Scannen der Altakten im Schwerbehindertenrecht, 500.322

Stadt Bielefeld - Amt für Organisation, IT und Zentrale Leistungen

Der Abschnitt 500.322, Schwerbehindertenrecht, des Sozialamtes der Stadt Bielefeld, beabsichtigt, ca. 30.000 Bestandsakten mit ca. 100 Seiten je Akte zu digitalisieren. Die genaue Anzahl der Akten lässt sich nicht exakt angeben, da eine Akte erst dann digitalisiert werden muss, wenn ein Antrag eingeht oder eine Nachprüfung durchzuführen ist, so dass ggf. die avisierte Menge überschritten werden kann.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2023-08-09. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2023-07-07.

Wer?

• Stadt Bielefeld - Amt für Organisation, IT und Zentrale Leistungen

Wie?

• Systemdienstleistungen und Unterstützungsdienste › Datenarchivierung

Wo?

• Detmold › Bielefeld, Kreisfreie Stadt

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2023-07-07	Auftragsbekanntmachung
2023-07-20	Ergänzende Angaben
2023-08-02	Ergänzende Angaben

Auftragsbekanntmachung (2023-07-07)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Datenarchivierung
Referenznummer: 100.31-6745
Kurze Beschreibung:

Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union, mit GPA-Beteiligung
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Datenarchivierung 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: Bielefeld, Kreisfreie Stadt 🏙️

Verfahren
Verfahrensart: Offenes Verfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Regional- oder Kommunalbehörde
Name des öffentlichen Auftraggebers: Stadt Bielefeld - Amt für Organisation, IT und Zentrale Leistungen
Postanschrift: Niederwall 23
Postleitzahl: 33602
Postort: Bielefeld
Kontakt
Internetadresse: https://www.bielefeld.de/node/7868 🌏
E-Mail: jakob.sawatzky@bielefeld.de 📧
Telefon: +49 521513244 📞
Fax: +49 521513350 📠
URL der Dokumente: https://www.vergabe-westfalen.de/VMPSatellite/notice/CXPWYDZLR9Q/documents 🌏
URL der Teilnahme: https://www.vergabe-westfalen.de/VMPSatellite/notice/CXPWYDZLR9Q 🌏

Referenz
Daten
Absendedatum: 2023-07-07 📅
Einreichungsfrist: 2023-08-09 📅
Veröffentlichungsdatum: 2023-07-12 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2023/S 132-421064
ABl. S-Ausgabe: 132
Zusätzliche Informationen

Es gilt das Zuschlagsverbot nach Artikel 5k Abs. 1 der Verordnung (EU) Nr. 833/2014 in der Fassung des Art. 1 Ziffer 23 der Verordnung (EU) 2022/576 des Rates vom 08.04.2022.

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Der Auftrag zur Digitalisierung umfasst nach Maßgabe der Stadt Bielefeld:

- den direkten, unmittelbaren, dokumentierten und datenschutzkonformen Transport der Akten vom Neuen Rathaus Niederwall 23, 33602 Bielefeld zum Digitalisierungsstandort des Auftragnehmers

- die Vorbereitung der Akten für den Digitalisierungsprozess

- die fortlaufende Digitalisierung (Scannen) der Akten inklusive Erfassung von Metainformation

o die Chronologie des Digitalisats muss der des Originals entsprechen

o das Digitalisat muss eine Datei im Format PDF/A-1a sein

- die Benennung der Datei dem Barcode entsprechend

- die Bereitstellung der elektronischen Dokumente über eine von der Stadt Bielefeld spezifizierte Übergabeschnittstelle, zum Beispiel in Form von verschlüsselten Datenträgern oder einer Datenaustauschplattform. Die Konkretisierung der Übergabeschnittstelle erfolgt bei Vertragsabschluss

- die Aufbewahrung der zur Vernichtung vorgesehenen Papierakten soll sofort nach der Digitalisierung erfolgen

- die datenschutzgerechte Vernichtung der o. g. Papierakten nach DIN 63399, Sicherheitsstufe 4, Schutzklasse 2

- die datenschutzkonforme Rücklieferung etwaiger nicht zu digitalisierender Akteninhalte und der zur Rückgabe gekennzeichneten Akten

- das Management der Logistik- und Digitalisierungsleistungen einschließlich Qualitätssicherung und Rechnungslegung

Dauer: 48 Monate
Beschreibung der Verlängerungen:

Darüber hinaus besteht die Option, den Dienstleistungsvertrag zweimal um jeweils ein Jahr zu verlängern, wenn die Digitalisierung nicht in dem mengenmäßig geplanten Umfang umsetzbar ist oder die Menge von 30.000 zu digitalisierenden Akten überschritten werden sollte (siehe auch Ziel der Ausschreibung).

Beschreibung der Optionen: Verlängerungsoption (s. Beschreibung der Verlängerungen)
Zusätzliche Informationen:

Es gilt das Zuschlagsverbot nach Artikel 5k Abs. 1 der Verordnung (EU) Nr. 833/2014 in der Fassung des Art. 1 Ziffer 23 der Verordnung (EU) 2022/576 des Rates vom 08.04.2022.

Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort: Stadt Bielefeld

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:

Vorlage eines aktuellen Berufs- oder Handelsregisterauszugs oder ein gleichwertiger Nachweis zum Unternehmen, sofern dieses nicht im Berufs- oder Handelsregister eingetragen ist. Der Berufs- oder Handelsregisterauszug ist dann aktuell, wenn dieser - unabhängig vom Datum der Erstellung - die tatsächlichen Gegebenheiten zum Zeitpunkt der geforderten Frist zur Abgabe des Angebotes wiedergibt.

Falls keine Eintragungspflicht im Berufs- oder Handelsregister besteht, ist eine Eigenerklärung, weshalb für den Bieter keine Eintragungspflicht besteht und darüber, wer die vertretungsberechtigten Personen sind, einzureichen.

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:

1. Erklärung, dass die gesetzlichen Verpflichtungen zur Zahlung von Steuern und sonstigen Abgaben, der Beiträge zu den Sozialversicherungen sowie die Verpflichtungen aus den Tarifordnungen, Tarifverträgen und die Bestimmungen über die Beschäftigung Schwerbeschädigter erfüllt worden sind und während der Vertragsdauer erfüllt werden.

2. Angabe, dass das Angebot in keinem Zusammenhang mit wettbewerbsbeschränkenden Abreden oder Vereinbarungen ähnlicher Art steht, sondern das Ergebnis eigenbetrieblicher Kalkulation und Preisbildung ist.

3. Angabe, dass der Betrieb gegen Unfälle und Schadensersatzansprüche Dritter haftpflichtversichert ist.

4. Angabe, ob der Bieter/die Bieterin bzw. das Unternehmen sich in Liquidation befindet.

5. Angabe, ob über das Vermögen des Bieters/der Bieterin ein Insolvenzverfahren oder ein vergleichbares gesetzlich geregeltes Verfahren eröffnet oder die Eröffnung beantragt worden ist oder ob der Antrag mangels Masse abgelehnt wurde oder ein Insolvenzplan rechtskräftig bestätigt wurde.

6. Angabe, dass keine strafrechtlichen Verurteilungen oder sonstigen Ausschlussgründe nach den in den §§ 123 und 124 GWB (Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen) in Verbindung mit § 42 VgV (Verordnung über die Vergabe öffentlicher Aufträge - Vergabeverordnung -) formulierten Tatbeständen vorliegen.

Technische und berufliche Fähigkeiten:

Der Bieter muss mindestens zwei positive Referenzen mit kommunalem Auftraggeber (vergleichbare Aufgabenstellung und Auftragsvolumen aus den letzten drei Jahren) mit Ansprechpartner (Name, Tel.-Nr., E-Mail) vorlegen. Die Vergleichbarkeit ist gegeben, wenn das Auftragsvolumen der Referenz mindestens 50 % des Auftragsvolumens des auf diese Ausschreibung abzugebenden Angebotes erreicht.

Dem Angebot ist eine kurze Betriebsbeschreibung beizufügen. Das Tätigkeitsgebiet des Bieters soll so hinreichend beschrieben werden, dass eine Beurteilung von Fachkunde und Leistungsfähigkeit des Bieters möglich ist. Ein Verweis auf den Internetauftritt oder die Angabe eines Links ist unzulässig.

Mindeststandards: Zertifizierung nach DIN EN ISO 9001:2015
Auftragsausführung
Bedingungen für die Vertragserfüllung:

Der Auftragnehmer ist zur Einhaltung der Vorgaben des Tariftreue- und Vergabegesetzes Nordrhein-Westfalen verpflichtet.

Betriebshaftpflicht-/Transportversicherung

Der Auftragnehmer muss für die gesamte Vertragslaufzeit eine Betriebshaftpflichtversicherung zu den nachfolgenden Risiken je Einzelschaden - d. h. je Schadensfall vorweisen können:

Schadensart, mindestens:

- Personenschäden (für einzelne Personen) 1.000.000,00 EUR

- Sachschäden 1.000.000,00 EUR

- Vermögensschäden sowie Schäden

gem. Bundesdatenschutzgesetz 250.000,00 EUR

- Verlust von Dokumenten 250.000,00 EUR

Verfahren
Rechtsgrundlage: 32014L0024
Zeitpunkt des Eingangs der Angebote: 10:00
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Gültigkeitsdauer des Angebots: 2023-10-31 📅
Datum der Angebotseröffnung: 2023-08-09 📅
Zeitpunkt der Angebotseröffnung: 10:00
Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Qualität der Probedigitalisate
Qualitätskriterium (Gewichtung): 30 %
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Frist Abholung/Anforderung Akten und Lieferung der Daten
Qualitätskriterium (Gewichtung): 10 %
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Umfang der Digitalisierung wöchentlich
Qualitätskriterium (Gewichtung): 5 %
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Entfernung Abholungs- und Erfüllungsort (Umweltaspekt)
Preis (Gewichtung): 50

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Kontaktperson: Zentrale Vergabestelle
Dokumente URL: https://www.vergabe-westfalen.de/VMPSatellite/notice/CXPWYDZLR9Q/documents 🌏

Referenz
Zusätzliche Informationen

Die Eigenerklärung zur Umsetzung von Artikel 5k Absatz 3 der Verordnung (EU) 2022/576 des Rates vom 8. April 2022 (Russland-Sanktionen) ist zu berücksichtigen.

Gemäß § 7a des Gesetzes zur Förderung der elektronischen Verwaltung in NRW (EGovG NRW) können Rechnungen auch elektronisch mit dem X-Rechnungs-Standard übersandt werden. Dabei stellt die X-Rechnung ein strukturiertes elektronisches Format auf XML-Basis dar. Weitergehende Informationen finden Sie unter folgendem Link:

https://vergabe.nrw.de/wirtschaft/e-rechnung-nrw

Sofern von dieser Möglichkeit Gebrauch gemacht wird übersenden Sie Rechnungen in dem neuen strukturiertem X-Rechnungs-Format an die Stadt Bielefeld ausschließlich an die E-Mail-Adresse: eingang@erechnung.nrw

Als Leitweg-ID für die Stadt Bielefeld verwenden Sie bitte: 05711-31001-60

Zahlungsbedingungen siehe § 17 VOL/B

Die Festpreisbindung gilt mindestens bis zum Ablauf des 2. Vertragsjahres.

Eine marktübliche Preiserhöhung ist nur einvernehmlich und frühestens 2 Jahre nach Vertragsbeginn möglich.

Jede Preisanpassung gilt für mindestens zwölf Monate. Eine Preisanpassung erfolgt auf schriftlichen Antrag einer der Vertragsparteien. Die Anträge sind schriftlich bis spätestens drei Monate vor den beabsichtigten Änderungsterminen zu stellen.

Kommt eine Einigung über ein neues Entgelt nicht zustande, so kann jeder Vertragspartner mit einer Frist von drei Monaten zum Quartalsende kündigen. Bis zum Ablauf des Vertrages gilt das bis zu diesem Zeitpunkt vereinbarte Entgelt. Das Recht zur Kündigung nach dem vorherigen Absatz ist vor Ablauf des zweiten Vertragsjahres ausgeschlossen.

Auf besondere Aufforderung nach der Angebotseröffnung sind jeweils zwei vom Auftraggeber ausgewählte Akten unterschiedlicher Menge und Qualität (Probeakten) in der Auflösung 200 dpi inklusive der Vorblätter mit Barcode zu scannen und die Dateien innerhalb von 5 Werktagen nach Erhalt der Probeakten zur Beurteilung vorzulegen. Für die Probedigitalisate gelten im Übrigen die unter "Auftragsgegenstand" benannten Vorgaben gleichermaßen. Die Probeakten sind innerhalb von 7 Werktagen per Einschreiben an den Auftraggeber zurückzusenden.

Die Angebote werden inhaltlich anhand der Prüfkriterien "Optik", "Lesbarkeit" und -beteiligung" und "Kompatibilität" durch eine voraussichtlich aus drei Mitarbeiterinnen/Mitarbeitern des Auftraggebers bestehende Jury bewertet.

Sofern die Probedigitalisate zum vorgesehenen Termin nicht zur Verfügung stehen, kann das Angebot von der Wertung ausgeschlossen werden.

Bekanntmachungs-ID: CXPWYDZLR9Q

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer Westfalen bei der Bezirksregierung Münster
Postanschrift: Albrecht-Thaer-Str. 9
Postort: Münster
Postleitzahl: D-48147
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 2514111691 📞
E-Mail: vergabekammer@bezreg-muenster.nrw.de 📧
Fax: +49 2514112165 📠
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

Gem. § 160 Abs.1 GWB leitet die Vergabekammer ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein. Der Antrag ist gem. § 160 Abs. 3 Nr. 4 unzulässig, wenn der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichung des Nachprüfungsantrages erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat. Des Weiteren ist gem. § 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB der Nachprüfungsantrag unzulässig, wenn mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.

Quelle: OJS 2023/S 132-421064 (2023-07-07)

Ergänzende Angaben (2023-07-20)
Objekt
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Ergänzende Angaben

Referenz
Daten
Absendedatum: 2023-07-20 📅
Veröffentlichungsdatum: 2023-07-25 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2023/S 141-450834
Verweist auf Bekanntmachung: 2023/S 132-421064
ABl. S-Ausgabe: 141
Quelle: OJS 2023/S 141-450834 (2023-07-20)

Ergänzende Angaben (2023-08-02)
Referenz
Daten
Absendedatum: 2023-08-02 📅
Einreichungsfrist: 2023-08-23 📅
Veröffentlichungsdatum: 2023-08-07 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2023/S 150-479078
ABl. S-Ausgabe: 150
Quelle: OJS 2023/S 150-479078 (2023-08-02)

Neue Beschaffungen in verwandten Kategorien 🆕

IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung (>20 neue Beschaffungen)

Softwareprogrammierung und -beratung (>20)

Systemdienstleistungen und Unterstützungsdienste (14)