Rahmenvereinbarung Digitalisierung 2024-2027

Sächsisches Staatsarchiv

Digitalisierung von Archivgut sowie die damit verbundene Erstellung und Bearbeitung von Bilddateien.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2023-07-28. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2023-06-19.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

• Memocon Conservation Center GmbH

Wer?

• Sächsisches Staatsarchiv

Wie?

• Dienstleistungen in den Bereichen Erholung, Kultur und Sport › Dienstleistungen von Bibliotheken, Archiven, Museen und anderen kulturellen Einrichtungen

Wo?

• Sachsen › Dresden

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2023-06-19	Auftragsbekanntmachung
2023-10-05	Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Auftragsbekanntmachung (2023-06-19)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Dienstleistungen von Bibliotheken, Archiven, Museen und anderen kulturellen Einrichtungen
Referenznummer: STA-2023-0009
Kurze Beschreibung:
“Digitalisierung von Archivgut sowie die damit verbundene Erstellung und Bearbeitung von Bilddateien.”
Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union, mit GPA-Beteiligung
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Dienstleistungen von Bibliotheken, Archiven, Museen und anderen kulturellen Einrichtungen 📦
Zusätzlicher CPV-Code: Dienstleistungen von Bibliotheken, Archiven, Museen und anderen kulturellen Einrichtungen 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: Deutschland 🏙️

Verfahren
Verfahrensart: Offenes Verfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Sonstiges
Name des öffentlichen Auftraggebers: Sächsisches Staatsarchiv
Postanschrift: Archivstraße 14
Postleitzahl: 01097
Postort: Dresden
Kontakt
Internetadresse: http://www.staatsarchiv.sachsen.de/ 🌏
E-Mail: poststelle@sta.smi.sachsen.de 📧
Telefon: +49 35189219710 📞
Fax: +49 35189219709 📠
URL der Dokumente: https://www.evergabe.sachsen.de/NetServer/TenderingProcedureDetails?function=_Details&TenderOID=54321-Tender-188d20c531e-464ddd101f141a09 🌏
URL der Teilnahme: https://evergabe.sachsen.de 🌏

Referenz
Daten
Absendedatum: 2023-06-19 📅
Einreichungsfrist: 2023-07-28 📅
Veröffentlichungsdatum: 2023-06-22 📅
Datum des Beginns: 2024-01-02 📅
Datum des Endes: 2025-10-03 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2023/S 119-378188
ABl. S-Ausgabe: 119
Zusätzliche Informationen

“Nachweis der Qualitätssicherung: Die im Verlauf der Bearbeitung am Anfang und dann in regelmäßigen Abständen zur Qualitätssicherung entstandenen Scans vom...”

Zusätzliche Informationen

Nachweis der Qualitätssicherung: Die im Verlauf der Bearbeitung am Anfang und dann in regelmäßigen Abständen zur Qualitätssicherung entstandenen Scans vom Universal Test Target (UTT) und die dazu gehörigen Auswertungsprotokolle nach ISO 19264-1, Level B sind mit Datum und Gerät zu benennen und in einem separaten Ordner namens "Qualitätssicherung" auf den Datenträgern abzuspeichern.

Die gleichmäßige Ausleuchtung der Aufnahmefläche muss eine weitgehend schatten- und reflexionsfreie Aufnahme ermöglichen.

Jedem Digitalisat ist ein Metadatenkopf gemäß Anlage Nr. 11 mit den folgenden Angaben beizufügen: Verwahrendes Archiv, Bestandssignatur und -name, Archivaliensignatur, Aufnahmedatum, Kurzbezeichnung der Aufnahmetechnik nach Abstimmung, Namenskürzel des Dienstleisters.

Dies kann alternativ durch Beilegen der Informationen bei der Bilderfassung erfolgen oder durch paralleles, elektronisches Hinzurechnen. Je nach Vorlage können unterschiedliche Metadatenköpfe zum Einsatz kommen.

Darüber hinaus sind bei jeder Aufnahme folgende Referenztestfelder fotografisch mitzuerfassen und in den Metadatenkopf zu integrieren: Miren und Colorchecker mit Messskala (x-rite ColorChecker Classic Mini, Format 57 x 86 mm).

Die Archivalien sind grundsätzlich vor einem neutralgrauen Hintergrund aufzunehmen. Bei gebundenen Archivalien sind zur Erzielung eines weitgehend einheitlichen Bildhintergrundes und unter Abwägung konservatorischer Anforderungen bedarfsweise graue Einlegekartons zu verwenden, um stark auffächernde Buchschnitte abzudecken. Kartons mit abgerundeten Ecken werden vom Auftraggeber bereitgestellt. Das Unterlegen von Einzelblättern ist vorzusehen, wenn dadurch die Lesbarkeit verbessert wird (Vermeiden von durchscheinenden Schriftbildern der Folgeseiten).

Es sind doppelseitige Bilddateien anzufertigen. Falls dies nicht durch eine doppelseitige Aufnahme erreicht werden kann (konservatorisch-restauratorische Auflagen, Wiedergabeverluste durch Schattenbildung, Verzerrungen o.ä.), sind die separat erzeugten Einzelbilddateien der linken und rechten Seiten über eine elektronische Bildbearbeitung zusammenzuführen.

Bei Einzelblattvorlagen sind diese grundsätzlich als Doppelseite (linke Bildhälfte: Blattrückseite, rechte Bildhälfte Blattvorderseite des Folgeblatts) in 2A-Bildlage entsprechend TaSiVerf. aufzunehmen. Am Anfang einer Archivalie bleibt in der Regel die linke und am Ende die rechte Bildhälfte leer.

Die Scans sind so anzufertigen, dass die gesamte Vorlage mit umlaufendem Rand abgebildet wird, damit erkennbar bleibt, dass nichts von der Vorlage abgeschnitten wurde. Der Rand sollte in Anpassung an die Vorlagengröße und die Größe der erforderlichen Begleitinformationen so klein wie möglich gehalten werden, allerdings eine Breite von 5 mm nicht unterschreiten.

Bei Einzelblattaufnahmen ist besonders auf die ausgerichtete Platzierung im Aufnahmefeld zu achten.

Bei erforderlichem Aufklappen gefalteter Schriftstücke ist mit dem Überschreiten des Grundformates der Akteneinheiten zu rechnen. In diesem Fall sind die Anordnung der Dokumente im Aufnahmefeld, die Größe des Aufnahmebereiches und die Position der Kamera anzupassen. Dabei ist darauf zu achten, dass sowohl das Archivale in Gänze als auch die ausgefalteten Beilagenblätter ausreichend unterstützt werden. Dies dient dem sicheren Umgang mit dem Archivgut und ist Voraussetzung für die Gewährleistung einer ausreichenden Planlage des Überformates während der Aufnahme. Auch für diesen Fall sind die vom Auftraggeber bereitgestellten grauen Unterlegkartons einzusetzen.

Bei aufgeklebten und eingefalteten Dokumenten ist zunächst eine Überblicksaufnahme zu erstellen. Dann folgen die Aufnahmen der Vorder- und der Rückseite des geöffneten Dokumentes. Abschließend ist das Dokument wieder einzufalten.

Alle Dokumente sind gemäß Ihrer Ausrichtung innerhalb der Akte aufzunehmen. Ein Abweichen von dieser Regel z. B. durch 90° (Links) Drehung ist dann einzuplanen, wenn dadurch - bei Einhaltung der Standardeinstellungen - die leserichtige Lage der Dokumente oder eine verbesserte Bildwiedergabequalität erzielt werden kann.

Zur Erläuterung von Besonderheiten der Vorlagen sind die Hinweisschilder der Bundessicherungsverfilmung zu verwenden (Anlage 12).

3.3 Bildabfolge, Mehrfachaufnahmen, Korrekturen

Eine Aufnahme der Einband- bzw. Umschlag-(Mappen)vorderseite mit dem Signaturetikett ist als jeweils erstes Digitalisat je Verzeichnungseinheit abzulegen. Daran schließen sich die Digitalisate der Dokumentenseiten an. Den Abschluss bildet die Aufnahme der Einband- bzw. Umschlagrückseite.

Weicht die Aufnahmereihenfolge von der Signaturabfolge oder der Seitenreihenfolge der Vorlagen ab, so ist dies bei der Dateiablage richtigzustellen.

Fehlerhafte Aufnahmen sind aus der Dateiablage zu löschen und durch Korrekturaufnahmen zu ersetzen.

Zur vollständigen Wiedergabe der enthaltenen Informationen kann ein mehrfaches Scannen einer Seite notwendig sein. Dies gilt für Dokumente mit auf- und vorgeklebten Nachtragszetteln, Siegeltekturen u. ä., durch die Informationen verdeckt werden.

Beim Umlegen der vorgeklebten Dokumente ist ein Umbrechen (Knicken) zu vermeiden. Ggf. ist mit dem sog. Münchener Buchfinger oder mit entsprechenden Hilfsmitteln ein schonendes Umlegen und Niederhalten zu gewährleisten.

Diese Aufnahmen sind mit dem Hinweisschild "Vorlage verdeckt" zu kennzeichnen.

Im Anschluss sind die Dokumente wieder in ihren Ursprungszustand zu bringen.

Leere Seiten bzw. Doppelseiten sind nicht zu digitalisieren. Dies gilt auch für Seiten mit fortgesetzten jedoch leeren Tabellen. Stattdessen ist bei der nachfolgenden Aufnahme ein Schild mit dem Hinweis "Davor: leere Seiten" (Hinweisschilder Anlage 12) zu platzieren.

(zum Weiterlesen, siehe Punkt VI.3)

Objekt
Umfang der Beschaffung
Geschätzter Gesamtwert: 600 000 EUR 💰
Bezeichnung des Loses: Digitalisierung von Akten
Losnummer: 1
Kurze Beschreibung:
“1. Art und Umfang der Leistungen”

“Erstellen von 24-Bit-Color-Bilddateien im Format TIF mit LZW-Komprimierung und 300 dpi Auflösung von gebundenen sowie ungebundenen Archivalien in der...”

Mehr anzeigen (45)

“Die gesamte Leistung für das Fachlos ist zwischen der ersten KW 2024 und mit Abschluss der 40. KW im Jahr 2027 zu erbringen (dazu Punkt 1 Übergeordnete...”

“2. Beschreibung der zu digitalisierenden Bestände”

“a) Bei dem zu digitalisierenden Archivgut handelt es sich insgesamt um etwa 120 lfm gebundenes und ungebundenes Aktenschriftgut verschiedener Bestände des...”

“b) Pro laufenden Meter Archivgut muss mit etwa 5.000 bis 7.000 Blatt gerechnet werden, die zu digitalisieren sind. Schwankungen sind dabei im Einzelfall...”

“c) Der Überlieferungsschwerpunkt der Bestände liegt zwischen dem 18. und dem 20. Jahrhundert. Im Einzelfall ragen Überlieferungen bis ins 15./16....”

“d) Die Formate der Einzeldokumente innerhalb der jeweiligen Verzeichnungseinheiten können vom Außenformat des Aktenbandes teils stark abweichen. So ist...”

“e) Die ältere Aktenüberlieferung liegt überwiegend in preußischer Aktenheftung oder buchmäßig gebunden vor. Die Akten der jüngeren Bestände sind überwiegend...”

“f) In den Akten ist mit diversen Beilagen wie Druckschriften, Fotografien sowie Zeichnungen und Pläne, Plakate oder Werbeblätter zu rechnen, die gleichfalls...”

“g) Eine Foliierung der Akten liegt bei der Mehrheit des Archivgutes vor.”

“h) Das Archivgut kann aus Schreib-, Durchschlag- oder Druckpapier mit sehr unterschiedlichen Festigkeiten und Qualitätsmerkmalen bestehen.”

“i) Die Farbigkeit der Vorlagen ergibt sich u. a. durch handschriftliche Einträge mit unterschiedlichen Tinten, Blei- und Farbstiften sowie Stempeln und...”

“j) Bei gebundenen Akten ist damit zu rechnen, dass Schriftbereiche umbrochen sind, bis in den Heftfalz hineinreichen und schriftverdeckende Blattfälze - von...”

“k) Überwiegend ungebundenes Aktenschriftgut ist in Dreiklappmappen oder einfachen Einschlagbögen und ergänzend in Standardarchivgutbehältern verpackt....”

“l) In Abhängigkeit von dem jeweiligen Bindungstyp, den spezifischen Materialeigenschaften, der Aktenstärke, dem Aktengrundformat sowie dem Erhaltungszustand...”

“Erhaltungszustand”

“m) Es muss grundsätzlich mit leichteren Verschmutzungen gerechnet werden.”

“n) Bei allen Archivalien ist es möglich, dass mechanische Schäden, wie Risse, Verformungen, Stauchungen der Blattkanten sowie Schäden an der Bindung / dem...”

“Alle Schädigungen dürfen sich unter der Bearbeitung nicht verstärken.”

“Dieser Leistungsbeschreibung sind Beispielfotos unter Anlage Nr. 09 von infrage kommenden Archivalien beigefügt.”

“3. Vorgaben für die Digitalisierung”

“3.1. Umgang mit dem Archivgut / Aufnahmetechnik”

“Da es sich um unikales historisches Material handelt, sind ein schonender Umgang und eine weitgehend belastungsfreie Aufnahmetechnik zu gewährleisten. Die...”

“Ziel ist die bestmögliche Wiedergabe der Text- und Bildinformation bis in die Falzbereiche hinein und die weitgehende Minimierung des Schadensrisikos für...”

“Vor Beginn der Digitalisierung ist die Beschaffenheit und der Zustand des jeweiligen Aktenbandes zu prüfen. Besondere Aufmerksamkeit gilt dem Einband und...”

“Haben sich Teile von den Aktenbänden gelöst, sind diese in vom Auftraggeber gestellte Fragmenthüllen einzulegen und unter Angabe des Fundortes mit Bleistift...”

“Prinzipiell zieht der Auftraggeber für gebundenes Archivgut eine Aufnahmetechnik mit V-Technologie einer 180° Aufnahmetechnik vor. Dabei ist jedoch zu...”

“o Höhenausgleich zwischen rechter und linker Buchhälfte während des Durchblätterns (Buchwippe)”

“o Bedarfsweises Freistellen der Buchrücken (hohle Buchrücken)”

“o Bedarfsweises Unterlegen der Einzeldokumente mit Karton (Abdecken von stark auffächernden Buchschnitten, Vermeidung von durchscheinenden Schriftzügen bei...”

“o Umgang mit eingefalteten Überformaten (ggf. separate Aufnahmetechnik)”

“ Unterlegen und Stützen von ausgefalteten Überformaten mit Karton und ergänzenden Materialien”

“o Variabel nutzbare Haltesysteme zum Umlegen und Niederhalten sich aufwölbender, nicht planliegender Dokumente sowie zum Umlegen von Blattfälzen,...”

“o Nach Möglichkeit zeitgleiche Aufnahme von rechter und linker Seite (Doppelseite)”

“o Gleichmäßige und weitgehend schattenfreie Beleuchtung”

“o Beilegen von Farbtarget, Maßstab und Hinweisschildern der Bundessicherungsverfilmung”

“o Einblenden des Metadatenkopfes”

“Aufgrund der Komplexität dieses Anforderungsprofils sind im Rahmen einer Probedigitalisierung Vergleichsdigitalisate mit V-Scanner und mit einem...”

“Bei Nichteignung der verfügbaren Aufnahmetechnik und -verfahren können einzelne Archivalien von der Digitalisierung ausgenommen werden. Dies ist ebenfalls...”

“Nach der Digitalisierung sind die Archivalien in den vorgefundenen ursprünglichen Zustand zurückzuversetzen. Dies umfasst die Wiederherstellung von Einfaltungen.”

“Die Ablage der Archivalien in den Archivgutbehältern erfolgt mit aufsteigender Signaturfolge und möglichst wechselnder Lage der Rücken.”

“Während des gesamten Zeitraums der Überlassung der Archivalien an den Dienstleister hat dieser die Archivalien vor klimatischen Schwankungen zu schützen....”

“Während der eigentlichen Phase der Digitalisierung ist besonders darauf zu achten, dass eine übermäßiger Wärme- und Lichteinwirkung u. a. durch weitgehende...”

“3.2 Bildqualität und Bildaufbau”

“Unabhängig von der gewählten Aufnahmevorrichtung ist eine Bildwiedergabequalität von 300 dpi und 24 Bit color in der Qualitätsstufe ISO 19264-1 Level B zu...”

“(weitere Anforderungen der Leistungsbeschreibung, siehe II.2.14)”

Beschreibung der Verlängerungen:
“Nach zweijähriger Vertragslaufzeit erfolgt zwei Mal die stillschweigende Verlängerung des Vertrages um jeweils ein Jahr, sofern nicht spätestens zum 30.09....”
Beschreibung der Optionen:
“Vorbehaltlich weiterer zur Verfügung stehender Haushaltsmittel kann eine größere Menge, als ursprünglich beabsichtigt, in Auftrag gegeben werden.”
Zusätzliche Informationen:
“Nachweis der Qualitätssicherung: Die im Verlauf der Bearbeitung am Anfang und dann in regelmäßigen Abständen zur Qualitätssicherung entstandenen Scans vom...”

“Die gleichmäßige Ausleuchtung der Aufnahmefläche muss eine weitgehend schatten- und reflexionsfreie Aufnahme ermöglichen.”

Mehr anzeigen (22)

“Jedem Digitalisat ist ein Metadatenkopf gemäß Anlage Nr. 11 mit den folgenden Angaben beizufügen: Verwahrendes Archiv, Bestandssignatur und -name,...”

“Dies kann alternativ durch Beilegen der Informationen bei der Bilderfassung erfolgen oder durch paralleles, elektronisches Hinzurechnen. Je nach Vorlage...”

“Darüber hinaus sind bei jeder Aufnahme folgende Referenztestfelder fotografisch mitzuerfassen und in den Metadatenkopf zu integrieren: Miren und...”

“Die Archivalien sind grundsätzlich vor einem neutralgrauen Hintergrund aufzunehmen. Bei gebundenen Archivalien sind zur Erzielung eines weitgehend...”

“Es sind doppelseitige Bilddateien anzufertigen. Falls dies nicht durch eine doppelseitige Aufnahme erreicht werden kann (konservatorisch-restauratorische...”

“Bei Einzelblattvorlagen sind diese grundsätzlich als Doppelseite (linke Bildhälfte: Blattrückseite, rechte Bildhälfte Blattvorderseite des Folgeblatts) in...”

“Die Scans sind so anzufertigen, dass die gesamte Vorlage mit umlaufendem Rand abgebildet wird, damit erkennbar bleibt, dass nichts von der Vorlage...”

“Bei Einzelblattaufnahmen ist besonders auf die ausgerichtete Platzierung im Aufnahmefeld zu achten.”

“Bei erforderlichem Aufklappen gefalteter Schriftstücke ist mit dem Überschreiten des Grundformates der Akteneinheiten zu rechnen. In diesem Fall sind die...”

“Bei aufgeklebten und eingefalteten Dokumenten ist zunächst eine Überblicksaufnahme zu erstellen. Dann folgen die Aufnahmen der Vorder- und der Rückseite des...”

“Alle Dokumente sind gemäß Ihrer Ausrichtung innerhalb der Akte aufzunehmen. Ein Abweichen von dieser Regel z. B. durch 90° (Links) Drehung ist dann...”

“Zur Erläuterung von Besonderheiten der Vorlagen sind die Hinweisschilder der Bundessicherungsverfilmung zu verwenden (Anlage 12).”

“3.3 Bildabfolge, Mehrfachaufnahmen, Korrekturen”

“Eine Aufnahme der Einband- bzw. Umschlag-(Mappen)vorderseite mit dem Signaturetikett ist als jeweils erstes Digitalisat je Verzeichnungseinheit abzulegen....”

“Weicht die Aufnahmereihenfolge von der Signaturabfolge oder der Seitenreihenfolge der Vorlagen ab, so ist dies bei der Dateiablage richtigzustellen.”

“Fehlerhafte Aufnahmen sind aus der Dateiablage zu löschen und durch Korrekturaufnahmen zu ersetzen.”

“Zur vollständigen Wiedergabe der enthaltenen Informationen kann ein mehrfaches Scannen einer Seite notwendig sein. Dies gilt für Dokumente mit auf- und...”

“Beim Umlegen der vorgeklebten Dokumente ist ein Umbrechen (Knicken) zu vermeiden. Ggf. ist mit dem sog. Münchener Buchfinger oder mit entsprechenden...”

“Diese Aufnahmen sind mit dem Hinweisschild "Vorlage verdeckt" zu kennzeichnen.”

“Im Anschluss sind die Dokumente wieder in ihren Ursprungszustand zu bringen.”

“Leere Seiten bzw. Doppelseiten sind nicht zu digitalisieren. Dies gilt auch für Seiten mit fortgesetzten jedoch leeren Tabellen. Stattdessen ist bei der...”

“(zum Weiterlesen, siehe Punkt VI.3)”

Bezeichnung des Loses: Digitalisierung von Mikrofilmen
Losnummer: 2
Kurze Beschreibung:
“1 Erstellung von Bilddigitalisaten”

“Erstellung von insgesamt ca. 2 Mio. Bilddateien zu 35mm-Mikrofilmen sowie Anlieferung der Digitalisate in Form von 8-Bit-Graustufen-Bilddateien im...”

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“Die gesamte Leistung ist zwischen der 1. KW 2024 und der 40. KW 2027 zu erbringen”

“(Punkt 1 Übergeordnete Leistungsbeschreibung).”

“Grundsätzlich erfolgt die jährliche Abrechnung der Leistung bis zum Abschluss der 40. Kalenderwoche. Für die Einzelaufträge können Volumen und...”

“Bei den Mikrofilmen handelt es sich um Dickfilme mit etwa 950 Aufnahmen pro Film. Je nach Aktenumfang differenziert die Anzahl der Aufnahmen pro Archivale....”

“Für das Fachlos gilt:”

“a) Auf den Rollfilmen befindet sich sowohl im Halbschritt als auch im Vollschritt verfilmtes Archivgut.”

“b) Die Aufnahmen sind als Positive zu digitalisieren, auch wenn die Vorlage Negative sein sollten.”

“c) Vor der Digitalisierung ist stets zu prüfen, ob die Filmrolle in der richtigen Reihenfolge aufgespult ist. Es ist zu beachten, dass sich sowohl eine...”

“d) Der Metadatenkopf der Filme, in dem u.a. der Maßstab und der Aufnahmefaktor enthalten sind, ist mit zu digitalisieren (kein "Ausschneiden" der Dokumente).”

“e) Bei der Digitalisierung ist sicherzustellen, dass die Images direkt in der für die Betrachtung aufrechten, leserichtigen Lage erstellt werden. Die Lage...”

“f) Dichte- und Schärfeschwankungen innerhalb eines Filmes treten nur geringfügig auf. Die Trennung der Aufnahmen ist grundsätzlich durch Blipp...”

“g) Die Rollfilme müssen so digitalisiert werden, dass jede Filmaufnahme einzeln in einer eigenen Bilddatei gespeichert wird.”

“h) Auf den Rollfilmen sind teilweise Aufnahmen von Findbüchern enthalten (unter 5%), die in den mitgelieferten Konkordanzlisten (siehe Punkt 3.1.b)...”

“i) Auf den Rollfilmen befinden sich jeweils ein Filmanfang und ein Filmende mit Tafeln zum Inhalt und Testtafeln aus ca. 8 Aufnahmen. Diese sind zu...”

“2. Bearbeiten von Dateien”

“a) Archivalien sind noch in wenigen Fällen (unter 2%) Benutzerblätter vorangestellt. Bilddateien auf Mikrofilmen, die ausgefüllte Benutzerblätter mit...”

“In das Textfeld ist folgender Wortlaut zu implementieren:”

“"An dieser Stelle war ein Benutzerblatt des Sächsischen Staatsarchivs eingefügt, welches aus Datenschutzgründen entfernt wurde. Der Archivalieninhalt wird...”

“b) Auf den Rollfilmen sind Berichtigungs- und Nachholaufnahmen enthalten (< 0,5 % der Gesamtaufnahmen).”

“Diese sind an die dem Original entsprechende Stelle einzufügen, soweit dies vom Film her ermittelbar ist. Die dadurch ersetzten Aufnahmen sind zu löschen.”

“3. Dateiablage und -benennung”

“3.1 Ablage”

“a) Bei der Ablage der Bilddateien ist zu beachten, dass Digitalisate von Beständen der verschiedenen Standorte bzw. Abteilungen des Sächsischen...”

“Ein Vermischen der Standorte/Abteilungen ist unzulässig. Der Standort eines Bestandes ist an der ersten Zahl der Bestandsnummer nachgehalten, die Zahl 1...”

“b) Für jeden Bestand ist ein Ordner mit der Signatur des Bestandes anzulegen. (Bsp.:"11241"); das Verteilen eines Bestandes auf mehrere Datenträger ist...”

“Die Ablage der einzelnen Digitalisate erfolgt innerhalb des Bestandes und pro Archivalieneinheit in je einem Unterordner, der mit der UUID (Universal Unique...”

“Eine entsprechende Konkordanzliste (Excel-Tabelle) mit Bestandssignatur, UUID, Filmsignatur und Archivaliensignatur wird dem Auftragnehmer vom Auftraggeber...”

“c) Der Auftragnehmer dokumentiert das Digitalisierungsergebnis in der vom Auftraggeber mitgelieferten Konkordanzliste. Er trägt dort für jede UUID die Zahl...”

“Diese Liste ist im Ordner (UUID-Ordner) des bearbeiteten Bestandes mit abzulegen.”

“3.2 Benennung”

“d) Die Benennung der Bilddateien soll nach folgenden Vorgaben von links beginnend erfolgen: UUID des Archivales _ fortlaufende Nummer der Aufnahme pro...”

“Beispiel: b6c5bd2a-912d-4cc9-8f17-d0dd63e11f74_0028_000”

“e) Die erzeugten Bilddateien sind mit Abschluss der Leistungsfrist vom Auftragnehmer in zwei identischen Sätzen auf hochwertigen und lagerungsbeständigen,...”

“Diese Festplatten sollen durchgängig von einem Typ und Hersteller sein; die Kennzeichnung ist nach folgendem Schema umzusetzen:”

“[Name des Dienstleisters]_[Jahr]_[12-2649/52]_[laufende Festplattennummer/Ableitung für Duplikat].”

“Des Weiteren sind die auf der jeweiligen Festplatte enthaltenen Bestände aufzuführen.”

“Beispiel:”

“Name: Musterfirma_2023_GZ: 12-2649/52_001/ 002”

“Bestände: 11241 Musterungslisten”

“12950 Militärkirchengemeinden”

“Probearbeit”

“Vor Beginn der eigentlichen Bearbeitung des ersten Auftrages und dessen Freigabe durch das Sächsische Staatsarchiv sind als Probe fünf vom Auftraggeber...”

“Das Dateipaket (z. B. zwei Leihfestplatten) ist dem Auftraggeber zur Kontrolle an die Adresse Sächsisches Staatsarchiv, Archivzentrum Hubertusburg, Gebäude...”

“Die Probearbeit wird vom Auftraggeber zeitnah geprüft, um ggf. notwendige Anpassungen vornehmen zu können.”

“Vor jedem nachfolgenden Einzelauftrag können zudem Proben durch den Auftraggeber gefordert werden. Ebenso behält sich der Auftraggeber Zwischenprüfungen vor.”

“(Weitere Angaben siehe II.2.14)”

Zusätzliche Informationen:
“2. Auftragsorte”

“Innerhalb eines Einzelauftrages kann das Archivgut an einem oder mehreren der untenstehenden Standorte abzuholen und wieder anzuliefern sein. Diese...”

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“Es kann sich dabei um folgende Adressen handeln:”

“Hauptstaatsarchiv Dresden”

“Archivstraße 14”

“01097 Dresden”

“Archivzentrum Hubertusburg”

“Hubertusburg”

“Gebäude 71 - 79”

“04779 Wermsdorf”

“Staatsarchiv Leipzig”

“Schongauerstraße 1”

“04328 Leipzig”

“Staatsarchiv Chemnitz”

“Elsasser Straße 8”

“09120 Chemnitz”

“Bergarchiv Freiberg”

“Schlossplatz 4”

“09599 Freiberg”

“Staatsfilialarchiv Bautzen”

“Schloßstraße 10”

“02625 Bautzen”

“2.1. Ausfuhrgenehmigung und Rückgabezusage”

“Eine Ausfuhrgenehmigung von Kulturgut in EU-Mitgliedsstaaten und ggf. Drittstaaten liegt zum Beginn der Leistungsfrist vor.”

“Im Falle der Ausfuhr von originalem Archivgut muss eine Rückgabezusage analog zu §§ 73 ff. des Kulturgutschutzgesetzes des jeweiligen Landes anhand der...”

“3. Sorgfaltspflichten, gewissenhafte Leistungserfüllung, Datenschutz”

“Der Auftragnehmer bzw. der Unterauftragnehmer sichern eine sach- und fachgerechte Handhabung sowie Aufbewahrung des Archivguts während der gesamten...”

“Es darf nur fachlich versiertes Personal des Auftragnehmers bzw. des Unterauftragnehmers eingesetzt werden, welches die Gewähr dafür bietet, sämtliche...”

“Alle mit der Leistungserfüllung befassten Mitarbeiter werden nach § 1 des Gesetzes über die förmliche Verpflichtung nichtbeamteter Personen vom 2. März 1974...”

“Das zu bearbeitende Archivgut kann personenbezogene Daten enthalten. Der Auftragnehmer bzw. der Unterauftragnehmer bestätigen, dass ihnen die für die...”

“Der Auftragnehmer bzw. der Unterauftragnehmer überwachen die datenschutzrechtlichen Vorschriften (Anlage Nr. 04). Gleichfalls garantieren sie die...”

“4. Mängel, Leistungsverzug, Rücktritt”

“Bei mangelhaftem Umgang mit dem Archivgut, mangelhafter Qualität der Leistung sowie Nichteinhaltung vereinbarter bzw. festgelegter Termine während der...”

“Für den Fall der nicht gehörigen oder nicht erfolgten Erfüllung in der Leistungsbeschreibung festgelegter und bis Zuschlagserteilung ggf. ergänzter...”

“Kann der Auftragnehmer dieser Nachbesserungspflicht nicht nachkommen, behält sich der Auftraggeber die Kürzung des Rechnungsbetrages um den Betrag der...”

“Ansonsten gelten die einschlägigen Paragraphen des BGB sowie die VOL-B.”

“Verzögerungen bei der Leistungserbringung auf Grund höherer Gewalt sind dem Auftraggeber zeitnah anzuzeigen.”

“5. Kündigung”

“Die Vereinbarung kann aus wichtigem Grund fristlos gekündigt werden. Ein solcher Grund liegt insbesondere vor, wenn eine der Vertragsparteien wesentliche...”

“• Mangelhafte Leistungserbringung schwerwiegender Art, z.B. wiederholte Nichteinhaltung von Vorgaben zur Digitalisierung oder zum Umgang mit dem Archivgut...”

“• Verletzung von Datenschutzbestimmungen oder”

“• ein erheblicher Dissenz zwischen den Parteien zur Auftragsdurchführung, der ein Festhalten an der Vereinbarung bzw. dem Einzelauftrag unzumutbar macht.”

“Jede Kündigung bedarf der Schriftform. Die beiderseitige ordentliche Kündigungsfrist beträgt drei Monate zum Quartalsende.”

“7. Transport und Lagerung”

“Grundsätzlich ist ein sorgfältiger Umgang mit dem Kulturgut verpflichtend.”

“Der Hin- und Rücktransport des Archivguts wird vom Auftragnehmer selbst oder einem von ihm beauftragten, nachgewiesenermaßen geeigneten und zuverlässigen...”

“Für das Verpacken und den Transport dürfen ausschließlich Transportbehälter und -geräte sowie holzfreie Paletten verwendet werden, deren Einsatz Schäden am...”

“Die Abholung bzw. Zustellung erfolgt frei Haus, d.h. bis hinter die erste Tür des jeweils ausgewiesenen Standorts. Sie hat ohne Rückgriff auf Personal und...”

“Für den Transport ist eine vom Auftraggeber vorbereitete Übergabe-/ Übernahmeliste auszufüllen.”

“(weiter siehe Punkt VI.3)”

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:
“Firmendarstellung und Referenzen (Anlage Nr. 02), Bewerbereigenerklärung (Anlage Nr. 03), Verpflichtung zur Einhaltung des Datenschutzes (Anlage Nr. 04)...”
Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:
“Betriebshaftpflichtversicherung (Deckungssumme mindestens 3 Mio. für Sachschäden und das Abhandenkommen von Sachen), Transportversicherung”
Technische und berufliche Fähigkeiten:
“Referenzen (Anlage Nr. 02)”

“Für Los 1: Formblatt Aufnahmetechnik (Anlagen Nr. 10a und Nr. 10b)”

Verfahren
Rechtsgrundlage: 32014L0024
Zeitpunkt des Eingangs der Angebote: 12:00
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Gültigkeitsdauer des Angebots: 2023-09-22 📅
Datum der Angebotseröffnung: 2023-07-28 📅
Zeitpunkt der Angebotseröffnung: 12:01
Zusätzliche Informationen:
“entfällt”
Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Expositionszeit des Archivguts
Qualitätskriterium (Gewichtung): 7,14
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Testdigitalisates vom UTT-Target
Arbeitsmethode nach Anlage 10a (technische Voraussetzungen)
Arbeitsmethode nach Anlage 10b (technische Voraussetzungen)
Arbeitsmethode nach Anlage 10a (belastungsarmes Verfahren)
Arbeitsmethode nach Anlage 10b (belastungsarmes Verfahren)
konservatorische Rahmenbedingungen
Preis (Gewichtung): 50,00
Qualitätskriterium (Gewichtung): 25,00

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Andere Art des öffentlichen Auftraggebers: Obere Landesbehörde
Kontakt
Dokumente URL: https://www.evergabe.sachsen.de/NetServer/TenderingProcedureDetails?function=_Details&TenderOID=54321-Tender-188d20c531e-464ddd101f141a09 🌏
Name des öffentlichen Auftraggebers: Sächsisches Staatsarchiv
Postanschrift: Archivstraße 14
Postort: Dresden
Postleitzahl: 01097
Land: Deutschland 🇩🇪

Referenz
Zusätzliche Informationen

“zu Los 1:”

“Einschlagpapiere und Zwischenlagepapiere dienen dem Schutz vorgeschädigter Archivalien und sind nicht zu digitalisieren. Etwaige Begleitprotokolle und...”

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“4. Vorgaben für die Dateiablage und -benennung”

“Für die Bestände sind Ordner mit den zugehörigen fünfstelligen Bestandssignaturen z. B. "21070" anzulegen. Die Ablage der Digitalisate erfolgt innerhalb des...”

“Die Benennung der Bilddateien soll nach folgenden Vorgaben von links beginnend erfolgen: UUID des Archivals, Unterstrich, fortlaufende Nummer der Aufnahme...”

“Beispiel: b6c5bd2a-912d-4cc9-8f17-d0dd63e11f74_0028_000”

“Der Auftragnehmer dokumentiert das Digitalisierungsergebnis in der vom Auftraggeber übergebenen Konkordanzliste (Excel-Tabelle). Er trägt dort für jede UUID...”

“Die erzeugten Bilddateien sind vom Auftragnehmer in zwei identischen Sätzen auf hochwertigen und lagerungsbeständigen, eindeutig den Inhalt kennzeichnenden...”

“[Name des Dienstleisters]_[Jahr]_[Az:]_[laufende Festplattennummer/Ableitung für Duplikat].”

“Des Weiteren ist der auf der Festplatte enthaltene Bestand anzugeben.”

“Beispiel: Name: Musterfirma_2023_ Az:_”

“Bestand: 21081 Breitkopf & Härtel, Leipzig”

“Ein Festplattensatz wird geliefert an das Sächsische Staatsarchiv, Archivzentrum Hubertusburg, Gebäude 71 - 79, 04779 Wermsdorf. Der zweite Festplattensatz...”

“zu Los 2:”

“Das Archivgut wird dem Dienstleister fachgerecht verpackt übergeben. Vorgegebene Reihenfolge und Sortierung sind bei der Bearbeitung und Rücklieferung einzuhalten.”

“Bei Transport und Lagerung des Archivguts ist auf ein möglichst stabiles Klima zu achten (18 °C +/- 2 ° und 50 % rF +/- 3 %).”

“Direkte Sonneneinstrahlung ist zu vermeiden, ebenso ist einem Schädlingsbefall oder einem Verlust mit geeigneten Maßnahmen wirksam vorzubeugen. Bei...”

“Dem Angebot ist hierzu das ausgefüllte Formular "Konservatorische Rahmenbedingungen" (Anlage 08) beizufügen. Hier sind diejenigen Rahmenbedingungen...”

“8. Leistungsabnahme”

“Grundsätzlich sind die Einzelaufträge jährlich, spätestens jedoch bis zum Ende der 40. KW des laufenden Jahres an den Auftraggeber zu übersenden bzw. bei...”

“9. Haftung”

“Der Auftragnehmer haftet für Schäden am Archivgut, die während des Transportes und während der Zeit, die es in der Verfügungsgewalt des Auftragsnehmers ist,...”

“10. Schlussbestimmungen”

“Mündliche Nebenabreden bestehen nicht. Änderungen oder Ergänzungen dieser Vereinbarung bedürfen zu ihrer Wirksamkeit der Schriftform.”

“Sollten Bestimmungen dieser Vereinbarung ganz oder teilweise nichtig oder rechtsunwirksam sein oder ihre Rechtswirksamkeit später verlieren, so wird die...”

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: 1. Vergabekammer des Freistaates Sachsen bei der Landesdirektion Sachsen
Postanschrift: Braustraße 2
Postort: Leipzig
Postleitzahl: 04107
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 341977-3800 📞
E-Mail: vergabekammer@lds.sachsen.de 📧
Fax: +49 341977-1049 📠
Internetadresse: https://www.lds.sachsen.de/index.asp?ID=4421&art_param=363 🌏
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:
“§ 160 Abs. 3 GWB”

“Der Antrag ist unzulässig, soweit”

Mehr anzeigen (7)

“1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber...”

“2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten...”

“3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur...”

“4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.”

“Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.”

“§ 135 Abs. 2 GWB”

“Die Unwirksamkeit nach Absatz 1 kann nur festgestellt werden, wenn sie im Nachprüfungsverfahren innerhalb von 30 Kalendertagen nach der Information der...”

Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Name: 1. Vergabekammer des Freistaates Sachsen bei der Landesdirektion Sachsen
Postanschrift: Braustraße 2
Postort: Leipzig
Postleitzahl: 04107
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 341977-3800 📞
E-Mail: vergabekammer@lds.sachsen.de 📧
Fax: +49 341977-1049 📠
Internetadresse: https://www.lds.sachsen.de/index.asp?ID=4421&art_param=363 🌏
Quelle: OJS 2023/S 119-378188 (2023-06-19)

Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2023-10-05)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Dienstleistungen in den Bereichen Erholung, Kultur und Sport
Referenznummer: TED91-0088_SMI/2023-600214
Kurze Beschreibung:
“Rahmenvereinbarung zur Digitalisierung von gebundenen bzw. ungebundenen Archivalien und Mikrofilmen”
Gesamtwert des Auftrags: 316 540 EUR 💰
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Dienstleistungen in den Bereichen Erholung, Kultur und Sport 📦
Zusätzlicher CPV-Code: Dienstleistungen in den Bereichen Erholung, Kultur und Sport 📦

Verfahren
Angebotsart: Entfällt

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Name des öffentlichen Auftraggebers: Saechsisches Staatsarchiv
Postanschrift: Archivstraße 14, 01097 Dresden
Kontakt
Internetadresse: https://www.staatsarchiv.sachsen.de/ 🌏
Telefon: +49 351/89219701 📞
Fax: +49 351/89219709 📠

Referenz
Daten
Absendedatum: 2023-10-05 📅
Veröffentlichungsdatum: 2023-10-10 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2023/S 195-610335
Verweist auf Bekanntmachung: 2023/S 119-378188
ABl. S-Ausgabe: 195
Zusätzliche Informationen

“Vorabinformation wurde allen Bietern am 23. August 2023 zugesandt”

Objekt
Umfang der Beschaffung
Bezeichnung des Loses: Digitalisierung von gebundenen und ungebundenen Archivalien

Verfahren
Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Entfernung zwischen Standort des Dienstleisters und Standort des Auftraggebers
Qualität des Test-Digitalisates
Informationswiedergabe nach Anlage Nr. 10a, Formblatt Aufnahmetechnik
Informationswiedergabe nach Anlage Nr. 10b, Formblatt Aufnahmetechnik
belastungsarmes Aufnahmeverfahren nach Anlage Nr. 10a, Formblatt Aufnahmetechnik
belastungsarmes Aufnahmeverfahren nach Anlage Nr. 10b, Formblatt Aufnahmetechnik
Qualitätskriterium (Gewichtung): 7,15
Preis (Gewichtung): 50
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Entfernung zwischen Standort des Auftraggebers und Standort des Dienstleisters
Qualitätskriterium (Gewichtung): 2,5
47,5

Auftragsvergabe
Datum des Vertragsabschlusses: 2023-09-05 📅
Name: Memocon Conservation Center GmbH
Postanschrift: Weyerhofstraße 85
Postort: Krefeld
Postleitzahl: 47803
Land: Deutschland 🇩🇪
Gesamtwert des Auftrags: 316 540 EUR 💰
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 7

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Nationale Registrierungsnummer: DE 286 927 129
Andere Art des öffentlichen Auftraggebers: Obere Landesbehoerde
Kontakt
Kontaktperson: Saechsisches Staatsarchiv

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer Sachsen
Telefon: +49 3419773800 📞
E-Mail: wiltrud.kadenbach@lds.sachsen.de 📧
Fax: +49 3419771049 📠
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:
“10 Kalendertage gemäß § 134 Abs. 2 S. 1, 2 GWB”
Quelle: OJS 2023/S 195-610335 (2023-10-05)

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