Rahmenvereinbarung zur Lieferung von Lebensmittel

Der Auftraggeber behält sich das Recht vor, Aufträge zu vergeben, die folgende Lose oder Gruppen von Losen umfassen

Angebote können nur für Los 1 (Vollsortiment -Trocken und Lagerware sowie Tiefkühlprodukte) oder nur für Los 2 ( Molkereiprodukte) oder auch für mehrere Lose abgegeben werden.
Es handelt sich um eine Rahmenvereinbarung mit mehreren Unternehmen. Pro Los erhalten die beiden Bieter, die die wirtschaftlichsten Angebote abgegeben haben den Zuschlag (Dual Sourcing).

Beschreibung der Beschaffung

Die Deutsche Rentenversicherung Bayern Süd und die Deutsche Rentenversicherung Nordbayern beabsichtigen im Rahmen eines Offenen Verfahrens die benötigten Lebensmittel zur Versorgung ihrer Beschäftigten und Patienten in ihren Betriebsrestaurants und Rehabilitationskliniken zu vergeben.
Die beiden Träger treten zum Zwecke der Ausschreibung als Einkaufsgemeinschaft auf. Die Deutsche Rentenversicherung Nordbayern hat die Deutsche Rentenversicherung Bayern Süd zur Durchführung eines Vergabeverfahrens und zum Abschluss eines Rahmenvertrages zur Lieferung von Lebensmittel durch Zuschlag im Vergabeverfahren bevollmächtigt.
Die Deutsche Rentenversicherung Bayern Süd beabsichtigt, eine Rahmenvereinbarung mit zwei Unternehmen je Los über die Lieferung von Lebensmitteln für
- das Betriebsrestaurant des Verwaltungsgebäudes in Landshut
- die Patientenspeisesäle für vier Kliniken der Deutschen Rentenversicherung Bayern Süd
-- REHAFACHZENTRUM Bad Füssing-Passau (mit Standort in Bad Füssing und Passau)
-- Fachklinik Gaißach
-- Orthopädische Klinik Tegernsee
-- Klinik Bad Reichenhall
- das Betriebsrestaurant der Deutschen Rentenversicherung Nordbayern in Bayreuth
- das Betriebsrestaurant der Deutschen Rentenversicherung Nordbayern in Würzburg
- die Patientenspeisesäle für vier Kliniken der Deutschen Rentenversicherung Nordbayern
-- Höhenklinik Bischofsgrün
-- Klinik Herzoghöhe Bayreuth
-- Frankenland-Klinik Bad Windsheim
-- Ohlstadtklinik
im Rahmen eines Offenen Verfahrens abzuschließen.
Die genauen Ausführungen können der Anlage "Vertragsbedingungen" und der Anlage "Artikelkatalog" entnommen werden.

Beschreibung der Verlängerungen

Die Vertragspartner vereinbaren eine Vertragslaufzeit von 24 Monaten, beginnend vom 01.03.2024 bis 28.02.2026. Der Auftraggeber hat das Recht, den Vertrag zweimal um 1 Jahr zu verlängern. Die Verlängerung tritt automatisch in Kraft, sofern der Auftraggeber der Verlängerung nicht bis zum 30.11.2025, bzw. 30.11.2026 widerspricht.
Der Vertrag endet spätestens zum 28.02.2028, ohne dass es einer zusätzlichen Kündigung bedarf.
Vor dem Ende der Vertragslaufzeit abgerufene Leistungen sind auch über das Vertragsende hinaus zu den Bedingungen des Vertrages zu erfüllen (sh. Anlage "Vertragsbedingungen", Ziffer 2).

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

III.1.1) Befähigung zur Berufsausübung einschließlich Auflagen hinsichtlich der Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister
Die Eignung der Bewerber oder Bieter wird anhand der nach § 122 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) festgelegten Eignungskriterien und des Nichtvorliegen von Ausschlussgründen nach den §§ 123 und 124 des GWB sowie gegebenenfalls Maßnahmen des Bewerbers oder Bieters zur Selbstreinigung nach § 125 des GWB geprüft.
Bewerber oder Bieter belegen ihre Eignung (Fachkunde, Leistungsfähigkeit) und das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen grundsätzlich durch die Vorlage der den Vergabeunterlagen beiliegenden Eigenerklärungen sowie der nachfolgend genannten Unterlagen (Eigenerklärungen, Angaben, Bescheinigungen und sonstige Nachweise):
Bewerber oder Bieter haben als vorläufigen Nachweis der Eignung für die zu vergebende Leistung mit dem Angebot die ausgefüllte "Eigenerklärung zur Eignung", ggf. ergänzt durch geforderte auftragsspezifische Einzelnachweise, mit folgenden Angaben vorzulegen:
- Eintragung in das Berufsregister des Sitzes oder Wohnsitzes
Bei Einsatz von anderen Unternehmen ist auf gesondertes Verlangen die "Eigenerklärung zur Eignung - NU" auch für diese abzugeben ggf. ergänzt durch geforderte auftragsspezifische Einzelnachweise.
Gelangt das Angebot in die engere Wahl, sind die Eigenerklärungen (auch die der benannten anderen Unternehmen) auf gesondertes Verlangen der Vergabestelle
innerhalb der gesetzten angemessenen Frist durch Vorlage der in der "Eigenerklärung zur Eignung" genannten Bescheinigungen zuständiger Stellen zu bestätigen:
- Gewerbeanmeldung, Handelsregisterauszug, Eintragung in der Handwerksrolle oder bei der Industrie- und Handelskammer.
Bescheinigungen die nicht in deutscher Sprache abgefasst sind, ist eine Übersetzung in die deutsche Sprache beizufügen.
Bewerber oder Bieter bestätigen mit der Abgabe der geforderten Eigenerklärungen, dass sie die jeweils genannten Bestätigungen/Nachweise zu den Eigenerklärungen auf gesondertes Verlangen der Vergabestelle innerhalb der gesetzten angemessenen Frist vorgelegen werden und nehmen zur Kenntnis, dass das Angebot oder der Teilnahmeantrag ausgeschlossen wird, wenn die Unterlagen nicht vollständig innerhalb dieser Frist vorgelegt werden.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Die Eignung der Bewerber oder Bieter wird anhand der nach § 122 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) festgelegten Eignungskriterien und des Nichtvorliegen von Ausschlussgründen nach den §§ 123 und 124 des GWB sowie gegebenenfalls Maßnahmen des Bewerbers oder Bieters zur Selbstreinigung nach § 125 des GWB geprüft.
Bewerber oder Bieter belegen ihre Eignung (Fachkunde, Leistungsfähigkeit) und das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen grundsätzlich durch die Vorlage der den Vergabeunterlagen beiliegenden Eigenerklärungen sowie der nachfolgend ge-nannten Unterlagen (Eigenerklärungen, Angaben, Bescheinigungen und sonstige Nachweise):
Bewerber oder Bieter haben als vorläufigen Nachweis der Eignung für die zu vergebende Leistung mit dem Angebot die ausgefüllte "Eigenerklärung zur Eignung", ggf. ergänzt durch geforderte auftragsspezifische Einzelnachweise, mit folgenden Angaben vorzulegen:
o Angabe, ob ein Insolvenzverfahren oder ein vergleichbares gesetzliche geregeltes Verfahren eröffnet oder die Eröffnung beantragt worden ist oder der Antrag mangels Masse abgelehnt wurde oder ein Insolvenzplan rechtskräftig bestätigt wurde.
o Angabe, ob sich das Unternehmen in Liquidation befindet.
o Erklärung, dass keine wettbewerbsbeschränkenden Absprachen mit anderen Unternehmen getroffen wurden,
o Angabe, dass nachweislich keine schwere Verfehlung begangen wurde, auf-grund derer das Unternehmen nach § 123 GWB zwingend vom Vergabeverfahren ausgeschlossen werden muss,
o Angaben, dass die Verpflichtung zur Zahlung von Steuern und Abgaben sowie Beiträge zur gesetzlichen Sozialversicherung ordnungsgemäß erfüllt ist, soweit sie der Pflicht zur Beitragszahlung unterfallen.
o Erklärung zur Einhaltung der tarifvertraglichen und öffentlichrechtlichen Bestimmungen bei der Ausführung der ausgeschriebenen Leistungen.
o Angabe, dass sich das Unternehmen bei Berufsgenossenschaft angemeldet hat
o Verpflichtungserklärung, dass alle Änderungen, die sich zu den Inhalten der abgegebenen Erklärungen während der Vertragslaufzeit ergeben, unverzüglich dem Auftraggeber angezeigt werden.
Bewerber oder Bieter bestätigen mit der Abgabe der geforderten Eigenerklärungen, dass sie die jeweils genannten Bestätigungen/Nachweise zu den Eigenerklärungen auf gesondertes Verlangen der Vergabestelle innerhalb der gesetzten angemessenen Frist vorgelegen werden und nehmen zur Kenntnis, dass das Angebot oder der Teilnahmeantrag ausgeschlossen wird, wenn die Unterlagen nicht vollständig innerhalb dieser Frist vorgelegt werden.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Die Eignung der Bewerber oder Bieter wird anhand der nach § 122 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) festgelegten Eignungskriterien und des Nichtvorliegen von Ausschlussgründen nach den §§ 123 und 124 des GWB sowie gegebenenfalls Maßnahmen des Bewerbers oder Bieters zur Selbstreinigung nach § 125 des GWB geprüft.
Bewerber oder Bieter belegen ihre Eignung (Fachkunde, Leistungsfähigkeit) und das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen grundsätzlich durch die Vorlage der den Vergabeunterlagen beiliegenden Eigenerklärungen sowie der nachfolgend genannten Unterlagen (Eigenerklärungen, Angaben, Bescheinigungen und sonstige Nachweise):
Bewerber oder Bieter haben als vorläufigen Nachweis der Eignung für die zu vergebende Leistung (§ 46 Abs. 3 Nr. 1 VgV), ggf. ergänzt durch geforderte auftragsspezifische Einzelnachweise, mit folgenden Angaben vorzulegen:
- die ausgefüllte "Eigenerklärung zur Eignung", ggf. ergänzt durch geforderte auftragsspezifische Einzelnachweise, mit folgenden Angaben:
-- mindestens 2 Referenzen über in den letzten drei Jahren durch den Bieter erbrachte vergleichbare Leistungen (§ 46 Abs. 3 Nr. 1 VgV), mit der zu vergebenden Leistung sind nur Leistungen vergleichbar, welche folgende Mindestvoraussetzungen erfüllen:
• Vertragslaufzeit: Die Leistung wurde in den letzten 3 Jahren über eine Laufzeit von mind. 2 Jahren erbracht, ohne dass der Vertrag durch den Auftraggeber gekündigt wurde oder das Vertragsende ist zum Zeitpunkt der Angebotsabgabe noch nicht erreicht ist (Leistung wurde aber über mindestens 2 Jahre erbracht).
• Leistungsart: Regelmäßige Lebensmittellieferung
• Auftragswert: Der Gesamtauftragswert der benannten Referenz beträgt mind. 700.000 € netto.
• Abnahmestellen: Die Referenz muss mind. 7 Abnahmestellen beinhalten.
o mit folgenden Referenzangaben:
- Bezeichnung, Auftragsgegenstand
- Auftraggeber (der Referenz)
- Angabe, ob es sich um einen öffentlichen Auftraggeber handelt
- Anschrift (des Referenzgebers)
- Ansprechpartner (des Referenzgebers)
- Telefonnummer des Ansprechpartners
- Angabe, welche vertragliche Bindung besteht
- Angabe des Vertragszeitraums
- Angabe, ob Leistung zum Zeitpunkt der Angebotsabgabe über mindestens 2 Jahre
erbracht wurde, ohne Kündigung seitens des Auftraggebers
- Angabe, ob die Leistungsart eine regelmäßige Lebensmittellieferung ist
- Angabe, dass der Gesamtauftragswert der benannten Referenz mind. 700.000 € netto beträgt.
- Angabe, dass die Referenz mind. 7 Abnahmestellen beinhaltet.
o Eintragung in das Berufsregister des Sitzes oder Wohnsitzes.
o Angabe, ob ein Insolvenzverfahren oder ein vergleichbares gesetzliche geregeltes Verfahren eröffnet oder die Eröffnung beantragt worden ist oder der Antrag mangels Masse abgelehnt wurde oder ein Insolvenzplan rechtskräftig bestätigt wurde.
o Angabe, ob sich das Unternehmen in Liquidation befindet.
o Erklärung, dass keine wettbewerbsbeschränkenden Absprachen mit anderen Unternehmen getroffen wurden,
o Angabe, dass nachweislich keine schwere Verfehlung begangen wurde, aufgrund derer das Unternehmen nach § 123 GWB zwingend vom Vergabeverfahren ausgeschlossen werden muss,
o Angaben, dass die Verpflichtung zur Zahlung von Steuern und Abgaben sowie Beiträge zur gesetzlichen Sozialversicherung ordnungsgemäß erfüllt ist, soweit sie der Pflicht zur Beitragszahlung unterfallen.
Bei Einsatz von anderen Unternehmen ist auf gesondertes Verlangen die "Eigenerklärungen zur Eignung - NU" auch für diese abzugeben ggf. ergänzt durch geforderte auftragsspezifische Einzelnachweise.
Sonstige Unterlagen:
- Eigenerklärung zu EU-Sanktionen gegen Russland.
- Erklärung der Bieter-/Arbeitsgemeinschaft (sofern zutreffend).
- Verzeichnis über Art und Umfang der Leistungen, für die sich der Bieter der Kapazitäten anderer Unternehmen bedienen wird (sofern zutreffend).
Weiterhin sind mit dem Angebot vorzulegen:
- vollständig befüllter Artikelkatalog (Anlage "Artikelkatalog").
- vollständig befüllte Testdatei (Anlage " jb-x katalogvorlage_PEG-BOS_Excel_2024")
Folgende Sonstige Nachweise/Angaben bzw. Unterlagen brauchen nicht mit dem Angebot eingereicht zu werden, sind jedoch auf gesondertes Verlangen der Vergabestelle vorzulegen:
• Verpflichtungserklärung anderer Unternehmen, siehe Ziffer 1.6 der Bewerbungsbedingungen
• Bestätigungen/Nachweise zu den Eigenerklärungen, siehe Ziffer 1.7 der Bewerbungsbedingungen
• Unterlagen zur Preisermittlung (Kalkulation), siehe Ziffer 1.4.4 der Bewerbungsbedingungen
Bewerber oder Bieter bestätigen mit der Abgabe der geforderten Eigenerklärungen, dass sie die jeweils genannten Bestätigungen/Nachweise zu den Eigenerklärungen auf gesondertes Verlangen der Vergabestelle innerhalb der gesetzten angemessenen Frist vorgelegen werden und nehmen zur Kenntnis, dass das Angebot oder der Teilnahmeantrag ausgeschlossen wird, wenn die Unterlagen nicht vollständig innerhalb dieser Frist vorgelegt werden.

Bedingungen für die Teilnahme (technische und berufliche Fähigkeiten)

Zusätzlich müssen alle angebotenen Artikel aus dem ausgeschriebenen Artikelkatalog (Anlage "Artikelkatalog") die folgenden Mindestanforderungen erfüllen, Bewerbungsbedingungen, Ziffer 1.8 :
• Einhaltung der verpflichtenden Kennzeichnung von Lebensmitteln nach der ab dem 13.12.2014 geltenden Lebensmittelinformations-Verordnung (EU) Nr. 1169/2011
• Einhaltung der in Deutschland geltenden lebensmittel- und hygienerechtlichen Vorschriften, u.a. gesetzliche Vorgaben EG-Richtlinie 178/2002, HACCP-Richtlinien
• Zertifizierung nach dem IFS Food Standard oder IFS Standard Logistik
• Beschriftung der Umverpackungen, der Zutatenliste sowie der Auflistung der Inhaltsstoffe jedes Produktes in deutscher Sprache
• Ausschließlich Lieferung von Produkten mit Kennzeichnung
• Auslieferung in handelsüblichen Verpackungseinheiten/ -größen
• Rücknahme der Verpackungen und Transporthilfsmittel
Sofern eine Rücknahme von Verpackungen nicht im Zuge der Anlieferung möglich ist, muss gewährleistet sein, dass das Verpackungsmaterial und Transporthilfsmittel bei der nächsten Lieferung mitgenommen werden (siehe Anlage "Vertragsbedingungen", Ziffer 9 "Regelung für Transporthilfsmittel")
• garantierte Lieferzuverlässigkeit für die im Kernsortiment festgelegten Produkte
• Mindesthaltbarkeitsdauer aller angebotenen Produkte zum Auslieferungszeitpunkt muss deutlich lesbar sein und ist zwingend einzuhalten:
• MHD bei Trocken- und Lagerware und Tiefkühlprodukten mindestens 12 Wochen ab Liefertag;
• MHD bei Frischmilch mindestens 3-4 Tage ab Liefertag;
• MHD bei Portionskäse und Butter mindestens 3 Wochen ab Liefertag;
• MHD bei Käsestangen mindestens 3 Wochen ab Liefertag;
• MHD bei Joghurt/Fruchtjoghurt/Dessert mindestens 2 Wochen ab Liefertag
• Der Hersteller muss Nachweise über die Herkunft der einzelnen Produkte unverarbeiteter Lebensmittel zur Einsicht auf seiner Homepage bzw. wie beschrieben in anderer Art und Weise zur Verfügung stellen.
• Dies betrifft auch Nachweise über die Herstellung bzw. Ver- und Bearbeitung von Produkten "Frei von Gentechnik laut Kennzeichnungspflicht"
• Nachweis und Vorlage der Rezepturen und Nährwertanalysen der hergestellten Lebensmittel sowie deren Qualitätssicherung ohne Verwendung von Zusatzstoffen. Die Veröffentlichung im Internet ist nicht zwingend erforderlich. Der Auftragnehmer ver-pflichtet sich jedoch, auf Anforderung des Auftraggebers für bestimmte Produkte
Produktdetails / Rezepturen / Nährwertanalysen innerhalb von 3 Werktagen zur Verfügung zu stellen.
Mindestanforderungen an die Datenqualität für das E-Procurement-System,Bewerbungsbedingungen, Ziffer 1.10:
--Pflichtdaten:
• Artikelbezeichnung und/oder Langbeschreibung mit Angaben zu Bestelleinheit und Inhaltsmenge/-einheit
• Ausführliche Beschreibung des Artikels in der Langbeschreibung
• Angabe des Herstellers
• Angabe Mindestbestellmenge, wenn vorhanden Angabe der Bestellschritte
• Angabe Lieferzeit in Tagen
• Wenn eine Bestelleinheit andere Einheiten beinhaltet, müssen Inhaltsmenge und Inhaltseinheit angegeben werden und die Inhaltseinheit nicht gleich der Bestelleinheit sein (richtig: Bestel-leinheit Karton, Inhalt 10 Tetrapack / falsch: Bestelleinheit Karton, Inhalt 1 Karton)
• Angabe der Inhaltseinheit (wenn bei Artikel möglich) in Kilogramm oder Liter mit zugehöriger Inhaltsmenge (Beispiel: Bestelleinheit Karton - Inhaltsmenge 12 - Inhaltseinheit Liter)
• Angabe Rezepturmenge und Rezeptureinheit. Rezeptureinheiten sind umrechenbare Einheiten, also z.B. KG (Kilogramm), GRA (Gramm), LIT (Liter), MIL (Milliliter) etc. und wird von manchen Lieferanten übergeben.
Beispiel: Bestelleinheit: Karton Inhaltsmenge/Inhaltseinheit: 32 Stück Rezepturmenge/Rezeptureinheit: 8000 Gramm
• Aus Bestelleinheit, Inhaltsmenge und Inhaltseinheit muss klar ersichtlich sein, wie viel von dem Artikel bestellt wird
• Wenn es den Artikel in unterschiedlichen Bestelleinheiten gibt, dann muss jeweils eine eigene Artikelnummer verwendet werden
• LMIV Daten (Lebensmittel)

Bedingungen für die Vertragserfüllung

Im Falle des Zuschlags verpflichtet sich der Bieter, u.a. die Daten an das webbasierte Bestellsystem der P.E.G. eG (PEG-BOS) in dem Datenformat BMECAT oder als Excel-Template (siehe Schnittstellenbeschreibung lt. Anlage "jb-x katalogvorlage_PEG-BOS_Excel_2024" und "BMECAT-Schnittstellenbeschreibung") bzw. bereits mit einzelnen Lieferanten abgestimmte Direktlösungen zur Verfügung zu stellen.
Die Kosten für eventuell anfallende Schnittstellen, welche von den erwähnten Standardschnittstellen abweichen sollten, trägt der Auftragnehmer.
Die Datenlieferungen dürfen im täglichen Nachtlauf, mindestens jedoch 2x wöchentlich aktualisiert werden.
Alle Bedingungen sind unter Ziffer 6 "Dualsourcing (2 -Lieferanten-Strategie)" aus der Anlage "Vertragsbedingungen" näher erläutert.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

(1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein.
(2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht.
(3) Der Antrag ist unzulässig, soweit
1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 GWB bleibt unberührt,
2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2 GWB. § 134 Absatz 1 Satz 2 GWB bleibt unberührt.