Schulungen im Rahmen der Einführung einer neuen Software für das Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen - HKR neu - des Landes Berlin

Kurze Beschreibung

Organisation, Konzeption und Durchführung von Schulungen bezogen auf ca. 10.500 Dienstkräfte der Berliner Verwaltung in verschiedenen Schulungszielgruppen inklusive der Bereitstellung der entsprechenden Räumlichkeiten und Technik im Rahmen der Einführung einer neuen Software für das Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen - HKR neu - des Landes Berlin.

Beschreibung der Beschaffung

Für das öffentliche Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen des Landes Berlin wird derzeit ein integriertes Rechnungswesen nach den Grundsätzen der erweiterten Kameralistik in einem integrierten HKR-Verfahren umgesetzt. Betroffen sind ca. 10.500 Mitarbeiter/innen in verschiedenen Positionen.
Mit der vorliegenden Beschaffung sollen die betroffenen Mitarbeiter/innen die notwendigen Informationen, Kenntnisse und Fähigkeiten für die zu implementierende Software des HKR neu erlangen. Die betroffenen Mitarbeiter/innen sind – je nach Position – in unterschiedliche Schulungszielgruppen eingeteilt. Je nach betroffener Schulungszielgruppe existieren verschiedene Schulungsformate. Der Auftragnehmer hat unter anderem die erforderlichen Schulungsräumlichkeiten und -technik zur Verfügung zu stellen.
Die Leistung umfasst im Wesentlichen nach erfolgter Qualifizierung durch den vorhandenen Softwaredienstleister:
• Vorbereitung und toolgestützte Durchführung des gesamten Schulungsmanagements (inkl. Abfrage verbindlicher Voranmeldungen, Feinplanung der Ressourcen und Terminangebote, Möglichkeit der eigenständigen Buchung durch die Teilnehmenden und laufende Termin- und Ressourcenverwaltung)
• Bereitstellung der notwendigen Ressourcen (qualifiziertes Schulungspersonal, adäquat ausgestattete Räumlichkeiten, Produktions- und Verteilungsmöglichkeiten für die Schulungsmaterialien, fortlaufende Teilnehmende- und Terminadministration, Schulungsmanagementsystem gem. den Anforderungen) unter Beachtung der einschlägigen gesetzlichen Vorgaben zur Barrierefreiheit (das betrifft auch die zur Verfügung Stellung von besonderer Ausstattung und Technik an den Arbeitsplätzen).
• Anpassung der Schulungsmaterialien im Rahmen des Rollouts bei Abweichungen zur Landesreferenzlösung, Überprüfung und Aktualisierung der Schulungsmaterialien gemäß dem Prozess zum Änderungsmanagement, zur Verfügung Stellung eines zentralen Ablageorts für die Schulungsmaterialien (Kollaborationsplattform).
• Schulungsdurchführung in der Rollout-Phase für Schulungszielgruppen.
• Konzeption und Durchführung einer projektspezifischen Schulungsevaluation zur Qualitätssicherung, Vorgaben an das Evaluationskonzept, die Durchführung und Berichterstattung.
• Erwerb des zur Leistungsausführung und erfolgreichen Weitervermittlung notwendigen Wissen/Know-how durch das Schulungspersonal des Schulungsdienstleisters.
Die nachgefragten Schulungen sind inhaltlich zwangsläufig abhängig vom Schulungsgegenstand. Schulungsgegenstand ist die Einführung einer neuen Software, HKR neu für ca. 10.500 Anwender/innen. Insofern kann sich der außergewöhnliche Leistungsgegenstand naturgemäß sowohl im laufenden Vergabeverfahren als auch in der Vertragsausführung ändern. Das betrifft insbesondere den Zeitraum der Leistungserbringung als auch einen denkbaren Tausch von „Schulungswellen“. Interessierte Unternehmen müssen deshalb im Rahmen ihrer Entscheidung über die Teilnahme an dem Vergabeverfahren die gebotene Flexibilität beachten. Insbesondere ist der in den Vergabeunterlagen enthaltene Projektplan als Entwurf zu verstehen.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

a) Angaben zum Unternehmen des Bewerbers samt Kontaktdaten und Kontaktperson inklusive einer Telefonnummer und ständig erreichbaren E-Mail-Adresse, Darstellung des Unternehmens (Hauptgeschäftsfelder, Kernkompetenzen etc.) und Angabe der USt-ID-Nr. unter Verwendung des vom Auftraggeber bereitgestellten Formblatts „Eigenerklärung Eignung“
b) Eigenerklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen unter Verwendung des vom Auftraggeber bereitgestellten Formblatts „Eigenerklärung Eignung“
c) Aktueller Handelsregisterauszug

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

d) Aktuelle Bescheinigung eines Versicherers über die Existenz einer Betriebshaftpflichtversicherung mit einer Mindestdeckung von EUR 1 Mio. pro Schadenfall (zweifach maximiert pro Jahr) für Sach-, Personen und Vermögensschäden; ersatzweise (vom Bewerber zu begründen) eine aktuelle Bescheinigung eines Versicherers, dass ein derartiger Versicherungsschutz im Auftragsfall für den Bewerber bestehen wird
e) Eigenerklärung über den Gesamtumsatz des Bewerbers in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren sowie des Umsatzes des Bewerbers mit dem Gegenstand dieser Ausschreibung vergleichbaren Leistungen in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren unter Verwendung des vom Auftraggeber bereitgestellten Formblatts „Eigenerklärung Eignung“

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

f) Referenzangaben des Bewerbers zu vergleichbaren abgeschlossenen und noch laufenden Leistungen aus den letzten drei Jahren vor Ablauf der Teilnahmefrist, jeweils mit Angabe des Auftraggebers (Name, Anschrift, zugleich Name und Position eines konkreten befugten Ansprechpartners samt dessen Telefonnummer und E-Mail-Adresse), Leistungsinhalt, Leistungsumfang, Leistungs- und Vertragslaufzeit unter Verwendung des vom Auftraggeber bereitgestellten Formblatts „Eigenerklärung Eignung“

I. Erläuterungen zu den Eignungsnachweisen
(1) Aktuell: Aktuell bedeutet nicht älter als sechs Monate rückgerechnet vom Datum des Ablaufs der Bewerbungsfrist.
(2) Drittbescheinigung: Falls ein Bewerber nicht wie gefordert eine Drittbescheinigung, z. B. einen Registereintrag, vorweisen kann, ist eine vergleichbare Drittbescheinigung vorzulegen und die Vergleichbarkeit durch entsprechende Erläuterung nachzuweisen. Es genügt jeweils die Ablichtung einer Drittbescheinigung.
(3) Ausländische Bewerber: Diese haben grundsätzlich die geforderten Erklärungen/Nachweise auf Deutsch bzw. in amtlich beglaubigter Übersetzung vorzulegen. Sollte eine Erklärung/ein Nachweis gänzlich nicht geführt werden können, ist dies zu begründen, eine vergleichbare Erklärung/ein vergleichbarer Nachweis vorzulegen und – auf Deutsch – zu erläutern, warum die Vergleichbarkeit besteht.
(4) Bewerbergemeinschaften: Bewerbergemeinschaften haben eine von allen Mitgliedern rechtsverbindlich unterzeichnete und vollständig ausgefüllte Bewerbergemeinschaftserklärung unter Verwendung des vom Auftraggeber bereitgestellten Formblatts „Eigenerklärung Bewerbergemeinschaft“ abzugeben. Jedes Mitglied der Bewerbergemeinschaft hat die unter Ziffer III.1.1, III.1.2 und III.1.3 dieser Bekanntmachung geforderten Erklärungen und Nachweise vorzulegen. Für die Erklärungen unter Ziffer III.1.3, Buchstabe f) dieser Bekanntmachung gilt dies eingeschränkt, falls die Bewerbergemeinschaft eine Aufgabenteilung vorsieht und insofern z. B. bestimmte Referenzen nur von einem Bewerbergemeinschaftsmitglied vorgelegt werden können; eine gegebenenfalls eingeschränkte Vorlage von Erklärungen und Nachweisen ist von der Bewerbergemeinschaft erschöpfend in einer Anlage zur Bewerbergemeinschaftserklärung zu erläutern. Für Bewerbergemeinschaften gelten im Übrigen die gleichen Regeln wie für Bewerber.
(5) Andere Unternehmen: Bewerber können sich zum Nachweis der Eignung anderer Unternehmen bedienen (Eignungsleihe). Dann muss der Bewerber eine Verpflichtungserklärung unter Verwendung des vom Auftraggeber bereitgestellten Formblatts „Verpflichtungserklärung anderer Unternehmen“ des anderen Unternehmens (Eignungsverleiher) vorlegen, wonach er im Auftragsfall für den Bewerber eine konkret definierte Teilleistung erbringen wird. Für das die Eignung verleihende Unternehmen sind überdies die Nachweise gemäß Ziffer III.1.1 und III.1.3 dieser Bekanntmachung vorzulegen.
(6) Der Auftraggeber akzeptiert nicht die Einheitliche Europäische Eigenerklärung, da es sich bei der nachgefragten Leistung um eine besondere Dienstleistung handelt (vgl. § 65 Abs. 4 i. V. m. § 48 Abs. 3 VgV).
II. Ermittlung der Unternehmen, die zur Angebotsabgabe aufgefordert werden:
Nach der formalen Prüfung (vgl. §§ 56, 57 VgV) und der allgemeinen Eignungsprüfung (vgl. § 42 VgV) erfolgt die Auswahl der Unternehmen, die zur Angebotsabgabe aufgefordert werden (vgl. § 51 Abs. 1 VgV). Es werden mindestens drei, maximal fünf Unternehmen aufgefordert. Maßgebendes Kriterium ist die Qualität der Referenzen. Je übereinstimmender die vorgelegten Referenzen mit der nachgefragten Leistung in einer Gesamtschau und je zahlreicher die vergleichbaren Referenzen sind, desto mehr Punkte werden bis zu einer Gesamtzahl von 10 Punkten vergeben. Nur die Unternehmen, die 8 und mehr Punkte erhalten, werden zur Angebotsabgabe aufgefordert. Positiv bewertet werden insbesondere Referenzen im Bereich von Software-Schulungsmaßnahmen, womöglich sogar zur Einführung neuer Software, idealerweise gerade im Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen. Zudem sind Erfahrungen in der Bereitstellung umfangreicher sachlicher und persönlicher Ressourcen von Bedeutung.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Genaue Angaben zu den Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen:
Der Antrag auf Nachprüfung ist gemäß § 160 Abs. 3 GWB unzulässig, soweit
1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 –GWB bleibt unberührt,
2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Abs. 1 Nr. 2 GWB. § 134 Abs. 1 Satz 2 GWB bleibt unberührt.