Neuausrichtung und Modernisierung ("NEMO") der Fachämter der Bezirksämter der Freien und Hansestadt Hamburg - Rahmenvertrag für Digitalisierungsleistungen

Titel

Neuausrichtung und Modernisierung ("NEMO") der Fachämter der Bezirksämter der Freien und Hansestadt Hamburg - Rahmenvertrag für Digitalisierungsleistungen
FHH/BWFGB_NEMO_01/2023

Kurze Beschreibung

Die Freie und Hansestadt Hamburg ("FHH") ist in sieben Bezirke aufgeteilt. In jedem Bezirk gibt es ein Bezirksamt, dem ein Bezirksamtsleiter vorsteht. Die Bezirksämter erledigen ortsnahe Verwaltungsaufgaben. Hierfür werden nicht nur Kundenzentren, sondern auch Fachämter (bspw. für Gesundheit, Personenstandswesen, Soziales, Verbraucherschutz, Gewerbe und Umwelt etc.) bei den Bezirksämtern eingerichtet.
Die FHH schreibt einen Rahmenvertrag mit (bis zu) drei Rahmenvertragspartnern für Beratungs- und Digitalisierungsleistungen für mehrere NEMO-Programme aus
"NEMO" ist das Akronym für Neuausrichtung und Modernisierung und soll die identifizierten Fachämter in den Bezirksämtern befähigen, effektiver, organisatorisch optimaler sowie digital zugänglich zu sein. Durch verschiedene NEMO-Programme sollen die beteiligten Fachämter in die Lage versetzt werden, durch eine aktive Befassung mit den Strukturen, Prozessen und Arbeitsmitteln
- ihre Effizienz zu erhöhen,
- potenzielle Fehlerquellen zu vermeiden und Fehlerquoten zu senken,
- sich als attraktive Arbeitgeber aufzustellen und
- die Kundenorientierung weiter zu verbessern.
Bei dieser Neuausrichtung ("NE") der Fachämter wird die bisher vorwiegend fachliche Prozesssicht um den Blick auf die Kommunikations- und Steuerungsprozesse sowie um Digitalisierungspotenziale erweitert, um eine ganzheitliche Optimierung vorzunehmen.
Die Modernisierung ("MO") umfasst sowohl den Blick auf die qualitativen Aspekte von Regelungen und operativen Arbeitsmitteln als auch das Selbstverständnis und die interne Kultur der Fachämter, um diese auch für junge Nachwuchskräfte attraktiv aufzustellen.
Für die Digitalisierung der Bezirksämter sucht die FHH eine neue Form der Partnerschaft, die konkret auf die NEMO-Programme ausgerichtet ist. Dabei möchte die FHH auch von internationalen Erfahrungen profitieren und für die NEMO-Programme insgesamt (bis zu) drei Rahmenvertragspartner für die Dauer von bis zu vier Jahren unter Vertrag nehmen.

Beschreibung der Beschaffung

Alle künftigen NEMO-Programme sollen neben den in Ziff. II.1.4 beschriebenen Zielen folgende einheitliche Ziele vereinen:
- Erreichung einer langfristigen positiven Verwaltungserfahrung von Bürger:innen, Kund:innen, Mitarbeiter:innen sowie Bewerber:innen unter Einhaltung abgestimmter und einheitlicher Service Level Agreements (bspw. Erreichbarkeit/Verfügbarkeit).
- Umsetzung anwenderfreundlicher Lösungen unter Einhaltung und Berücksichtigung zeitkritischer rechtlicher und technischer Verpflichtungen.
- Pro-aktive und effektive Berücksichtigung des demografischen Wandels sowie des steigenden Fachkräftemangels.
- Abbau hoher Schwellen im Bürger:innen-Kontakt sowie in der Behördensprache.
- Pro-aktive Reaktion auf politisch prognostizierbare Entwicklungen.
1. Fachstrategie
Die Fachämter der Bezirksämter werden mit den NEMO-Programmen auf die jeweiligen wesentlichen Ziele der Verwaltungsorganisationen, Mitarbeiter:innen, Bürger:innen, Bewerber:innen und Kund:innen hin ausgerichtet. Dazu zählen: Wirtschaftlichkeit, Qualität, Mitarbeiterbindung, Bürger:innen-Zufriedenheit und Kundennähe. Die kommunikativen und steuernden Prozesse erlangen eine höhere Bedeutung in der täglichen Arbeit. Ein wesentlicher Beitrag ist dazu auch die Modernisierung von Arbeitsmitteln und organisatorischen Mitteln, um neben dem damit einhergehenden Effizienz- und Qualitätsgewinn Nachwuchskräfte für die Arbeit im Bezirksamt zu begeistern.
2. Digitalisierungsstrategie
Die NEMO-Programme integrieren sich nahtlos in die Digitalisierungsvorhaben der FHH und schaffen digitale Vorbilder, die auch in anderen Anwendungsbereichen Nutzen stiften können. Dazu zählen:
- Das über ein reines Terminmanagement hinausgehende Digitale Anliegen-management, über das Anliegen von Bürgern verlässlich bedient werden.
- Eine zentrale Wissensdatenbank und nach neuesten Erkenntnissen aufgebaute Fachanweisungen, die die Arbeit der Sachbearbeitungen wesentlich erleichtert.
- Eine digitale Kundensteuerung im Internet, die Bürger:innen das Vortragen ihrer Anliegen erleichtert und gleichzeitig die Anzahl von Besuchen und Anrufen im jeweiligen Fachamt verringert.
3. Typische Projekte in einem NEMO-Programm sind die folgenden:
- Umsetzung und Erweiterung der OZG-Dienste
- Erfüllung der Anforderungen des Registermodernisierungsgesetzes
- Einführung weiterer Onlinedienste
- Einführung eines digitalen Terminmanagementsystems
- Übergreifendes Controlling und Service Level
- Einführung fehlender Fachverfahren-Komponenten (Low Code)
- Prozessoptimierung und -automatisierung (inkl. Aufgabenanalyse und ggf. -verlagerung)
- Digitalisierung von Registern und Akten
- Konsistenter Kundenkontakt: Online, Chatbot, Telepräsenz, Telefon, vor Ort
- Ermittlung und Standardisierung der technischen Ausstattung sowie Schulungsangebote
- Aufbau einer übergreifenden Wissensdatenbank
- Digitalisierung eines übergreifenden Recruitings, Onboardings und Personalmanagements
- Klärung und Digitalisierung von Schnittstellen: Front/Back Office, Bezirksübergreifend, behördenübergreifend, föderal
- Barrierefreier Zugang
4. Jedes NEMO-Programm ist neben seinen Projekten durch Aufgabenfelder gekennzeichnet. Aufgabenfelder sind übergreifende dauerhafte Aufgabengruppen, die die Infrastruktur des Programms darstellen und teilweise als Serviceeinrichtungen für alle Projekte bereitstehen. Typische Aufgabenfelder sind die folgenden:
- Change-Management
- Portfolio, Controlling
- Reporting und Evaluation
- Prozessmanagement
- Risikomanagement
- Datenschutz und Datensicherheit
- Barrierefreiheit und Betrieb
- Koordination Produkt-/Softwareentwicklung
- Project Management Office
- Kommunikation
- Personas und User Journeys
- Zielentwicklung und Vision
- Integration und Allzuständigkeit
Weitere Einzelheiten enthält die Leistungsbeschreibung.
Die unter dem Rahmenvertrag insgesamt erwartete Schätzmenge beläuft sich auf 25.000 Dienstleistungsstunden, ca. 3.000 bis 4.000 Personentage pro Programm.
Die unter dem Rahmenvertrag insgesamt geltende Maximalmenge beläuft sich auf 30.000 Dienstleistungsstunden. Daraus ergibt sich der in Ziff. II.1.5 geschätzte Gesamtwert.
Bei diesen Schätzungen geht die FHH von zwei bis vier Programmen im Sinne der Leistungsbeschreibung in den kommenden vier Jahren aus.

Beschreibung der Verlängerungen

Der Rahmenvertrag hat eine Laufzeit von maximal 48 Monaten. Die Grundlaufzeit beläuft sich auf 36 Monate. Der Rahmenvertrag verlängert sich einmalig um 12 Kalendermonate nach Ablauf der Grundlaufzeit, wenn BWFGB den Rahmenvertrag nicht spätestens drei Monate vor Ablauf der Grundlaufzeit kündigt.
Abrufe sind bis zum letzten Tag der Laufzeit möglich.

Beschreibung der Optionen

Zu den Vertragsverlängerungsoptionen vgl. Ziff. II.2.7.
Die Beschaffung zusätzlicher bzw. Wiederholung gleichartiger Leistungen nach § 14 Abs. 4 Nr. 5 und N. 9 VgV im Verhandlungsverfahren ohne Teilnahmewettbewerb bleibt ausdrücklich vorbehalten.

Zusätzliche Informationen

Bietergemeinschaften haben mit ihrem Angebot eine von allen Mitgliedern unterschriebene rechtsverbindliche Erklärung abzugeben, die in den Vergabeunterlagen enthalten ist. Ein Vordruck ist in den Angebotsunterlagen enthalten.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

Die Angebotsunterlagen (Vordrucke und Formulare) können auf der in Ziffer I.3 genannten Internetadresse abgerufen werden. Die Verwendung der Angebotsunterlagen ist verbindlich. Eingereichte Nachweise müssen noch gültig sein; soweit Anforderungen an die Aktualität gestellt werden, bezieht sich der Zeitpunkt auf den Tag der Veröffentlichung dieser Bekanntmachung (vgl. Ziff. VI.5).
Mit ihrem Angebot haben die Bieter folgende Dokumente bzw. Unterlagen vorzulegen:
PL1. Eigenerklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen (§§ 123, 124 GWB) gemäß § 48 VgV.
PL2. Eigenerklärung zum Unternehmen mit Angaben zur Firma, Rechtsform, Sitz, Gegenstand, Geschäftsleitung des Unternehmens, Unternehmensstruktur (z. B. Muttergesellschaften, Konzernzugehörigkeit, Niederlassungen - Organigramm), mit Darstellung der Gesellschafts- und Kapitalverhältnisse des Bieters sowie ggf. zur zuständigen Niederlassung.
PL3. Eigenerklärung zur Einhaltung der datenschutzrechtlichen Anforderungen der Ausschreibung.
PL4. Eigenerklärung zum 5. EU-Sanktionspaket (RUS-Sanktionen).
Im Fall von Bietergemeinschaften gelten die hier aufgeführten Eignungsanforderungen entsprechend für jedes einzelne Mitglied der Bietergemeinschaft.
Kann ein Bieter aus einem stichhaltigen Grund einen geforderten Nachweis nicht beibringen, so kann er seine Leistungsfähigkeit durch Vorlage anderer, der FHH für geeignet erachteter Belege nachweisen. Die Anforderung weiterer Eigenerklärungen und Bescheinigungen behält sich die FHH auf gesondertes Verlangen vor.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

WL. Eigenerklärung über den jährlichen Umsatz des Bieters für mit den ausgeschriebenen Leistungen vergleichbaren Leistungen (maßgeblich für die Vergleichbarkeit sind Umsätze im Zusammenhang mit Beratungsleistungen in Digitalisierungsprojekten im Segment Public/Öffentliche Verwaltung) in den letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahren.
Falls der Bieter noch keine 3 Jahre existiert, sind entsprechende Umsatzangaben für den Zeitraum des Bestehens anzugeben.
Im Fall von Bietergemeinschaften gelten die hier aufgeführten Eignungsanforderungen entsprechend für jedes einzelne Mitglied der Bietergemeinschaft.
Kann ein Bieter aus einem stichhaltigen Grund einen geforderten Nachweis nicht beibringen, so kann er seine Leistungsfähigkeit durch Vorlage anderer, von der FHH für geeignet erachteter Belege nachweisen. Die Anforderung weiterer Eigenerklärungen und Bescheinigungen behält sich die FHH auf gesondertes Verlangen vor. Die FHH behält sich vor, eine Wirtschaftsauskunft über den Bieter einzuholen.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

TL1. Eigenerklärung über das jährliche Mittel der Beschäftigten (Vollzeitäquivalente) für den maßgeblichen Bereich bzw. Geschäftsbereich (maßgeblicher Geschäftsbereich = Beratungsleistungen in Digitalisierungsprojekten im Segment Public/Öffentliche Verwaltung) gemäß Aufschlüsselung im Formblatt in den Bewerbungsunterlagen in den letzten 3 Jahren.
TL2. Angaben über die Ausführung von vergleichbaren Leistungen/ Referenzprojekten (realisierte Projekte im Zusammenhang mit Beratungsleistungen in Digitalisierungsprojekten im Segment Public/Öffentliche Verwaltung) in den letzten maximal 10 Jahren (Eigenerklärungen; Stichtag 01.11.2013). Die Referenzprojekte müssen innerhalb der letzten 10 Jahre durchgeführt oder abgeschlossen worden sein.
Die Referenzen sind gemäß Formblatt aus den Angebotsunterlagen mit den dort genannten Angaben einzureichen.
Bitte reichen Sie möglichst nicht mehr als 5 Referenzen ein und sortieren Sie diese nach ihrer Einschlägigkeit und Vergleichbarkeit mit dem Ausschreibungsgegenstand. Die FHH kann in Einzelfällen die Vorlage von Referenzbescheinigungen der Referenzauftraggeber verlangen.
Im Fall von Bietergemeinschaften können entsprechende Angaben (TL1 und TL2) für die Bietergemeinschaft insgesamt abgegeben werden.

Bedingungen für die Teilnahme (technische und berufliche Fähigkeiten)

1. Zu TL2: Mindestens eine Referenz muss Beratungsleistungen in Digitalisierungsprojekten im Segment Public/Öffentliche Verwaltung in einem anderen (aktuellen) EU-Mitgliedstaat als der Bundesrepublik Deutschland erbracht worden sein.
2. Zu TL2: Mindestens drei Referenzen müssen Beratungsleistungen in Digitalisierungsprojekten im Segment Public/Öffentliche Verwaltung mit einem Nettohonorar von mindestens EUR 100.000,- zum Gegenstand gehabt haben.
Die vorgenannten Mindestanforderungen müssen kumulativ erfüllt sein. Die Mindestanforderung 1 kann auch in einer Referenz erfüllt werden, die unter die Mindestanforderung 2 fällt.

Bedingungen für die Vertragserfüllung

Die ausgewählten Bieter (bei Bietergemeinschaft alle Mitglieder) haben mit ihrem Angebot eine Eigenerklärung zur Tariftreue und zur Zahlung eines Mindestlohnes gemäß § 3 Hamburgisches Vergabegesetz abzugeben. Das in den Vergabeunterlagen beigefügte Formblatt ist zwingend zu verwenden.

1. Die Vergabeunterlagen können unter der in Ziffer I.3) genannten Internetadresse abgerufen werden. Die Verwendung der Vergabeunterlagen ist verbindlich. Sofern im Laufe des Vergabeverfahrens weitere Informationen oder Präzisierungen seitens der FHH erforderlich werden sollten, werden diese Zusatzinformationen ebenfalls unter der dort genannten Internetadresse veröffentlicht. Die Bieter müssen daher regelmäßig prüfen, ob unter der dort genannten Internetadresse weitere Informationen veröffentlicht wurden. Eine Registrierung bei der Vergabeplattform erleichtert den Zugang und die Information zu den Bieterinformationen.
2. Fragen zu den Anforderungen dieser Bekanntmachung und den Vergabeunterlagen sollen umgehend, jedoch spätestens bis zum 23. November.2023 über die Vergabeplattform gestellt werden. Die FHH behält sich vor, später eingehende Fragen nicht zu beantworten.
3. Angebote sind elektronisch an die in Ziffer I.3 benannte Stelle über die Vergabeplattform zu übermitteln. Bis zum Ablauf der Angebotsfrist sind die Angebote verschlüsselt, so dass die FHH keinen Zugriff auf sie hat. Dem Bieter steht es jedoch frei, sein Angebot bis zum Ablauf der Frist zu bearbeiten und neu hochzuladen.
4. Die FHH behält sich vor, unvollständige oder fehlende Nachweise und Unterlagen in den Angeboten kurzfristig nachzufordern. Die Bieter können jedoch nicht auf das Nachfordern vertrauen.
5. Fremdsprachige Bescheinigungen oder Erklärungen sind in der Regel nur zu berücksichtigen, wenn sie mit Übersetzung in die deutsche Sprache vorgelegt worden sind. Die FHH kann Ausnahmen zulassen. Dies gilt insbesondere für technische Nachweise, die nur in englischer Sprache verfügbar sind.
6. Die FHH behält sich vor, das Verfahren aus sachlichen Gründen aufzuheben. Ersatzansprüche der Bieter sind - soweit rechtlich zulässig - ausgeschlossen. Mit dem Herunterladen der Vergabeunterlagen stimmt der Bieter dem zu.
7. Durch die Abgabe des Angebots verpflichtet sich der Bieter, alle ihm ggf. übersandten Unterlagen vertraulich zu behandeln und den Geheimwettbewerb auch ansonsten zu wahren; dies gilt auch im Hinblick auf das jeweilige Angebot. Die FHH ihrerseits wird Unterlagen der Bieter nur für die Zwecke des Verfahrens verwenden.
8. Bietergemeinschaften haben mit ihrem Angebot eine von allen Mitgliedern unterschriebene rechtsverbindliche Erklärung gemäß dem entsprechenden Formblatt der Vergabeunterlagen abzugeben und die dort genannten Anforderungen zu beachten.
9. Die FHH behält sich nach Auswertung der in der Angebotsaufforderung genannten Zuschlagskriterien 2 und 3 vor, die besten drei Bieter zu einem Präsentationstermin einzuladen und diesen Präsentationstermin bei der Wertung der Angebote im Rahmen der Zuschlagskriterien 2 und 3 zu berücksichtigen. Die Präsentationstermine sind voraussichtlich in der KW 49/2023 vorgesehen. Sie werden - nach Wahl der FHH - in Hamburg oder als Videokonferenz stattfinden. Einzelheiten zu den vorbehaltenen Präsentationen enthält die Angebotsaufforderung.
Bekanntmachungs-ID: CXP4YMG62FJ

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

- § 134 Abs. 2 GWB - Informations- und Wartepflicht: Ein Vertrag darf erst 15 Kalendertage nach Absendung der Information nach § 134 Abs. 1 GWB geschlossen werden. Wird die Information auf elektronischem Weg oder per Fax versendet, verkürzt sich die Frist auf 10 Kalendertage. Die Frist beginnt am Tag nach der Absendung der Information durch den Auftraggeber; auf den Tag des Zugangs beim betroffenen Bieter und Bewerber kommt es nicht an.
- Das Vergabeverfahren unterliegt den Vorschriften über das Nachprüfungsverfahren vor der Vergabekammer (§ 155 ff. GWB). Gemäß § 160 Abs. 3 GWB ist der Antrag unzulässig, soweit:
1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Abs. 2 GWB bleibt unberührt,
2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Der vorstehende Satz gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Abs. 1 Nr. 2 GWB. § 134 Abs. 1 Satz 2 GWB bleibt unberührt.