Projektmanager Digitalisierung

Kurze Beschreibung

Das Digitalisierungsprojekt wurde bei der Sprinkenhof bereits mit der Umstellung auf die digitale Bearbeitung von Rechnungen im Jahr 2019 gestartet. In dem darauffolgenden Zeitraum bis Anfang 2023 wurden alle Akten im Asset Management digitalisiert, der eingehende Schriftverkehr für die Prozesse entsprechend angepasst und digitale Lösungen im Dokumentenmanagementsystem entwickelt. In den weiteren Ausbaustufen sollen zukünftige Phasen (Ablösung der Netzlaufwerke, Überführung weiterer Fachbereiche, Digitalisierung weiterer Akten, etc.) begleitet werden. Das Dokumentenmanagementsystem „nscale“ der Ceyoniq Technology GmbH ist im Einsatz. Die Digitalisierung von Dokumenten und Weiterentwicklung des Systems erfolgt über externe Dienstleister.
Zur Steuerung dieser Projekte sucht die Sprinkenhof einen Projektleiter, der die nachfolgend beschriebenen Tätigkeiten übernimmt. Hierbei geht die Sprinkenhof davon aus, dass die Tätigkeiten durch eine Person wahrgenommen werden. Es ist ausdrücklich kein Team anzubieten. Die Leistung kann nur in Ausnahmefällen und in Abstimmung mit dem Abteilungsleiter remote erbracht werden. Ansonsten ist die Leistung vollständig vor Ort (Sprinkenhof GmbH Burchardstraße 8, 20095 Hamburg) zu erbringen.
Zu den Aufgaben gehören:
• Aufbau und Dokumentation der Projektorganisation inkl. der Eskalationsebenen
• Management des Gesamtprojektes mit den verschiedenen Teilprojekten und regel-mäßiges Reporting über den Projektfortschritt
• Regelmäßiger Bericht an den Servicebereichsleiter IT
• Organisation und Durchführung von Workshops zur Klärung von fachlichen Fragen
• Abstimmung und Dokumentation der Anforderungen an die Digitalisierung mit allen Unternehmensbereichen
• Erstellung der Leistungsbeschreibungen für die notwendigen Ausschreibungen
• Modellierung, Abstimmung und Dokumentation der Prozesse im Hinblick auf die digitalen Bearbeitungsprozesse
• Klärung des Schulungsbedarfs, Organisation und Durchführung der Schulungen
• Abstimmung der Prozesse und Steuerung der externen Dienstleister bei der fortschreitenden Digitalisierung der Sprinkenhof GmbH
• Ansprechpartner für Parallelprojekte bei der Sprinkenhof (z.B. der Einbindung des CAFM-Systems)
• Change Management
• Anforderungsmanagement
• Steuerung des externen Entwicklungsteams
• Validierung und Verifizierung entwickelter Funktionalitäten
• Abstimmung mit anderen externen Beratern

Beschreibung der Beschaffung

Das Digitalisierungsprojekt wurde bei der Sprinkenhof bereits mit der Umstellung auf die digitale Bearbeitung von Rechnungen im Jahr 2019 gestartet. In dem darauffolgenden Zeitraum bis Anfang 2023 wurden alle Akten im Asset Management digitalisiert, der eingehende Schriftverkehr für die Prozesse entsprechend angepasst und digitale Lösungen im Dokumentenmanagementsystem entwickelt. In den weiteren Ausbaustufen sollen zukünftige Phasen (Ablösung der Netzlaufwerke, Überführung weiterer Fachbereiche, Digitalisierung weiterer Akten, etc.) begleitet werden. Das Dokumentenmanagementsystem „nscale“ der Ceyoniq Technology GmbH ist im Einsatz. Die Digitalisierung von Dokumenten und Weiterentwicklung des Systems erfolgt über externe Dienstleister.
Zur Steuerung dieser Projekte sucht die Sprinkenhof einen Projektleiter, der die nachfolgend beschriebenen Tätigkeiten übernimmt. Hierbei geht die Sprinkenhof davon aus, dass die Tätigkeiten durch eine Person wahrgenommen werden. Es ist ausdrücklich kein Team anzubieten. Die Leistung kann nur in Ausnahmefällen und in Abstimmung mit dem Abteilungsleiter remote erbracht werden. Ansonsten ist die Leistung vollständig vor Ort (Sprinkenhof GmbH Burchardstraße 8, 20095 Hamburg) zu erbringen.
Zu den Aufgaben gehören:
• Aufbau und Dokumentation der Projektorganisation inkl. der Eskalationsebenen
• Management des Gesamtprojektes mit den verschiedenen Teilprojekten und regel-mäßiges Reporting über den Projektfortschritt
• Regelmäßiger Bericht an den Servicebereichsleiter IT
• Organisation und Durchführung von Workshops zur Klärung von fachlichen Fragen
• Abstimmung und Dokumentation der Anforderungen an die Digitalisierung mit allen Unternehmensbereichen
• Erstellung der Leistungsbeschreibungen für die notwendigen Ausschreibungen
• Modellierung, Abstimmung und Dokumentation der Prozesse im Hinblick auf die digitalen Bearbeitungsprozesse
• Klärung des Schulungsbedarfs, Organisation und Durchführung der Schulungen
• Abstimmung der Prozesse und Steuerung der externen Dienstleister bei der fortschreitenden Digitalisierung der Sprinkenhof GmbH
• Ansprechpartner für Parallelprojekte bei der Sprinkenhof (z.B. der Einbindung des CAFM-Systems)
• Change- Management
• Anforderungsmanagement
• Steuerung des externen Entwicklungsteams
• Validierung und Verifizierung entwickelter Funktionalitäten
• Abstimmung mit anderen externen Beratern

Nachweis einer aktuellen Berufshaftpflichtversicherung in Höhe der folgenden Deckungssummen oder Abgabe einer Eigenerklärung, die bestätigt, dass die Berufshaftpflichtversicherung im Auftragsfall auf die geforderten Höhen angehoben oder eine objektbezogene Versicherung abgeschlossen wird:
• für Personenschäden EUR 1.000.000
• für sonstige Vermögensschäden EUR 500.000
Falls sich mehrere Unternehmen als Bewerber-/ Bietergemeinschaft bewerben wollen, sind die vorgenannten Unterlagen von allen Mitgliedern einzureichen. Falls sich der Bewerber oder die Bewerber-/ Bietergemeinschaft zum Nachweis seiner/ihrer Eignung auf Unternehmer stützen möchte, sind auch von diesen Unternehmen die erforderlichen Angaben zu machen. Die Unterlagen für die Bewerber-/ Bietergemeinschaft und die Eignungsleiher sind auf dem eVergabe-Portal unter „Anlagen“ hinterlegt und können dort heruntergeladen werden.

Bedingungen für die Teilnahme (technische und berufliche Fähigkeiten)

Angaben zu dem vorgesehenen Projektleiter für dieses Projekt:
a) Nachweis von mindestens 3 persönlichen Projektreferenzen des Projektleiters über vergleichbare Leistungen (Anforderungen siehe Anlage 12 – Wertungsmatrix, Ziffer 4.1 zu entnehmen)
- je 1 vollständig ausgefülltes Formblatt Referenzen (Anlage 11)
b) Nachweis von mindestens einer der nachfolgenden Projektmanagement-Zertifizierungen: PMI, IPMA, Prince2.
c) Lebenslauf des Projektleiters (Richtwert: 1 DIN A4-Seite) (wird nicht gewertet).
d) Darstellung der fachlichen Kompetenz des Projektleiters (Richtwert: 4 DIN A4-Seiten).
e) Erforderliches Sprachniveau des Projektleiters: annähernd Muttersprachniveau deutsch (kompetente Sprachverwendung deutsch entsprechend Stufe C2) – Als Nachweis genügt eine Eigenerklärung.
Angaben zu dem vorgesehenen stellvertretenden Projektleiter für dieses Prejekt:
a) Nachweis von mindestens 3 persönlichen Projektreferenzen des stell-vertretenden Projektleiters über vergleichbare Leistungen (Anforderungen siehe Anlage 12 – Wertungsmatrix, Ziffer 4.2 zu entnehmen)
- je 1 vollständig ausgefülltes Formblatt Referenzen (Anlage 11)
b) Nachweis von mindestens einer der nachfolgenden Projektmanagement-Zertifizierungen: PMI, IPMA, Prince2.
c) Lebenslauf des stellvertretenden Projektleiters (Richtwert: 1 DIN A4-Seite) (wird nicht gewertet).
d) Darstellung der fachlichen Kompetenz des stellvertretenden Projektleiters (Richtwert: 4 DIN A4-Seiten). Hinweis: Es ist ausreichend, wenn die Darstellung der fachlichen Kompetenz des Projektleiters so-wie des stellvertretenden Projektleiters zusammen in einem Dokument erfolgt.
e) Erforderliches Sprachniveau des stellvertretenden Projektleiters: annähernd Muttersprachniveau deutsch (kompetente Sprachverwendung deutsch entsprechend Stufe C2) – Als Nachweis genügt eine Eigenerklärung
Nachweis von mindestens 3 Projektreferenzen (des Bewerbers) über vergleichbare Leistungen (Anforderungen siehe Ziffer 3.4 Nr. 1 bis 4 des Verfahrensbriefes)
- je 1 vollständig ausgefülltes Formblatt Referenzen (Anlage 11)
Vorlage eines Konzeptes für die Vorgehensweise und Umsetzung der Digitalisierung von Akten und die Umsetzung von Digitalisierungsprozessen (Richtwert: 5 DIN A4-Seiten)

Bedingungen für die Vertragserfüllung

Folgende Unterlagen sind elektronisch zur Angebotsabgabe einzureichen:
1. Formblatt Angebot (Anlage 1)
2. Formblatt Bewerbungsbogen (Anlage 2)
3. Ggf. Formblatt Bewerber-/ Bietergemeinschaftserklärung (Anlage 8)
4. Ggf. Formblatt Eignungsleihe/Nachunternehmerleistungen (Anlage 9)
5. Formblatt Eigenerklärung Russland-Sanktionen (Anlage 10)
6. Angaben zu dem vorgesehenen Projektleiter für dieses Projekt:
a) Nachweis von mindestens 3 persönlichen Projektreferenzen des Projektleiters über vergleichbare Leistungen (Anforderungen siehe Anlage 12 – Wertungsmatrix, Ziffer 4.1 zu entnehmen)
- je 1 vollständig ausgefülltes Formblatt Referenzen (Anlage 11)
b) Nachweis von mindestens einer der nachfolgenden Projektmanagement-Zertifizierungen: PMI, IPMA, Prince2.
c) Lebenslauf des Projektleiters (Richtwert: 1 DIN A4-Seite) (wird nicht gewertet).
d) Darstellung der fachlichen Kompetenz des Projektleiters (Richtwert: 4 DIN A4-Seiten).
e) Erforderliches Sprachniveau des Projektleiters: annähernd Muttersprachniveau deutsch (kompetente Sprachverwendung deutsch entsprechend Stufe C2) – Als Nachweis genügt eine Eigenerklärung.
7. Angaben zu dem vorgesehenen stellvertretenden Projektleiter für dieses Projekt:
a) Nachweis von mindestens 3 persönlichen Projektreferenzen des stellvertretenden Projektleiters über vergleichbare Leistungen (Anforderungen siehe Anlage 12 – Wertungsmatrix, Ziffer 4.2 zu entnehmen)
- je 1 vollständig ausgefülltes Formblatt Referenzen (Anlage 11)
b) Nachweis von mindestens einer der nachfolgenden Projektmanagement-Zertifizierungen: PMI, IPMA, Prince2.
c) Lebenslauf des stellvertretenden Projektleiters (Richtwert: 1 DIN A4-Seite) (wird nicht gewertet).
d) Darstellung der fachlichen Kompetenz des stellvertretenden Projektleiters (Richtwert: 4 DIN A4-Seiten). Hinweis: Es ist ausreichend, wenn die Darstellung der fachlichen Kompetenz des Projektleiters so-wie des stellvertretenden Projektleiters zusammen in einem Dokument erfolgt.
e) Erforderliches Sprachniveau des stellvertretenden Projektleiters: annähernd Muttersprachniveau deutsch (kompetente Sprachverwendung deutsch entsprechend Stufe C2) – Als Nachweis genügt eine Eigenerklärung
Falls sich mehrere Unternehmen als Bewerber-/ Bietergemeinschaft bewerben wollen, sind die vorgenannten Unterlagen von allen Mitgliedern einzureichen. Falls sich der Bewerber oder die Bewerber-/ Bietergemeinschaft zum Nachweis seiner/ihrer Eignung auf Unternehmer stützen möchte, sind auch von diesen Unternehmen die erforderlichen Angaben zu machen. Die Unterlagen für die Bewerber-/ Bietergemeinschaft und die Eignungsleiher sind auf dem eVergabe-Portal unter „Anlagen“ hinterlegt und können dort heruntergeladen werden.