wie Customizing, Schulung, Datenmigration und Softwarepflege).

Beschreibung der Beschaffung

Das Vergabeverfahren bezieht sich auf die Vorinformation 2023/S 134-427478.
Ablauf des Verfahrens: siehe Punkt VI.3) Zusätzliche Angaben
1) Phase Interessenbekundung: Die Phase Interessenbekundung ist abgeschlossen.
2) Phase Interessenbestätigung
3) Phase Angebotsphase
Mit diesem Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb werden die Phase Interessenbestätigung und Phase Angebotsphase abgebildet. Zum Teilnahmewettbewerb/Interessenbestätigung werden nur diejenigen Unternehmen, die form- und fristgerecht ihr Interesse bekundet haben, aufgefordert und erhalten Zugang zu den vollständigen finalen Vergabeunterlagen. Weitere/sonstige Unternehmen sind nicht zur Teilnahme am Verfahren berechtigt!!!
Im Rahmen des Krankenhauszukunftsgesetzes (KHZG) beabsichtigt die Medizinische Hochschule Hannover die Beschaffung einer Software für ein Klinisches Arbeitsplatzsystem sowie aller dazu erforderlicher Dienstleistungen (wie Customizing, Schulung, Datenmigration und Softwarepflege). Die KHZG MUSS-Kriterien für den Fördertatbestand 2 müssen hierfür zwingend erfüllt werden. Das umfasst eine Software zur Erfassung und Verarbeitung aller notwendigen Daten des Aufnahmeprozesses im administrativen sowie klinischen Bereich. Das Produkt soll die Abläufe in den Ambulanzen sowie den Stationen digital widerspiegeln und die Kommunikation relevanter Daten mit den Kostenträgern, vorgelagerten Leistungserbringern und weiterbehandelnden Einrichtungen effizient unterstützen. Die Bedarfe der MHH sollen optimal in der Software abgebildet werden. Ziel ist die Etablierung und Nutzung eines klinischen Arbeitsplatzsystems als Grundlage für alle klinikinternen Prozesse, inklusive Leistungsdokumentation, die zu einer Entlastung sowie Beschleunigung der administrativen Aufgaben beitragen und den Patienten vor als auch im Laufe seines Behandlungsprozesses unterstützen.

Beschreibung der Verlängerungen

Die Mindestvertragslaufzeit beträgt 72 Monate. Die Vertragsdauer verlängert sich automatisch zweimal um weitere 24 Monate gemäß Vertrag, sofern die MHH nicht von dem vertraglich vorgesehenen Kündigungsrecht des Auftraggebers Gebrauch macht. Die maximale Vertragslaufzeit (inklusive Verlängerungen) beträgt 120 Monate.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

Für die Eignungsprüfung sind folgende Nachweise / Bestätigungen im Hinblick auf die erforderliche Fachkunde, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit entscheidend:
1) Bescheinigung der Eintragung im Handels- bzw. Berufsregister (Anlage 1 Eigenerklärung zur Eignung).
2) Angaben, ob ein Insolvenzverfahren oder ein vergleichbares gesetzlich geregeltes Verfahren eröffnet/die Eröffnung beantragt/mangels Masse abgelehnt/ein Insolvenzplan rechtskräftig bestätigt wurde oder ob sich das Unternehmen in Liquidation befindet (Anlage 1 Eigenerklärung zur Eignung).
3) Angabe, dass nachweislich keine schwere Verfehlung begangen wurde, die die Zuverlässigkeit als Bewerber in Frage stellt (Anlage 1 Eigenerklärung zur Eignung).
4) Angaben, dass die Verpflichtung zur Zahlung von Steuern und Abgaben sowie der Beiträge zur gesetzlichen Sozialversicherung ordnungsgemäß erfüllt ist (Anlage 1 Eigenerklärung zur Eignung).
5) Angaben zu §§ 123-125 GWB (Anlage 1 Eigenerklärung zur Eignung).
6) Eigenerklärung Sanktionsvereinbarung EU - Anlage zum BMWK-Rundschreiben vom 14.04.2022 (Anlage 8)
Im Bedarfsfall sind folgende Unterlagen auszufüllen und mit dem Angebot abzugeben:
7) Erklärung der Bewerber-/ Bietergemeinschaft (Anlage 6 Erklärung der Bewerber-Bietergemeinschaft).
8) Verpflichtungserklärung von eingebundenen Drittunternehmen (Anlage 7 Verpflichtungserklärung Drittunternehmen).

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Angaben und Formalitäten, die erforderlich sind, um die Einhaltung der Auflagen dieses Vergabeverfahrens zu überprüfen.
1) Angaben über den Gesamtumsatz des Unternehmens sowie den Umsatz im Zusammenhang mit der Überlassung, Entwicklung/Customizing, Schulung und Pflege eines Systems für ein klinisches Arbeitsplatzsystem in den letzten dreiabgeschlossenen Geschäftsjahren (Anlage 1 Eigenerklärung zur Eignung).
2) Angaben zur Berufs- bzw. Betriebshaftpflichtversicherung (Anlage 1 Eigenerklärung zur Eignung).
3) Erklärung Tariftreue und Mindestentlohnung (NTVergG) (Anlage 3 Erklärung zum NTVergG).
4) Vorvertragliche Erklärung zu § 4 Abs. 1 NTVergG (Niedersächsisches Tariftreue- und Vergabegesetz) - Dienstleistungen (Anlage 3a Erklärung zum NTVergG)
5) Angabe, von welcher Niederlassung/Firmensitz das Projekt betreut wird. (Anlage 1 Eigenerklärung zur Eignung).
6) Eigenerklärung Ausbildungsbetrieb (Anlage 4).
7) MHH Vertraulichkeitserklärung (Anlage 9).
8) Mindestanforderungen an die Dokumentation von (IT-) Systemen der MHH (Anlage 10).

Geforderte Mindeststandards (Ausschlusskriterien):
zu 1) Summe der jährlichen Gesamtumsätze von mind. 8,0 Mio. EUR brutto p.a. und Summe der jährlichen Umsätze mit vergleichbaren Leistungen über die Bereitstellung und Inbetriebnahme von Software für ein klinisches Arbeitsplatzsystem von mind. 4,0 Mio. EUR brutto p.a. über die letzten 2 Geschäftsjahre.
zu 2) Angaben zur Beruf- bzw. Betriebshaftpflichtversicherung mit folgenden Mindestdeckungssummen für:
a) Personen- und Sachschäden bis zu 2,5 Mio. EUR je Schadensereignis und
b) Vermögensschäden bis zu 250.000 EUR je Schadensereignis.
Die Gesamtleistung je Versicherungsjahr muss für alle Schäden mindestens das Zweifache der vereinbarten Versicherungssumme in den jeweiligen Positionen betragen.
Sofern der Nachweis nicht bereits mit den Teilnahmeunterlagen in der geforderten Höhe erbracht werden kann, reicht zunächst die schriftliche Zusage eines Versicherungsunternehmens, dass im Auftragsfall eine Versicherung in der geforderten Höhe erfolgt.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Angaben und Formalitäten, die erforderlich sind, um die Einhaltung der Auflagen dieses Vergabeverfahrens zu überprüfen.
1) Erfahrungen mit der Implementierung und dem Support eines klinischen Arbeitsplatzsystems:
Angabe, seit wann die Lösung durch den Bewerber bereits implementiert und supportet wird (Anlage 1 Eigenerklärung zur Eignung).
2) Referenzen (Anlage 2) - mind. 2 Referenzen aus den letzten 5 Geschäftsjahren aus Krankenhäusern der Maximalversorgung, die mit dem Auftragsgegenstand vergleichbar sind (Lieferung, Customizing + Implementierung klinischer Arbeitsplatzsysteme, mit Softwarepflege/Support)
3) Eigenerklärung Förderung der Chancengleichheit und Gleichstellung (Anlage 5).
Technische/Klinische Mindestanforderungen an ein klinisches Arbeitsplatzsystem für die Medizinische Hochschule Hannover (Anlage 1.1 Eigenerklärung zur technischen Leistungsfähigkeit):
4) Erfüllung der KHZG MUSS-Kriterien für den Fördertatbestand 2
5) 3-Schichten-Architektur zur performanten Abdeckung von bis zu 2500 aktiven Usern
6) Hochverfügbarkeit u. Performance-Absicherung durch LoadBalancer u. InMemory Technologie
7) Zero Down Time für die Applikationsserver
8) Eine Inbetriebnahme der Software muss abteilungsweise gewährleistet werden
9) Abdeckung aller Dienste und Anforderungen der Telematikinfrastruktur
10) Mobile Nutzung sowie Datenerfassung kompatibel mit Apple, Android u. Microsoft
11) Die Lösung beinhaltet ein integriertes Patientenportal u. erfüllt die Muss- und Kann-Kriterien gemäß KHZG
12) Möglichkeiten zur Integration eines Entlassmanagements, Medikationstools sowie einer Pflegedokumentation
13) Schnittstelle zum Archivsystem mit technischer Freigabe oder alternativen Verfahren
14) Bidirektionale Schnittstelle zu SAP IS-H/IS-H-Med sowie Zugriff auf die SAP-PMDs auf Alias-Ebene
15) Vollumfängliche Terminplanung inklusive Constraint Solving Engine zur Planungsoptimierung für Ambulanzen, Stationen u. Leistungsstellen
16) Belegungsmanagement mit hausweiter Bettenplanung und Möglichkeit zur Abbildung spezifische Anforderungen unterschiedlicher Organisationseinheiten
17) Umsetzung des Behandlungsauftrags entsprechend den gesetzlichen Vorgaben
18) Tools zum Erstellen eigener Medizinischer Dokumentation u. Workflows in Abhängigkeit von Leistungsanforderungen
19) Das System sollte Kundenerweiterungen nach Einweisung auch durch den Kunden zulassen
20) Fachabteilungsbezogene Übersicht freier u. verplanter Betten im Haus
21) Gesetzliche Musterformulare für die Rentenversicherung, Berufsgenossenschaft u. die kassenärztliche Bundesvereinigung (KV-Formulare)
22) Listenansichten welche je nach Fachabteilung, Organisationseinheit u. Benutzer Dokumente u. Aufgaben nach definierten Kriterien darstellen
23) Prozessdarstellung für klinische Behandlungspfade u. klinische Prozesse
24) Patientenübersicht für ambulante, teilstationäre u. stationäre Patienten
25) Anordnungsmanagement für Case Manager, Ärzte u. Pflege
26) Integrierte Bereitstellung von Videosprechstunden
27) Arztbriefschreibung mit der Erstellung u. Übernahme von Sprungmarken, Mustervorlagen u. Textbausteinen für verschiedene Organisationseinheiten sowie Signierworkflow mit Kommentar- u. Korrekturfunktionen
28) Business Intelligence Tool über eine OLAP Datenbank
29) Es werde alle notwendigen HL7 V2.9 Nachrichtentypen unterstützt
30) Zusätzlich können FHIR Schnittstellen u. Profile inklusive ISiK, MIO u. MII bereitgestellt werden
31) Daten werden mithilfe von unterschiedlichen Codesystem und ValueSets codiert
32) Integrierte Aufrufe von externen Anwendungen
33) Anbindung oder Integration an eQS-Systeme
34) Die Anbindung an einer Interoperabilitäts-Plattform muss bereitgestellt werden.
35) Die Aufnahme der Fallarten ambulant, teilstationär und stationär wird unterstützt
36) Änderungsbelege/ Protokollierung für Patienten-/Falldaten inklusive übersichtlicher Darstellung
37) Schnittstelle für Finanzbuchhaltung sowohl in der R/3 als auch zu S/4 HANA
38) Möglichkeit zur Erfassung von tarifneutralen Leistungen
39) Digitale Leistungsanforderung anlegen u. bearbeiten
40) Digitale Leistungsanforderung muss hinsichtlich inhaltlicher Struktur parametrierbar sein
41) Digitale Leistungsanforderung beinhaltet ein Statuskonzept u. muss dadurch gesteuert Prozesse und Funktionen auslösen können

Bedingungen für die Teilnahme (technische und berufliche Fähigkeiten)

Geforderte Mindeststandards:
Zu 1) Erfahrungen mit der Implementierung und dem Support eines klinischen Arbeitsplatzsystems:
Angabe, seit wann die Lösung durch den Bewerber bereits implementiert und supportet wird (Anlage 1 Eigenerklärung zur Eignung).
Zu 2) Referenzen (Anlage 2) - mind. 2 Referenzen aus den letzten 5 Geschäftsjahren aus Krankenhäusern der Maximalversorgung, die mit dem Auftragsgegenstand vergleichbar sind (Lieferung, Customizing + Implementierung klinischer Arbeitsplatzsysteme, mit Softwarepflege/Support)
Technische/Klinische Mindestanforderungen an ein klinisches Arbeitsplatzsystem für die Medizinische Hochschule Hannover (Anlage 1.1 Eigenerklärung zur technischen Leistungsfähigkeit):
Zu 4) Erfüllung der KHZG MUSS-Kriterien für den Fördertatbestand 2
Zu 5) 3-Schichten-Architektur zur performanten Abdeckung von bis zu 2500 aktiven Usern
Zu 6) Hochverfügbarkeit u. Performance-Absicherung durch LoadBalancer u. InMemory Technologie
Zu 7) Zero Down Time für die Applikationsserver
Zu 8) Eine Inbetriebnahme der Software muss abteilungsweise gewährleistet werden
Zu 9) Abdeckung aller Dienste und Anforderungen der Telematikinfrastruktur
Zu 10) Mobile Nutzung sowie Datenerfassung kompatibel mit Apple, Android u. Microsoft
Zu 11) Die Lösung beinhaltet ein integriertes Patientenportal u. erfüllt die Muss- und Kann-Kriterien gemäß KHZG
Zu 12) Möglichkeiten zur Integration eines Entlassmanagements, Medikationstools sowie einer Pflegedokumentation
Zu 13) Schnittstelle zum Archivsystem mit technischer Freigabe oder alternativen Verfahren
Zu 14) Bidirektionale Schnittstelle zu SAP IS-H/IS-H-Med sowie Zugriff auf die SAP-PMDs auf Alias-Ebene
Zu 15) Vollumfängliche Terminplanung inklusive Constraint Solving Engine zur Planungsoptimierung für Ambulanzen, Stationen u. Leistungsstellen
Zu 16) Belegungsmanagement mit hausweiter Bettenplanung und Möglichkeit zur Abbildung spezifische Anforderungen unterschiedlicher Organisationseinheiten
Zu 17) Umsetzung des Behandlungsauftrags entsprechend den gesetzlichen Vorgaben
Zu 18) Tools zum Erstellen eigener Medizinischer Dokumentation u. Workflows in Abhängigkeit von Leistungsanforderungen
Zu 19) Das System sollte Kundenerweiterungen nach Einweisung auch durch den Kunden zulassen
Zu 20) Fachabteilungsbezogene Übersicht freier u. verplanter Betten im Haus
Zu 21) Gesetzliche Musterformulare für die Rentenversicherung, Berufsgenossenschaft u. die kassenärztliche Bundes-vereinigung (KV-Formulare)
Zu 22) Listenansichten welche je nach Fachabteilung, Organisationseinheit u. Benutzer Dokumente u. Aufgaben nach definierten Kriterien darstellen
Zu 23) Prozessdarstellung für klinische Behandlungspfade u. klinische Prozesse
Zu 24) Patientenübersicht für ambulante, teilstationäre u. stationäre Patienten
Zu 25) Anordnungsmanagement für Case Manager, Ärzte u. Pflege
Zu 26) Integrierte Bereitstellung von Videosprechstunden
Zu 27) Arztbriefschreibung mit der Erstellung u. Übernahme von Sprungmarken, Mustervorlagen u. Textbausteinen für verschiedene Organisationseinheiten sowie Signierworkflow mit Kommentar- u. Korrekturfunktionen
Zu 28) Business Intelligence Tool über eine OLAP Datenbank
Zu 29) Es werde alle notwendigen HL7 V2.9 Nachrichtentypen unterstützt
Zu 30) Zusätzlich können FHIR Schnittstellen u. Profile inklusive ISiK, MIO u. MII bereitgestellt werden
Zu 31) Daten werden mithilfe von unterschiedlichen Codesystem und ValueSets codiert
Zu 32) Integrierte Aufrufe von externen Anwendungen
Zu 33) Anbindung oder Integration an eQS-Systeme
Zu 34) Die Anbindung an einer Interoperabilitäts-Plattform muss bereitgestellt werden.
Zu 35) Die Aufnahme der Fallarten ambulant, teilstationär und stationär wird unterstützt
Zu 36) Änderungsbelege/ Protokollierung für Patienten-/Falldaten inklusive übersichtlicher Darstellung
Zu 37) Schnittstelle für Finanzbuchhaltung sowohl in der R/3 als auch zu S/4 HANA
Zu 38) Möglichkeit zur Erfassung von tarifneutralen Leistungen
Zu 39) Digitale Leistungsanforderung anlegen u. bearbeiten
Zu 40) Digitale Leistungsanforderung muss hinsichtlich inhaltlicher Struktur parametrierbar sein
Zu 41) Digitale Leistungsanforderung beinhaltet ein Statuskonzept und muss dadurch gesteuert Prozesse und Funktionen auslösen können

Ablauf des Verfahrens:
1) Phase Interessenbekundung: ABGESCHLOSSEN!
Interessenten müssen ihr Interesse bei der genannten Kontaktstelle per E-Mail bekunden. Die Interessenbekundung als Bewerber-/ Bietergemeinschaft ist bereits in dieser 1. Phase möglich, aber nicht zwingend. In diesem Fall sind die Mitglieder sowie das vertretungsberechtigte Mitglied mit der Interessensbekundung zu benennen (siehe auch nachstehend 2. Phase Interessensbestätigung). Die Einreichung eines Teilnahmeantrags/einer Interessensbestätigung ist in dieser Phase nicht erforderlich. Es erfolgt keine gesonderte Auftragsbekanntmachung mehr (§ 38 Abs. 4 VgV). Lediglich die Unternehmen, die form- u. fristgerecht eine Interessenbekundung übermittelt haben, werden am weiteren Verfahren beteiligt (§38 Abs. 5 VgV).
Mit der Interessensbestätigung ist anzugeben, dass die geforderten Mindeststandards aus den Angaben aus Abschnitt III.1.1) Befähigung zur Berufsausübung einschließlich Auflagen hinsichtlich der Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister, III.1.2) wirtschaftliche u. finanzielle Leistungsfähigkeit sowie III 1.3) technische u. berufliche Leistungsfähigkeit eingehalten werden.
Der Interessent trägt das Risiko der fristgerechten Übermittlung der Interessenbekundung.
2) Phase Interessensbestätigung:
Nur diejenigen Unternehmen, die form- u. fristgerecht ihr Interesse bekundet haben, erhalten Zugang zu den vollständigen finalen Vergabeunterlagen u. werden zur Abgabe eines Teilnahmeantrages (Interessensbestätigung) aufgefordert. Weitere/sonstige Unternehmen sind nicht zur Teilnahme am Verfahren berechtigt. Soweit noch keine Interessensbekundung als Bewerber-/ Bietergemeinschaft in der 1. Phase erfolgt ist, kann eine Bewerber-/Bietergemeinschaft auch noch nach Aufforderung zur Interessensbestätigung bis zur Abgabe der Teilnahmeanträge zulässig gebildet werden. In diesem Fall darf jedoch eine Bewerber-/Bietergemeinschaft nur noch zwischen Unternehmen gebildet werden, die auch ihr Interesse zuvor in der 1.Phase bekundet haben. Die Aufforderung zur Interessensbestätigung beinhaltet alle notwendigen Informationen zur Erstellung des Teilnahmeantrages. Die Vergabeunterlagen zur Erstellung der Teilnahmeanträge werden den Unternehmen, die ein Interesse bekundet haben elektronisch zur Verfügung gestellt o. eine Internetadresse angegeben, unter der die elektronischen Dokumente abgerufen werden können.
Im Rahmen der Interessenbestätigung/Teilnahmewettbewerb ist eine Präsentation/Fragenrunde per MS Teams vrs. in der KW 42/2023 bis KW 44/2023 über die Einhaltung der abgefragten Mindestkriterien zu Ziffer III.1.3) Technische und berufliche Leistungsfähigkeit geplant. Nähere Informationen hierzu entnehmen Sie der Anlage "Ablauf Teilnahme-Bewerbungsbedingungen".
3) Phase Angebotsphase:
Nur diejenigen Bewerber, die den Teilnahmewettbewerb erfolgreich durchlaufen haben, werden vom Auftraggeber zur Angebotsabgabe aufgefordert.
Für die KW 02/2024 bis KW 03/2024 sind Verhandlungsgespräche inkl. Präsentation und Demo der angebotenen Software geplant. Nähere Informationen hierzu entnehmen Sie der Anlage "Ablauf Teilnahme-Bewerbungsbedingungen".
Bekanntmachungs-ID: CXS0YDWY1M5ZJLD0

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Die Vergabestelle weist darauf hin, dass ein Antrag auf Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens gemäß § 160
Abs. 3 GWB nur zulässig ist, wenn.
1. der Antragsteller den gerügten Verstoß gegen Vergabevorschriften im Vergabeverfahren erkannt und gegenüber dem Auftraggeber unverzüglich gerügt hat,
2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, spätestens bis Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Angebotsabgabe oder zur Bewerbung gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Angebotsabgabe oder zur Bewerbung gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4. nicht mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.