Die Stadtverwaltung Karlsruhe (im Folgenden Auftraggeberin (AG) genannt) plant die Einführung einer Lernplattform inklusive Seminarverwaltung für rund 6.500 Beschäftigte.
Die AG gliedert sich in 36 Dienststellen beziehungsweise Ämter, die in ihrer Größe sehr heterogen sind. Es gibt Ämter, die weniger als 20 Mitarbeitende haben, bis hin zu Ämtern mit über 1000 Mitarbeitenden und acht Hierarchieebenen. Etwa Zweidrittel der Arbeitsplätze sind PC-Arbeitsplätze, ein Drittel der Mitarbeitenden haben keinen eigenen PC-Arbeitsplatz, einige auch keine persönliche Mailadresse.
Für die Fortbildungsplanung, -organisation und -durchführung ist die zentrale Personalentwicklung im Personal- und Organisationsamt zuständig. In der Regel veröffentlicht diese alle zwei Jahre ein Fortbildungsprogramm, in dem ca. 300 verschiedene Seminare, oft mit mehreren Terminoptionen angeboten werden. Die Seminarverwaltung findet über ein SAP-Modul statt. Die Anmeldung zu den Veranstaltungen erfolgt in jeder Dienststelle unterschiedlich: Freigabeprozesse werden in der Regel über Formulare abgebildet; bei einer Genehmigung erfolgt die anschließende Einbuchung des Teilnehmenden auf eine Warteliste über die jeweiligen Sachbearbeiter*innen in den Personalstellen der Dienststellen. Die zuständigen Personen aus der zentralen Personalentwicklung nehmen über das SAP Veranstaltungsmanagementmodul die Umbuchung von der Warteliste auf die tatsächliche Teilnahmeliste vor und stoßen der Versand der Teilnahmebestätigungen und Wartelistenbenachrichtigungen an.
Für die fachliche Administration der SAP-Module ist das Team „Budgets/Controlling/SAP HCM“ zuständig, welches ebenfalls Teil des Personal- und Organisationsamtes ist.
Um das gesamte Portfolio an Lernangeboten über die Plattform anbieten und verwalten zu können und um Prozesse zusammenzuführen und zu digitalisieren, soll mit der Einführung der Lernplattform auch das SAP-Modul zur städtischen Seminarverwaltung abgelöst werden.
Die künftige Software soll die gesamte Veranstaltungsorganisation, Veröffentlichung sowie Onlinestellung, die Anmeldung inklusive Genehmigungsworkflow, die Teilnehmendenverwaltung sowie die Durchführung und Abrechnung von Seminaren ermöglichen. Zudem soll im Sinne eines Fortbildungscontrollings ein umfassender Überblick über die angebotenen und genutzten Fortbildungsveranstaltungen möglich sein.
Die AG plant dazu die Einführung einer Standardlösung mit kundenspezifischen Anpassungen und einer medienbruchfreien Bearbeitung aller Tätigkeiten, die im Bereich der Seminarverwaltung anfallen. Eine genaue Beschreibung befindet sich im Kriterienkatalog.
Beide Komponenten, Seminarverwaltungsprogramm und Lernplattform werden in der Leistungsbeschreibung sowie im Kriterienkatalog als Plattform oder System bezeichnet.
Es sollen auch Schnittstellen zu zentralen IT-Systemen der Stadtverwaltung Karlsruhe (z. B. KM-Personal (Basis SAP HCM), SAP Finanzen, enaio Dokumentenmanagementsystem, Microsoft Outlook 2019) bereitgestellt werden.
Alle weiteren Informationen sind den Vergabeunterlagen zu entnehmen.
Deadline
Die Frist für den Eingang der Angebote war 2023-06-06.
Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2023-04-24.
Anbieter
Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:
Objekt Umfang der Beschaffung
Titel: POA23001 Softwarelösung: Lernplattform inklusive Seminarverwaltung
Produkte/Dienstleistungen: Dienstleistungen in Verbindung mit Software📦
Kurze Beschreibung:
“Die Stadtverwaltung Karlsruhe (im Folgenden Auftraggeberin (AG) genannt) plant die Einführung einer Lernplattform inklusive Seminarverwaltung für rund 6.500...”
Kurze Beschreibung
Die Stadtverwaltung Karlsruhe (im Folgenden Auftraggeberin (AG) genannt) plant die Einführung einer Lernplattform inklusive Seminarverwaltung für rund 6.500 Beschäftigte.
Die AG gliedert sich in 36 Dienststellen beziehungsweise Ämter, die in ihrer Größe sehr heterogen sind. Es gibt Ämter, die weniger als 20 Mitarbeitende haben, bis hin zu Ämtern mit über 1000 Mitarbeitenden und acht Hierarchieebenen. Etwa Zweidrittel der Arbeitsplätze sind PC-Arbeitsplätze, ein Drittel der Mitarbeitenden haben keinen eigenen PC-Arbeitsplatz, einige auch keine persönliche Mailadresse.
Für die Fortbildungsplanung, -organisation und -durchführung ist die zentrale Personalentwicklung im Personal- und Organisationsamt zuständig. In der Regel veröffentlicht diese alle zwei Jahre ein Fortbildungsprogramm, in dem ca. 300 verschiedene Seminare, oft mit mehreren Terminoptionen angeboten werden. Die Seminarverwaltung findet über ein SAP-Modul statt. Die Anmeldung zu den Veranstaltungen erfolgt in jeder Dienststelle unterschiedlich: Freigabeprozesse werden in der Regel über Formulare abgebildet; bei einer Genehmigung erfolgt die anschließende Einbuchung des Teilnehmenden auf eine Warteliste über die jeweiligen Sachbearbeiter*innen in den Personalstellen der Dienststellen. Die zuständigen Personen aus der zentralen Personalentwicklung nehmen über das SAP Veranstaltungsmanagementmodul die Umbuchung von der Warteliste auf die tatsächliche Teilnahmeliste vor und stoßen der Versand der Teilnahmebestätigungen und Wartelistenbenachrichtigungen an.
Für die fachliche Administration der SAP-Module ist das Team „Budgets/Controlling/SAP HCM“ zuständig, welches ebenfalls Teil des Personal- und Organisationsamtes ist.
Um das gesamte Portfolio an Lernangeboten über die Plattform anbieten und verwalten zu können und um Prozesse zusammenzuführen und zu digitalisieren, soll mit der Einführung der Lernplattform auch das SAP-Modul zur städtischen Seminarverwaltung abgelöst werden.
Die künftige Software soll die gesamte Veranstaltungsorganisation, Veröffentlichung sowie Onlinestellung, die Anmeldung inklusive Genehmigungsworkflow, die Teilnehmendenverwaltung sowie die Durchführung und Abrechnung von Seminaren ermöglichen. Zudem soll im Sinne eines Fortbildungscontrollings ein umfassender Überblick über die angebotenen und genutzten Fortbildungsveranstaltungen möglich sein.
Die AG plant dazu die Einführung einer Standardlösung mit kundenspezifischen Anpassungen und einer medienbruchfreien Bearbeitung aller Tätigkeiten, die im Bereich der Seminarverwaltung anfallen. Eine genaue Beschreibung befindet sich im Kriterienkatalog.
Beide Komponenten, Seminarverwaltungsprogramm und Lernplattform werden in der Leistungsbeschreibung sowie im Kriterienkatalog als Plattform oder System bezeichnet.
Es sollen auch Schnittstellen zu zentralen IT-Systemen der Stadtverwaltung Karlsruhe (z. B. KM-Personal (Basis SAP HCM), SAP Finanzen, enaio Dokumentenmanagementsystem, Microsoft Outlook 2019) bereitgestellt werden.
Alle weiteren Informationen sind den Vergabeunterlagen zu entnehmen.
1️⃣
Ort der Leistung: Karlsruhe, Stadtkreis🏙️
Hauptstandort oder Erfüllungsort: Karlsruhe
Beschreibung der Beschaffung:
“- Die Überlassung einer Branchensoftware/Standardsoftware zur Seminarverwaltung und angeschlossener Lernplattform
- Unterstützung der Projektleitung der...”
Beschreibung der Beschaffung
- Die Überlassung einer Branchensoftware/Standardsoftware zur Seminarverwaltung und angeschlossener Lernplattform
- Unterstützung der Projektleitung der AG
- Nötige Anpassungen der Software an die Anforderungen der AG
- Schaffung notwendiger Schnittstellen zu KM-Personal (SAP HR), SAP Finanzen, Outlook und dem Dokumentenmanagementsystem enaio
- Konfiguration und Inbetriebnahme der Branchensoftware/Standardsoftware; inklusive Inbetriebnahme der Schnittstellen. Dabei eingeschlossen sind auch Testszenarien, welche auf Grundlage der Bedingungen, Anzahl User und eines Penetrationstests aufgestellt, geprüft, ausgewertet und optimiert werden, sowie der Dokumentation der oben genannten Punkte
- Schulung von maximal 60 Administratoren und 10 Contentersteller*innen; inklusive der Erstellung bzw. Bereitstellung von Schulungsunterlagen für die Nutzer bzw. Multiplikatoren der Software
- Dienstleistungskontingent über die Vertragslaufzeit (Bedarfsposition ohne Anspruch auf Abnahme). Der geschätzte Aufwand für zusätzliche Dienstleistungen rund um das Fachverfahren „Seminarverwaltung + Lernplattform“ beläuft sich auf ca. 5 Personentage pro Jahr.
Alle weiteren Informationen sind den Vergabeunterlagen zu entnehmen.
Mehr anzeigen Vergabekriterien
Der Preis ist nicht das einzige Zuschlagskriterium, und alle Kriterien werden nur in den Auftragsunterlagen genannt
Dauer
Datum des Beginns: 2023-11-01 📅
Datum des Endes: 2027-10-31 📅
Laufzeit des Vertrags, der Rahmenvereinbarung oder des dynamischen Beschaffungssystems
Dieser Vertrag ist verlängerbar ✅ Beschreibung
Beschreibung der Verlängerungen:
“Der Vertrag verlängert sich zweimalig um jeweils weitere 12 Monate, sofern er nicht 6 Monate vor Ablauf durch die Stadt Karlsruhe gekündigt wird. Er endet...”
Beschreibung der Verlängerungen
Der Vertrag verlängert sich zweimalig um jeweils weitere 12 Monate, sofern er nicht 6 Monate vor Ablauf durch die Stadt Karlsruhe gekündigt wird. Er endet spätestens am 31. Oktober 2029.
Mehr anzeigen Informationen über Optionen
Optionen ✅
Beschreibung der Optionen:
“Einrichtung und Betrieb von folgenden Schnittstellen:
-Anbindung SAP-Finanzen
-Microsoft Outlook 2019
- Anbindung/ Einbettung Videokonferenzsoftware alfaview”
Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen Bedingungen für die Teilnahme
Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen:
“Die Eignung ist für jeden Bieter sowie jedes Mitglied einer Bietergemeinschaft gesondert schriftlich nachzuweisen.
Eigenerklärung (siehe Formular...”
Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen
Die Eignung ist für jeden Bieter sowie jedes Mitglied einer Bietergemeinschaft gesondert schriftlich nachzuweisen.
Eigenerklärung (siehe Formular „Eigenerklärung“), dass,
- nachweislich keine zwingenden Ausschlussgründe gemäß § 123 GWB vorliegen, d.h. keine Person, die als für die Leitung des Unternehmens Verantwortlicher gehandelt hat (auch Überwachung der Geschäftsführung oder sonstige Ausübung von Kontrollbefugnissen in leitender Stellung) aus den Gründen des § 123 GWB rechtskräftig verurteilt wurde und gegen das Unternehmen auch keine Geldbuße nach § 30 des Gesetzes über Ordnungswidrigkeiten aus den Gründen des § 123 GWB rechtskräftig festgesetzt wurde,
- der Bieter seinen Verpflichtungen zur Zahlung von Steuern, Abgaben und Beiträgen zur gesetzlichen Sozialversicherung nachkommt,
- nachweislich keine fakultativen Ausschlussgründe gemäß § 124 GWB vorliegen.
- eine Eintragung im Berufs- oder Handelsregister (soweit hierzu eine Eintragungspflicht besteht) vorliegt,
- der Bieter bei der Berufsgenossenschaft angemeldet ist; Begründung soweit keine gesetzliche Verpflichtung hierzu besteht
- der Bieter im Vergabeverfahren keine vorsätzlich unzutreffenden Erklärungen in Bezug auf die Eignung abgegeben hat.
Mehr anzeigen Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien:
“Die Eignung ist für jeden Bieter sowie jedes Mitglied einer Bietergemeinschaft gesondert schriftlich nachzuweisen.
Eigenerklärung (siehe Formular...”
Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien
Die Eignung ist für jeden Bieter sowie jedes Mitglied einer Bietergemeinschaft gesondert schriftlich nachzuweisen.
Eigenerklärung (siehe Formular „Eigenerklärung“), dass,
- über den Gesamtumsatz des Unternehmens jeweils bezogen auf die letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre, jedoch nur sofern entsprechende Angaben verfügbar sind (ansonsten Gründungsdatum des Unternehmens)
- eine Betriebshaftpflichtversicherung gemäß Nr. 21 EVB-IT Cloud-AGB vorliegt.
Soweit keine Versicherung mit den Deckungssummen vorliegt ist eine Erklärung, dass im Fall der Auftragserteilung eine entsprechende Betriebshaftpflichtversicherung innerhalb von sieben Tagen abgeschlossen wird. Dem Angebot ist eine Bestätigung eines Versicherers beizufügen, dass im Auftragsfall das Risiko abgesichert wird.
- ggfls. Verzeichnis der Leistungen anderer Unternehmen (Formular 235)
“Jahresumsatz in den letzten drei Jahren im Durchschnitt von mindestens 100.000 €.” Technische und berufliche Fähigkeiten
Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien:
“Die Eignung ist für alle Mitglieder einer Bietergemeinschaft insgesamt schriftlich nachzuweisen.
Eigenerklärung (siehe Formular „Eigenerklärung“),...”
Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien
Die Eignung ist für alle Mitglieder einer Bietergemeinschaft insgesamt schriftlich nachzuweisen.
Eigenerklärung (siehe Formular „Eigenerklärung“), über
- Referenzprojekte (Mindestanzahl 3):
Erklärung, dass innerhalb der letzten drei Geschäftsjahre drei Referenzprojekte mit mit der ausgeschriebenen Leistung vergleichbare Leistungen durchgeführt wurden.
Unter Nennung der Art der ausgeführten Leistung, Ausführungszeitraum, Auftraggeber (Anschrift, Ansprechpartner, Telefonnummer, Email-Adresse) und Angaben zur Vergleichbarkeit.
- Personelle Leistungsfähigkeit:
Erklärung, über die Anzahl der Mitarbeitenden der letzten drei Jahre im deutschsprachigen Raum.
-Angaben zu Ansprechpersonen
Mehr anzeigen Bedingungen für die Teilnahme
Bedingungen für die Teilnahme (technische und berufliche Fähigkeiten):
“Mindestens 10 Mitarbeitende in den letzten drei Jahren im deutschsprachigen Raum” Bedingungen für den Vertrag
Bedingungen für die Vertragserfüllung: siehe Vergabeunterlagen
Verfahren Art des Verfahrens
Offenes Verfahren
Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2023-06-06
12:00 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Das Angebot muss gültig sein bis: 2023-09-15 📅
Bedingungen für die Öffnung der Angebote: 2023-06-06
12:15 📅
Ergänzende Informationen Informationen über elektronische Arbeitsabläufe
Die elektronische Bestellung wird verwendet
Die elektronische Rechnungsstellung wird akzeptiert
Elektronische Zahlung wird verwendet
Zusätzliche Informationen
“Die Abwicklung des Vergabeverfahrens erfolgt über die elektronische Vergabeplattform subreport/ELViS (www.subreport.de). Der elektronische Zugang zum...”
Die Abwicklung des Vergabeverfahrens erfolgt über die elektronische Vergabeplattform subreport/ELViS (www.subreport.de). Der elektronische Zugang zum Verfahren erfolgt über www.subreport.de/E49236386.
Hierzu ist eine kostenfreie einmalige Registrierung erforderlich.
Wir empfehlen Ihnen sich bereits vor dem Herunterladen der Vergabeunterlagen zu registrieren.
Ohne Registrierung hat die ausschreibende Stelle keine Möglichkeit, Sie über spätere Änderungen an den Vergabeunterlagen zu informieren, bzw. Sie an der Bieterkommunikation teilhaben zu lassen.
Fragen von Bietern oder Bewerbern im Rahmen des Vergabeverfahrens sind ausschließlich elektronisch bis spätestens 29. Mai 2023 über subreport/ ELViS an die ausschreibende Stelle zu richten. Bei späteren Fragen besteht kein Anspruch auf Beantwortung.
Mündliche Auskünfte haben keine Gültigkeit. Verbindlicher Bestandteil der Vergabeunterlagen werden nur die über subreport/ELViS übermittelten Antworten/ Bieterinformationen.
Angebote müssen ausschließlich elektronisch und verschlüsselt über die Vergabeplattform subreport/ELViS
hochgeladen werden. Bei technischen Fragen zu subreport/ELViS wenden Sie sich an die Mitarbeiter von subreport kostenlos unter der Telefonnummer: +49 221 985 78-0.
Maximal die fünf Bieter mit der höchsten erreichten Punktzahl (Leistungs-Preis-Verhältnis von Punkte Kriterienkatalog/ Angebotspreis) und die aufgrund der bisherigen Bewertung eine Chance auf den Zuschlag haben (d.h. jeder Bieter, der mittels der noch maximal zu erreichenden Punkten bei der Präsentation und Teststellung noch rechnerisch „Erster“ werden kann) werden zu einer Präsentation eingeladen.
Für die Präsentation sind als Termine
Montag, 24. Juli 2023
Dienstag, 25. Juli 2023
Dienstag, 1. August 2023
Donnerstag, 3. August 2023
Montag, 7. August 2023
jeweils 9 Uhr vorgesehen.
Dieser Zeitraum ist durch die Anbietenden zu reservieren.
Es wird erwartet, dass die Geschäftsleitung und mindestens eine für das Projekt vorgesehene Ansprechperson /Projektleitung bei diesem Kennenlerngespräch anwesend sind.
Im Anschluss an die Präsentation erfolgt eine Teststellung.
Die Absageschreiben nach § 134 GWB werden ebenfalls über die Vergabeplattform subreport/ELViS versendet.
Mehr anzeigen Körper überprüfen
Name: Vergabekammer Baden-Württemberg beim Regierungspräsidium Karlsruhe
Postanschrift: Durlacher Allee 100
Postort: Karlsruhe
Postleitzahl: 76137
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 7219268730📞
E-Mail: vergabekammer@rpk-bwl.de📧
Fax: +49 7219263985 📠
URL: http://rp.baden-wuerttemberg.de🌏 Verfahren zur Überprüfung
Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren:
“Der Antrag auf Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens ist unzulässig, soweit,
1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften...”
Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren
Der Antrag auf Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens ist unzulässig, soweit,
1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 GWB bleibt unberührt (§ 160 Absatz 3 Nummer 1 GWB),
2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden (§ 160 Absatz 3 Nummer 2 GWB),
3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden (§ 160 Absatz 3 Nummer 3 GWB),
4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind (§ 160 Absatz 3 Nummer 4 GWB).
Mehr anzeigen
Quelle: OJS 2023/S 084-255474 (2023-04-24)
Ergänzende Angaben (2023-05-15)
Ergänzende Informationen Referenz der ursprünglichen Mitteilung
Nummer der Bekanntmachung im Amtsblatt S: 2023/S 084-255474
Änderungen Zu berichtigender Text in der ursprünglichen Bekanntmachung
Nummer des Abschnitts: IV.2.2
Alter Wert
Datum: 2023-06-06 📅
Zeit: 12:00
Neuer Wert
Datum: 2023-06-19 📅
Zeit: 09:00
Zu berichtigender Text in der ursprünglichen Bekanntmachung
Nummer des Abschnitts: IV.2.7
Alter Wert
Datum: 2023-06-06 📅
Zeit: 12:15
Neuer Wert
Datum: 2023-06-19 📅
Zeit: 09:05
Quelle: OJS 2023/S 096-297283 (2023-05-15)
Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2023-09-06) Objekt Umfang der Beschaffung
Gesamtwert der Beschaffung (ohne MwSt.): EUR 0.01 💰
Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Qualität
Qualitätskriterium (Gewichtung): 50
Preis (Gewichtung): 50
Verfahren Administrative Informationen
Frühere Veröffentlichungen zu diesem Verfahren: 2023/S 084-255474
Auftragsvergabe
1️⃣
Titel: POA23001 Softwarelösung: Lernplattform inklusive Seminarverwaltung
Datum des Vertragsabschlusses: 2023-09-04 📅
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 4
Anzahl der eingegangenen Angebote von KMU: 4
Anzahl der eingegangenen Angebote von Bietern aus anderen EU-Mitgliedstaaten: 0
Anzahl der eingegangenen Angebote von Bietern aus Nicht-EU-Mitgliedstaaten: 0
Anzahl der auf elektronischem Wege eingegangenen Angebote: 4
Name und Anschrift des Auftragnehmers
Name: time4you GmbH
Postort: Karlsruhe
Postleitzahl: 76133
Land: Deutschland 🇩🇪
Region: Karlsruhe, Stadtkreis🏙️
Der Auftragnehmer ist ein KMU ✅ Angaben zum Wert des Auftrags/der Partie (ohne MwSt.)
Gesamtwert des Auftrags/Loses: EUR 0.01 💰
“Aufgrund der Wahrung der Vertraulichkeit der Angebote gemäß § 5 VgV wird der Auftragswert nicht angegeben.”
Quelle: OJS 2023/S 174-547318 (2023-09-06)