Rahmenvereinbarung - Dienstleistungen für das SAP-Projekt für WDR und Zentraler Beitragsservice

Kurze Beschreibung

Der WDR schreibt die Vergabe von Dienstleistungen für das ARD-weite SAP-Projekt (SAP/4HANA) in zwei Losen aus. Die Leistungen werden in beiden Losen federführend auch für den ARD ZDF Deutschlandradio Beitragsservice (ZBS) ausgeschrieben.
Ab dem 01.07.2023 werden Dienstleistungen für die Einführung von SAP im WDR sowie beim ZBS benötigt.
Diesbezüglich ist geplant, die Leistungen in zwei Losen, jeweils durch Rahmenvereinbarungen mit 7 Rahmenvertragspartnern für Los 1 und 5 Rahmenvertragspartnern für Los 2 zu beschaffen. Bezugsberechtigt aus den Rahmenvereinbarungen sind in Los 1 und Los 2 der WDR und der ZBS.
Die Lose teilen sich wie folgt auf:
Los 1: Integrationsmanagement
Los 2: Changemanagement
Eine detaillierte Beschreibung der einzelnen Tätigkeiten und Aufgaben ist in Kapitel 7 enthalten.
Die Dauer der Rahmenvereinbarungen beträgt je Los nach aktueller Planung zwei Jahre - bis zum 30.06.2025. Sollte es zu Verzögerungen im Projekt kommen, so hat der WDR die Möglichkeit die Rahmenvereinbarungen zwei Mal um jeweils ein weiteres Jahr zu gleichen Konditionen zu verlängern. Die angebotenen Stundenpreise sind für die Vertragslaufzeit inkl. der Verlängerungsoption als Höchstpreise für die zu erbringenden Dienstleistungen festgeschrieben. Aus den Rahmenvereinbarungen entstehen keine Mindestumsatzpflichten für die Bezugs-berechtigten - die Abrufe erfolgen ausschließlich bedarfsgesteuert. Es besteht keine Abnahmeverpflichtung.
Die voraussichtliche Gesamtabnahmemenge sowie die prognostizierte maximale Menge an Beratertagen beträgt:
Für Los 1: Voraussichtliche Menge: 550 Beratertage (hiervon 200 für den ZBS)
Maximale Höchstmenge: 935 Beratertage (hiervon 300 für den ZBS)
Für Los 2: Voraussichtliche Menge: 200 Beratertage (hiervon 100 für den ZBS)
Maximale Höchstmenge: 240 Beratertage (hiervon 120 für den ZBS)
Die Einzelabrufe aus den Rahmenvereinbarungen werden nach erneutem Aufruf zum Wettbewerb unter den Rahmenvertragspartnern (§ 21 Abs. 4 Nr. 3 VgV) nach Wettbewerbsbedingungen erteilt (Miniwettbewerb).
Der Leistungszeitraum für die Abrufe im Los 1 beträgt in der Regel ein bis zwei Jahre. Im Einzelfall kann der Abruf auch nach festgestelltem Bedarf mit kürzerer Laufzeit erteilt werden. Der Abruf erfolgt für mehrere Personen.
Im Los 2 haben die Abrufe in der Regel kürzere Laufzeiten von ca. 3 - 6 Monaten.
Unabhängig von dieser Laufzeit kann der Auftraggeber den Einzelabruf mit einer Frist von vier Wochen zum Monatsende jederzeit ordentlich kündigen.
Der geschätzte Umfang des jeweiligen Abrufs wird im Miniwettbewerb bekannt gegeben. Die Abrechnung erfolgt nach tatsächlich geleistetem Aufwand. Je nach Umfang werden eine oder mehrere Personen per Miniwettbewerb ermittelt.
Die technischen und organisatorischen Rahmenbedingungen sind im Kapitel 6 enthalten.
Die vertraglichen Regelungen sind ersichtlich aus dem diesen Unterlagen beiliegenden Vertrag.
Eine Nutzung und Speicherung der Informationen im Rahmen dieser Ausschreibung ist ausschließlich im Rahmen der Leistungserbringung und Geschäftsbeziehung zulässig.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

Der Bieter hat zu erklären, dass sein Unternehmen in das Berufs- oder Handelsregister bzw. bei ausländischen Bietern in ein vergleichbares Register eingetragen ist.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

1. Betriebshaftpflichtversicherung
Der Bieter hat zu erklären, dass er als Unternehmen eine ausreichende Betriebshaftpflichtversicherung mit folgenden Mindest-Deckungssummen abgeschlossen hat bzw. im Falle der Auftragserteilung unverzüglich abschließen wird:
- Personenschäden 2.000.000,00 EUR
- Sachschäden 1.000.000,00 EUR
- allg. Vermögensschäden 100.000,00 EUR
und, dass die vorgenannten Mindestdeckungssummen mit jeweils mindestens einer zweifachen Maximierung pro Versicherungsjahr zur Verfügung stehen.
2. Umsatz des Unternehmens
Der Bieter hat den Gesamtumsatz des Unternehmens sowie den Umsatz aus Leistungen, die mit der zu vergebenden Gesamtleistung oder Teilen dieser Leistung inhaltlich vergleichbar sind, jeweils bezogen auf die letzten 3 Geschäftsjahre (2020 bis 2022 bzw. 2019 bis 2021, sofern die Umsatzzahlen aus 2022 noch nicht vorliegen), anzugeben.
3. Unternehmensstruktur / Betriebsstätte des Bieters
Der Bieter hat Angaben zur Unternehmensstruktur zu machen. Dies umfasst unter anderem die Organisationsstruktur, den Umfang der Dienstleistungspalette und die durchschnittliche jährliche Beschäftigtenzahl des Unternehmens.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Zum Nachweis der speziellen Eignungsanforderungen hat der Bieter dem Angebot
zusätzlich die im Folgenden genannten Unterlagen beizufügen bzw. Erklärungen
abzugeben.
Referenzen
Dem Angebot sind pro Los mindestens zwei geeignete Referenzen über Dienstleistungsaufträge,
die jeweils aus den letzten zwei Jahren (gerechnet ab der Angebotsabgabe)
stammen, beizufügen. Soweit erforderlich, um einen ausreichenden
Wettbewerb sicherzustellen, wird der WDR auch einschlägige Aufträge berücksichtigen,
die mehr als zwei Jahre zurückliegen.
LOS 1
An die Vergleichbarkeit werden folgende Anforderungen gestellt:
- Der Fokus der Leistungserbringung muss bei beiden Referenzprojekten auf
dem Gesamtmanagement und der Orchestrierung von Teilprojekten liegen
- Beide Referenzprojekte müssen im vergleichbaren SAP-Umfeld in konzernähnlichen
Strukturen erbracht worden sein (wünschenswert S/4 HANA)
- Mindestanzahl an Beratertagen: 100 Tage pro Projekt.
- Mindestlaufzeit von einem Jahr pro Referenzprojekt
Die Darstellung der Referenzen muss die folgenden Angaben enthalten:
- Nennung von Größe und Dauer der Projekte (Anzahl der Beratertage und Auftragswert/
Umsatz in TEUR ) und Nennung wesentlicher Nachunternehmer mit prozentualer
Angabe von Eigenanteil/Nachunternehmereinsatz
- Beschreibung der durchgeführten Aufgaben und Verantwortungsbereiche im
Projekt
- Name und Anschrift des Auftraggebers; möglichst Angabe eines Ansprechpartners/
einer Ansprechpartnerin des Referenzkunden mit Telefonnummer
LOS 2
An die Vergleichbarkeit werden folgende Anforderungen gestellt:
- Mind. 1 Referenzprojekt muss im vergleichbaren SAP-Umfeld in konzernähnlichen
Strukturen erbracht worden sein (wünschenswert S/4 HANA)
Die Darstellung der Referenzen muss die folgenden Angaben enthalten:
- Nennung von Größe und Dauer der Projekte (Anzahl der Beratertage und Auftragswert/
Umsatz in TEUR ) und Nennung wesentlicher Nachunternehmer mit prozentualer
Angabe von Eigenanteil/Nachunternehmereinsatz)
- Darstellung der durchgeführten Aufgaben und Verantwortungsbereiche im Projekt
- Name und Anschrift des Auftraggebers; möglichst Angabe eines Ansprechpartners/
einer Ansprechpartnerin des Referenzkunden mit Telefonnummer
Angaben zu den Referenzen sind für jede der Referenzen in der "Anlage - Referenzen"
zu machen. Die Anlage ist mit dem Angebot einzureichen.
Der WDR behält sich vor, die angegebenen Referenzen zu überprüfen. Die Überprüfung
basiert allein auf den vom Bieter gemachten Angaben. Der Bieter hat insofern
unbedingt auf die Vollständigkeit und Richtigkeit der von der Vergabestelle
geforderten Angaben zu achten.
Sofern und soweit der Bieter auf Referenzen von Nachunternehmern zurückgreift,
so sind nur solche Referenzen des Nachunternehmers zulässig, die inhaltlich mit
dem Leistungsteil vergleichbar sind, den der Nachunternehmer konkret im Rahmen
der angebotenen Leistung erbringen soll.
Angaben über verfügbare Fachkräfte je Los
Los 1:
Bitte bestätigen Sie für Los 1 in einer selbst zu erstellenden Anlage, dass Sie kurzfristig
über mindestens 2 Berater:innen verfügen mit den unter Kapitel 7.1 beschriebenen
Profil - entweder in Form von eigenen Mitarbeiter:innen oder durch
Zugriff auf einen entsprechenden Pool von Freelancer:innen.
Der Schwerpunkt liegt auf der langjährigen Erfahrung im Management von Großprojekten
(Führungs- und Projektleitungserfahrung) sowie auf der Erfahrung bei
der Einführung von SAP-Prozessen.
Los 2:
Bitte bestätigen Sie für Los 2 in einer selbst zu erstellenden Anlage, dass Sie kurzfristig
über mindestens 3 Berater:innen verfügen mit den unter Kapitel 7.1 beschriebenen
Profil - entweder in Form von eigenen Mitarbeiter:innen oder durch
Zugriff auf einen entsprechenden Pool von Freelancer:innen.
Der Schwerpunkt liegt auf der langjährigen Erfahrung im Changemagement bei
Großprojekten sowie auf der Erfahrung bei der Einführung von SAP-Prozessen.
Bitte beschreiben Sie für jedes Los zusätzlich jeweils Ihre Rekrutierungsmaßnahmen.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Der WDR weist darauf hin, dass ein Nachprüfungsantrag unzulässig ist, soweit
1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem WDR nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 GWB bleibt unberührt,
2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem WDR gerügt werden,
3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem WDR gerügt werden,
4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des WDR, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Weitere Einzelheiten können § 160 GWB entnommen werden.