Programmbegleitende Kommunikation für das EFRE/JTF-Programm NRW 2021-2027

Kurze Beschreibung

Gegenstand des Auftrags ist die programmbegleitende Kommunikation des EFRE/JTF-Programms NRW 2021-2027. Die programmbegleitende Kommunikation ist eine kontinuierliche Leistung, die auf Grundlage der vom Auftraggeber ausgearbeiteten Kommunikationsstrategie umgesetzt werden soll, die die wesentlichen Inhalte der Kommunikation des EFRE/JTF-Programms NRW 2021-2027 aufzeigt.
Zusammenfassend sollen durch die Kommunikation für das EFRE/JTF-Programm die vielfältigen Fördermöglichkeiten dargelegt sowie die Bedeutung der Europäischen Regionalpolitik in Nordrhein-Westfalen sichtbar gemacht werden. Um dies zu erreichen, soll der Auftragnehmer / die Auftragnehmerin den Auftraggeber bei der transparenten und effizienten Kommunikation über Fördermöglichkeiten und Ergebnisse des EFRE/JTF-Programms NRW 2021-2027unterstützen.

Beschreibung der Beschaffung

1. Erstellung eines integrierten Konzeptes für die Programmkommunikation:
Der Auftragnehmer (AN) soll den Auftraggeber (AG) bei der Planung und Durchführung der Kommunikationsmaßnahmen für das EFRE/JTF-Programm NRW 2021-2027 mit beratenden Tätigkeiten unterstützen. Es ist ein Konzept für die Umsetzung der geplanten Kommunikationsmaßnahmen zu erstellen, welches bis zum Abschluss der gesamten Förderperiode laufen soll. Das Konzept ist kontinuierlich weiterzuentwickeln. Die Erkenntnisse des Evaluierungsberichtes der EFRE-Förderperiode von 2014-2020 sind zu berücksichtigen.
2. Erarbeitung und Pflege eines Corporate-Designs:
Es soll ein Corporate-Design erarbeitet werden, welches die EU- und Landesvorgaben beachtet und das EU-Logo mit dem Förderhinweis "Kofinanziert durch die Europäische Union" mit dem NRW-Landeswappen kombiniert.
3. Relaunch des Internetauftritts:
Der bereits bestehende Internetauftritt-Programmwebsite des AG (www.efre.nrw) soll zeitnah vom AN relaunched werden. Dabei ist zu gewährleisten, dass sie sowohl über die Förderperiode 2021-2027 informiert als auch Informationen über die abgelaufene Förderperiode 2014-2020 bereitstellt. Der in der Förderperiode 2021-2027 neu hinzugekommene JTF muss in die Programmwebsite eingebunden werden. Bereits bei dem Design der Website soll berücksichtigt werden, dass ab ca. 2025 Informationen über die Förderperiode ab 2028 dargestellt werden müssen. Das Webangebot ist zu pflegen, kontinuierlich auszubauen und an aktuelle Entwicklungen anzupassen.
Da das Webhosting von dem Landesbetrieb IT.NRW übernommen werden soll, ist Drupal als CMS zu nutzen. Darüber hinaus soll der AG Zugang zum Back-end haben, um kleinere Anpassungen selbst vornehmen zum können. Die Qualität der Website ist kontinuierlich zu optimieren. Zugang und Nutzung der Internetplattform müssen barrierefrei sein. Dabei sind §§ 2 ff. der Verordnung zur Schaffung barrierefreier Informationstechnik nach dem Behindertengleichstellungsgesetz Nordrhein-Westfalen (BITV NRW) zu beachten.
4. Kontinuierliche inhaltliche Betreuung des Internetauftritts:
Nach dem Relaunch der Programmwebsite übernimmt der AN die kontinuierliche zeitnahe Einarbeitung von erforderlichen inhaltlichen Änderungen und Anpassungen in das CMS. Die hierfür erforderlichen Fachtexte werden in der Regel vom AG bereitgestellt. Vom AN wird erwartet, dass er diese Fachtexte so redigiert und gestaltet, dass sie für Außenstehende geeignet und verständlich sind.
5. Elektronischer Newsletter:
In die aktuelle Website des EFRE.NRW ist ein Newsletter integriert, mit dem ca. 3.300 Abonnentinnen und Abonnenten erreicht werden. Dieses Instrument soll fortgeführt und konzeptionell neu aufgestellt werden.
Die Herausgabe des anlassbezogenen elektronischen Newsletters, z.B. mit Hinweisen und Terminen zu Wettbewerben und Aufrufen zu relevanten Verfahrens- und Programmänderungen oder Ergebnissen der Programmumsetzung soll vom AN durchgeführt werden (ca. acht Mal jährlich). Das verwendete Tool soll einfach zu bedienen sein und verschiedene gestalterische Möglichkeiten und kurzfristigen Einsatz bieten. Das Abonnenten-Management ist DSGVO-Konform umzusetzen.
6. Erarbeitung einer Social-Media Strategie und kontinuierliche Unterstützung im Bereich Social-Media:
Die existierenden Kanäle des EFRE.NRW in den sozialen Medien (Facebook, Twitter, YouTube) sollen weitergeführt und inhaltlich um den JTF erweitert werden, mit dem Ziel, die Reichweite zu erhöhen.
Der AN erarbeitet in Abstimmung mit dem AG eine Social-Media-Strategie, die auch inhaltlich-redaktionelle Aspekte abdeckt. Sie soll alle Kommunikationsmaßnahmen miteinander verzahnen. Der Einsatz von Sozialen Medien ist flexibel zu planen mit der Option, nicht mehr erfolgreiche Medien einzustellen und neue zu nutzen. Der Netzwerkgedanke soll gelebt werden, indem Partnerorganisationen und geförderte Projekte einbezogen werden. Die Handreichung der Landesregierung Nordrhein-Westfalen zur Kommunikation und Information in Sozialen Medien ist zu beachten. Auf der Grundlage der Social-Media-Strategie übernimmt der AN die Pflege der Social-Media-Auftritte.
7. Planung, Konzipierung und Unterstützung bei der Durchführung von Veranstaltungen und Workshops:
Der AN organisiert für den AG während der Vertragslaufzeit größere Fachveranstaltungen, Workshops und kleinere Veranstaltungen sowie Veranstaltungen für die breite Öffentlichkeit.
Es handelt sich dabei um folgende Formate:
a.) Drei Konferenzen (ca. 600 Teilnehmer). Die Erste ist für 2025 zu planen.
b.) Drei Workshops mit ca. 50 Teilnehmern. Der Erste soll im Jahr 2024 stattfinden.
c.) Begleitausschusssitzung (einmal im Jahr mit ca. 60 Personen)
d.) Organisation und Management für die EFRE/JTF NRW Präsenz auf Veranstaltungen für die breite Öffentlichkeit (einmal jährlich) inkl. Konzipierung und Gestaltung begleitender Kommunikationselemente und vor-Ort-Betreuung
e.) Präsentation des Programms bei Fachveranstaltungen Dritter (ca. 2-3 Mal pro Jahr, ganztägig)
8. Unterstützung bei der Planung und Durchführung der Auszeichnung der EFRE.Stars Nordrhein-Westfalen
9. Erstellen von Merkblättern/Arbeitshilfen
10. Kommunikation zu Vorhaben von strategischer Bedeutung:
Zu den Vorhaben des AG von strategischer Bedeutung konzipiert der AN ein entsprechendes Kommunikationspaket und unterstützt bei der Umsetzung.
11. Konzeption von Veröffentlichungen verschiedener Formate (Texte,Grafiken, Audiovisuelle Medien):
Redaktionelle bzw. grafische Erarbeitung von abgestimmten Inhalten
12. Der AN entwickelt ein Verfahren für die Organisation/ das Management des Bildmaterials inkl. der Bildrechte
13. Pressearbeit: Unterstützende Recherche nach presserelevanten Themen/Anlässen und Beantwortung von Journalistenanfragen
14. Vorschlagsentwicklung für weitere Kommunikationsmaßnahmen
15. Laufende Bewertung der Programmkommunikation
16. Durchführung von monatlichen Jour fixes mit dem AG
17. Kontinuierliches Qualitätsmanagement während der gesamten Vertragslaufzeit

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

1.) Mindestens eine Referenz aus den letzten drei Jahren über eine fachlich konzeptionelle Betreuung und Weiterentwicklung eines Online-Portals mit einem dem hiesigen Auftrag vergleichbaren Inhalt/Anforderungsprofil/Volumen
2.) Mindestens eine Referenz aus den letzten fünf Jahren über die Durchführung einer integrierten Kommunikationskampagne
3.) Mindestens eine Referenz aus den letzten fünf Jahren über die Organisation und Durchführung von großen Präsenz-Fachveranstaltungen mit mindestens 500 Teilnehmern
4.) Mindestens eine Referenz aus den letzten fünf Jahren über den Einsatz zeitgemäßer Online-Medien sowie Erfahrungen im Bereich Social-Media, einschließlich Videos.

Kommunikation:
Zur vorliegenden Aufgabenbeschreibung sind nur schriftliche Rückfragen zugelassen. Diese sind über den Kommunikationsbereich des Vergabemarktplatzes NRW unter www.evergabe.nrw.de zu stellen. Die Beantwortung der gestellten Fragen erfolgt schriftlich über den Vergabemarktplatz zeitgleich und anonymisiert an alle am Verfahren beteiligten Bieter.
Bekanntmachungs-ID: CXS7YYFY1M4AYNKH

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Sieht sich ein am Auftrag interessiertes Unternehmen durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften in seinen Rechten verletzt, ist der Verstoß unverzüglich beim MWIKE NRW zu rügen (§ 160 Abs. 3 Nr. 1 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB)). Verstöße, die aufgrund der Bekanntmachung oder der Vergabeunterlagen erkennbar sind, müssen spätestens bis zu der in der Bekanntmachung genannten Frist zur Abgabe der Teilnahmeanträge bzw. der in den Angebotsunterlagen genannten Frist zur Angebotsabgabe gegenüber dem MWIKE NRW geltend gemacht werden (§ 160 Abs. 3 Nr. 2-3 GWB). Teilt das MWIKE NRW dem Unternehmen mit, seiner Rüge nicht abhelfen zu wollen, so besteht die Möglichkeit innerhalb von 15 Tagen nach Eingang der Mitteilung einen Antrag auf Nachprüfung bei der Vergabekammer zu stellen. Bieter, deren Angebote für den Zuschlag nicht berücksichtigt werden sollen, werden vor dem Zuschlag gem. § 134 GWB darüber informiert. Ein Vertrag darf erst 15 Kalendertage nach Absendung dieser Information durch das MWIKE NRW geschlossen werden; bei Übertragung per Fax oder auf elektronischem Weg beträgt diese Frist 10 Kalendertage. Sie beginnt am Tag nach Absendung der Information durch das MWIKE NRW.