Beschreibung der Beschaffung
1. Art und Umfang der Leistungen
Erstellen von 24-Bit-Color-Bilddateien im Format TIF mit LZW-Komprimierung und 300 dpi Auflösung von gebundenen sowie ungebundenen Archivalien in der Qualitätsstufe ISO 19264-1 Level B .
Die gesamte Leistung für das Fachlos ist zwischen der ersten KW 2024 und mit Abschluss der 40. KW im Jahr 2027 zu erbringen (dazu Punkt 1 Übergeordnete Leistungsbeschreibung).
2. Beschreibung der zu digitalisierenden Bestände
a) Bei dem zu digitalisierenden Archivgut handelt es sich insgesamt um etwa 120 lfm gebundenes und ungebundenes Aktenschriftgut verschiedener Bestände des Sächsischen Staatsarchivs.
b) Pro laufenden Meter Archivgut muss mit etwa 5.000 bis 7.000 Blatt gerechnet werden, die zu digitalisieren sind. Schwankungen sind dabei im Einzelfall nicht auszuschließen.
c) Der Überlieferungsschwerpunkt der Bestände liegt zwischen dem 18. und dem 20. Jahrhundert. Im Einzelfall ragen Überlieferungen bis ins 15./16. Jahrhundert zurück. Das Grundformat der Akten-/Amts-/Geschäftsbücher variiert je nach Entstehungszeit zwischen A4 (hier: < 34 x 25 cm) und Folio (hier: < 39 x 27 cm). Vereinzelt ist auch mit klein- bzw. überformatigen Bänden zu rechnen. Die Dicke der Aktenbände ist mit etwa 2 bis 11 cm anzusetzen. Bei ungebundenen Akten variiert die Aktenstärke zwischen unter 1cm und ca. 5 - 6cm.
d) Die Formate der Einzeldokumente innerhalb der jeweiligen Verzeichnungseinheiten können vom Außenformat des Aktenbandes teils stark abweichen. So ist sowohl mit Kleinformaten als auch mit teils mehrfach eingefalteten Großformaten zu rechnen.
e) Die ältere Aktenüberlieferung liegt überwiegend in preußischer Aktenheftung oder buchmäßig gebunden vor. Die Akten der jüngeren Bestände sind überwiegend ungebunden.
f) In den Akten ist mit diversen Beilagen wie Druckschriften, Fotografien sowie Zeichnungen und Pläne, Plakate oder Werbeblätter zu rechnen, die gleichfalls zu digitalisieren sind. In Einzelfällen sind u. a. Materialmuster, wie Stoffmuster, beigelegt. Das Archivgut kann darüber hinaus Verschluss- und Beglaubigungssiegel mit teils schriftverdeckenden Siegeltekturen enthalten.
g) Eine Foliierung der Akten liegt bei der Mehrheit des Archivgutes vor.
h) Das Archivgut kann aus Schreib-, Durchschlag- oder Druckpapier mit sehr unterschiedlichen Festigkeiten und Qualitätsmerkmalen bestehen.
i) Die Farbigkeit der Vorlagen ergibt sich u. a. durch handschriftliche Einträge mit unterschiedlichen Tinten, Blei- und Farbstiften sowie Stempeln und Druckschriften.
j) Bei gebundenen Akten ist damit zu rechnen, dass Schriftbereiche umbrochen sind, bis in den Heftfalz hineinreichen und schriftverdeckende Blattfälze - von teils wenigen Millimetern bis zu einigen Zentimetern Breite - zur Aufnahme umgelegt werden müssen.
k) Überwiegend ungebundenes Aktenschriftgut ist in Dreiklappmappen oder einfachen Einschlagbögen und ergänzend in Standardarchivgutbehältern verpackt. Gebundenes Schriftgut ist in Stülpdeckelkartons eingelagert. Im Besonderen kann Archivgut durch Schließbändchen geschlossen vorliegen.
l) In Abhängigkeit von dem jeweiligen Bindungstyp, den spezifischen Materialeigenschaften, der Aktenstärke, dem Aktengrundformat sowie dem Erhaltungszustand ermöglichen gebundene Akten überwiegend oder nur zum Teil ein Aufschlagen auf 180° und damit ein Planlegen der Seiten bis in den Falzbereich hinein.
Erhaltungszustand
m) Es muss grundsätzlich mit leichteren Verschmutzungen gerechnet werden.
n) Bei allen Archivalien ist es möglich, dass mechanische Schäden, wie Risse, Verformungen, Stauchungen der Blattkanten sowie Schäden an der Bindung / dem Einband vorliegen. Ebenfalls können brüchige Papiere vorkommen sowie Papier, welches einen Verlust an innerer Festigkeit aufweist sowie im Einzelfall wassergeschädigte Dokumente. Ebenfalls kann im Einzelfall Tintenfraß zu Tage treten.
Alle Schädigungen dürfen sich unter der Bearbeitung nicht verstärken.
Dieser Leistungsbeschreibung sind Beispielfotos unter Anlage Nr. 09 von infrage kommenden Archivalien beigefügt.
3. Vorgaben für die Digitalisierung
3.1. Umgang mit dem Archivgut / Aufnahmetechnik
Da es sich um unikales historisches Material handelt, sind ein schonender Umgang und eine weitgehend belastungsfreie Aufnahmetechnik zu gewährleisten. Die Heterogenität des Materials, die auch Vorschädigungen umfasst, erfordert einen fachkundigen und sensiblen Umgang mit dem Schriftgut sowie eine kontinuierliche Anpassung an die Erfordernisse des jeweiligen Einzelarchivales. Eine Bearbeitung in Scanautomaten ist daher ausgeschlossen.
Ziel ist die bestmögliche Wiedergabe der Text- und Bildinformation bis in die Falzbereiche hinein und die weitgehende Minimierung des Schadensrisikos für die Vorlagen. In Abhängigkeit von Bandstärke, Öffnungseigenschaften (Bindungsart), Schrift im Falz und Erhaltungszustand ist eine Aufnahmetechnik zu wählen, die eine gute Wiedergabe der Text- und Bildinformation bis in die Falzbereiche hinein ermöglicht, gleichfalls das Belastungspotential für die Archivalien minimiert.
Vor Beginn der Digitalisierung ist die Beschaffenheit und der Zustand des jeweiligen Aktenbandes zu prüfen. Besondere Aufmerksamkeit gilt dem Einband und der Bindung, um vor dem Auflegen auf den Aufnahmetisch ein mögliches Schadenspotential einzuschätzen. Nach erfolgter Digitalisierung ist der Nachzustand zu prüfen. Haben sich Schäden während der Bearbeitung verstärkt, ist dies in der Konkordanzliste und ggf. zusätzlich per digitalem Foto für den Auftraggeber zu dokumentieren.
Haben sich Teile von den Aktenbänden gelöst, sind diese in vom Auftraggeber gestellte Fragmenthüllen einzulegen und unter Angabe des Fundortes mit Bleistift zu beschriften.
Prinzipiell zieht der Auftraggeber für gebundenes Archivgut eine Aufnahmetechnik mit V-Technologie einer 180° Aufnahmetechnik vor. Dabei ist jedoch zu beachten, dass die jeweiligen Aufnahmeverfahren geeignet sind, eine weitgehend flexible Anpassung an die sonstigen Besonderheiten des Aktenschriftgutes zu ermöglichen. So sind ergänzend folgende Anforderungen zu realisieren (siehe auch Punkt 3.2.):
o Höhenausgleich zwischen rechter und linker Buchhälfte während des Durchblätterns (Buchwippe)
o Bedarfsweises Freistellen der Buchrücken (hohle Buchrücken)
o Bedarfsweises Unterlegen der Einzeldokumente mit Karton (Abdecken von stark auffächernden Buchschnitten, Vermeidung von durchscheinenden Schriftzügen bei teiltransparenten Seidenpapieren u.ä., Abgrenzen von Kleinformaten zur Verbesserung der Lesbarkeit)
o Umgang mit eingefalteten Überformaten (ggf. separate Aufnahmetechnik)
Unterlegen und Stützen von ausgefalteten Überformaten mit Karton und ergänzenden Materialien
o Variabel nutzbare Haltesysteme zum Umlegen und Niederhalten sich aufwölbender, nicht planliegender Dokumente sowie zum Umlegen von Blattfälzen, vorgeklebten Kleinformaten oder zum Aufdecken von Tekturen usw. (ggf. durch Magnete, Münchner Buchfinger u.ä.); dabei Vermeidung von flächigem Andruck bei entsprechend problematischen Vorlagen (z. B. vorgeklebte Kleinformate)
o Nach Möglichkeit zeitgleiche Aufnahme von rechter und linker Seite (Doppelseite)
o Gleichmäßige und weitgehend schattenfreie Beleuchtung
o Beilegen von Farbtarget, Maßstab und Hinweisschildern der Bundessicherungsverfilmung
o Einblenden des Metadatenkopfes
Aufgrund der Komplexität dieses Anforderungsprofils sind im Rahmen einer Probedigitalisierung Vergleichsdigitalisate mit V-Scanner und mit einem 180°-Buchwippen-Aufnahmetisch zu erstellen, für die Aktenbände ausgewählt werden, die die typischen Bestandsmerkmale widerspiegeln. Auf der Grundlage dieser Digitalisierungsergebnisse entscheidet der Auftraggeber in Abstimmung mit dem Dienstleister, welche Aufnahmetechnik in Folge eingesetzt werden soll. (siehe Punkt 6 Übergeordnete Leistungsbeschreibung)
Bei Nichteignung der verfügbaren Aufnahmetechnik und -verfahren können einzelne Archivalien von der Digitalisierung ausgenommen werden. Dies ist ebenfalls pro Archivale in der überstellten Exceltabelle (Konkordanzliste) zu dokumentieren (siehe auch Punkt 4).
Nach der Digitalisierung sind die Archivalien in den vorgefundenen ursprünglichen Zustand zurückzuversetzen. Dies umfasst die Wiederherstellung von Einfaltungen.
Die Ablage der Archivalien in den Archivgutbehältern erfolgt mit aufsteigender Signaturfolge und möglichst wechselnder Lage der Rücken.
Während des gesamten Zeitraums der Überlassung der Archivalien an den Dienstleister hat dieser die Archivalien vor klimatischen Schwankungen zu schützen. (Anlage Nr. 08)
Während der eigentlichen Phase der Digitalisierung ist besonders darauf zu achten, dass eine übermäßiger Wärme- und Lichteinwirkung u. a. durch weitgehende Reduktion der Expositionszeiten vermieden wird. Aufnahmetechniken und -verfahren, die vergleichsweise kurze Belichtungszeiten ermöglichen, sind folglich bevorzugt einzusetzen. Das Licht der eingesetzten Leuchtmittel sollte weitgehend frei von IR- und UV-Anteilen sein (Anlage 10a, 10b Aufnahmetechnik).
3.2 Bildqualität und Bildaufbau
Unabhängig von der gewählten Aufnahmevorrichtung ist eine Bildwiedergabequalität von 300 dpi und 24 Bit color in der Qualitätsstufe ISO 19264-1 Level B zu gewährleisten.
(weitere Anforderungen der Leistungsbeschreibung, siehe II.2.14)