Reinigung und Verpackung F 1, F 2 und F 3, Trockenreinigung und Verpackung HStAM 404, Reinigung und Verpackung Best. 460 Landgericht Frankfurt in drei Losen

Beschreibung der Beschaffung

Konservatorische Reinigung und Verpackung der Bestände F 1, F 2 und F 3
Die Bestände HStAD, F 1 Mittelrheinische Reichsritterschaft, F 2 Oberrheinische Reichsritterschaft und F 3 Burg Friedberg sind im Umfang von 66 lfm (entspricht ca. 3761 zu behandelnden Objekten) einer seriellen konservatorischen Reinigung und Verpackung zu unterziehen. Bei dem zu behandelnden Archivgut handelt es sich um etwa 80 Prozent Akten (lose Blattsammlungen und geheftet, z. B. in Form der "Preußischen Aktenheftung") und ca. 20 Prozent Amtsbücher.
Die drei Bestände weisen einen zeittypischen Zustand auf, d. h. mit nur leichten Verschmutzungen an den Blattkanten und Umschlägen/Deckeln, aber auch mit Schädigungen durch Feuchtigkeit und Mikroorganismen.
Alle Akten und Amtsbücher sind in Umschlägen und in Archivschachteln verpackt. Die Umschläge sind säurehaltig, teilweise sind die Archivalien mit Kordeln verschnürt.
In den Beständen F 1 und F 3 befinden sich insgesamt 33 Kartons, die eine Kontamination mit Mikroorganismen aufweisen, wovon jedoch 23 Kartons im Jahr 1999 extern sterilisiert und wiederrum 21 von diesen Kartons 2001 gereinigt wurden. Es wird davon ausgegangen, dass weitere mit Mikroorganismen kontaminierte Akten in den Beständen vorhanden sind. In Bestand F 1 befinden sich am Ende des Bestands 21 Kartons mit unverzeichnetem Archivgut.

Die Leistung beginnt frühestens mit Zuschlagserteilung und muss spätestens am 19. November 2026 abgeschlossen sein.

Beschreibung der Beschaffung

Auftragsgegenstand ist die Trockenreinigung und konservatorische Verpackung des Bestandes HStAM 404 Kennkartenmeldebögen für die Abteilung Hessisches Staatsarchiv Marburg.
Der Bestand 404 Kennkartenmeldebögen des Hessischen Staatsarchivs Marburg im Umfang von ca. 200 lfd. m. ("Hessenmeter") bzw. 1.600 Archivschachteln umfasst ca. 950.000 Kennkartenmeldebögen aus den Jahren 1946 bis 1951. Bei den Meldebögen handelt es sich um Einzelblätter im Format DIN A 4. Das Papier ist sauer, teilweise brüchig und weist zum Teil mechanische Schäden auf. An jedem Bogen ist ein Lichtbild (Passfoto) angebracht, das entweder mit Klebstoff, Heftklammern, Nieten oder einer Kombination der genannten Methoden befestigt ist (vgl. Abb. 1 und 2). Gelegentlich sind den Meldebögen auch Kennkarten oder weitere Dokumente beigegeben, die auf die Bögen aufgeklebt oder mit Heftklammern, Büroklammern o.ä. an den Meldebögen befestigt sind (vgl. Abb. 3 und 4). Die Bögen (inkl. der Beilagen) sind in alten säurehaltigen Archivheftmappen per Kordelheftung zu größeren (insgesamt ca. 4.700) Einheiten in Aktenform zusammengefasst, die jeweils eine Signatur tragen (vgl. Abb. 5 und 6). In wenigen Fällen wurden die Unterlagen bereits in moderne Archiv(heft)mappen umgebettet. Der größte Teil des Bestandes ist nur leicht verschmutzt, an etwa 5% der Unterlagen konnte stärkere Verschmutzung festgestellt werden.

Die Leistung beginnt frühestens mit Zuschlagserteilung und muss spätestens am 19. November 2027 abgeschlossen sein.

Beschreibung der Beschaffung

Auftragsgegenstand ist die Konservatorische Reinigung und Verpackung von Akten aus Best. 460 Landgericht Frankfurt, Teilbestand Wiedergutmachungskammer für die Abteilung Hessisches Hauptstaatsarchiv Wiesbaden.

Zu bearbeiten sind insgesamt ca. 30.500 Verfahrens- und Rückerstattungsakten im Umfang von ca. 220 lfm hauptsächlich aus den 1950er- und 1960er-Jahren. Es handelt sich dabei überwiegend um ca. 1-3 cm dicke Akten mit Fadenheftung im A4-Format. Im hinteren Teil der Akten sind häufig lose eingelegte, aber gelochte und zusammengeheftete Blätter sowie die Rückerstattungsakten der Ämter für Wiedergutma-chung und Vermögenskontrolle enthalten. Einzelne Aktenumschläge sind brüchig oder bereits auseinandergefallen, bei dickeren Akten treten vereinzelt mechanische Schäden an den Blattkanten auf. Das Papier ist dem Entstehungsalter entsprechend überwiegend säure- und holzhaltig.

Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien

Referenzen (siehe Vordruck) (für das / die bebotene(n) Los / Lose): Zum Nachweis der fachlichen Eignung hat der Bieter je bebotenem Los eine Liste mit mindestens 2 geeigneten und vergleichbaren Referenzen über die in den letzten 3 Jahren erbrachten wesentlichen Leistungen mit folgenden Angaben nachzuweisen:
• Art der Leistung (nachvollziehbare Beschreibung der erbrachten Tätigkeit)
• Umfang
• Empfänger (öffentliche und/oder private Empfänger) der Leistung
• Erbringungszeitraum
• Wert

Referenzen sind dann geeignet, wenn diese in Art und Umfang den nachstehen-den Anforderungen für Los 1 bis Los 2 entsprechen:
Los 1: Konservatorische Reinigung und Verpackung von Akten und Amtsbücher im Umfang von mindestens 3.500 Stück.
Los 2: Konservatorische Reinigung und Verpackung von Akten und Amtsbücher im Umfang von mindestens 80 lfm.
Los 3: Konservatorische Reinigung und Verpackung von Akten und Amtsbücher im Umfang von mindestens 30.500 Stück.

Aus den Referenzen muss auch hervorgehen, dass der Bieter mit einem angemessenen Personalstamm in der Lage ist, den je Los vorliegenden Auftrag in der vorgegebenen Zeit abzuarbeiten.
Um einen ausreichenden Wettbewerb sicherzustellen, wird darauf hingewiesen, dass auch Referenzen berücksichtigt werden, die mehr als 3 Jahre, jedoch nicht länger als 5 Jahre zurückliegen.
Die oben stehenden Angaben können auch ohne Verwendung des beiliegenden Vordruckes auf einer eigenen Anlage des Bieters gemacht werden.

Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien

- Erklärung über das Bestehen einer Berufs- bzw. Betriebshaftpflichtversicherung

Los 1: Es ist eine Berufshaftpflicht-/ Transportversicherung mit einem Wert von 2.000 Euro pro Archivkarton Behandlungsgut je Bearbeitungscharge für den Hin- und Rücktransport sowie die Verweildauer in den Gebäuden des Auftragnehmers oder eine Erklärung, dass eine entsprechende Versicherung im Falle der Auftragserteilung abgeschlossen wird, zwin-gend mit dem Angebot vorzulegen. Die Versicherung muss jeweils eine Bearbeitungscharge (die Anzahl der Archivkartons wird hierbei vom Auftragnehmer bestimmt) abdecken; als Bearbeitungscharge gilt die Menge der Archivkartons, die sich gleichzeitig in der Verfügung des Auftragnehmers befinden, beginnend von der Abholung bis zur Vollendung des Rücktransports.Bei Bietergemeinschaften ist dies in der Gesamtheit zu erbringen.

Los 2: Es ist eine Berufshaftpflicht-/ Transportversicherung mit einem Wert von 500 Euro pro Archivkarton Behandlungsgut je Bearbeitungscharge für den Hin- und Rücktransport sowie die Verweildauer in den Gebäuden des Auftragnehmers oder eine Erklärung, dass eine entsprechende Versicherung im Falle der Auftragserteilung abgeschlossen wird, zwingend mit dem Angebot vorzulegen. Die Versicherung muss jeweils eine Bearbeitungscharge (die Anzahl der Archivkartons wird hierbei vom Auftragnehmer bestimmt) abdecken; als Be-arbeitungscharge gilt die Menge der Archivkartons, die sich gleichzeitig in der Verfügung des Auftragnehmers befinden, beginnend von der Abholung bis zur Vollendung des Rücktransports. Bei Bietergemeinschaften ist dies in der Gesamtheit zu erbringen.

Los 3: Es ist eine Berufshaftpflicht-/ Transportversicherung mit einem Wert von 500 Euro pro Archivkarton Behandlungsgut je Bearbeitungscharge für den Hin- und Rücktransport sowie die Verweildauer in den Gebäuden des Auftragnehmers oder eine Erklärung, dass eine entsprechende Versicherung im Falle der Auf-tragserteilung abgeschlossen wird, zwingend mit dem Angebot vorzulegen. Die Versicherung muss jeweils eine Bearbeitungscharge (die Anzahl der Archivkar-tons wird hierbei vom Auftragnehmer bestimmt) abdecken; als Bearbeitungscharge gilt die Menge der Archivkartons, die sich gleichzeitig in der Verfügung des Auftragnehmers befinden, beginnend von der Abholung bis zur Vollendung des Rücktransports. Bei Bietergemeinschaften ist dies in der Gesamtheit zu erbringen.

- Leistungsverzeichnis (auszufüllen für das / die bebotene(n) Los / Lose)
(Bei 2 abgegebenen Leistungsverzeichnissen gilt bei widersprüchlichen Angaben grundsätzlich das Leistungsverzeichnis, welches mittels der Softwarekomponente "AI-Bietercockpit" ausgefüllt und dessen Endpreis in das Angebotsschreiben über-nommen wurde.)

-Verpflichtungserklärung Tariftreue/Mindestlohn (siehe Vordruck "Verpflichtungserklaerung_Tariftreue.pdf");

Bei Bietergemeinschaften ist diese von jedem Mitglied der Bietergemeinschaft einzureichen.

- Erklärung zur Eignung Liefer-/Dienstleistungen (u.a. Vorliegen von Ausschluss-gründen nach § 123 und 124 GWB, Insolvenzverfahren (siehe Vordruck "Erklaerung_Eignung.pdf"))

Bei Bietergemeinschaften ist diese von jedem Mitglied der Bietergemeinschaft ein-zureichen.

- Erklärung zu Russland-Sanktionen (siehe Vordruck "Erklaerung_RUS_Sanktionen.pdf")

Bei Bietergemeinschaften ist diese von jedem Mitglied der Bietergemeinschaft ein-zureichen.

- Benennung und Vorstellung der für die Auftragsausführung (je Los) vorgesehenen Projektleitung
Für jede Projektleitung sind die folgenden Daten anzugeben: Name, Qualifikation, Berufserfahrung in Jahren und Belege der Qualifikation (wie Zeugnisse / Urkunden, oder Mitgliedschaft im VDR). Dies gilt auch für Projektleitungen, die in der Vergangenheit einen Auftrag für das Hessische Landesarchiv ausgeführt haben.
Konkret setzt das Projekt je Los nach Art und Zuschnitt der Aufgaben die Anleitung durch einschlägig ausgebildete Restauratorinnen und Restauratoren (Diplom oder Master, in der Fachrichtung Papier/Pergamentrestaurierung bzw. Buchbindermeisterinnen oder Buchbindermeister mit mehrjähriger Erfahrung im Bereich Papierres-taurierung) voraus, die am Ort der Leistungsausführung kontinuierlich die Arbeiten begleiten. Es muss gewährleistet werden, dass über den gesamten Projektablauf, insbesondere bei Durchführung in den Räumlichkeiten des Hessischen Landesarchivs, eine Projektkommunikation in deutscher Sprache erfolgen kann.

- Konzept (auszufüllen für das / die bebotene(n) Los / Lose)- zu erstellen durch den Bieter
Der Bieter hat unter Berücksichtigung der Inhalte der Leistungsbeschreibung ein Konzept betreffend die logistische Auftragsabarbeitung vorzulegen.
Sofern mehr als 1 Los beboten wird, ist zusätzlich darzustellen, wie sich die Zusatzmengen (das Mehr an Losen) auf die logistische Abarbeitung auswirken / integrieren lassen. Die Angaben sind geschlossen und für jedes Los separat darzustellen und nicht miteinander zu vermengen.

Das Konzept muss folgende Aspekte berücksichtigen:
1. Stellen Sie die zeitliche Organisation der Auftragsbearbeitung dar, d.h. hinsicht-lich des Auftragsumfangs und der zur Verfügung stehenden Zeit:
a) Tabellarische Ausführung "Auftragsbearbeitung":
1. Geben Sie die Arbeitsschritte in zeitlicher Abfolge an.
2. Geben Sie an, von wem (z. B. Restaurator/Zusatzkraft) der jeweilige Arbeitsschritt durchgeführt wird.
3. Geben Sie die durchschnittliche Bearbeitungsdauer jedes Bearbeitungsschritts an.

Geben Sie die durchschnittliche Gesamtdauer zur Bearbeitung eines Stücks an.
b) Textuelle Ausführung:
- Organisation der Materialbeschaffung
- Erläuterung der Bearbeitungsschritte

2. Stellen Sie die betriebliche Organisation der Auftragsbearbeitung dar, d.h. hinsichtlich des Personal- und Materialeinsatzes:
a) Tabellarische Ausführung "Kostenverteilung" (Angaben in Euro netto):
1. Geben Sie die Personalkosten gesamt, in % und pro Stück an.
2. Geben Sie die Materialkosten gesamt, in % und pro Stück an.
3. Geben Sie weitere Nebenkosten gesamt, in % und pro Stück an.
4. Geben Sie den Gesamtpreis, in % (= 100 %) und pro Stück an.
Geben Sie den aus der durchschnittlichen Bearbeitungsdauer pro Stück und den Personalkosten pro Stück errechneten durchschnittlichen Stundenlohn an.


b) Textuelle Ausführung:
- Wie viele ausgebildete Restauratorinnen oder Restauratoren (Diplom oder Mas-ter, in der Fachrichtung Papier/Pergamentrestaurierung bzw. Buchbindermeiste-rinnen oder Buchbindermeister mit mehrjähriger Erfahrung im Bereich Papierres-taurierung) werden für die personelle Auftragsbearbeitung eingesetzt?
- Welches weitere Personal wird eingesetzt (neben dem obligatorischen Einsatz der Restauratorinnen und Restauratoren)?
- Welche Qualifikationen weist das weitere Personal auf?
- Welches Zahlenverhältnis zwischen den ausgebildeten Restauratorinnen oder Restauratoren und von diesem angeleiteten weiteren Personal wird bei den ein-zelnen Losen angesetzt?
- Welche Bearbeitungsschritte werden von den ausgebildeten Restauratoren und welche vom weiteren Personal ausgeführt?
- Wird - sofern erforderlich - von Ihnen oder über einen externen Dienstleister umgesetzt?
- Stellen Sie die angewendeten Verfahren der Qualitätssicherung dar.
Eine Aufwandsentschädigung wird für das Konzept nicht gewährt.

Das Konzept ist nicht nur wesentlicher Bestandteil des Angebotes, sondern im Rahmen der Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebotes des Zuschlagskriteriums "Qualität Konzept" Bestandteil der Angebotswertung.
Da das Konzept die Wirtschaftlichkeitsbewertung des Angebotes betrifft, ist dieses mit dem Angebot zwingend einzureichen; eine Nachforderung ist ausgeschlossen.

Bei geplantem Einsatz von Nachunternehmern:
- Verzeichnis der Leistungen anderer Unternehmen (siehe Vordruck "235_Verzeichnis_Unternehmerleistungen.pdf")

- Die Verpflichtungserklärung anderer Unternehmen (siehe Vordruck "236_Verpflichtungserklaerung") ist erst auf gesondertes Verlangen der Vergabe-stelle vorzulegen.

Bei Bildung einer Bietergemeinschaft:
- Erklärung betreffend Bietergemeinschaft gemäß den Anforderungen der Bewer-bungsbedingungen (Vordruck 632EU/Ziffer 5).

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Auf die Rügepflichten gemäß § 160 Abs. 3 Satz 1 Nrn. 1 bis 4 GWB wird ausdrücklich hingewiesen, insbesondere auf die Frist des § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 4 GWB. Danach ist ein Antrag auf Nachprüfung unzulässig, soweit nach Eingang der Mitteilung der Vergabestelle, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, mehr als 15 Kalendertage vergangen sind.