Social-Media-Agentur für Marketing, Strategieentwicklung und Betreuung

Kurze Beschreibung

Die LOTTO Hamburg GmbH plant die Beauftragung eines externen Dienstleisters bzw. einer Agentur, die die LOTTO Hamburg GmbH im Social-Media-Bereich unterstützt.
Die LOTTO Hamburg GmbH betreibt Social-Media-Marketing und ist auf diversen Social-Media-Plattformen mit Unternehmenspräsenzen vertreten.

Beschreibung der Beschaffung

Gegenstand ist die Entwicklung einer Social-Media-Strategie, das Einrichten von Unternehmenspräsenzen auf weiteren Social-Media-Kanälen für die LOTTO Hamburg GmbH sowie die praktische Umsetzung der erarbeiteten Strategie und die Betreuung aller Unternehmenspräsenzen der LOTTO Hamburg GmbH durch den Auftragnehmer.

Beschreibung der Verlängerungen

Der Vertrag verlängert sich jeweils automatisch um weitere 12 Monate, wenn er nicht jeweils mit einer Frist von sechs Monaten zum Ende eines jeden Vertragsjahres gekündigt wird. Nach spätestens 48 Monaten (am 31.10.2027) endet der Vertrag automatisch, ohne dass es einer besonderen Kündigung bedarf. Das Recht auf fristlose Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt.

Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern

Dazu wird nach dem Grad der Vergleichbarkeit der eingereichten Referenzen mit den ausgeschriebenen Leistungen eine Rangfolge unter den Bewerbern gebildet. Die einzureichenden Referenzen müssen dabei sämtliche genannten Anforderungen an die Vergleichbarkeit abdecken. Dabei können die Anforderungen an die Vergleichbarkeit entweder mit einer Referenz oder mit mehreren Referenzen nachgewiesen werden. Sollte jedoch eine Anforderung nicht mit einer Referenz nachgewiesen sein, gilt die notwendige Eignung als nicht nachgewiesen. Diese Bewerber kommen somit nicht für die Angebotsphase in Betracht.
Sollte die Rangfolge der Bewerber bezüglich der Bewerber aufzeigen, dass mehr als 4 geeignete Bewerber vorliegen, werden die Angaben des Bewerbers zur Zertifizierung als Facebook Meta-Business-Partner herangezogen. Bei einer vorliegenden Zertifizierung wird der entsprechende Bewerber als besser geeignet angesehen als ohne diese Zertifizierung. Sofern danach auch noch keine Reduzierung auf die angegebene Anzahl der Bewerber erfolgen kann, ist der von den Bewerbern angegebene Umsatz für den Bereich im Social Media Marketing entscheidend. Dann entfällt die Entscheidung auf diejenigen Bewerber, die in den drei Geschäftsjahren 2020, 2021, 2022 den höchsten Umsatz-Durchschnittswert aus allen drei Geschäftsjahren erreicht haben.
Die mindestens 3 bzw. höchstens 4 am besten geeigneten und nach den vorgenannten Kriterien ausgewählten Bewerber werden zur Angebotsabgabe aufgefordert.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

Im Rahmen der Eignungsprüfung werden die nach § 122 GWB festgelegten Eignungskriterien und das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen gemäß §§ 123 und 124 GWB anhand des vom Bewerber eingereichten Dokuments "Eignungsangaben" geprüft. Bei Nachunternehmern wird das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen anhand des eingereichten Dokumentes "Erklärung der Nachunternehmer zu den Ausschlussgründen gemäß §§ 123, 124 GWB" geprüft.
Zur Eignungsprüfung sind vom Bewerber bzw. ggf. vom Eignungsverleiher Angaben und Erklärungen zur Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung, zur wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit sowie zur technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit zu machen und mit dem Teilnahmeantrag abzugeben (vgl. Dokument "Eignungsangaben").
Zur Prüfung der Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung des Bewerbers bzw. ggf. des Eignungsverleihers dienen die Angaben im Dokument "Eignungsangaben". Dort sind vom Bewerber bzw. ggf. vom Eignungsverleiher Angaben zur Eintragung im Handelsregister oder eines vergleichbaren Registers vorzunehmen. Zudem ist vom Bewerber bzw. ggf. vom Eignungsverleiher eine Erklärung zur Mitgliedschaft in einer Berufsgenossenschaft abzugeben.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Zur Beurteilung der wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit des Bewerbers dienen insbesondere seine Angaben im Dokument "Eignungsangaben". Dort sind vom Bewerber Erklärungen zum Umsatz der letzten drei Geschäftsjahre im Bereich Social Media Marketing (2020, 2021 und 2022) abzugeben.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Zur Prüfung der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit des Bewerbers bzw. ggf. des Eignungsverleihers dienen die Angaben zur technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit im Dokument "Eignungsangaben".
Die LOTTO Hamburg GmbH fordert und erwartet Referenzen, aus denen hervorgeht, dass der Bewerber für die Erfüllung der nach der Leistungsbeschreibung auszuführenden Leistungen technisch und beruflich geeignet ist.
Der Bewerber benennt zu den ausgeschriebenen Leistungen vergleichbare Referenzen, die nicht älter als 2020 sind und den ausgeschriebenen Leistungen möglichst nahekommen. Vergleichbar sind Referenzen mit dem hier ausgeschriebenen Auftrag insbesondere dann, wenn sie
• eine Kampagne mit einem regionalen Bezug (begrenzt auf eine Region, Bundesland, Großstadt o. ä.),
• eine Kampagne zur Steigerung von Conversions und Leadgenerierungen,
• eine Kampagne mit dem Einsatz eines vom Bewerber produzierten Bewegtbild-Contents,
• eine Betreuung der Social-Media-Kanäle (Community- und Issue Management)
• eine Kampagne mit dem Einsatz eines vom Bewerber produzierten Contents (kein Bewegt-Bild),
zum Gegenstand hatten.
Zu 1. Eine Kampagne mit regionalem Bezug ist gegeben, wenn die Kampagne für ein begrenztes Gebiet (Region, Bundesland, Großstadt) konzipiert ist und nur lokal ausgespielt wurde. Dies kann auch in mehreren Großstädten der Fall gewesen sein.
Zu 2. Eine Kampagne mit dem Ziel Conversions zu steigern bzw. Leads zu generieren liegt vor, wenn z.B. Newsletteranmeldungen, Link-Klicks auf einer Website, ein Spieleraccount angelegt oder das Anklicken eines Call-to-Action fokussiert wurde.
Zu 3. Eine Kampagne, die Bewegbild-Content enthält, wird angenommen, wenn Kurzvideos und moderierte Kurzbeiträge integriert wurden.
Zu 4. Eine Betreuung der Social-Media-Kanäle ist gegeben, wenn das Community- und Issue-Management für zumindest einen Social-Media-Kanal (wie beispielsweise Facebook, YouTube oder Instagram) übernommen worden ist. Die Betreuung umfasste dabei mindestens eine Dauer von 12 Monaten. Gegenstand der Betreuung war die Kommunikation und Interaktion sowie die Krisenkommunikation.
Zu 5. Eine Kampagne, die statischen produzierten Content enthält, wird angenommen, wenn z.B. Grafiken oder Fotos vom Bewerber produziert wurden.
Die einzureichenden Referenzen müssen sämtliche genannten Anforderungen an die Vergleichbarkeit abdecken. Dabei können die Anforderungen an die Vergleichbarkeit entweder mit einer Referenz oder mit mehreren Referenzen nachgewiesen werden. Sollte jedoch eine Anforderung nicht mit einer Referenz nachgewiesen sein, gilt die notwendige Eignung als nicht nachgewiesen.
Die Referenzen sind in die zur Verfügung gestellte PowerPoint Vorlage Referenzen einzufügen und mit dem Teilnahmeantrag einzureichen. Eine Seite beschreibt die Kampagne, die zweite Seite soll die Kampagne bildlich veranschaulichen. Bewegtbild mit oder ohne Ton kann in die PowerPoint Datei, eingebunden werden. Verlinkung auf externe Seiten sind erlaubt, es muss aber sichergestellt werden, dass dieser Link allgemein und jederzeit zugänglich ist (z.B. YouTube). Die Referenzen sind zu nummerieren (1 – XY) und ausschließlich als PowerPoint-Datei einzureichen. Die Eignung kann mit einer, sollte jedoch möglichst nicht mehr als mit fünf Referenzen, nachgewiesen werden.
Folgende Angaben sind zu jeder Referenz in der PowerPoint Vorlage Referenzen zu tätigen:
• Kampagnenbezeichnung:
• Auftraggeber (vollständiger Name und Anschrift):
• Branche:
• Leistungszeitraum:
• Handelt es sich bei der Referenz um eine projektbezogene Zusammenarbeit oder um eine kontinuierliche und umfangreiche Betreuung des Kunden-Accounts (im Sinne von Community Management):
Beschreibung der ausgeführten Leistungen unter Berücksichtigung der Anforderungen an die Vergleichbarkeit der Referenzen
• Beschreibung der Kampagne:
• Zielsetzung:
• Zielgruppe/n:
• Social-Media-Kanäle:
• Eingesetzter Content (z. B. Video, Feedpost):
• Umfang der Betreuung der Social-Media-Auftritte (z.B. einzelne Kampagnen oder Community Management):
• Ergebnis:
Ferner ist vom Bewerber die durchschnittliche Anzahl des beschäftigten, festen Personals (inkl. Führungskräfte und Praktikanten, Werkstudenten ohne Auszubildende) des/der Stand-orte/s, der/die die Leistungen für die LOTTO Hamburg GmbH erbringen soll/en, in den Jahren 2020, 2021, 2022 anzugeben.
Weiter hat der Bewerber zu erklären, ob er als Meta-Business-Partner zertifiziert ist. Es hat dazu einen entsprechenden Nachweis mit seinem Teilnahmeantrag einzureichen.
Außerdem hat der Bewerber die Erklärung abzugeben, dass alle Ansprechpartner die deutsche Sprache sprechen und verstehen.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Genaue Angaben zu den Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen:
Etwaige Verstöße gegen Vergabevorschriften, sind innerhalb von 10 Kalendertagen zu rügen (vgl. § 160 Abs. 3 Nr. 1 GWB), damit Bieter für den Fall, dass der Rüge nicht abgeholfen wird, ein Nachprüfungsverfahren vor der Vergabekammer anstreben können. Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein. Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse am Auftrag hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Abs. 6 GWB durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen,
dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht.
Zu beachten ist § 160 Abs. 3 GWB. Gemäß § 160 Abs. 3 S. 1 GWB ist ein Antrag unzulässig, soweit:
1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber der Auftraggeberin nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Abs. 2 bleibt unberührt,
2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber der Auftraggeberin gerügt werden.
3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber der Auftraggeberin gerügt werden,
4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung der Auftraggeberin, einer Rüge nicht abhelfen zu
wollen, vergangen sind.