Rahmenvereinbarung über die Beratung und Unterstützung des BSI bei der Konzeption und Umsetzung von Maßnahmen der Presse- und Öffentlichkeitsarbeit

Titel

Rahmenvereinbarung über die Beratung und Unterstützung des BSI bei der Konzeption und Umsetzung von Maßnahmen der Presse- und Öffentlichkeitsarbeit
B 12.20 - 0797/22/VV : 1

Beschreibung der Beschaffung

Gegenstand der Rahmenvereinbarung ist die Unterstützung des BSI bei der integrierten Kommunikation über die genutzten Kanäle hinweg. Das BSI setzt bei seiner zukünftigen Auftragnehmerin vielfältige Kompetenzen in verschiedenen Disziplinen der Kommunikation voraus. Mit diesem Vergabeverfahren sucht das BSI einen Dienstleister, der in der Lage ist, crossmediale Kommunikation auf einem hohen Qualitätsniveau in allen Kanälen zu leisten. Die künftige Auftragnehmerin muss sich personell in der Lage sehen, eine Vielzahl parallellaufender Projekte zu überblicken und professionell umzusetzen. Die Gesamtleistung bildet ein Los.

Beschreibung der Verlängerungen

Sofern der Höchstwert gemäß § 2 Abs. 1 der Rahmenvereinbarung durch die Einzelabrufe nicht erreicht wird, hat die Auftraggeberin das Recht, die Laufzeit der Rahmenvereinbarung zweimal um 1 Jahr zu verlängern. Die maximale Laufzeit der Rahmenvereinbarung beträgt demnach 4 Jahre. Die Auftraggeberin wird die Auftragnehmerin frühzeitig, jedoch spätestens drei Monate vor Ende der ursprünglich vereinbarten Laufzeit der Rahmenvereinbarung über die Inanspruchnahme der Verlängerungsoption mindestens in Textform gem. § 126b BGB in Kenntnis setzen. Eine Pflicht für die Auftraggeberin zur Inanspruchnahme dieser Option besteht nicht. Der Inhalt der zu erbringenden Leistung bleibt auch im Falle der Optionswahrnehmung gleich.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Anzahl der Mitarbeitenden:
Zum Nachweis der wirtschaftlichen Leistungsfähigkeit ist die Anzahl der Beschäftigten im Tätigkeitsbereich des Auftrags im Geschäftsjahr 2022 anzugeben. Die Anzahl der Beschäftigten muss mindestens 70 Beschäftigte im Geschäftsjahr 2022 betragen haben.
Übersenden Sie hierzu bitte die Eigenerklärung "Beschäftigtenzahl".

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Referenzen:
Zum Nachweis der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit reichen Sie bitte eine Liste mit geeigneten Referenzen in Bezug zur gegenständlichen Leistung ein.
Bitte reichen Sie je mindestens drei Referenzen für die folgenden Bereiche ein:
1. Print/Gestaltung
2. Video-/Audio-Produktionen
3. Veranstaltungsmanagement
Bitte reichen Sie mindestens eine Referenz in dem folgenden Bereich ein:
4. Crossmediale Kampagnen inkl. Social Media
Stellen Sie Ihre Leistungsfähigkeit für den Auftragsgegenstand und Ihre hierfür relevanten Erfahrungen anhand der Referenzen dar.
Zu den Referenzen sind folgende Angaben zu machen:
• Beschreibung der ausgeführten Leistungen,
• Wert des Auftrages,
• Zeitraum der Leistungserbringung,
• Angabe der zuständigen Kontaktstelle bei der Auftraggeberin der Referenz mit Anschrift und Kontaktdaten.
Darüber hinaus gelten je Bereich die folgenden Anforderungen an die benannten Referenzen:
1. Print/Gestaltung (mind. drei Referenzen)
Als gleichwertig werden Referenzen angesehen, die folgende Merkmale aufweisen:
o Mindest-Leistungserbringung der Auftragnehmerin: Nach Briefing konzeptionelle Erarbeitung und komplette Umsetzung inkl. Grafik und Redaktion bis zur Druckdatenerstellung
o Printprodukt: Broschüren (mind. 20 Seiten), davon muss eine Broschüre die Mindestanforderung DIN A4, erfüllen
2. Video-/Audio-Produktionen (mind. drei Referenzen, davon mind. eine Referenz für Video- und mind. eine Referenz für Audio-Produktionen, wünschenswert wäre ein Podcast)
Als gleichwertig werden Referenzen angesehen, die folgende Merkmale aufweisen:
o Die Auftragnehmerin muss mind. die Konzeption (z. B. Storyboard), die Aufnahme und die Postproduktion erbracht haben.
3. Veranstaltungsmanagement (mind. drei Referenzen, davon mind. eine Referenz für eine digitale Veranstaltung, mind. eine Referenz für eine analoge Veranstaltung und mind. eine Referenz mit einer Pressekonferenz im Rahmen der Veranstaltung)
Als gleichwertig werden Referenzen angesehen, die folgende Merkmale aufweisen:
o mehrtägige Veranstaltung mit politischer Relevanz
o jeweils mit mehr als 500 Teilnehmenden
4. Crossmediale Kampagnen inkl. Social Media (mind. eine Referenz)
Als gleichwertig werden Referenzen angesehen, die folgende Merkmale aufweisen:
o Konzeption und Umsetzung einer crossmedialen Kampagne im politischen, gesellschaftlichen oder sozialen Kontext
o Die Kampagne muss zwingend Contenterstellung für Social-Media-Kanäle beinhalten
• Die Referenzen dürfen nicht älter als fünf Jahre sein (maßgeblich ist das Datum der letzten Leistungserbringung - gerechnet bis zum Ende der Angebotsfrist).
• Sofern es sich um Referenzen handelt, die noch nicht abgeschlossen wurden, ist der bisher erreichte Leistungsstand anzugeben. Noch nicht realisierte Leistungsstände können nicht berücksichtigt werden.
• Für die Referenzen ist die Vorlage "Vordruck Referenzen" zu verwenden. Nutzen Sie die Vorlage sofern erforderlich bitte mehrfach und beschreiben Sie die Referenzen darin so, dass die obenstehenden Anforderungen durch Ihre Angaben überprüfbar sind.
Es sind je Bereich nur drei Referenzen (1. Print/Gestaltung, 2. Video-/Audio-Produktionen, 3. Veranstaltungsmanagement) bzw. eine Referenz (4. Crossmediale Kampagnen inkl. Social Media) gefordert. Es ist Ihnen unbenommen, weitere Referenzen zu benennen. Da das Austauschen einer fehlerhaften Referenz durch eine nach Fristende nachgereichte bedingungsgemäße Referenz nicht möglich ist und in den entsprechenden Fällen den Ausschluss des Bieters nach sich zieht, empfiehlt das Beschaffungsamt des BMI, eine Liste von weiteren als bedingungsgemäß betrachteten Referenzen einzureichen.
Das Beschaffungsamt des BMI behält sich vor, die angegebenen Referenzen zu verifizieren. Angaben, die einer Nachprüfung nicht standhalten, können zum Ausschluss vom Vergabeverfahren führen.
Sofern Sie aus berechtigten Geheimhaltungsgründen geforderte Angaben nicht machen können, teilen Sie diese Gründe dem Beschaffungsamt mit und legen Sie einen anderen geeigneten Nachweis der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit vor. Das Beschaffungsamt des BMI entscheidet sodann nach pflichtgemäßem Ermessen über die Anerkennung des Alternativnachweises. Sofern Sie diesbezüglich unsicher sind, kontaktieren Sie das Beschaffungsamt des BMI unbedingt rechtzeitig vor Ablauf der Teilnahme- oder Angebotsfrist in Form einer Bewerber-/Bieterfrage. Ein Nachfordern und Beibringen eines anderen (geeigneteren) Nachweises ist nach dem Angebotsschluss aus vergaberechtlichen Gründen nicht mehr möglich. Bitte berücksichtigen Sie in jedem Fall, dass Sie bei einer Mindestanforderung an den Wert des Auftrags auch Margen angeben können (bspw. > 100.000 € oder zwischen 100.000 und 200.000 €).

Sonstige unternehmensbezogene Erklärungen und Nachweise:
Neben den zuvor angegebenen Erklärungen und Nachweisen zur Eignung (Eignungskriterien) sind mit dem Angebot die nachstehenden sonstigen Erklärungen und Nachweise einzureichen.
Eigenerklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen:
Öffentliche Aufträge werden nicht an Unternehmen vergeben, bei denen Ausschlussgründe gemäß §§ 123 oder 124 GWB vorliegen. Das Beschaffungsamt des BMI hat zu prüfen, ob zwingende oder fakultative Ausschlussgründe vorliegen, die zum Ausschluss vom Verfahren führen können bzw. müssen. Hierzu dient das Formular "Eigenerklärung Ausschlussgründe". Bestehen Zweifel an der Richtigkeit der abgegebenen Erklärung, werden diese im Einzelfall aufgeklärt und es kann die Vorlage von weiteren Nachweisen (z. B. eines behördlichen Führungszeugnisses) verlangt werden.
Für den Fall der Bildung von Bietergemeinschaften oder bei der Inanspruchnahme von Kapazitäten anderer Unternehmen (Eignungsleihe, Unteraufträge) wird auf Ziffer 3 der Allgemeinen Bewerbungsbedingungen verwiesen.
Eigenerklärung Sanktionen Russland:
Mit der Verordnung EU Nr. 833/2014, zuletzt geändert durch die Verordnung EU 2022/576 des europäischen Rates vom 08.04.2022, wurden umfangreiche Sanktionen gegen die Russische Föderation in Kraft gesetzt. Danach dürfen öffentliche Aufträge nicht an Unternehmen vergeben werden, bei denen ein Ausschlussgrund nach Artikel 5k der Verordnung (EU) 833/2014 vorliegt. Das Verbot umfasst Personen oder Unternehmen, die einen Bezug zu Russland im Sinne der Vorschrift aufweisen, unmittelbar als Bewerber oder Bieter auftreten oder mittelbar, mit mehr als 10 % gemessen am Auftragswert, als Unterauftragnehmer, Lieferanten oder im Zusammenhang mit der Erbringung des Eignungsnachweises an dem in Rede stehenden Auftrag beteiligt sind. Das Beschaffungsamt des BMI hat zu prüfen, ob zwingende Ausschlussgründe vorliegen, die zum Ausschluss vom Verfahren führen müssen. Hierzu dient das Formular "Eigenerklärung Sanktionen Russland", in welchem Sie auch den vollständigen Wortlaut von Art. 5 k finden.
Bestehen Zweifel an der Richtigkeit der abgegebenen Erklärung, werden diese im Einzelfall aufgeklärt und es kann die Vorlage von weiteren Nachweisen verlangt werden.
Unternehmensdaten:
Das Formular "Unternehmensdaten" ist vollständig auszufüllen und Ihrem Angebot beizufügen. Die Angaben zur Unternehmensgröße dienen statistischen Zwecken. Die übrigen Angaben benötigt das Beschaffungsamt des BMI für die vor dem Zuschlag einzuholende Registerauskunft insbesondere gemäß § 6 Wettbewerbsregistergesetz, § 150a Gewerbeordnung, § 19 Mindestlohngesetz, § 21 Arbeitnehmerentsendegesetz.
Bei Bietergemeinschaften ist das Formular für jedes Mitglied einzureichen.
Eigenerklärung Auftragsverarbeitung:
Im Rahmen der Leistungserbringung wird eine Auftragsverarbeitung erfolgen, d. h. es werden durch die künftige Auftragnehmerin personenbezogene Daten erhoben, verarbeitet und genutzt. Deren Mitarbeiter werden auf diese personenbezogenen Daten Zugriff erhalten bzw. diese Daten selbst im Rahmen Ihrer Tätigkeit verwenden.
Da der Bedarfsträger für diese Auftragsverarbeitung die verantwortliche Stelle ist, wird der Bedarfsträger nach der Zuschlagserteilung die Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung mit der zukünftigen Auftragnehmerin abschließen.
Der Inhalt dieser Vereinbarung wurde bereits festgelegt. Die Vereinbarung steht mit den Vergabeunterlagen zum Download bereit. Die darin genannten Anforderungen sind zu erfüllen und müssen bei der Angebotskalkulation berücksichtigt werden.
Bitte fügen Sie Ihrem Angebot die Eigenerklärung Auftragsverarbeitung bei, in der Sie sich verpflichten, die in der Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung getroffenen Festlegungen im Fall der Auftragserteilung an Ihr Unternehmen einzuhalten.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Unternehmen haben einen Anspruch auf Einhaltung der bieter- und bewerberschützenden Bestimmungen über das Vergabeverfahren gegenüber dem öffentlichen Auftraggeber, Bundesrepublik Deutschland, vertreten durch das Beschaffungsamt des BMI (BeschA).
Sieht sich ein am Auftrag interessiertes Unternehmen durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften in seinen Rechten verletzt, ist der Verstoß innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gegenüber dem BeschA zu rügen (§ 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 1 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB)). Verstöße, die aufgrund der Bekanntmachung oder der Vergabeunterlagen erkennbar sind, müssen spätestens bis zu der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder Angebotsabgabe gegenüber dem BeschA gerügt werden (§ 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 2 und 3 GWB).
Teilt das BeschA dem Unternehmen mit, seiner Rüge nicht abhelfen zu wollen, so besteht die Möglichkeit, innerhalb von 15 Tagen nach Eingang der Mitteilung einen Antrag auf Nachprüfung bei der Vergabekammer zu stellen (§ 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 4 GWB).
Bieter, deren Angebote für den Zuschlag nicht berücksichtigt werden sollen, werden vor dem Zuschlag gemäß § 134 Abs. 1 GWB darüber informiert. Ein Vertrag darf erst 15 Kalendertage nach Absendung dieser Information durch das BeschA geschlossen werden; bei Übermittlung per Fax oder auf elektronischem Wege beträgt diese Frist zehn Kalendertage. Sie beginnt am Tag nach Absendung der Information durch das BeschA.
Ein Antrag auf Nachprüfung ist schriftlich an die Vergabekammern des Bundes beim Bundeskartellamt, Villemombler Straße 76, 53123 Bonn zu richten.
Hinweis: Das BeschA ist im Falle eines Nachprüfungsantrags verpflichtet, die Vergabeakten, die auch die abgegebenen Angebote enthalten, an die Vergabekammer weiterzuleiten. Die Beteiligten haben ein Recht auf Akteneinsicht. Um Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse zu wahren, teilen Sie uns konkret mit Bezug auf die entsprechenden Dokumente des Angebotes mit, welche Informationen als Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse zu behandeln sind.