Prozessmanagement-Suite

Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern

Die Teilnahmeanträge der geeigneten Bewerber (siehe Kapitel 3.2) werden anhand der in der "Anlage 2.1 zum Vertrag - Eignungskatalog" dargestellten Kriterien und Gewichtung gewertet. Im Teilnahmewettbewerb können insgesamt 100 Punkte erreicht werden. Es wird eine Rangfolge der Teilnahmeanträge aller geeigneten Bewerber gebildet. Die Bildung der Rangfolge aller geeigneten Bewerber erfolgt dann nach der erreichten Gesamtpunktzahl, wobei der Bewerber mit der höchsten Gesamtpunktzahl den ersten Rang belegt. Die zweite Verfahrensstufe (Angebots- und Verhandlungsphase) erreichen die vier (4) Bewerber mit der höchsten Gesamtpunktzahl.
Sollten zwei Bewerber die gleiche Punktzahl erreichen, behält sich die Auftraggeberin vor, punktgleichen Bewerber zur Angebotsabgabe in der zweiten Stufe, dem Verhandlungsverfahren, aufzufordern. Sofern mehr als zwei Bewerber identische Wertungspunkte erhalten, findet eine Auswahl unter diesen Bewerbern über Losentscheid unter indirekter notarieller Beteiligung statt.
Folgende Kriterien kommen im vorliegenden Vergabeverfahren zur Anwendung (vgl. Anlage 2.1 zum Vertrag - Eignungskatalog, Angaben Unternehmen):
Kriterien:
"A" Ausschlusskriterium / Mindestanforderung
Die Anforderung ist zwingend und muss uneingeschränkt und umfassend erfüllt werden.
Die Nichterfüllung einer als Ausschlusskriterium (A-Kriterium) gekennzeichneten Anforderung
führt zwingend zum Ausschluss des Teilnahmeantrags.
In dem Eignungskatalog (Anlage 2.1 zum Vertrag) werden die A-Kriterien in Tabellenblatt 2 "Eignungskatalog" in der Spalte A "Kriterien-Art" mit einem "[A]" gekennzeichnet.
A-Kriterien müssen entweder mit einem "JA" bestätigt werden oder die in der Auswertungsmatrix geforderten Angaben liefern. Jede anderslautende Formulierung führt zum Ausschluss.
Bei Nichterfüllung von Ausschlusskriterien kann der Teilnahmeantrag auch dann nicht berücksichtigt werden, wenn es auf anderen Gebieten besonders gute Leistungen beinhaltet.
"B" Bewertungskriterium
Die als Bewertungskriterium (B-Kriterium) gekennzeichneten Anforderungen sind die nach
definierten Bewertungsmaßstäben und Punktesystemen (Gewichtungspunkte
und Bewertungspunkte) zu bewertenden Kriterien.
In dem Eignungskatalog (Anlage 2.1 zum Vertrag) werden die B-Kriterien in Tabellenblatt 2 "Eignungskatalog" in der Spalte A "Kriterien-Art" mit einem "[B]" gekennzeichnet.
Die B-Kriterien werden bewertet, d. h. aus diesen Antworten in den Anträgen werden die Unterschiede ermittelt, welche die angebotenen Leistungen voneinander unterscheiden.
Die erreichbare Zahl an Wertungspunkten ist bei jedem B-Kriterium angegeben.
Bei einer Abstufung in den Wertungspunkten ist diese im jeweiligen Dokument angegeben.
Bei den reinen [B]-Kriterien werden bei Nichterfüllung 0 Punkte vergeben.
"A/B" Kriterium (Mischung aus A-Kriterien und B-Kriterien)
In dem Eignungskatalog (Anlage 2.1 zum Vertrag) werden die A/B-Kriterien in Tabellenblatt 2 "Eignungskatalog" in der Spalte A "Kriterien-Art" mit einem "[A/B]" gekennzeichnet.
In der jeweiligen Beschreibung des Kriterienkatalogs (Spalte C) zu einem A/B-Kriterium definiert der Beschrieb zu den Mindestanforderungen inklusive des mit Nummern gekennzeichneten Inhalts das jeweilige A-Kriterium. Die Nichterfüllung der Mindestanforderungen führt zwingend zum Ausschluss des Teilnahmeantrags.
In der jeweiligen Beschreibung des Kriterienkatalogs (Spalte C) zu einem A/B-Kriterium definiert der Beschrieb zu den Themeninhalten inklusive des mit Spiegelstrichen gekennzeichneten Inhalts das jeweilige B-Kriterium.
"I" Informationskriterium
I-Kriterien werden nicht bewertet, sondern dienen nur der Information, sind insoweit aber verbindlich.
Antworten zu I-Kriterien dürfen keinesfalls Angaben zu A Kriterien einschränken.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

1. Die Eignung ist im Falle einer Bewerbergemeinschaft für jedes Mitglied einer Bewerbergemeinschaft gesondert nachzuweisen. Soweit nachfolgend nichts Abweichendes geregelt wird, sind daher alle Eignungsnachweise von jedem Mitglied einer Bewerbergemeinschaft vorzulegen.
2. Beteiligt sich ein Unternehmen mehrfach - sei es als Bewerber, Mitglied einer Bewerbergemeinschaft oder Unterauftragnehmer - an diesem Vergabeverfahren, so kann dies zum Verfahrensausschluss aller Bewerber/Bewerbergemeinschaften, bei denen das jeweilige Unternehmen beteiligt bzw. als Nachunternehmer vorgesehen ist, führen.
3. Ein Bewerber (bzw. eine Bewerbergemeinschaft) kann sich zum Nachweis der Eignung auf andere Unternehmen stützen, ungeachtet des rechtlichen Charakters der zwischen ihm und diesem Unternehmen bestehenden Verbindungen (Eignungsleihe). In diesem Fall ist der Vergabestelle mit Einreichung des Teilnahmeantrags nachzuweisen, dass dem Bewerber die erforderlichen Kapazitäten zur Verfügung stehen, indem beispielsweise verpflichtenden Zusagen der Unternehmen vorgelegt werden. Die Unternehmen, auf die sich ein Bewerber zum Nachweis seiner Eignung stützt, müssen die Eignung nach Ziffer III.1.1) bis III.1.3) hinsichtlich derjenigen Eignungskriterien erfüllen, zu deren Nachweis sich der Bewerber auf die Eignung des Unternehmens stützt. Zudem sind für diese Unternehmen die Erklärungen über das Vorliegen von Ausschlussgründen nach §§ 123, 124 GWB vorzulegen.
Vorstehende Ausführungen unter 1. bis 3. gelten für die Nachweise nach III.1.2) und III.1.3) entsprechend.
4. Die nachfolgend und die in III.1.2) und III. 1.3) geforderten Eignungsnachweise sind mit dem Teilnahmeantrag einzureichen:
- Eigenerklärung KMU-Definition: Angabe, ob der Bieter gemäß der KMU-Definition der Europäischen Kommission (EU-Empfehlung 2003/361) zur Gruppe der Kleinstunternehmen, kleinen oder mittleren Unternehmen (KMU) gehört.
KMU sind demnach Unternehmen mit weniger als 250 Beschäftigten und einem Jahresumsatz von höchsten 50 Mio. EUR oder einer Bilanzsumme bis 43 Mio. EUR. Diese Schwellenwerte gelten für Einzelunternehmen. Bei einem Unternehmen, das Teil einer größeren Gruppe ist, müssen je nach Höhe der Beteiligung die Mitarbeiterzahl und der Umsatz bzw. Bilanzsumme der Gruppe mitberücksichtigt werden.
- Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung (§ 44 VgV) (A)
- Vorzulegen ist ein Nachweis, dass der Bewerber im Berufs- oder Handelsregister - je nach den Rechtsvorschriften des Staates, in dem er niedergelassen ist - eingetragen ist. Der Nachweis darf am Tag des Ablaufs der Teilnahmefrist nicht älter als 12 [zwölf] Monate sein.
- Bewerber, die nicht im Berufs- oder Handelsregister eingetragen sind, weisen ihre Erlaubnis zur Berufsausübung nach, indem sie eine Kopie der Gewerbeanmeldung (soweit erforderlich) der zuständigen Stelle des Staates, in dem sie ansässig sind, oder einen anderen geeigneten Nachweis, der Aufschluss über die Art der beruflichen Tätigkeit gibt (z. B. bereinigter Steuerbescheid), vorlegen.
- Eigenerklärung Umsatzsteuer-ID (A).
- Eigenerklärung, dass keine rechtskräftigen Verurteilungen der in § 123 GWB aufgezählten Straftaten vorliegen. (A)
- Eigenerklärung, dass keine Verstöße der in § 124 GWB aufgezählten fakultativen Ausschlussgründe vorliegen. (A)
- Eigenerklärung gemäß § 19 Abs. 3 Mindestlohngesetz (MiLoG). (A)
- Eigenerklärung, dass (A)
1. der / die Bewerber / Bieter gehört / gehören nicht zu den
in Artikel 5 k) Absatz 1 der Verordnung (EU) Nr. 833/2014 in der Fassung des Art. 1 Ziff. 23 der Verordnung (EU) 2022/576 des Rates vom 8. April 2022 über restriktive Maßnahmen angesichts der Handlungen Russlands, die die Lage in der Ukraine destabilisieren, genannten Personen oder Unternehmen, die einen Bezug zu Russland im Sinne der Vorschrift aufweisen,
a. durch die russische Staatsangehörigkeit des Bewerbers/Bieters oder die Niederlassung des Bewerbers/Bieters in Russland,
b. durch die Beteiligung einer natürlichen Person oder eines Unternehmens, auf die eines der Kriterien nach Buchstabe a zutrifft, am Bewerber/Bieter über das Halten von Anteilen im Umfang von mehr als 50%,
c. durch das Handeln der Bewerber/Bieter im Namen oder auf Anweisung von Personen oder Unternehmen, auf die die Kriterien der Buchstaben a und/oder b zutrifft.
2. Die am Auftrag als Unterauftragnehmer, Lieferanten oder Unternehmen,
deren Kapazitäten im Zusammenhang mit der Erbringung des Eignungsnachweises in Anspruch genommen werden, beteiligten Unternehmen, auf die mehr als 10 % des Auftragswerts entfällt, gehören ebenfalls nicht zu dem in der Vorschrift genannten Personenkreis mit einem Bezug zu Russland im Sinne der Vorschrift.
3. Es wird bestätigt und sichergestellt, dass auch während der Vertragslaufzeit keine als Unterauftragnehmer, Lieferanten oder Unternehmen, deren Kapazitäten im Zusammenhang mit der Erbringung des Eignungsnachweises in Anspruch genommen werden, beteiligten Unternehmen eingesetzt werden, auf die mehr als 10 % des Auftragswerts entfällt.
Als vorläufigen Beleg der Eignung akzeptiert die Auftraggeberin die Vorlage einer Einheitlichen Europäischen Eigenerklärung (§§ 48 Abs. 3, 50 VgV).
- Eigenerklärung, dass kein Ausschlussgrund nach § 123 oder § 124 GWB vorliegt.
- Ggf. Nachweise der Selbstreinigung gemäß § 125 GWB.
- Eigenerklärung, dass über das Vermögen des Bewerbers kein Insolvenzverfahren oder ein vergleichbares gesetzliches Verfahren eröffnet oder die Eröffnung beantragt oder dieser Antrag mangels Masse abgelehnt worden ist.
- Eigenerklärung, dass sich der Bewerber nicht in Liquidation befindet.
- Eigenerklärung, dass der Bewerber seiner Verpflichtung zur Zahlung von Steuern, Abgaben und Beiträgen zur gesetzlichen Sozialversicherung (u.a. auch zur Berufsgenossenschaft) ordnungsgemäß nachgekommen ist.
- Eigenerklärung, dass der Bewerber keine Verstöße im Sinne des § 5 des Gesetzes zur Bekämpfung der Schwarzarbeit begangen hat, bzw. keine Eintragungen im Gewerbezentralregister wegen illegaler Beschäftigung bestehen.
- Eigenerklärung, in welcher der Bewerber bestätigt, dass weder sein Unternehmen, noch Mehrheitsanteilseigner oder Gesellschafter, noch eine Mutter- oder Tochtergesellschaft oder Mitglieder der Bietergemeinschaft auf einer der in den Anlagen zu den Verordnungen 881/2002 und 2580/2001 sowie der Anlage des Standpunktes des Rates 2001/931/GASP befindlichen Terrorlisten erscheint.
- Es wird zudem auf das Dokument "B5 Angaben Unternehmen" verwiesen. Hier wird von dem Bewerber für jede Anforderung eine Angabe erwartet.
-Erfüllung der Tariftreue und Mindestentgeltbestimmungen (A)
- Eigenerklärung, dass der Bieter die Tariftreue- und Mindestentgeltbestimmungen nach dem Landestariftreue- und Mindestentgeltgesetz einhält, vgl. Anlage 8 zum Vertrag - Verpflichtungserklärung Mindestentgelt.
Bei den oben innerhalb dieser Ziffer mit (A) gekennzeichneten Kriterien handelt es sich um Ausschlusskriterien, welche zwingend zu erfüllen sind. Eine Nichterfüllung kann zum Ausschluss vom weiteren Verfahren führen.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

- Vorzulegen ist ein Nachweis, dass der Bewerber über eine bestehende Berufs- / Betriebshaftpflichtversicherung mit einer Deckungssumme von mindestens 2.500.000,00 EUR für Personenschäden sowie 2.500.000,00 EUR für sonstige Schäden (Sach- und Vermögensschäden) verfügt bei einem in einem Mitgliedstaat der Europäischen Union oder eines Vertragsstaates des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum zugelassenen Versicherungsunternehmens.
- Im Falle eines diese Anforderungen nicht erfüllenden Versicherungsschutzes [oder falls der interessierte Wirtschaftsteilnehmer nicht sicher ist, ob seine aktuelle Versicherungsbestätigung oder -schein die Anforderungen erfüllt], hat der interessierte Wirtschaftsteilnehmer eine Bestätigung des Versicherungsunternehmens (zugelassenen in einem Mitgliedstaat der Europäischen Union oder eines Vertragsstaates des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum) einzureichen, aus der hervorgeht, dass im Auftragsfall das Versicherungsunternehmen mit dem Auftragnehmer unverzüglich und unaufgefordert innerhalb von zwei (2) Wochen nach Vertragsschluss, eine Versicherung abschließt oder anpassen wird, die die vorstehenden Anforderungen erfüllt.
- Die Mindestanforderungen an die Versicherung müssen während der gesamten Vertragslaufzeit bis zum Ablauf der Gewährleistung aufrechterhalten werden.
- Bei Bewerber- / Bietergemeinschaften ist ein entsprechender Nachweis oder eine entsprechende Versicherungsbestätigung des Versicherungsunternehmens für jedes Mitglied der Bewerber- / Bietergemeinschaft einzureichen.
Bei eignungsverleihenden Unterauftragnehmern ist ein entsprechender Nachweis oder eine entsprechende Versicherungsbestätigung des Versicherungsunternehmens für jeden eignungsverleihenden Unterauftragnehmer einzureichen.

Bei den oben innerhalb dieser Ziffer mit (A) gekennzeichneten Kriterien handelt es sich um Ausschlusskriterien, welche zwingend zu erfüllen sind. Eine Nichterfüllung kann zum Ausschluss vom weiteren Verfahren führen.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Erklärung des Bewerbers, dass das Unternehmen seit mindestens 3 Jahren Leistungen im Bereich "Betrieb der Prozessmanagement-Suite als SaaS" erbringt. Als Stichtag gilt das Veröffentlichungsdatum dieser Ausschreibung.

Bedingungen für die Teilnahme (technische und berufliche Fähigkeiten)

Einführung und Customizing
Die Leistungsfähigkeit des Bewerbers ist anhand von 3 mit dem Auftragsgegenstand vergleichbaren Referenzprojekten aufzuzeigen. Verwenden Sie dazu die "B4.1 Anlage 2.1.1 Referenzliste".
Die Referenzen sind dann mit dem Auftragsgegenstand vergleichbar, wenn die folgenden Mindestanforderungen erfüllt sowie nachvollziehbar und schlüssig dargestellt werden:
1) Die hauseigene Prozessmanagement-Suite wurde eingesetzt.
2) Die Bereitstellung der Prozessmanagement-Suite erfolgte als Software-as-a-Service (SaaS).
3) Die Referenzen dürfen nicht älter als drei Jahre sein (maßgeblich ist das Datum der letzten Leistungserbringung, als Stichtag gilt das Veröffentlichungsdatum dieser Ausschreibung). Sofern es sich um Referenzen handelt, die noch nicht abgeschlossen wurden, ist der bisher erreichte Leistungsstand (z.B. der erreichte Meilenstein im Projekt) anzugeben. Noch nicht realisierte Leistungsstände können nicht berücksichtigt werden.
4) Das durch den Bewerber geleistete Projektvolumen umfasst mind. 300 Lizenzen.
5) Der Leistungsgegenstand des Referenzprojektes umfasst die Einführung der Prozessmanagement-Suite inkl. Anpassung der Prozessmanagement-Suite entsprechend der Kundenanforderungen.
Gehen Sie bei Ihrer Beschreibung auf die folgenden Themenbereiche ein:
- Angabe der Anzahl der Lizenzen
- Aufbau des implementierten Rollenkonzepts
- Angaben zu Katalog-/Glossareinträgen: Kategorietypen, Attribute, Hierarchie und Erläuterung der Implementierung (inkl. ggf. erfolgtem Customizing)
- Beschreibung der implementierten Kollaborationsmöglichkeiten. Bitte gehen Sie hierbei auf die ggf. kundenspezifischen verschiedenen Kollaborationsmöglichkeiten ein.
- Beschreibung der Anpassung des Modellierungsbereiches.
- Beschreibung weiterer allgemeiner kundenspezifischer Anpassungen.
Alle Referenzprojekte werden gemäß dem Bewertungsmaßstab einzeln bewertet. Als Gesamtpunktzahl für das Kriterium wird der durchschnittliche Punktwert (kaufmännisch gerundet) aller eingereichten Referenzen genutzt.
Schulungen
Die Leistungsfähigkeit des Bewerbers ist anhand von 1 mit dem Auftragsgegenstand vergleichbaren Referenzprojekt aufzuzeigen. Verwenden Sie dazu die "B4.1 Anlage 2.1.1 Referenzliste".
Die Referenzen sind dann mit dem Auftragsgegenstand vergleichbar, wenn die folgenden Mindestanforderungen erfüllt sowie nachvollziehbar und schlüssig dargestellt werden:
1) Die hauseigene Prozessmanagement-Suite wurde eingesetzt.
2) Die Referenzen dürfen nicht älter als drei Jahre sein (maßgeblich ist das Datum der letzten Leistungserbringung, als Stichtag gilt das Veröffentlichungsdatum dieser Ausschreibung). Sofern es sich um Referenzen handelt, die noch nicht abgeschlossen wurden, ist der bisher erreichte Leistungsstand (z.B. der erreichte Meilenstein im Projekt) anzugeben. Noch nicht realisierte Leistungsstände können nicht berücksichtigt werden.
3) Der Leistungsgegenstand des Referenzprojektes umfasst die Durchführung von Schulungen für verschiedene Benutzerzielgruppen.
Gehen Sie bei Ihrer Beschreibung auf die folgenden Themenbereiche ein:
- Schulungskonzept
- Schulungsarten (z.B. online/Präsenz)
- Anzahl der Benutzerzielgruppen
- Erläuterung der Schulungsschwerpunkte je Benutzerzielgruppe
- Schulungsanzahl
Datenmigration
Die Leistungsfähigkeit des Bewerbers ist anhand von 1 mit dem Auftragsgegenstand vergleichbaren Referenzprojekt aufzuzeigen. Verwenden Sie dazu die "B4.1 Anlage 2.1.1 Referenzliste".
Die Referenz ist dann mit dem Auftragsgegenstand vergleichbar, wenn die folgenden Mindestanforderungen erfüllt sowie nachvollziehbar und schlüssig dargestellt werden:
1) Die hauseigene Prozessmanagement-Suite wurde eingesetzt.
2) Die Bereitstellung der Prozessmanagement-Suite erfolgte als Software-as-a-Service (SaaS).
3) Die Referenzen dürfen nicht älter als drei Jahre sein (maßgeblich ist das Datum der letzten Leistungserbringung, als Stichtag gilt das Veröffentlichungsdatum dieser Ausschreibung). Sofern es sich um Referenzen handelt, die noch nicht abgeschlossen wurden, ist der bisher erreichte Leistungsstand (z.B. der erreichte Meilenstein im Projekt) anzugeben. Noch nicht realisierte Leistungsstände können nicht berücksichtigt werden.
4) Der Leistungsgegenstand des Referenzprojektes umfasst die Datenmigration aus Prozessmanagement-Suiten anderer Hersteller bzw. Tools anderer Hersteller.
5) Das durch den Bewerber geleistete Projektvolumen umfasst eine Datenmigration mit über 500 Prozessdiagrammen und über 200 Katalog- / Glossareinträgen inkl. Hierarchiestrukturen und Verlinkungen, Prozesslandkarten, Verknüpfungen zw. Landkarten, Prozessen und Unterprozessen und deren Verortung in der Ordnerstruktur.
Gehen Sie bei Ihrer Beschreibung auf die folgenden Themenbereiche ein:
- Angabe, aus welchem Tool migriert wurde.
- Anzahl der migrierten Prozessdiagramme und Angabe zu Diagrammtypen. Welche mit den Prozessen verknüpften Informationen wurden mit migriert?
- Anzahl der migrierten Katalog-/Glossareinträge und Angaben zu Kategorien und Hierarchiestrukturen.
- Beschreibung der erbrachten Migrationsdienstleistungen bezüglich Hierarchiestrukturen und Verlinkungen, Prozesslandkarten, Verknüpfungen zw. Landkarten, Prozessen und Unterprozessen
- Wurde die Verortung von Prozessen und Prozesslandkarten in der Ordnerstruktur migriert?
- Erläutern Sie, ob eine verlustfreie, vollautomatisierte Migration möglich war.
- Wie wurde die Qualitätssicherung der Datenmigration durchgeführt?
Einbindung in eine bestehende Systemlandschaft
Die Leistungsfähigkeit des Bewerbers ist anhand von mit dem Auftragsgegenstand vergleichbaren Referenzprojekten aufzuzeigen. Bitte reichen Sie maximal 3 Referenzprojekte ein. Verwenden Sie dazu die "B4.1 Anlage 2.1.1 Referenzliste".
Die Referenz ist dann mit dem Auftragsgegenstand vergleichbar, wenn die folgenden Mindestanforderungen erfüllt sowie nachvollziehbar und schlüssig dargestellt werden:
1) Die hauseigene Prozessmanagement-Suite wurde eingesetzt.
2) Die Bereitstellung der Prozessmanagement-Suite erfolgte als Software-as-a-Service (SaaS).
3) Die Referenzen dürfen nicht älter als drei Jahre sein (maßgeblich ist das Datum der letzten Leistungserbringung, als Stichtag gilt das Veröffentlichungsdatum dieser Ausschreibung). Sofern es sich um Referenzen handelt, die noch nicht abgeschlossen wurden, ist der bisher erreichte Leistungsstand (z.B. der erreichte Meilenstein im Projekt) anzugeben. Noch nicht realisierte Leistungsstände können nicht berücksichtigt werden.
4) Der Leistungsgegenstand des Referenzprojektes umfasst die Einbindung der Prozessmanagement-Suite in eine bestehende Systemlandschaft (mind. Kopplung an 1 Drittsystem z.B. Anbindung von SharePoint, Active Directory, Enterprise Architektur Management -System).
Gehen Sie bei Ihrer Beschreibung auf folgenden Themenbereich ein:
- Angabe der eingebundenen Drittsysteme und kurze Beschreibung (z.B. Starten von Workflows aus Drittsystemen, Verlinkung von Dokumenten etc. die in Drittsystemen abgelegt sind, Single Sign On, Einspielen von Glossarelementen aus Drittsystemen (z.B. Liste von IT-System aus Enterprise Architektur Management -System), Datenaustausch mit Drittsystemen via API)
Workflows / Process Mining
Die Leistungsfähigkeit des Bewerbers ist anhand von mit dem Auftragsgegenstand vergleichbaren Referenzprojekten aufzuzeigen. Bitte reichen Sie maximal 2 Referenzprojekte ein. Verwenden Sie dazu die "B4.1 Anlage 2.1.1 Referenzliste".
Die Referenz ist dann mit dem Auftragsgegenstand vergleichbar, wenn die folgenden Mindestanforderungen erfüllt sowie nachvollziehbar und schlüssig dargestellt werden:
1) Die hauseigene Prozessmanagement-Suite wurde eingesetzt.
2) Die Bereitstellung der Prozessmanagement-Suite erfolgte als Software-as-a-Service (SaaS).
3) Die Referenzen dürfen nicht älter als drei Jahre sein (maßgeblich ist das Datum der letzten Leistungserbringung, als Stichtag gilt das Veröffentlichungsdatum dieser Ausschreibung). Sofern es sich um Referenzen handelt, die noch nicht abgeschlossen wurden, ist der bisher erreichte Leistungsstand (z.B. der erreichte Meilenstein im Projekt) anzugeben. Noch nicht realisierte Leistungsstände können nicht berücksichtigt werden.
4) Der Leistungsgegenstand des Referenzprojektes umfasst die Erstellung von kundenspezifischen Workflows und/oder die Themen Simulation und Analyse mittels Process Mining
Gehen Sie bei Ihrer Beschreibung auf die folgenden Themenbereiche ein:
- Beschreibung der erfolgten Erstellung kundenspezifischer Workflows
- Erläuterung durchgeführter Simulationen sowie Beschreibung durchgeführter Analysen mittels Process Mining
Zertifikat ISO/IEC 27001
Ein angemessenes und wirksames Informationssicherheitsmanagementsystem (ISMS) nach den Vorgaben des BSI IT-Grundschutz oder ISO/IEC 27001, dessen Geltungsbereich die zu erbringende Dienstleistung mit den dabei verarbeiteten Informationen und den hierzu eingesetzten Anwendungen und informationstechnischen Systemen vollumfänglich abdeckt (hier: Cloud Betrieb, Softwarebetrieb und Softwareentwicklung), muss nachgewiesen und aufrechterhalten werden.
Der Bieter verpflichtet sich, dies durch ein Zertifikat des BSI oder einer akkreditierten Zertifizierungsstelle nachzuweisen. Das Zertifikat muss spätestens mit dem Zweitangebot eingereicht werden.
Die Teilnahmeanträge der geeigneten Bewerber werden anhand der in der "Anlage 2.1 zum Vertrag - Eignungskatalog" dargestellten Kriterien und Gewichtung gewertet. Im Teilnahmewettbewerb können insgesamt 100 Punkte erreicht werden. Es wird eine Rangfolge der Teilnahmeanträge aller geeigneten Bewerber gebildet. Die Bildung der Rangfolge aller geeigneten Bewerber erfolgt dann nach der erreichten Gesamtpunktzahl, wobei der Bewerber mit der höchsten Gesamtpunktzahl den ersten Rang belegt. Die zweite Verfahrensstufe (Angebots- und Verhandlungsphase) erreichen die vier (4) Bewerber mit der höchsten Gesamtpunktzahl.

Im Falle von Rahmenvereinbarungen ist eine Begründung für eine Laufzeit von mehr als 8 Jahren vorzulegen

Da für eine Umstellung der Prozessmanagement-Suite die Einrichtung und Migration für mehr als 50 Arbeitsbereiche erforderlich ist, die ohne vollständig synchronisierten Zeitplan und pro Arbeitsbereich sehr individuell stattfindet, ist von einer deutlich höheren Gesamtprojektdauer auszugehen. Dies kann 4 Jahre maßgeblich übersteigen. Die Inbetriebnahme einer Prozessmanagement-Suite nach Datenmigration und Anpassungen von Drittsystemen beinhaltet Freeze- / Ausfallzeiten, die auf Grund der Komplexität und der Individualität jedes einzelnen Arbeitsbereichs sehr groß ausfallen können. Auch bei der Anbindung von Drittsystemen können die Ausfallzeiten länger andauern, da Verbindungen zwischen Drittsystemen und der Prozessmanagement-Suite durch die jeweilige technische Abteilung neu eigerichtet und getestet werden müssen. Hierdurch kann es zu massiven Verzögerungen im zeitlichen Ablauf kommen, die bei der Abschätzung der Aufwände aller benötigten Tätigkeiten nicht eingeplant werden können. Geht man von einer Vertragslaufzeit von maximal 4 Jahren aus, so stünde der Nutzen der Prozessmanagement-Suite in keinem Verhältnis zu dem Aufwand und der Risiken. Insbesondere erhöht dies die Wahrscheinlichkeit von Ausfällen und langen Übergangsfristen, wobei hier die Behörden des Landes nicht arbeitsfähig wären und die digitale Transformation entsprechend verzögert umgesetzt würde. Aus allen diesen Gründen empfiehlt es sich, die Vertragslaufzeit zur Nutzung einer Prozessmanagement-Suite möglichst auf eine langfristige Nutzung auszulegen. Nur bei einer auf eine langfristige Nutzung ausgelegten Vertragslaufzeit von vier Jahren mit einmaliger Verlängerungsoption für zwei weitere Jahre, also maximal sechs Jahre, können der Nutzen der Prozessmanagement-Suite für die BITBW und auch für die beziehenden Behörden maximiert und gleichzeitig die damit verbundenen Risiken minimiert werden.

Die Verfahrenssprache ist deutsch. Der Bewerber hat seinen Teilnahmeantrag inklusive sämtlicher Anlagen und Nachweise in deutscher Sprache vorzulegen. Die Kommunikation mit der Vergabestelle ist in deutscher Sprache zu führen. Dies gilt insbesondere auch für Angebote und die Verhandlungen.
Bekanntmachungs-ID: CXUEYYLY16WJDV1X

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Genaue Angaben zu den Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen:
Ein Nachprüfungsantrag ist nach § 160 Abs. 3 GWB unzulässig soweit:
1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt,
2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.