RV Projektdienstleistungen für strategische Themen

Kurze Beschreibung

Gegenstand der Ausschreibung ist die Beschaffung von verschiedenen Projektdienstleistungen zur strategischen, konzeptionellen und operativen Beratung der Auftraggeberin sowie ausgewählter Akteure der Landesverwaltung Baden-Württemberg mit dem Ziel, die BITBW strategisch, organisatorisch und technologisch zukunftsfähig auszurichten. Die Leistungen sind in sechs Lose unterteilt. Je Los wird eine Rahmenvereinbarung geschlossen, die die Grundlage für die jeweiligen Einzelaufträge (Abrufe) ist.

Beschreibung der Beschaffung

Gegenstand der Ausschreibung ist die Erbringung von Leistungen eines Projekt Management Office (PMO) zur Unterstützung von Projekten. Das PMO stellt die methodische, organisatorische und operative Unterstützung der Projektleitung sicher und trägt zur Transparenz, Qualitätssicherung sowie zur Einhaltung von Zeit-, Budget- und Leistungszielen bei. Die Leistungen werden projektbezogen sowie ggf. projektübergreifend erbracht.

Bezüglich der Details wird auf die losspezifische Leistungsbeschreibung verwiesen.

Hauptstandort oder Erfüllungsort

Die Leistungen sind in der Regel am Standorten der Auftraggeberin in Stuttgart zu erbringen.
Die Auftraggeberin kann bestimmen, dass im Einzelfall Leistungen durch den Auftragnehmer auch bei anderen Dienststellen und Einrichtungen des Landes Baden-Württemberg erbracht werden.
Es ist davon auszugehen, dass die Leistungen aus den Rahmenvereinbarungen an mehreren Tagen pro Woche zu den üblichen Geschäftszeiten (gem. Punkt 10 - Anlage 1 zum Vertrag - Ergänzende Vereinbarungen) hauptsächlich remote zu erbringen sind.
Bei vor Ort Präsenz sind die Leistungen sowohl am Standort der Auftraggeberin als auch bei anderen Dienststellen der Kunden der Auftraggeberin zu erbringen, die im Rahmen der Tätigkeit als zentraler IT-Dienstleister des Landes betreut werden.
Der Auftragnehmer kann davon ausgehen, dass die Leistungen hauptsächlich am Standort Stuttgart zu erbringen sind.
Weitere Kosten (z. B. Reise-, Nebenkosten) wie in der Anlage 3.x zum Vertrag - Preisblatt angegeben, können nicht geltend gemacht werden.

Weitere Informationen zur Verlängerung

Die Auftraggeberin behält sich vor, den Vertrag im jeweiligen Los dreimal um jeweils 1 Jahr zu verlängern (optionale Vertragszeiträume).
Die Auftraggeberin teilt dem Auftragnehmer 3 Monate vor Ablauf der regulären Vertragslaufzeit mit, ob die Option gezogen wird und sich der Vertrag somit für ein weiteres Jahr verlängert. Für die weiteren optionalen Verlängerungen gilt selbiges.

Beschreibung der Optionen

Die Auftraggeberin behält sich vor, den Vertrag im jeweiligen Los dreimal um jeweils 1 Jahr zu verlängern (optionale Vertragszeiträume).
Die Auftraggeberin teilt dem Auftragnehmer 3 Monate vor Ablauf der regulären Vertragslaufzeit mit, ob die Option gezogen wird und sich der Vertrag somit für ein weiteres Jahr verlängert. Für die weiteren optionalen Verlängerungen gilt selbiges.

Beschreibung der Beschaffung

Ziel der Leistungserbringung ist die wirtschaftliche sowie termin- und qualitätsgerechte Planung, Steuerung und Umsetzung strategisch relevanter IT-Vorhaben und Projekte innerhalb der Auftraggeberin (AG). Die Leistungen dienen der Sicherstellung einer transparenten, nachvollziehbaren und steuerbaren Umsetzung. Gleichzeitig unterstützen sie die AG bei der wirksamen Führung, Koordination und Kontrolle der beauftragten Leistungen und beteiligten Dienstleiste.

Die Leistungserbringung erfolgt im Kontext strategischer Projekte unterschiedlicher Größe und Komplexität, sowohl in Einzelprojekten als auch in Programmen. Der Einsatz findet in einem stark vernetzten, multiprojektorientierten Umfeld mit hoher organisatorischer und technischer Komplexität statt, in dem eine enge Abstimmung mit verschiedenen Stakeholdern, Systemen und externen Dienstleistern erforderlich ist.

Hinsichtlich der Details wird auf die losspezifische Leistungsbeschreibung verwiesen.

Beschreibung der Beschaffung

Die Leistung umfasst die Unterstützung bei der Vorbereitung und Strukturierung des Vergabeverfahrens, einschließlich der Analyse und Strukturierung der Anforderungen, der Entwicklung eines konsistenten Verfahrensaufbaus und der Ableitung des fachlichen Zielbilds. Weiterhin wird die Verhandlungsexpertise und strategische Ausrichtung, die Projektleitung und PMO mit Fokus auf Verhandlungsverfahren, die strategische Kommunikation und Gremiensteuerung, die Einbindung und Koordination fachlicher Expertisen, die Marktsondierung und Bedarfserhebung, die Erstellung und fachliche Ausgestaltung der Vergabeunterlagen, die Planung, Durchführung und Nachbereitung der Verhandlungsphasen sowie die fachliche Unterstützung in Bewertung, Kommunikation und Verfahrensabschluss bereitgestellt.
Ziel ist die erfolgreiche Durchführung eines Vergabeverfahrens unter Berücksichtigung aller fachlichen, betrieblichen und wirtschaftlichen Aspekte, um eine optimale Lösung für die AG zu finden. Die verschiedenen Aufgaben sind in den nachfolgenden Abschnitten näher aufgeführt. Soweit die Aufgaben bereits heute definiert werden können, sind diese dort eingearbeitet. Eine Konkretisierung der durchzuführenden Arbeiten wird nach dem Zuschlag in den Einzelabrufen vorgenommen.

Hinsichtlich der Details wird auf die losspezifische Leistungsbeschreibung verwiesen.

Beschreibung der Beschaffung

Beratung und Unterstützung bei der fachlichen und organisatorischen Steuerung der Projektleitung der Personalstrategie sowie die strukturierte, transparente und wirtschaftliche Umsetzung bestehender und neuer Projekte.

Hinsichtlich der Details wird auf die losspezifische Leistungsbeschreibung verwiesen.

Zusätzliche Informationen

Es wird darauf hingewiesen, dass die Aufklärung innerhalb der gesetzten Frist vorzunehmen ist und der das Angebot gemäß § 57 VgV ausgeschlossen werden könnte, wenn die Nachlieferung nicht innerhalb der Frist erfolgt, verweigert wird oder unzureichend ist.

Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien

Eintragung in das Berufs- oder Handelsregister nach Maßgabe der Rechtsvorschriften des Landes der Gemeinschaft oder des Vertragsstaates des EWR Abkommens, in dem der Bieter ansässig ist (Mit dem Angebot; Mittels Dritterklärung): Aktueller Nachweis, nicht älter als 1 Jahr

Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien

Haftpflichtversicherung (Mit dem Angebot; Mittels Dritterklärung): Nachweis einer im Rahmen und Umfang marktüblichen Haftpflichtversicherung oder eine evergleichbare Versicherung eines Versicherungsunternehmens aus einem Mitgliedstaat der EU. Entweder eine aktuelle Bestätigung der Versicherungsgesellschaft oder eine Kopie der Police (nicht älter als 1 Jahr). Zudem Erklärung, dass die Versicherung bei Angebotsabgabe nicht gekündigt ist und für den Leistungszeitraum ein Versicherungsschutz bestehen bleibt.

Bedingungen für die Vertragserfüllung

- Eigenerklärung, dass keine rechtskräftigen Verurteilungen der in § 123 GWB aufgezählten Straftaten vorliegen. (A) - Eigenerklärung, dass keine Verstöße der in § 124 GWB aufgezählten fakultativen Ausschlussgründe vorliegen. (A) - Eigenerklärung, dass keine fakultativen Ausschlussgründe nach § 42 Abs. 1 VgV i. V. m. § 124 GWB vorliegen. (A) - Angabe, von Name und Hauptsitz seines Unternehmens. (A) - Angabe, ob der Bieter gemäß der KMU-Definition der Europäischen Kommission (EU-Empfehlung 2003/361) zur Gruppe der Kleinstunternehmen, kleinen oder mittleren Unternehmen (KMU) gehört. (A) - Angabe der nationale Identifikationsnummer an. (A) - Angabe, ob das Unternehmen börsennotiert ist. (A) - Angabe der Staatsangehörigkeit(en) des/der Eigentümer*in bzw. der Eigentümer*innen an. (A ) Eigenerklärung, ob beabsichtigt wird Unterauftragnehmer einzusetzen. (A) siehe Bewerbungsbedingungen und Anlage 1 zum Vertrag - Ergänzende Vereinbarungen

Zusätzliche Informationen

#Bekanntmachungs-ID: CXUEYYLYT2S23T7G#


- Angabe einer verantwortlichen deutschsprachigen Ansprechperson für die anschließende Auftragsabwicklung, die für koordinierende Fragen hinsichtlich der Leistungserbringung zur Verfügung steht. (A)
- Wir erklären, dass es sich bei dem Bieter nicht um a) russische Staatsangehörige oder in Russland niedergelassene natürliche oder juristische Personen, Organisationen oder Einrichtungen, b) juristische Personen, Organisationen oder Einrichtungen, deren Anteile zu über 50 % unmittelbar oder mittelbar von einer der unter Buchstabe a genannten Organisationen gehalten werden, oder c) natürliche oder juristische Personen, Organisationen oder Einrichtungen, die im Namen oder auf Anweisung einer der unter Buchstabe a oder b genannten Organisationen handelt. Des Weiteren wird bestätigt, dass das Vorgenannte auch nicht auf Unterauftragnehmer/Nachunternehmer, Lieferanten oder Unternehmen deren Leistung zur Vertragserfüllung in Anspruch genommen wird, zutrifft. Dies gilt, soweit mehr als 10% des Auftragswertes auf betroffene Unterauftragnehmer/Nachunternehmer, Lieferanten oder Unternehmen deren Leistung zur Vertragserfüllung in Anspruch genommen wird, entfallen. (A) - Eigenerklärung, dass der Bieter die Tariftreue- und Mindestentgeltbestimmungen nach dem Landestariftreue- und Mindestentgeltgesetz einhält, vgl. Anlage 8 zum Vertrag - Verpflichtungserklärung Mindestentgelt und ggf. Anlage 9 zum Vertrag - Verpflichtungserklärung Mindestentgelt Unterauftragnehmer. (A) - - Eigenerklärung, dass der Bieter die Anforderungen aus Anlage 2 zum Vertrag - Leistungsbeschreibung und Anlage 2.x zum Vertrag - Leistungsbeschreibung vollständig erbringen kann und für die erbrachten Dienstleistungen das Muster Leistungsnachweise verwenden wird. (A) - Eigenerklärung, dass der Bieter bzw. die von ihm angebotenen Personen im Falle einer Zuschlagserteilung mit der Anlage 11 zum Vertrag - Einwilligung Zuverlässigkeitsüberprüfung einverstanden sind, die Anlage ausfüllen und zeitnah vor der Leistungserbringung der BITBW übergeben wird. (A)
- Angabe, von Kontaktdaten des/der Sabotageschutzbeauftragten oder Sicherheitsbevollmächtigten (m/w/d), über welchen die Kommunikation der Sicherheitsüberprüfung stattfindet. (A)
- Eigenerklärung, dass über unser Vermögen nicht das Insolvenzverfahren oder ein vergleichbares gesetzliches Verfahren eröffnet oder die Eröffnung beantragt oder dieser Antrag mangels Masse abgelehnt wurde. (A)
- Eigenerklärung, dass wir uns nicht in Liquidation befinden.
- Eigenerklärung, dass wir unserer Verpflichtung zur Zahlung von Steuern, Abgaben und Beiträgen
zur gesetzlichen Sozialversicherung (u. a. auch zur Berufsgenossenschaft) ordnungsgemäß nachgekommen sind. (A)
- Eigenerklärung, dass wir keine Verstöße im Sinne des § 5 des Gesetzes zur Bekämpfung der Schwarzarbeit begangen haben, bzw. keine Eintragungen im Wettbewerbsregister wegen illegaler Beschäftigung bestehen. (A)
- Eigenerklärung, dass weder das genannte Unternehmen, noch Mehrheitsanteilseigner oder Gesellschafter, noch eine Mutter- oder Tochtergesellschaft oder Mitglieder der Bietergemeinschaft auf einer der in den Anlagen zu den Verordnungen 881/2002 und 2580/2001 sowie der Anlage des Standpunktes des Rates 2001/931/GASP befindlichen Terrorlisten erscheint. (A)
- Weitere Anforderungen ergeben sich aus den Allgemeinen Angaben und dem Angebotsblatt Unternehmen. (A)

- Eigenerklärung, dass wir die nachfolgend aufgelisteten Gesetze, Richtlinien und Standards im Rahmen unserer Leistungserbringung berücksichtigen werden: (A)
Datenschutzgesetz des Bundes (BDSG), des Landes (LDSG BW) und DS-GVO
- Eigenerklärung, dass der Bieter damit einverstanden, dass mit Zuschlag im Bedarfsfall die Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung (vgl. Muster Auftragsverarbeitung DS-GVO) bezüglich im Auftrag verarbeiteter personenbezogener Daten mit der Auftraggeberin geschlossen wird. (A)
Es wird darauf hingewiesen, dass die im Muster gelb hinterlegten Bereiche leistungsspezifisch nach Zuschlagserteilung ergänzt werden müssen.
- Eigenerklärung, dass der Bieter (inklusive etwaiger Unterauftragsnehmer) keine personenbezogenen Daten (inkl. Diagnose- oder Telemetriedaten) für eigene Zwecke im Rahmen der Auftragsverarbeitung verarbeitet. (A)
- Eigenerklärung, dass wird eine Drittlandübermittlung von personenbezogenen Daten im Rahmen der Auftragsverarbeitung durch den Bieter nicht ausgeschlossen, sind die Anforderungen des Kapitels V der DS-GVO zu berücksichtigten und nachfolgendes mit Angebotsabgabe zur Verfügung zu stellen: (A)
- Angabe unter welchen Bedingungen des Kapitels V der DS-GVO die Drittlandübermittlung erfolgen soll. Falls sich der Bieter auf die neuen Standarddatenschutzklauseln* stützt, Übermittlung des Musters der Kommission, welches für den Abschluss verwendet werden soll, inklusive:
o Angabe, welche personenbezogenen Daten inkl. Diagnose-/Telemetrie-/Metadaten in welches Drittland übermittelt werden sollen (Kategorien personenbezogener Daten nebst Arten der personenbezogenen Daten, Zweck).
o Angabe der eingesetzten Unterauftragsverarbeiter nebst Sitz, Funktion und welche personenbezogenen Daten diese verarbeiten.
o Angabe der vertraglichen, technischen und organisatorischen Maßnahmen, die ergriffen werden, um eine datenschutzkonforme Drittlandübermittlung und Verarbeitung zu gewährleisten (z. B. Pseudonymisierung, ausreichende Verschlüsselung).
o Die durch den Bieter durchgeführte Drittlandübermittlungs-Folgenabschätzung (Transfer Impact Assessment).
o Angabe, wie die Auftraggeberin bei Zugriffen oder Anträgen auf Offenlegung an den Auftragsverarbeiter (oder einen seiner Unterauftragsverarbeiter), durch Behörden eines Drittlandes auf personenbezogene Daten, unterrichtet wird (Informationskanal, z. B. per E-Mail).
- Eigenerklärung, dass der Bieter seine Mitarbeitenden und Erfüllungsgehilfen entsprechend ihrer zu erledigenden Aufgaben eingearbeitet und wiederkehrend geschult hat. Die Mitarbeitende und Erfüllungsgehilfen sind für die vorgesehenen Aufgaben qualifiziert und geeignet, dies wird im Rahmen des Einstellungsprozesses bzw. der Beauftragung vom Bieter überprüft. (A)
- Eigenerklärung, dass der Bieter gewährleistet, dass auch bei Fernzugriff auf Daten und Systeme der BITBW bzw. mobilem Arbeiten die physische, soziale und Umgebungssicherheit sichergestellt wird und seine Mitarbeitenden und Erfüllungsgehilfen dahingehend regelmäßig geschult werden (Awareness). (A)
- Eigenerklärung, dass der Bieter seine Mitarbeitenden und Erfüllungsgehilfen auf die Einhaltung der für die zu erbringende Dienstleistung relevanten Regelungen der BITBW bei Einsätzen in der Umgebung der BITBW verpflichtet (Einweisung erfolgt beim Onboarding der Mitarbeitenden). (A)
- Eigenerklärung, dass die für die zu erbringende Dienstleistung relevanten Unterauftragnehmer im Hinblick auf die von ihnen erbrachten Services sämtliche relevanten Anforderungen und Sicherheitsanforderungen erfüllen müssen wie der Bieter. Dies erstreckt sich auch auf die Einhaltung von Regelungen.
Die entsprechenden vertraglichen Vereinbarungen sind vom Bieter mit den Unterauftragnehmern getroffen bzw. werden mit den Unterauftragnehmern getroffen. (A)

- Weitere Anforderungen ergeben sich aus den Allgemeinen Angaben und dem Angebotsblatt Unternehmen. (A)

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Genaue Angaben zu den Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen:

1) Etwaige Vergabeverstöße muss der Bewerber/Bieter gemäß § 160 Abs. 3 Nr. 1 GWB innerhalb von 10 Kalendertagen nach Kenntnisnahme rügen.

2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, sind nach §160 Abs. 3 Nr. 2 GWB spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Abgabe der Bewerbung oder der Angebote gegenüber dem Auftraggeber zu rügen.

3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, sind nach § 160 Abs. 3 Nr. 3 GWB spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbungs- oder Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber zu rügen.

4) Ein Vergabenachprüfungsantrag ist nach § 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB innerhalb von 15 Kalendertagen nach der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, bei der Vergabekammer einzureichen.

Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien

Los 5 - Mindestreferenzen Unternehmen (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Nachweis von mindestens zwei Projektreferenzen der letzten 48 Monate vor Angebotsabgabe, in denen der Bieter als verantwortliches Unternehmen Leistungen im Rahmen von Ausschreibungen und Verhandlungen auf Bundes- oder Landesebene mit mindestens 400 PT Auftragsvolumen erbracht hat. Weiter muss die Referenz aus der öffentlichen Verwaltung sein. Die Referenz muss in Art, Umfang und Schwierigkeit mit der zu vergebenden Leistung vergleichbar sein. Weiter sollen nebenstehende Inhalte über die jeweiligen Referenzen angegeben werden:

- Beschreibung der folgenden Inhalte zur erbrachten Leistung des Bieters über die Referenz
(max. 1 DIN A4 Seite):
- Projektleiter/in
- Berater/in
- PMO
- Verhandlungsexperte/in
?????
- Angabe des Auftragsvolumens (Personentage):
?????
- Zeitraum der Leistungserbringung (von bis Monat/Jahr):
?????
- Auftraggeber:

- Bestätigung, dass auf Anfrage der Auftraggeberin die Ansprechperson (Adresse, Telefonnummer) beim Referenzgeber benannt wird

- Leistungen und Auftragsumfang des Unterauftragnehmers, sofern ein solcher beteiligt war

- Angabe, ob Referenz in der Öffentlichen Verwaltung

Text

- Die Angebotsfrist betreffend die verbleibenden Lose 5 bis 6 wird verlängert bis 28.07.2026, 10:00 Uhr.

- Die Anforderungen an die Unternehmensreferenzen in Los 5 wurden angepasst hinsichtlich des relevanten Referenzzeitraums und hinsichtlich einer Präzisierung der zu erbringenden Leistungen.