Offenes Verfahren (EU-weit) zur Vergabe von IGM Hausmeister Dienstleistungen für WE 144615 „Denkort Bunker Valentin“ Rekumer Siel, 28777 Bremen, OT Farge, Bundesanstalt für Immobilienaufgaben, Direktion Magdeburg - VOEK 028-23

Titel

Offenes Verfahren (EU-weit) zur Vergabe von IGM Hausmeister Dienstleistungen für WE 144615 „Denkort Bunker Valentin“ Rekumer Siel, 28777 Bremen, OT Farge, Bundesanstalt für Immobilienaufgaben, Direktion Magdeburg - VOEK 028-23
VOEK 028-23

Beschreibung der Beschaffung

Die Auftraggeberin beauftragt die Auftragnehmerin mit der Durchführung der in der Leistungsbeschreibung (Anlage C-02) beschriebenen Leistung.
Der Auftragnehmer (AN) erbringt seine Hausmeisterdienstleistungen zu den vertraglich vereinbarten Konditionen entsprechend des Bedarfes in der Liegenschaft in eigener Verantwortung und nach eigener Organisation.
Der AN gewährleistet der Auftraggeberin (AG) die permanente, ordnungsgemäße Leistungserbringung und Vertragserfüllung. Der AN stellt die Einhaltung der allgemeinen Hausordnung, sowie die Hausordnung des Gedenkstättenbetreibers und aller gesetzlichen und behördlichen Bestimmungen im Bereich des Gebäudemanagements sicher, insbesondere der Unfallverhütungsvorschriften der Berufsgenossenschaften.
Einzelheiten sind den Vergabeunterlagen, insbesondere der Leistungsbeschreibung (Anlage C-02 zum Angebotsaufforderungsschreiben), zu entnehmen.

Beschreibung der Verlängerungen

Die Laufzeit verlängert sich einmalig um zwei weitere Jahre, sofern die Auftraggeberin der Fortsetzung des Vertragsverhältnisses nicht mit einer Frist von sechs Monaten vor Ablauf der Vertragslaufzeit in Textform widerspricht. Die Widerspruchsfrist für die Auftragnehmerin beträgt sechzehn Monate vor Ablauf der Vertragslaufzeit. Der Widerspruch muss in Textform erfolgen. Maßgeblich für die Fristwahrung ist der Zugang des Widerspruchs bei der anderen Seite. Der Vertrag endet spätestens zum 31.01.2030 ohne dass es einer Kündigung bedarf.

Beschreibung der Optionen

Bedarfsleistungen aufgrund von Schadensmeldungen und Freigabe oder nach Aufforderung durch die AG (Euro je Stunde gem. Anlage B-02 Preisblatt). Die Bedarfsleistungen umfassen Tätigkeiten, die nicht in den Grundleistungen enthalten sind oder die aufgeführten Leistungen wesentlich überschreiten (gemäß Anlage B-02 Preisblatt_LV). Diese Arbeiten sind nach Anforderung und schriftlicher Beauftragung durch die AG vom AN zu erbringen und werden separat gem. Preisblatt vergütet. Die Bedarfsleistungen werden auch an den Tagen erbracht, an denen die Grundleistungen gemäß Anlage B-02 Preisblatt LV erbracht werden. Die dargestellte Anzahl an Stunden (gemäß Anlage B-02 Preisblatt_LV) dient ausschließlich der Wertung; die Abrechnung erfolgt nach den tatsächlich angeforderten und abgenommenen Leistungen auf Nachweis.

Bedingungen für die Vertragserfüllung

Generelle Personal- und Leistungsanforderungen:
Für die Ausführung des Auftrags gelten darüber hinaus besondere Bedingungen (Ausführungsbedingungen i. S. d. § 128 Abs. 2 GWB) wie folgt:
Zur Vermeidung von häufigem Wechsel des Personals ist nur der Einsatz von eingearbeitetem Personal erwünscht.
Der AN gewährleistet eine weitgehende Konstanz des eingesetzten Personals. Beabsichtigte Änderungen sind der AG rechtzeitig mitzuteilen.
Auf gesonderte Aufforderung kann die AG vom AN die Vorlage eines aktuell gültigen (nicht älter als 6 Monate) polizeilichen Führungszeugnis oder eine gleichwertige Bescheinigung einer zuständigen Gerichts- oder Verwaltungsbehörde des Ursprungs- oder Herkunftslandes für das gesamte vorgesehene Personal in Kopie verlangen.
Der AN stellt 2 Hausmeister (ortskundig) bereit, welche die Aufgaben auf der Liegenschaft innerhalb der Woche (Montag-Donnerstag) erfüllen. Diese Konstellation ist zwingend notwendig, da auf Grund der Besonderheiten auf dieser Liegenschaft inklusive der Mischnutzung die beiden Hausmeister als eingespieltes Team agieren müssen. Um die Verkehrssicherungsgefährdung zu vermeiden ist der interne, zeitnahe Austausch (Informationen) immer zu gewährleisten.
Diese vertreten sich auch vorrangig gegenseitig bei Krankheit/Urlaub. Bei krankheitsbedingten Ad-Hoc Ausfällen ist innerhalb von 1 Stunde durch den AN ortskundiges und mit den Besonderheiten auf der Liegenschaft vertrautes Ersatzpersonal bereit zu stellen. Der AN hat immer ausreichend Reservepersonal (Ortskundig und mit den Besonderheiten auf der Liegenschaft vertraut) einzuplanen. Das Reservepersonal dient der Absicherung des Stammpersonals für unvorhersehbare Fälle (z. B. krankheitsbedingte Personalausfälle der beiden Mitarbeiter, Urlaubsvertretung, Kündigung eines Mitarbeiters u. a.) und somit der vertragsgemäßen Durchführung der Arbeiten. Daneben dient es der Erbringung zusätzlicher Hausmeisterdienste (Bedarfsleistungen).
Der AN verpflichtet sich, mit dem von ihm eingesetzten Personal inkl. Reservepersonal vor deren erstmaligen Arbeitseinsatz in der vertragsgegenständlichen Liegenschaft, eine schriftliche Erklärung zur Verschwiegenheitspflicht zu vereinbaren.
Spätestens zwei Wochen vor Leistungsbeginn übergibt der AN der AG folgende Unterlagen des einzusetzenden Personals:
- Tabellarische Übersicht der Beschäftigten des AN mit den Angaben Name, Vorname, Tätigkeitszuordnung und besonderen Befugnissen; (z. B. Schlüsselberechtigter etc.)
- Unterschriebene Verschwiegenheitserklärungen; (Anlage C-07)
Auf gesonderte Anforderung der AG legt der AN der AG Qualifikationsnachweise zur Berufsausbildung und zu den Sprachkenntnissen gem. Punkt 3.2 und 3.3 der Leistungsbeschreibung zur Einsichtnahme vor.
Das vom AN bei Auftragsdurchführung eingesetzte Personal muss insbesondere folgende Voraussetzungen erfüllen:
- körperlich, geistig und aus arbeitsmedizinischer Sicht für die Leistungserbringung geeignet;
- zuverlässig und flexibel arbeiten;
- ein gepflegtes äußeres Erscheinungsbild und gute Umgangsformen besitzen;
- die selbstständige Abwicklung einschlägiger Vorgänge übernehmen;
- älter als 18 Jahre sein;
Dem vom AN eingesetzten Personal werden alle zur Leistungserbringung notwendigen Kenntnisse des Gebäudes und der Gebäudetechnik zum Vertragsbeginn von der AG zur Verfügung gestellt. Das Reservepersonal muss ebenfalls den Anforderungen der AG entsprechen und sich rechtzeitig Objektkenntnisse und Kenntnisse über die Technik der Liegenschaft aneignen.
Die weiteren Vorgaben hinsichtlich der Ausführungbedingungen sind unter Pkt. VI.3) Nr. 4 aufgeführt.

1) Das am 08.04.2022 veröffentlichte 5. EU-Sanktionspaket im Zusammenhang mit dem Angriffskrieg Russlands auf die Ukraine hat unmittelbare Auswirkungen auf die Vergabe öffentlicher Aufträge und Konzessionen - z.T. auch außerhalb der EU-Vergaberichtlinien. Verboten sind demnach sei dem 09.04.2022 sowohl Auftragsvergaben an Unternehmen mit Bezug zu Russland im Sinne der EU-Richtlinie 2022/576 als auch eine Beteiligung solcher Unternehmen am Auftrag als Unterauftragnehmer, Lieferanten oder im Zusammenhang mit der Erbringung des Eignungsnachweises (soweit mehr als 10% des Auftragswertes auf betroffene Unternehmen entfallen). Um die Einhaltung dieser Vorgaben prüfen zu können, ist vom Bieter die
Anlage B-03.1, ergänzende Bieterauskunft mit Eigenerklärungen zu einem etwaigen Bezug des Bieters zu Russland, auszufüllen und zusammen mit den Angebotsunterlagen vor Ablauf der Angebotsfrist über die e-Vergabe Plattform einzureichen.
2) Ortsbesichtigungen sind freiwillig und erfolgen nur nach Absprache. Besichtigungstermine sind vorab mit der für das Objekt zuständigen Ansprechperson zu vereinbaren. Objektbesichtigungen können nur im Zeitraum bis 15.08.2023 durchgeführt werden. Die Besichtigungstermine müssen bis spätestens 08.08.2023 vereinbart werden.Die Zuweisung eines Termins erfolgt in der Reihenfolge des Eingangs der Anmeldungen. Nur von der Auftraggeberin bestätigte Termine werden durchgeführt. Die Vertreter des Teilnehmers müssen bei der Ortsbesichtigung ein gültiges amtliches Ausweisdokument mit sich führen. Fragen zu den Vergabeunterlagen werden im Termin zur Ortsbesichtigung nicht beantwortet.
3.1) Fragen zu den Vergabeunterlagen sind ausschließlich über die e-Vergabe-Plattform (www.evergabe-online.de) einzureichen. Fragen zu den Vergabeunterlagen werden bis zum 22.08.2023 erbeten und sind bei der e-Vergabe-Plattform einzureichen. Die Auftraggeberin wird den Bewerbern rechtzeitig angeforderte Auskünfte erteilen, soweit aus der Fragestellung die Relevanz für die Erstellung der Angebote ersichtlich ist. Solche Auskünfte werden den Bewerbern in anonymisierter Form mitgeteilt. Die Beantwortung der Fragen erfolgt ausschließlich über die e-Vergabe-Plattform. Telefonische Auskünfte werden nicht erteilt.
3.2) Bei technischen Fragen zur e-Vergabe-Plattform wenden Sie sich bitte an eVergabe HelpDesk:
Telefon: +49 (0) 22899-610-1234
E-Mail: ticket@bescha.bund.de
Geschäftszeiten:
Montag bis Donnerstag: 08:00 bis 16:00 Uhr
Freitag: 08:00 bis 14:00 Uhr
4) Weitere Personal- und Leistungsanforderungen (siehe auch Pkt. III.2.2)):
Die AG ist berechtigt, bestimmtes eingesetztes Personal auf Grund von Pflichtverletzungen abzulehnen. Derartige Pflichtverletzungen sind festgestellter Drogen- und Alkoholmissbrauch, Verstöße gegen sicherheits- und datenschutzrechtliche Bestimmungen, Verstoß gegen die Dienstanweisung und ähnlich gravierende Pflichtverletzungen, die eine zuverlässige Aufgabenerfüllung in Frage stellen. Die AG und der Nutzer sind berechtigt, jederzeit Kontrollen durchzuführen.
Das vom AN für die Auftragsdurchführung eingesetzte Personal hat eine einheitliche, für die Leistungserbringung geeignete Arbeitskleidung zu tragen. Der AN hat dafür zu sorgen, dass die Arbeitskleidung des von ihm für die Auftragsdurchführung eingesetzten Personals sauber, unbeschädigt und nicht geknittert ist. Der AN stellt die Kleidung inklusive Reinigung kostenfrei zur Verfügung und kalkuliert die Kosten in die entsprechenden Stundenverrechnungssätze ein. Weiterhin wird das Personal auf Kosten des AN mit einem Lichtbildausweis ausgestattet, der sie als Arbeitskräfte des AN ausweist. Der Ausweis muss den Vor- und Nachnamen der Arbeitskraft und die Firma des AN enthalten. Der Ausweis ist während der Anwesenheit auf der Liegenschaft deutlich sichtbar zu tragen. Bei Ausscheiden von Personal hat der AN den Ausweis einzuziehen. Die AG ist unverzüglich über die Ungültigkeit von Ausweisen oder deren Verlust zu informieren. Personen, die nicht vom AN beauftragt sind, ist der Zutritt nicht gestattet.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Es gelten die Regelungen der §§ 155 ff. GWB. Insbesondere ist § 160 Abs. 3 GWB zu beachten: Verstöße gegen das Vergaberecht, die aus der Bekanntmachung oder den Vergabeunterlagen hervorgehen, müssen bis zum Ablauf der Angebotsfrist gemäß Ziffer IV.2.2) gerügt werden. Der Antrag auf Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens muss innerhalb einer Frist von 15 Kalendertagen nach Eingang der Mitteilung der Auftraggeberin, eine Rüge nicht abhelfen zu wollen, eingereicht werden (vgl. § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 4 GWB).