Personalabrechnungssoftware mit Zeiterfassung

Studentenwerk Würzburg

Das Studentenwerk Würzburg beabsichtigt die Lohn- und Gehaltsabrechnung sowie die Arbeitszeitdokumentation ab dem 01.01.2025 bis zum 31.12.2029 zu vergeben. Die Erfassung aller personalrelevanten Stamm- und Bewegungsdaten soll zukünftig in einem System integriert sein.
Der Auftrag beinhaltet neben der Softwarelösung auch Zeiterfassungsterminals incl. eines 5-jährigen Dienstleistungsvertrages.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2023-09-21. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2023-08-18.

Wer?

• Studentenwerk Würzburg

Wie?

• Dienstleistungen in Verbindung mit Software › Bereitstellung von Software

Wo?

• Unterfranken › Würzburg, Kreisfreie Stadt

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2023-08-18	Auftragsbekanntmachung

Auftragsbekanntmachung (2023-08-18)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Bereitstellung von Software
Kurze Beschreibung:

Das Studentenwerk Würzburg beabsichtigt die Lohn- und Gehaltsabrechnung sowie die Arbeitszeitdokumentation ab dem 01.01.2025 bis zum 31.12.2029 zu vergeben. Die Erfassung aller personalrelevanten Stamm- und Bewegungsdaten soll zukünftig in einem System integriert sein. Der Auftrag beinhaltet neben der Softwarelösung auch Zeiterfassungsterminals incl. eines 5-jährigen Dienstleistungsvertrages.

Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union, mit GPA-Beteiligung
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Bereitstellung von Software 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: Würzburg, Kreisfreie Stadt 🏙️

Verfahren
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Einrichtung des öffentlichen Rechts
Name des öffentlichen Auftraggebers: Studentenwerk Würzburg
Postanschrift: Am Studentenhaus 1
Postleitzahl: 97072
Postort: Würzburg
Kontakt
Internetadresse: http://www.studentenwerk-wuerzburg.de 🌏
E-Mail: wohnen@studentenwerk-wuerzburg.de 📧
Telefon: +49 93180050 📞
Fax: +49 9318005407 📠
URL der Dokumente: https://www.staatsanzeiger-eservices.de/aJs/EuBekVuUrl?z_param=276660 🌏
URL der Teilnahme: https://www.staatsanzeiger-eservices.de 🌏

Referenz
Daten
Absendedatum: 2023-08-18 📅
Einreichungsfrist: 2023-09-21 📅
Veröffentlichungsdatum: 2023-08-23 📅
Datum des Beginns: 2024-06-01 📅
Datum des Endes: 2029-12-31 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2023/S 161-508687
ABl. S-Ausgabe: 161
Zusätzliche Informationen

Die genannten Preise sind bis zum Ende der Laufzeit gültig, sofern während der Laufzeit keine Berechtigung zur Erhöhung des Jahrespreises eintritt. Eine Berechtigung zur Erhöhung des Jahrespreises tritt ein, sobald der Lohnindex des Folgejahres bzw. der Folgejahre, ermittelt vom Statistischen Bundesamt mehr als 5 % steigt gegenüber dem Basisjahr 2024. Der Jahrespreis für die Leistungserbringung wird in diesem Fall prozentual um den Anteil erhöht der 5 % Zuwachs gegenüber Basisjahr 2024 übersteigt. Die Preiserhöhung wird rückwirkend wirksam, sobald dieser Schwellenwert erreicht ist. Die Preiserhöhung wird jedoch nur wirksam durch schriftliche Mitteilung des Auftragnehmers an den Auftraggeber. Bei dem Angebotspreis sind aufzuführen: -der einmalige Preis für die Transition und -der Jahrespreis für die Leistungserbringung während der Laufzeit des Vertrages -sowie der Preis für Wartung, Pflege und Programmierung von Aufträgen des Auftraggebers, die zu Beginn des Leistungszeitraums nicht Gegenstand der Leistungsbeschreibung waren. Hier ist die Angabe von - Stundensätzen für Programmierleistungen sowie - Nebenkosten, z. B. Reisekosten, erforderlich. Alle Preisangaben sind in Euro ohne Umsatzsteuer anzugeben.

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Der Auftrag beinhaltet neben der Softwarelösung auch Zeiterfassungsterminals incl. eines 5-jährigen Dienstleistungsvertrages.

Geschätzter Gesamtwert: 280 000 EUR 💰
Kurze Beschreibung:

Es werden vier Teilleistungen vergeben:

•Lohn- und Gehaltsabrechnung

•Zeitmanagementsystem

•Schnittstelle zur Finanzbuchhaltung des Auftraggebers

•Statistik des Personalbereichs

Des Weiteren werden fünf optionale Anwendungen, die für die Auftragserteilung nicht zwingend vorgeschrieben, aber vorteilhaft für die Zuschlagserteilung sind, mit aufgeführt:

•Betriebliches Eingliederungsmanagement

•Bewerbungsmanagement

•Personalentwicklung

•Korrespondenz und Dokumentenmanagement

•Mitarbeiter- und Führungskräfteportal (Employee-Management-Self-Service)

Geschätzter Wert ohne MwSt: 280 000 EUR 💰
Beschreibung der Verlängerungen:

Danach verlängert sich der Vertrag jeweils um ein Jahr, soweit dieser von keiner Vertragspartei mit einer Frist von 6 Monaten zum Vertragsende gekündigt wird. Eine Verlängerung ist max. dreimal möglich. Die ersten 12 Monate gelten als Probezeit. Während der Probezeit kann der Vertrag mit einer Frist von drei Monaten zum Ende der Probezeit gekündigt werden. Die Probezeit beginnt mit der Echtabrechnung ab 01.01.2025.

Zusätzliche Informationen:

Die genannten Preise sind bis zum Ende der Laufzeit gültig, sofern während der Laufzeit keine Berechtigung zur Erhöhung des Jahrespreises eintritt.

Eine Berechtigung zur Erhöhung des Jahrespreises tritt ein, sobald der Lohnindex des Folgejahres bzw. der Folgejahre, ermittelt vom Statistischen Bundesamt mehr als 5 % steigt gegenüber dem Basisjahr 2024. Der Jahrespreis für die Leistungserbringung wird in diesem Fall prozentual um den Anteil erhöht der 5 % Zuwachs gegenüber Basisjahr 2024 übersteigt. Die Preiserhöhung wird rückwirkend wirksam, sobald dieser Schwellenwert erreicht ist. Die Preiserhöhung wird jedoch nur wirksam durch schriftliche Mitteilung des Auftragnehmers an den Auftraggeber.

Bei dem Angebotspreis sind aufzuführen:

-der einmalige Preis für die Transition und

-der Jahrespreis für die Leistungserbringung während der Laufzeit des Vertrages

-sowie der Preis für Wartung, Pflege und Programmierung von Aufträgen des Auftraggebers, die zu Beginn des Leistungszeitraums nicht Gegenstand der

Leistungsbeschreibung waren. Hier ist die Angabe von

- Stundensätzen für Programmierleistungen sowie

- Nebenkosten, z. B. Reisekosten, erforderlich.

Alle Preisangaben sind in Euro ohne Umsatzsteuer anzugeben.

Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort: 97072 Würzburg

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:

1) Kopie der Anmeldungs- bzw. Eintragungsbescheinigung ins Berufs- oder Handelsregister nach Maßgabe der Rechtsvorschriften des Heimatlandes; andernfalls vergleichbarer Nachweis für die Existenz und den Gegenstand des Unternehmens des Bewerbers. Der Auszug aus dem Handelsregister/vergleichbarer Nachweisdarf zum Zeitpunkt des Schlusstermins für den Eingang der Teilnahmeanträge nicht älter als 6 Monate sein;

2) Eigenerklärungen, dass keine Ausschlussgründe nach §§ 123, 124 GWB vorliegen;

3) ggf. Erklärung zum Nachunternehmereinsatz;

4) ggf. Nachunternehmerverpflichtungserklärung,

5) Vorlage einer Versicherungspolice über eine Personen- Sach- und Vermögenschadenversicherung, die auch Schäden deckt, die durch Vorsatz, grobe Fahrlässigkeit sowie der fahrlässigen Verletzung wesentlicher Vertragspflichten entstehen. Die Haftsumme muss mindestens 1 Mio. Euro betragen oder eine Erklärung über die Bereitschaft eine Haftpflichtversicherung mit der vorgenannten Deckungssumme im Auftragsfall abzuschließen.

6) Nachweis über einen mindestens fünfjährigen erfolgreichen Einsatz des angebotenen Softwareprogramms in der öffentlichen Verwaltung unter Anwendung des TV-L

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:

1) Angabe des Nettogesamtumsatzes des Bewerbers in den letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahren;

2) Angabe des Nettoumsatzes des Bewerbers mit vergleichbaren Leistungen (Personalabrechnungssoftware) in den letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahren.

Technische und berufliche Fähigkeiten:

Darstellung von mind. 3 vergleichbaren Referenzen des Bewerbers für Personalabrechnungssoftware

a) Es handelt sich um öffentliche Verwaltungen mit mehr als 200 Beschäftigten

b) Die öffentliche Verwaltung wendet den Tarif des öffentlichen Dienst TVL an.

c) Die öffentliche Verwaltung bezieht die Leistung als „Private Cloud“, welche im Rechenzentrum des

Auftraggebers betrieben wird.

Angaben der personellen Kapazität des Bewerbers in den letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahren aufgegliedert nach:

- Gesamtzahl der Mitarbeiter

- Anzahl des fachkundigen Personals zur Programmierung

Mindeststandards:

Nennung von mind. 3 entsprechenden Referenzen

In den letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahren (2022/2021/2020) müssen im Durchschnitt mind. 2 Programmierer tätig gewesen sein.

Auftragsausführung
Bedingungen für die Vertragserfüllung:

Gesamtschuldnerisch haftend mit bevollmächtigtem Vertreter.

Der Auftraggeber weist darauf hin, dass die Bildung einer Bietergemeinschaft unzulässig ist, sofern damit eine wettbewerbsbeschränkende Vereinbarung gemäß § 1 GWB getroffen wird.

Verfahren
Rechtsgrundlage: 32014L0024
Zeitpunkt des Eingangs der Angebote: 10:00
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Gültigkeitsdauer des Angebots: 2023-12-20 📅

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Internetadresse: www.studentenwerk-wuerzburg.de 🌏
Dokumente URL: https://www.staatsanzeiger-eservices.de/aJs/EuBekVuUrl?z_param=276660 🌏

Referenz
Zusätzliche Informationen

Der Auftraggeber weist darauf hin, dass interessierte Unternehmen im Falle von Bewerberfragen und/ oder notwendigen Änderungen an den

Vergabeunterlagen nur informiert werden können,wenn sie sich freiwillig unter Angabe einer E-Mail-Adresse beim Auftraggeber registriert haben.

Interessierte Bewerber werden daher gebeten, sich auf der Vergabeplattform https://www.staatsanzeiger-eservices.de registrieren zu lassen.Soweit

eine freiwillige Registrierung nicht erfolgt, können keine zusätzlichen Informationen übermittelt werden. Nicht registrierte Bewerber sind selber dafür

verantwortlich, auf der Vergabeplattform regelmäßig zu prüfen, ob neue Nachrichten vorliegen. Das Risiko der vollständigen und lesbaren

Übermittlung des Auskunftsersuchens trägt der anfragende Bewerber.

Annahme von Bieteranfragen bis einschließlich: 15.09.2023, 10:00 Uhr

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Regierung von Mittelfranken,Vergabekammer Nordbayern
Postanschrift: Postfach 606
Postort: Ansbach
Postleitzahl: 91511
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 981531277 📞
E-Mail: vergabekammer.nordbayern@reg-mfr.bayern.de 📧
Fax: +49 981531837 📠
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

Ein Nachprüfungsantrag zur Vergabekammer ist unzulässig, soweit mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer

Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind (§ 160 Abs. 3 Nr. 4 GBW). Erkennt ein Bewerber Verstöße gegen Vergabevorschriften, so hat er

diese innerhalb von 10 Tagen nach Kenntniserlangung gegenüber dem Auftraggeber zu rügen. §§ 134 und 160 Abs. 3 GWB bleiben unberührt.

Quelle: OJS 2023/S 161-508687 (2023-08-18)

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