Stadtverwaltung Heilbronn - Aktenscan

Stadt Heilbronn Rechtsamt - Zentrales Vergabemanagement -

Rahmenvertrag mit 48-monatiger Laufzeit zum Scannen von Akten der Stadtverwaltung Heilbronn

Deadline

Deadline 2026-05-26

Wer?

• Stadt Heilbronn Rechtsamt - Zentrales Vergabemanagement -

Wie?

• Scanning und Rechnungsstellung › Scanning

Wo?

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2026-04-23	Auftragsbekanntmachung
2026-05-19	Auftragsbekanntmachung

Auftragsbekanntmachung (2026-04-23)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Stadtverwaltung Heilbronn - Aktenscan
Referenznummer: HN 10/10/26
Kurze Beschreibung:

Rahmenvertrag mit 48-monatiger Laufzeit zum Scannen von Akten der Stadtverwaltung Heilbronn

Art des Vertrags: Dienstleistungen
Produkte/Dienstleistungen: Scanning 📦
Beschreibung
Interne Kennung: LOT-0001 HN 10/10/26
Titel: Rahmenvertrag mit 48-monatiger Laufzeit zum Scannen von Akten der Stadtverwaltung Heilbronn
Beschreibung der Beschaffung:

Digitalisierung der im Stadtgebiet Heilbronn befindlichen Akten aus sämtlichen Bereichen der Verwaltung (zunächst Ausländerakten, dann Bau- und Leistungsakten) mit dem Ziel, die bestehenden Papierakten 1:1 zu ersetzen. Der Umfang beträgt schätzungsweise 200.000 Blätter (Vorder- und Rückseite)/Woche. Es handelt sich hierbei um eine Kalkulationsgröße, nicht um eine garantierte Liefermenge. Über diese Ausschreibung soll ein Rahmenvertrag mit einer Laufzeit von 48 Monaten erreicht werden.

Zusätzliche Informationen:

Da es sich bei den Akten aus dem „Rahmenvertrag mit 48-monatiger Laufzeit zum Scannen von Akten der Stadtverwaltung Heilbronn“ um Inhalte mit höchst personenbezogenen Daten handelt (Ausländerakten, Sozialakten,..), wird hiermit gemäß § 47 (5) VgV darauf hingewiesen, dass die Dienstleistung des Scannens der Akten vom Bieter selbst ausgeführt werden muss.

Postleitzahl: 74072
Stadt: Heilbronn
Land: Deutschland 🇩🇪
Ort der Leistung: Heilbronn, Stadtkreis 🏙️
Dauer: 48 Monate
Dauer
Datum des Beginns: 2026-07-01 📅
Vergabekriterien
Preis ✅
Qualitätskriterium (Bezeichnung): siehe Bewertungsmatrix in den Vergabeunterlagen
Titel
Los-Identifikationsnummer: LOT-0001

Verfahren
Art des Verfahrens
Offenes Verfahren ✅
Rechtsgrundlage: Richtlinie 2014/24/EU
offenes Verfahren
Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2026-05-26 09:45:00 📅
Bedingungen für die Öffnung der Angebote: 2026-05-26 09:45:00 📅
Bedingungen für die Öffnung der Angebote (Ort): Öffnung entspr. § 55 VgV durch zwei Vertreter des Auftraggebers ohne Beisein der Bieter.
Bedingungen für die Öffnung der Angebote (Informationen über die befugten Personen und das Öffnungsverfahren):

Es sind ausschließlich digitale Angebote über www.subreport.de/E73944941 einzureichen

Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Mindestzeitraum, in dem der Bieter das Angebot aufrechterhalten muss: 30 Tage
Informationen über eine Rahmenvereinbarung oder ein dynamisches Beschaffungssystem
Rahmenvereinbarung mit mehreren Betreibern ✅
Höchstzahl der Teilnehmer: 1
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen
Eröffnungstermin: 2026-05-26 09:45:00 📅
Ort des Eröffnungstermins:

Öffnung entspr. § 55 VgV durch zwei Vertreter des Auftraggebers ohne Beisein der Bieter.

Zusätzliche Informationen:

Es sind ausschließlich digitale Angebote über www.subreport.de/E73944941 einzureichen

Elektronische Rechnungsstellung: Erforderlich
Elektronische Zahlung wird verwendet ✅
Zusätzliche Informationen:

Die Bieter werden einmalig aufgefordert innerhalb einer Frist von 6 Kalendertagen, gerechnet vom Tag nach Absendung der Aufforderung evtl. fehlende, unvollständige oder fehlerhafte unternehmensbezogene Unterlagen, insbesondere Eigenerklärungen, Angaben, Bescheinigungen oder sonstige Nachweise nachzureichen, zu vervollständigen oder zu korrigieren oder fehlende oder unvollständige leistungsbezogene Unterlagen nachzureichen oder zu vervollständigen. Geschieht dies innerhalb der gesetzten Frist nicht, wird das Angebot vom weiteren Verfahren ausgeschlossen. Die Aufforderung wird über die Vergabeplattform subreportELVIS versandt, die nachgeforderten Unterlagen sind vom Bieter auf der Vergabeplattform subreportELVIS einzustellen. Zur Fristwahrung ist der rechtzeitige upload auf der Vergabeplattform subreportELVIS maßgeblich.

Der Vertrag enthält Bedingungen zur Vertragsausführung ✅

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Eignungskriterium: Eintragung in ein relevantes Berufsregister
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

Eignungskriterium: Andere wirtschaftliche oder finanzielle Anforderungen
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

Sofern der Bieter im bundesweiten Präqualifikationssystem registriert ist, Angabe des Zertifizierungscodes oder Vorlage einer Kopie des gültigen Zertifikates. Ist noch keine Zertifizierung erfolgt, sind mit dem Angebot (Ziff. 2.2.6 des Angebotsschreibens VgV 8) Eigenerklärungen darüber vorzulegen, dass der Bieter/ Bewerber: — weder die Eröffnung eines Insolvenz- oder vergleichbaren gesetzlichen Verfahrens über sein Vermögen beantragt hat, noch dass ein solches Verfahren eröffnet ist oder mangels Masse abgelehnt wurde, — sich nicht in Liquidation befindet., — seinen Verpflichtungen zur Zahlung von Steuern und Abgaben sowie der Beiträge zur gesetzlichen Sozialversicherung nachgekommen ist, — in den letzten 2 Jahren nicht gem. § 6 Satz 1 oder 2 Arbeitnehmerentsendegesetz mit einer Freiheitsstrafe von mehr als 3 Monaten oder einer Geldstrafe von mehr als 90 Tagessätzen oder einer Geldbuße von mehr als 2.500 EUR belegt worden ist. Bedingungen für die Auftragsvergabe: Die Bieter geben mit Abgabe Ihres Angebotes im Formular "Angebot VgV 8" Ziffer 2.2.3 (in den Vergabeunterlagen) folgende Erklärung ab: - Verpflichtungserklärung für öffentliche Aufträge, die vom ArbeitnehmerEntsendegesetz erfasst werden, zur Tariftreue und Mindestentlohnung für Bau und Dienstleistungen nach den Vorgaben des Tariftreue- und Mindestlohngesetzes für öffentliche Aufträge in Baden-Württemberg (Landestariftreue- und Mindestlohngesetz – LTMG) bzw. -die nicht vom Arbeitnehmerentsendegesetz (AEntG) erfasst werden oder auf die der Tarifvertrag nach dem AEntG keine Anwendung findet, mindestens den Vorgaben des Mindestlohngesetzes (MiLoG) und der gemäß § 1 Absatz 2 Satz 2 MiLoG erlassenen Rechtsverordnung entspricht.

Eignungskriterium: Referenzen zu bestimmten Dienstleistungen
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

Eigenerklärung Bezug Russland: - 05 VgV 9-1 Erklärung Russlandsanktionen

Eignungskriterium: Sicherheit bei der Verarbeitung, Speicherung und Übermittlung von klassifizierten Informationen
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

Vorlage Datensicherheitskonzeptes: Die Bieter haben mit Angebotsabgabe ein Datensicherheitskonzept gemäß Artikel 32 DSGVO mit technischen und organisatorischen Maßnahmen, die gewährleisten, dass bei Verarbeitung von personenbezogenen Daten, den Anforderungen der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) Rechnung getragen wird und der Datenschutz eingehalten wird, vorzulegen.

Eignungskriterium: Werkzeuge, Anlagen oder technische Ausrüstung
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

Tabellarische Aufstellung über die dem Unternehmen für die Ausführung der zu vergebenden Leistung zur Verfügung stehende technische Ausrüstung. Mindestanforderung: Für die letzten drei Jahre. Die vorstehend zur Eigenerklärungen genannten Mindestanforderungen sind auch bei erfolgter Präqualifizierung zu erfüllen.

Eignungskriterium: Durchschnittliche jährliche Belegschaft
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

- Tabellarische Aufstellung über die Zahl der beim Unternehmen jahresdurchschnittlich beschäftigten Arbeitskräfte, gegliedert nach Lohngruppen mit gesondert ausgewiesenem technischen Leitungspersonal. Mindestanforderung: Für die letzten drei Jahre. Die vorstehend zur Eigenerklärungen genannten Mindestanforderungen sind auch bei erfolgter Präqualifizierung zu erfüllen.

Bedingungen für den Vertrag
Bedingungen für die Vertragserfüllung:

Öffentlicher Auftraggeber
Name und Adressen
Name: Stadt Heilbronn Rechtsamt - Zentrales Vergabemanagement -
Nationale Registrierungsnummer: Berichtseinheit-ID 00000358
Postanschrift: Moltkestr. 35
Postleitzahl: 74072
Postort: Heilbronn
Region: Heilbronn, Stadtkreis 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: vergabemanagement@stadt-heilbronn.de 📧
Telefon: 0 71 31 56 2190 📞
URL: http://www.heilbronn.de 🌏
Art des öffentlichen Auftraggebers
Regional- oder Kommunalbehörde
Haupttätigkeit
Allgemeine öffentliche Verwaltung
Kommunikation
Dokumente URL: https://www.subreport.de/E73944941 🌏
Teilnahme-URL: https://www.subreport.de/E73944941 🌏
URL des Beschaffungsinstruments: https://www.subreport.de/E73944941 🌏
Name: Ausschließliche Bieterkommunikation über subreport.
Elektronische Einreichung: Erforderlich

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer Baden-Württemberg beim Regierngspräsidium Karlsruhe
Nationale Registrierungsnummer: 08-A9866-40
Postleitzahl: 76137
Postort: Karlsruhe
Region: Karlsruhe, Stadtkreis 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: vergabekammer@rpk.bwl.de 📧
Telefon: +497219268730 📞
Fax: +497219263985 📠
URL: http://rp-karlsruhe.de/servlet/PB/menu/1159131/index.html 🌏
Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Wie: Name und Adressen
Verfahren zur Überprüfung
Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren:

Informations- und Wartepflicht (§ 134 GWB – Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen) (1) Öffentliche Auftraggeber haben die Bieter, deren Angebote nicht berücksichtigt werden sollen, über den Namen des Unternehmens, dessen Angebot angenommen werden soll, über die Gründe der vorgesehenen Nichtberücksichtigung ihres Angebots und über den frühesten Zeitpunkt des Vertragsschlusses unverzüglich in Textform zu informieren. Dies gilt auch für Bewerber, denen keine Information über die Ablehnung ihrer Bewerbung zur Verfügung gestellt wurde, bevor die Mitteilung über die Zuschlagsentscheidung an die betroffenen Bieter ergangen ist. (2) Ein Vertrag darf erst 15 Kalendertage nach Absendung der Information nach Abs. 1 geschlossen werden. Wird die Information auf elektronischem Weg oder per Fax versendet, verkürzt sich die Frist auf zehn Kalendertage. Die Frist beginnt am Tag nach der Absendung der Information durch den Auftraggeber; auf den Tag des Zugangs beim betroffenen Bieter und Bewerber kommt es nicht an. (3) Die Informationspflicht entfällt in Fällen, in denen das Verhandlungsverfahren ohne vorherige Bekanntmachung wegen besonderer Dringlichkeit gerechtfertigt ist. Satz 2 nicht zitiert, da irrelevant. Einleitung des Verfahrens vor der Vergabekammer, Antrag (§ 160 GWB): (1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein. (2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Abs. 6 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriftengeltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht. (3) Der Antrag ist unzulässig, soweit 1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrages erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Abs. 2 bleibt unberührt, 2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrages nach § 135 Abs. 1 Nr. 2. §134 Abs. 1 Satz 2 bleibt unberührt.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Informations- und Wartepflicht
(§ 134 GWB – Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen)
(1) Öffentliche Auftraggeber haben die Bieter, deren Angebote nicht berücksichtigt werden sollen, über den Namen des Unternehmens, dessen Angebot angenommen werden soll, über die Gründe der vorgesehenen Nichtberücksichtigung ihres Angebots und über den frühesten Zeitpunkt des Vertragsschlusses unverzüglich in Textform zu informieren. Dies gilt auch für Bewerber, denen keine Information über die Ablehnung ihrer Bewerbung zur Verfügung gestellt wurde, bevor die Mitteilung über die Zuschlagsentscheidung an die betroffenen Bieter ergangen ist.
(2) Ein Vertrag darf erst 15 Kalendertage nach Absendung der Information nach Abs. 1 geschlossen werden. Wird die Information auf elektronischem Weg oder per Fax versendet, verkürzt sich die Frist auf zehn Kalendertage. Die Frist beginnt am Tag nach der Absendung
der Information durch den Auftraggeber; auf den Tag des Zugangs beim betroffenen Bieter und Bewerber kommt es nicht an.
(3) Die Informationspflicht entfällt in Fällen, in denen das Verhandlungsverfahren ohne vorherige Bekanntmachung wegen besonderer Dringlichkeit gerechtfertigt ist. Satz 2 nicht zitiert, da irrelevant. Einleitung des Verfahrens vor der Vergabekammer, Antrag (§ 160 GWB):
(1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein.
(2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen
Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Abs. 6 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriftengeltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht.
(3) Der Antrag ist unzulässig, soweit
1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrages erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Abs. 2 bleibt
unberührt,
2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrages nach § 135 Abs. 1 Nr. 2. §134 Abs. 1 Satz 2 bleibt unberührt.

Informationen über elektronische Arbeitsabläufe
Die elektronische Rechnungsstellung wird akzeptiert
Bekanntmachungsangaben
Bevorzugtes Datum der Veröffentlichung: 2026-04-25+02:00 📅
Quelle: OJS 2026/S 081-286429 (2026-04-23)

Auftragsbekanntmachung (2026-05-19)
Objekt
Dauer
Datum des Beginns: 2026-07-08 📅

Verfahren
Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2026-06-02 10:15:00 📅
Bedingungen für die Öffnung der Angebote: 2026-06-02 10:15:00 📅
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Eröffnungstermin: 2026-06-02 10:15:00 📅

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

Maßnahmen zur Vermeidung von Wettbewerbsvorteilen durch Auslandsverlagerung, falls der Tätigkeitsort nicht Deutschland ist: Der Bieter hat im Rahmen seines Angebots darzustellen, wie er sicherstellt, dass durch eine vollständige oder teilweise Ausführung der Leistung im Ausland keine unzulässige Umgehung der in Deutschland geltenden arbeits-, sozial- und vergaberechtlichen Mindeststandards erfolgt. Dies umfasst insbesondere: – eine transparente Darstellung aller vorgesehenen Leistungsbestandteile, die außerhalb Deutschlands erbracht werden sollen; – eine Erklärung, dass die Auslandsverlagerung nicht dazu dient, in Deutschland geltende Mindestlohn- oder Sozialstandards zu umgehen; – die Zusicherung, dass sämtliche im Inland zu erbringenden Leistungen den deutschen gesetzlichen Vorgaben entsprechen und dass für im Ausland erbrachte Leistungen die jeweils geltenden lokalen gesetzlichen Mindeststandards eingehalten werden. O Der Auftraggeber behält sich vor, im Rahmen der Eignungs- und Zuschlagsprüfung sowie während der Vertragsausführung geeignete Nachweise anzufordern. O Ein Verstoß gegen diese Verpflichtungen kann zum Ausschluss vom Vergabeverfahren, zur Kündigung des Vertrags sowie zur Verhängung von Vertragsstrafen führen

Ergänzende Informationen
Bekanntmachungsangaben
Bevorzugtes Datum der Veröffentlichung: 2026-05-21+02:00 📅

Änderungen
Zu berichtigender Text in der ursprünglichen Bekanntmachung
Los-Identifikationsnummer: LOT-0001
Neuer Wert
Text:

Verzicht auf das die Selbstausführung der Scannleistung durch den Bieter selbst und Änderung des Beginns der Leistung.

Zu berichtigender Text in der ursprünglichen Bekanntmachung
Änderung der Auftragsunterlagen am ✅
Datum der Änderung der Auftragsunterlagen: 2026-05-19 📅
Andere zusätzliche Informationen

Verzicht auf das die Selbstausführung der Scannleistung durch den Bieter selbst und Änderung des Beginns der Leistung.

Hauptgrund für die Änderung: Aktualisierte Informationen
Angaben zu Änderungen
Fassung der zu ändernden vorigen Bekanntmachung: 83112a5b-4574-4ddd-a2a8-186189bdd581-01
Quelle: OJS 2026/S 097-347293 (2026-05-19)

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