Rahmenvertrag SAP S4HANA - Einführung

Technische Hochschule Köln

Rahmenvertrag über IT-Dienst- und Cloudleistung. Die ausgeschriebene Leistung dient der Modernisierung der bestehenden SAP ECC 6.0-Systeme durch den Umstieg auf S/4HANA. Der Rahmenvertrag beginnt ab Zuschlag (vorauss. ab Oktober 2026) und endet am 30.06.2028. Optional kann der Vertrag um 3x je 6 Monate verlängert werden.

Deadline

Deadline 2026-09-10

Wer?

• Technische Hochschule Köln

Wie?

Wo?

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2026-08-10	Auftragsbekanntmachung

Auftragsbekanntmachung (2026-08-10)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Rahmenvertrag SAP S4HANA - Einführung
Referenznummer: 102290
Kurze Beschreibung:

Art des Vertrags: Dienstleistungen
Produkte/Dienstleistungen: Software-Implementierung 📦
Geschätzter Wert ohne MwSt: 1 250 000 EUR 💰
Beschreibung
Interne Kennung: 102290
Beschreibung der Beschaffung:

Die Dienstleistung umfasst die Beratung, Planung, Konzeption, Implementierung, Dokumentation und Schulung, welche im Projekt erforderlich wird.

Zusätzliche Informationen: Beachten Sie bitte den Bietenden-Leitfaden.
Zusätzliche Produkte/Dienstleistungen:

Softwareprogrammierung und -beratung 📦

Systemberatung und technische Beratung 📦

Postanschrift: Betzdorfer Str. 2
Postleitzahl: 50679
Stadt: Köln
Land: Deutschland 🇩🇪
Ort der Leistung: Köln, Kreisfreie Stadt 🏙️
Dauer: 20 Monate
Maximale Verlängerungen: 3
Weitere Informationen zur Verlängerung: 3 Verlängerungen um je 6 Monate sind möglich
Informationen über Optionen
Optionen ✅
Beschreibung der Optionen: Optionales Abrufkontingent der HCM Optimierungen.
Vergabekriterien
Preis ✅
Preis (Gewichtung): 50.0
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Anforderungskatalog und Bieterpräsentation
Qualitätskriterium (Gewichtung): 50.0
Titel
Los-Identifikationsnummer: LOT-0001

Verfahren
Art des Verfahrens
Offenes Verfahren ✅
Rechtsgrundlage: Richtlinie 2014/24/EU
Zentrale Elemente des Verfahrens:

Das Bewertungsvorgehen erfolgt bei dieser Vergabe zweistufig. In der ersten Stufe werden die Angebote nach Preis und Leistungskriterien (mit Ausnahme des Leistungsmerkmals "Präsentation") ausgewertet. In der 2. Stufe lädt die TH Köln maximal 5 Unternehmen mit den wirtschaftlichsten Angeboten, zu einer digitalen Bieterpräsentation ein. Abschließend werden die Präsentationen bepunktet und in die Bewertung aufgenommen. Der Zuschlag wird auf das wirtschaftlichste Angebot erteilt, also das Angebot mit dem besten Verhältnis zwischen Gesamt-Bewertungspreis und erreichter Leistungspunktzahl (Preis-Leistungsverhältnis).

Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2026-09-10 12:00:00 📅
Bedingungen für die Öffnung der Angebote: 2026-09-10 12:01:00 📅
Bedingungen für die Öffnung der Angebote (Ort): Köln, Vergabestelle TH Köln (digital)
Bedingungen für die Öffnung der Angebote (Informationen über die befugten Personen und das Öffnungsverfahren): Bietende sind nicht zugelassen
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Mindestzeitraum, in dem der Bieter das Angebot aufrechterhalten muss: 3 Monate
Informationen über eine Rahmenvereinbarung oder ein dynamisches Beschaffungssystem
Rahmenvereinbarung mit mehreren Betreibern ✅
Höchstzahl der Teilnehmer: 1
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen
Die Namen und beruflichen Qualifikationen des zur Auftragsausführung eingesetzten Personals sind anzugeben
Eröffnungstermin: 2026-09-10 12:01:00 📅
Ort des Eröffnungstermins: Köln, Vergabestelle TH Köln (digital)
Zusätzliche Informationen: Bietende sind nicht zugelassen
Elektronische Rechnungsstellung: Erforderlich
Die elektronische Bestellung wird verwendet ✅
Elektronische Zahlung wird verwendet ✅
Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen: 2026-09-03 23:59:59 📅
Zusätzliche Informationen:

Bietendenunterlagen ohne preisliche Relevanz können nach Ermessen der Vergabestelle innerhalb einer zu setzenden Frist nachgefordert und nachgereicht werden.

Vergabekriterien
Gewichtungsart: Gewichtung (Prozentanteil, genau)
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Der Vertrag enthält Bedingungen zur Vertragsausführung ✅

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Eignungskriterium: Referenzen zu bestimmten Dienstleistungen
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

Bitte nutzen Sie das Dokument "Referenzliste" für Ihre Angaben von insgesamt mindestens einer Referenz. Die Referenz muss aus dem Bereich Universitäten, Hochschulen, Schulen oder Öffentliche Verwaltung stammen. Eignungsanforderung: Der Bieter hat mindestens eine Referenz über ein erfolgreich abgeschlossenes Projekt zur Transformation eines SAP-ECC-Systems auf SAP S/4HANA vorzulegen. Das Referenzprojekt muss hinsichtlich Art und Umfang mit dem ausgeschriebenen Vorhaben vergleichbar sein. Vergleichbar sind insbesondere Projekte, die eine organisatorische und technische Transformation von SAP ECC auf SAP S/4HANA einschließlich Migration produktiver Geschäftsprozesse umfassen. Mindestens eine Referenz muss bei einer Hochschule oder einer vergleichbaren wissenschaftlichen Einrichtung durchgeführt worden sein. Es gelten die Datenschutzbestimmungen der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Die Referenzen werden durch die TH Köln vertraulich behandelt und nur zu Zwecken der Referenzprüfung genutzt. Die Nicht-Vorlage von Referenzen führt zum Ausschluss aus dem Vergabeverfahren. An die Eignung der Bietenden werden verschiedene Anforderungen gestellt. Unternehmen, die die vorgenannten Kriterien nicht erfüllen, oder sich nicht auf dem Wege der Eignungsleihe verschaffen können (siehe auch Formulare 532 und 533a u. 533b), können bei der Vergabe nicht berücksichtigt werden: - Ausschlussgründe liegen nicht vor (Nachweis durch Eigenerklärung, Formular 521) - sowie die weiteren Kriterien unter dem Kriterium Finanzierung.

Wichtigste Finanzierungsbedingungen und Zahlungsmodalitäten und/oder Verweis auf die einschlägigen Bestimmungen, die sie regeln:

Bitte nutzen Sie das Dokument "Unternehmensdaten" um eine Erklärung zu folgenden Aspekten abzugeben: 1) Rechtsform, Hauptsitz und weitere Standorte, Lagerstandorte, Auslieferungsweg, Lagerverfügbarkeit, Liefererfüllungsquote, Name des kooperierenden zertifizierten Entsorgers, geplanter Ansprechpartner für die TH Köln) 2) Gesamtumsatz des Unternehmens und dem Umsatz im Tätigkeitsbereich des ausgeschriebenen Auftrags der zurückliegenden zwei Geschäftsjahre 3) Anzahl der Mitarbeiter ihres Unternehmens in den letzten drei Jahren 4) Daten über das Vorhandensein bzw. Bereitschaft zum Abschluss einer Industriehaftpflichtversicherung/ Betriebshaftpflichtversicherung. Der Auftragnehmer weist auf Verlangen des Auftraggebers nach, dass er über eine im Rahmen und Umfang marktüblichen Industriehaftpflichtversicherung/Betriebshaftpflichtversicherung oder eine vergleichbare Versicherung aus einem Mitgliedstaat der EU verfügt.

Bedingungen für den Vertrag
Bedingungen für die Vertragserfüllung:

1. Nachweis Zertifizierung ISO/IEC 27001 2. Nachweis Zertifizierung ISO 9001 3. Nachweis über eine EU-DSG-VO Konformität sowohl für das Unternehmen als auch für die Dienstleistung 4. Der Zeitraum der Ausführung der Arbeiten erfolgt in Abstimmung mit dem Auftraggeber. 5. Fester Ansprechpartner für Ausführungsarbeiten beim AN 6. Dokumentationen müssen deutschsprachig sein. Verkehrssprache bei Leistungserbringung ist deutsch. 7. Vorstellung des Auftragnehmers bei der Bieterpräsentation in KW41 o. KW42 (nur die 5 wirtschaftlisten Anbieter erhalten eine Einladung)

Bedingungen für die Teilnahme
Ausschlussgrund:

Beteiligung an einer kriminellen Vereinigung

Betrug

Der Zahlungsunfähigkeit vergleichbare Lage gemäß nationaler Rechtsvorschriften

+ 17 weitere

Direkte oder indirekte Beteiligung an der Vorbereitung des Vergabeverfahrens

Einstellung der gewerblichen Tätigkeit

Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung

Interessenkonflikt aufgrund seiner Teilnahme an dem Vergabeverfahren

Kinderarbeit und andere Formen des Menschenhandels

Korruption

Schwerwiegendes berufliches Fehlverhalten

Terroristische Straftaten oder Straftaten im Zusammenhang mit terroristischen Aktivitäten

Täuschung, Zurückhaltung von Informationen, Unfähigkeit zur Vorlage erforderlicher Unterlagen oder Erlangung vertraulicher Informationen zu dem Verfahren

Vereinbarungen mit anderen Wirtschaftsteilnehmern zur Verzerrung des Wettbewerbs

Verstoß gegen arbeitsrechtliche Verpflichtungen

Verstoß gegen die Verpflichtung zur Entrichtung von Sozialversicherungsbeiträgen

Verstoß gegen die Verpflichtung zur Entrichtung von Steuern

Verstoß gegen sozialrechtliche Verpflichtungen

Verstoß gegen umweltrechtliche Verpflichtungen

Verwaltung der Vermögenswerte durch einen Insolvenzverwalter

Zahlungsunfähigkeit

Öffentlicher Auftraggeber
Name und Adressen
Name: Technische Hochschule Köln
Nationale Registrierungsnummer: 05315-06006-90
Postanschrift: Gustav-Heinemann-Ufer 54
Postleitzahl: 50968
Postort: Köln
Region: Köln, Kreisfreie Stadt 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
Kontaktperson: Team 8.3 - Einkauf
E-Mail: jacqueline.buffy@th-koeln.de 📧
Telefon: +49 2218275-3679 📞
URL: http://www.th-koeln.de 🌏
Art des öffentlichen Auftraggebers
Agentur/Amt auf regionaler oder lokaler Ebene
Haupttätigkeit
Bildung
Kommunikation
Dokumente URL: https://www.evergabe.nrw.de/VMPSatellite/notice/CXPNY5UD2GR/documents 🌏
Teilnahme-URL: https://www.evergabe.nrw.de/VMPSatellite/notice/CXPNY5UD2GR 🌏
URL des Beschaffungsinstruments: https://www.evergabe.nrw.de/VMPSatellite/notice/CXPNY5UD2GR 🌏
Elektronische Einreichung: Erforderlich

Ergänzende Informationen
Zusätzliche Informationen
#Bekanntmachungs-ID: CXPNY5UD2GR#
Für Mediationsverfahren zuständige Stelle
Name: Vergabekammer Westfalen
Nationale Registrierungsnummer: 05515-03004-07
Postanschrift: Albrecht-Thaer-Straße 9
Postleitzahl: 48147
Postort: Münster
Region: Münster, Kreisfreie Stadt 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: vergabekammer@brms.nrw.de 📧
Telefon: +49 251411-1604 📞
Fax: +49 251411-2165 📠
URL: https://www.bezreg-muenster.de/ 🌏
Körper überprüfen
Wie: Für Mediationsverfahren zuständige Stelle
Verfahren zur Überprüfung
Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren:

Statthafte Rechtsbehelfe sind gem. §§ 160 ff. GWB die direkt an die Vergabestelle gerichtete Rüge, sowie der Antrag auf Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens bei der zuständigen Vergabekammer. Auf die Rügeobliegenheit gemäß § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 1 bis 3 GWB sowie die Vorgaben zur fristgerechten Einlegung von Nachprüfungsanträgen in § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 4 GWB wird hingewiesen. Gemäß § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 1 bis 4 GWB ist ein Nachprüfungsantrag unzulässig, soweit: - der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt (Nr. 1), - Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden (Nr. 2), - Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden (Nr. 3), - mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind (Nr. 4). Die Unwirksamkeit eines unter Verstoß des § 134 GWB geschlossenen Vertrages oder eines Vertrages, mit dem ein öffentlicher Auftrag unmittelbar an ein Unternehmen erteilt werden soll, ohne andere Unternehmen am Vergabeverfahren zu beteiligen und ohne dass dies aufgrund Gesetzes gestattet ist, kann gemäß § 135 Abs. 2 GWB in einem Nachprüfungsverfahren nur festgestellt werden, wenn die Unwirksamkeit innerhalb von 30 Kalendertagen ab Kenntnis des Verstoßes - jedoch nicht später als sechs Monate nach Vertragsschluss - geltend gemacht worden ist.Hat der öffentliche Auftraggeber die Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union bekanntgemacht, endet die Frist zur Geltendmachung der Unwirksamkeit 30 Kalendertage nach Veröffentlichung der Bekanntmachung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union. Die Vorschrift des § 134 GWB (Informations- und Wartefrist) lautet wie folgt: - Abs. 1: Öffentliche Auftraggeber haben die Bieter, deren Angebote nicht berücksichtigt werden sollen, über den Namen des Unternehmens, dessen Angebot angenommen werden soll, über die Gründe der vorgesehenen Nichtberücksichtigung ihres Angebots und über den frühesten Zeitpunkt des Vertragsschlusses unverzüglich in Textform zu informieren. Dies gilt auch für Bewerber, denen keine Information über die Ablehnung ihrer Bewerbung zur Verfügung gestellt wurde, bevor die Mitteilung über die Zuschlagsentscheidung an die betroffenen Bieter ergangen ist. - Abs. 2: Ein Vertrag darf erst 15 Kalendertage nach Absendung der Information nach Absatz 1 geschlossen werden. Wird die Information auf elektronischem Weg oder per Fax versendet, verkürzt sich die Frist auf zehn Kalendertage. Die Frist beginnt am Tag nach der Absendung der Information durch den Auftraggeber; auf den Tag des Zugangs beim betroffenen Bieter und Bewerber kommt es nicht an. - Abs. 3: Die Informationspflicht entfällt in Fällen, in denen das Verhandlungsverfahren ohne Teilnahmewettbewerb wegen besonderer Dringlichkeit gerechtfertigt ist. Im Fall verteidigungs- oder sicherheitsspezifischer Aufträge können öffentliche Auftraggeber beschließen, bestimmte Informationen über die Zuschlagserteilung oder den Abschluss einer Rahmenvereinbarung nicht mitzuteilen, soweit die Offenlegung den Gesetzesvollzug behindert, dem öffentlichen Interesse, insbesondere Verteidigungs- oder Sicherheitsinteressen, zuwiderläuft, berechtigte geschäftliche Interessen von Unternehmen schädigt oder den lauteren Wettbewerb zwischen ihnen beeinträchtigen könnte.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Informationen über elektronische Arbeitsabläufe
Die elektronische Rechnungsstellung wird akzeptiert
Bekanntmachungsangaben
Bevorzugtes Datum der Veröffentlichung: 2026-08-10+02:00 📅
Quelle: OJS 2026/S 154-559940 (2026-08-10)

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