Planung und Umsetzung von Presse-Reisen

Naturland e.V.

Im Rahmen des EU-Projekts „BEING ORGANIC in EU“ soll mehr Bewusstsein für die Vorteile ökologischer Landwirtschaft und mehr Vertrauen in EU-Bio-Lebensmittel geschaffen werden. Hierfür entwickelt Naturland als Projektpartner diverse Kommunikationsmaßnahmen und Aktivitäten.
Ein Bestandteil der Kommunikationskampagne im Rahmen des Projektes sind drei Presse Reisen „Safari Events“ in den Jahren 2023 und 2024 in Deutschland. Die Zielgruppe sind Media Multiplikatoren wie Journalisten, Influencer, KOLs und im Folgenden die Konsumenten.
Für die Planung und Umsetzung der Presse Reisen wird ein Dienstleister beauftragt, der durch diese Ausschreibung gefunden werden soll. Das endgültige Konzept für drei Presse Reisen und die Tour wird zwischen dem Dienstleister und dem Auftraggeber abgestimmt. Ziel sind hier Veranstaltungen, um das Thema biologische Landwirtschaft in seiner Vielfalt greifbarer zu machen. Schwerpunkte sind Nachhaltigkeit und Klima und ökologische Landwirtschaft.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2023-05-16. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2023-04-17.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

• public insight OHG

Wer?

• Naturland e.V.

Wie?

Wo?

• Oberbayern › München, Landkreis

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2023-04-17	Auftragsbekanntmachung
2023-07-27	Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Auftragsbekanntmachung (2023-04-17)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Event-Organisation
Referenznummer: BOEU 04/2023
Kurze Beschreibung:

Im Rahmen des EU-Projekts „BEING ORGANIC in EU“ soll mehr Bewusstsein für die Vorteile ökologischer Landwirtschaft und mehr Vertrauen in EU-Bio-Lebensmittel geschaffen werden. Hierfür entwickelt Naturland als Projektpartner diverse Kommunikationsmaßnahmen und Aktivitäten. Ein Bestandteil der Kommunikationskampagne im Rahmen des Projektes sind drei Presse Reisen „Safari Events“ in den Jahren 2023 und 2024 in Deutschland. Die Zielgruppe sind Media Multiplikatoren wie Journalisten, Influencer, KOLs und im Folgenden die Konsumenten. Für die Planung und Umsetzung der Presse Reisen wird ein Dienstleister beauftragt, der durch diese Ausschreibung gefunden werden soll. Das endgültige Konzept für drei Presse Reisen und die Tour wird zwischen dem Dienstleister und dem Auftraggeber abgestimmt. Ziel sind hier Veranstaltungen, um das Thema biologische Landwirtschaft in seiner Vielfalt greifbarer zu machen. Schwerpunkte sind Nachhaltigkeit und Klima und ökologische Landwirtschaft.

Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Event-Organisation 📦
Zusätzlicher CPV-Code: Zeitungen, Fachzeitschriften, Periodika und Zeitschriften 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: Deutschland 🏙️

Verfahren
Verfahrensart: Offenes Verfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Sonstiges
Name des öffentlichen Auftraggebers: Naturland e.V.
Postanschrift: Kleinhaderner Weg 1
Postleitzahl: 82166
Postort: Gräfelfing
Kontakt
Internetadresse: http://www.naturland.de 🌏
E-Mail: projects@naturland.de 📧
URL der Dokumente: https://www.evergabe.de/unterlagen/2735861/zustellweg-auswaehlen 🌏
URL der Teilnahme: https://www.evergabe.de 🌏

Referenz
Daten
Absendedatum: 2023-04-17 📅
Einreichungsfrist: 2023-05-16 📅
Veröffentlichungsdatum: 2023-04-21 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2023/S 079-239000
ABl. S-Ausgabe: 79

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Ein Bestandteil der Kommunikationskampagne im Rahmen des Projektes sind drei Presse Reisen „Safari Events“ in den Jahren 2023 und 2024 in Deutschland. Die Zielgruppe sind Media Multiplikatoren wie Journalisten, Influencer, KOLs und im Folgenden die Konsumenten.

Für die Planung und Umsetzung der Presse Reisen wird ein Dienstleister beauftragt, der durch diese Ausschreibung gefunden werden soll. Das endgültige Konzept für drei Presse Reisen und die Tour wird zwischen dem Dienstleister und dem Auftraggeber abgestimmt. Ziel sind hier Veranstaltungen, um das Thema biologische Landwirtschaft in seiner Vielfalt greifbarer zu machen. Schwerpunkte sind Nachhaltigkeit und Klima und ökologische Landwirtschaft.

Geschätzter Gesamtwert: 147 000 EUR 💰
Kurze Beschreibung:

Arbeitsumfang

Folgende Aktivitäten sollen von dem zu beauftragenden Dienstleister durchgeführt werden:

1. Idee „Safari Events“

Der Dienstleister soll ein Konzept für die erste Presse Reise in 2023 in seinem Angebot vorlegen. Ziel sind bei allen drei Presse Reisen: Besuche bei verschiedenen BIO-Lieferkettenbetreiber wie Erzeuger, Verarbeitungsbetrieben oder Händlern mit Media Multiplikatoren.

Für die Presse Reisen soll jeweils die Idee für den Veranstaltungsort, das Thema und das dazugehörige Rahmenprogramm in Absprache mit dem Auftraggeber definiert und finalisiert werden.

Ein Konzept für die erste Pressereise soll in der Bewerbung ausgearbeitet werden: Locationvorschlag, Thema und Rahmenprogramm.

Hierbei steht im Fokus den Media Multiplikatoren „the organic farming experience“ näher zu bringen. Folgende Kommunikationsziele dienen als Leitfaden.

Ziele der Kommunikationsmaßnahmen:

• Bedeutung des EU-Bio-Siegels

(“Follow the Leaf”)

• Öko-Landbau und natürliche Lebensmittelproduktion

(“Organic farming: producing food using natural substances and processes”)

• Nachhaltigkeit

(“More Organic, more sustainability: thinking to future generations”)

• Mehr Bio essen (“Eat more organic”)

Die Vorgaben des CI Manual (siehe Anhang 6) soll in die Kommunikation miteingebunden werden.

2. Media Multiplikatoren

Die eingeladenen Gäste sind Media Multiplikatoren wie Journalisten, Influencer, KOLs. Für die Presse Reisen ist es daher wichtig, dass die Orte und die ausgewählten Themen interessant, spannend und ein in sich stimmiges Konzept abgeben. Ziel ist es im Folgenden eine große Reichweite bei den Konsumenten, durch verschiedene Kommunikationskanäle zu erreichen.

Die Auswahl und Einladung sind zwischen Dienstleister und Auftraggeber abzustimmen.

3. Umsetzung und Location

Der Dienstleister ist für die Planung und Umsetzung der gesamten Events zuständig.

Dabei sind folgende Aufgaben zu erfüllen und im Angebot aufzulisten, welche in regelmäßiger Abstimmung mit dem Auftraggeber abgestimmt werden: Themenvorschläge mit passendem Programm, Veranstaltungsorte, Servicepersonal, Auswahl Teilnehmer und Versand Einladungen, Dokumentation Ergebnisindikatoren.

Für die Kontaktaufnahme mit den Lieferkettenbetreibern, Verarbeitungsbetrieben, Händlern, sowie den Absprachen für einen Betriebsbesuch steht der Auftraggeber zur Verfügung: Terminkoordination, Festlegen der Rahmenbedingungen, weitere Details wie z.B. Fotorechte und Hygienemaßnahmen vor Ort, ggfls. Verpflegung.

4. Präsenz als Ansprechpartner vor und während der Presse Reise, Reporting und Dokumentation

Eine regelmäßige Abstimmung telefonisch, per E-Mail, per Konferenzdienst Teams/Zoom oder persönlich in den Räumlichkeiten des Auftraggebers (Gräfelfing) muss eingeplant und sichergestellt werden. Aus Nachhaltigkeitsgründen sind Abstimmungen ohne notwendige Reisen zu bevorzugen. Die Erreichbarkeit einer deutschsprachigen hauptverantwortlichen Ansprechperson bei dem Dienstleister muss werktags sichergestellt sein. Darüber hinaus soll der zukünftige Dienstleister an allen Eventtagen (siehe unter Leistungszeitraum) mit mindestens einem Ansprechpartner vor Ort sein und für eventuelle Fragen und bei Problemen zur Verfügung stehen. Der Dienstleister benennt eine weitere deutschsprachige Ansprechperson für den Vertretungsfall, die dieselbe Reaktionszeit erfüllt.

Der Dienstleister soll dafür Sorge tragen, dass er eigenständig und in voller Verantwortung im Namen des Auftraggebers die Durchführung der Presse Reisen umsetzt.

Des Weiteren unterstützt der Dienstleister en Auftraggeber beim Reporting, der Evaluation und der Dokumentation des Events mit Kennzahlen und Fotos.

KPI der Events:

• Output indicator: 3 Safari Events // 15 (DE) Media Multiplicators // 90 (DE) contents published by Media Multiplicators

• Result indicators: 63,000,000 (DE) indirect contacts

Leistungszeitraum

Der Dienstleistungszeitraum umfasst die Jahre 2023, 2024 und 2025. Eine Auflistung der Leistungspakete in den jeweiligen Jahren befindet sich im Anschluss. Die genauen Termine in den Jahren werden zeitnah mit Dienstleister und Auftraggeber vereinbart.

Geschätzter Wert ohne MwSt: 147 000 EUR 💰
Dauer: 22 Monate
Bezeichnung des von der EU finanzierten Projekts oder Programms: 101046195-BEING ORGANIC in EU
Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort: Gräfelfing, DE

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:

Nachweis Eintragung Handels-/Berufsregister; nicht älter als 12 Monate. EEE gefordert (siehe Ausschreibungsunterlagen)

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit: Mindestumsatz 80.000 Euro im letzten Jahr
Technische und berufliche Fähigkeiten:

Insgesamt sind 3 Referenzen einzureichen.

Diese müssen folgende Anforderungen erfüllen:

- nicht älter als 5 Jahre sein

- Auftragswert von mindestens 5.000 Euro

Eine detaillierte Angabe zu den inhaltlichen Bewertungen können Sie dem Evaluationsbogen entnehmen.

Verfahren
Rechtsgrundlage: 32014L0024
Zeitpunkt des Eingangs der Angebote: 10:00
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Gültigkeitsdauer des Angebots: 2023-07-01 📅
Datum der Angebotseröffnung: 2023-05-16 📅
Zeitpunkt der Angebotseröffnung: 12:00

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Andere Art des öffentlichen Auftraggebers: eingetragener Verein
Kontakt
Internetadresse: www.naturland.de 🌏
Dokumente URL: https://www.evergabe.de/unterlagen/2735861/zustellweg-auswaehlen 🌏

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer Südbayern Regierung von Oberbayern
Postanschrift: Regierung von Oberbayern, Vergabekammer Südbayern
Postort: München
Postleitzahl: 80534
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 892176-2411 📞
E-Mail: vergabekammer.suedbayern@reg-ob.bayern.de 📧
Fax: +49 892176-2847 📠
Internetadresse: http://www.regierung.oberbayern.bayern.de/behoerde/mittelinstanz/vergabekammer 🌏
Quelle: OJS 2023/S 079-239000 (2023-04-17)

Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2023-07-27)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Gesamtwert des Auftrags: 147 000 EUR 💰
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Zusätzlicher CPV-Code: Event-Organisation 📦

Verfahren
Angebotsart: Entfällt

Referenz
Daten
Absendedatum: 2023-07-27 📅
Veröffentlichungsdatum: 2023-08-01 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2023/S 146-467243
Verweist auf Bekanntmachung: 2023/S 079-239000
ABl. S-Ausgabe: 146

Verfahren
Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Bewertung der 3 eingereichten Referenzen
Qualitätskriterium (Gewichtung): 6 Punkte
Qualitätskriterium (Bezeichnung): 2. Bewertung des eingereichten Vorschlags anhand der Kriterien der Leistungsbeschreibung - Konzept für die erste PR Reise in 2023
Qualitätskriterium (Gewichtung): 12 Punkte
Qualitätskriterium (Bezeichnung): 2. Bewertung des eingereichten Vorschlags anhand der Kriterien der Leistungsbeschreibung - Ressourcen, Zeitmanagement und Durchführung der PR Reise
Qualitätskriterium (Gewichtung): 8 Punkte
Qualitätskriterium (Bezeichnung): 2. Bewertung des eingereichten Vorschlags anhand der Kriterien der Leistungsbeschreibung - Kompetenzen und Erfahrung im Bereich Pressereisen und Events
2. Bewertung des eingereichten Vorschlags anhand der Kriterien der Leistungsbeschreibung - Kontakte zu Presse und Erfahrung mit Journalisten und Influencer
2. Bewertung des eingereichten Vorschlags anhand der Kriterien der Leistungsbeschreibung - Beachtung der Vorgaben und Leitlinien des Projekts (CI Manual)
Kostenkriterium (Name): Preis: Niedrigster Preis
Kostenkriterium (Gewichtung): 6 Punkte
Kostenkriterium (Name): Preis: Höchster Preis
Kostenkriterium (Gewichtung): 1 Punkt
Kostenkriterium (Name): Preis: Weder günstigster noch höchster Preis
Kostenkriterium (Gewichtung): 3 Punkte

Auftragsvergabe
Datum des Vertragsabschlusses: 2023-07-17 📅
Name: public insight OHG
Postort: München
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: aklasterer@publicinsight.de 📧
Land: München, Kreisfreie Stadt 🏙️
Gesamtwert des Auftrags: 147 000 EUR 💰
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 3
Quelle: OJS 2023/S 146-467243 (2023-07-27)

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