Stiftung Jugend forscht e. V. - Rahmenvertrag Veranstaltungsmanagement

Kurze Beschreibung

Ausgeschrieben wird mit diesem Vergabeverfahren ein Rahmenvertrag "Veranstaltungsmanagement" für Jugend Forscht
Veranstaltungen, mit einer Laufzeit von bis zu 4 Jahren, zur Durchführung des Veranstaltungsmanagements für bis zu 22 Veranstaltungen der Jugend forscht Alumni, darunter sog. Perspektiv-Foren für Alumni im Alter von 16 - 28 Jahren, zwei zweitägige Preisträgertreffen für Preisträgerinnen und Preisträger eines Sonderpreises zwischen 12 und 21 Jahren in Berlin. Im Rahmen der Juryarbeit jährlich eine halbtägige Auftaktveranstaltung für die Jurymitglieder des Bundeswettbewerbes für bis 250 Personen. Im gesamten Zeitraum des Rahmenvertrages vier zweitägige Rückblicke der Jury auf den Wettbewerb mit bis zu 30 Personen.
Eine jährliche Kündigungsoption bleibt vorbehalten.
Im Falle des Abrufs ist der Auftragnehmende verpflichtet, die abgerufenen Leistungen zu erbringen.
Der Auftraggeber behält sich ausdrücklich das Recht vor, nicht alle benannten Leistungen abzurufen. Im Einzelfall können weniger Leistungen als die zuvor Benannten abgerufen werden. Folglich besteht die Möglichkeit, dass nicht alle Preise übertragen werden, womit die einzelnen Preise maßgeblich sind.
Neben der Option, einzelne Leistungen je nach Bedarf abzurufen, gibt der Auftraggeber weiterhin eine konkrete Umsetzungszeit vor, die der Auftragnehmende in Bezug auf die Planung einer bevorstehenden Veranstaltung einzuhalten hat. Diese beträgt vier Monate.
Die Stiftung Jugend forscht e. V. beabsichtigt die Vergabe eines Rahmenvertrages zur Organisation, Koordination und begleitenden Durchführung (Veranstaltungsmanagement) von bis zu 22 Veranstaltungen für Jugend forscht Alumni im Alter von 16 bis 28 Jahren, sowie Jury-Mitglieder. Die Laufzeit beträgt bis zu vier Jahre, wobei sich die Stiftung Jugend forscht e. V. ein ordentliches jährliches Kündigungsrecht vorbehält.
Jugend forscht ist Deutschlands bekanntester Nachwuchswettbewerb. Ziel der gemeinsamen Initiative von Bund, Ländern, stern, Wirtschaft, Wissenschaft und Schulen ist es, Jugendliche für Naturwissenschaften, Mathematik und Technik zu begeistern, besondere Talente zu fördern und in ihrer Studien- und Berufswahl zu unterstützen.
Pro Jahr führt Jugend forscht bundesweit über 120 Wettbewerbe durch. Seit der Gründung 1965 haben sich mehr als 320 000 junge Menschen am Wettbewerb beteiligt. Die Mehrzahl der erfolgreichen Teilnehmer bleibt ihren Fächern in Ausbildung und Studium treu. Viele sind anschließend als Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler an Hochschulen und Forschungseinrichtungen oder als Führungskräfte in Unternehmen tätig.
Wichtige Voraussetzung für diese einzigartige Erfolgsbilanz ist die Organisation des Wettbewerbs als gesellschaftlich verankertes Netzwerk: Förderer der Initiative sind die Bundesregierung, stern und Wirtschaft; die Kultusministerien und Schulen unterstützen Jugend forscht maßgeblich. Der Träger des Wettbewerbs ist der gemeinnütze Verein Jugend forscht e. V. mit der Bundesministerin für Bildung und Forschung als Kuratoriumsvorsitzende. Das Bundesministerium für Bildung und Forschung (BMBF) finanziert die Jugend forscht Geschäftsstelle in Hamburg. Schirmherr des Wettbewerbs ist der Bundespräsident.
Die erfolgreiche Nachwuchsförderung von Jugend forscht endet nicht mit der Teilnahme am Wettbewerb. Für ehemalige Jungforscherinnen und Jungforscher (Alumni) bietet die Stiftung Jugend forscht e. V. gemeinsam mit Partnerinnen und Partnern aus Wirtschaft, Wissenschaft, Politik und Gesellschaft attraktive Veranstaltungen zur Berufsorientierung sowie auf allen Ausbildungsstufen. In erster Linie sind hier die sog. PerspektivForen zu erwähnen.
Ausgerichtet werden die PerspektivForen gemeinsam mit wechselnden Kooperationspartnern aus Wirtschaft, Wissenschaft und Politik. Aus diesem Grund sind Veranstaltungsorte im gesamten Bundesgebiet denkbar, auch die Art der Veranstaltungsräumlichkeiten (z. B. Hochschule, Unternehmen, Konferenzzentrum) mit im Schnitt 40 Beteiligten wechselt.

Beschreibung der Beschaffung

Die zu vergebende Leistung umfasst die Organisation, Koordination und begleitende Durchführung sowie Nachbereitung der o. g. Veranstaltungen für Jugend forscht Alumni insbesondere die folgenden Teilleistungen:
1.Einladungsmanagement: - Dazu zählen u.a. anhand von Vorlagen die Vorbereitung und der Versand von Einladungsschreiben, sowie Erinnerungsmails und/oder nachträglichen Einladungen anhand von durch die Stiftung Jugend forscht e. V. bereitgestellten Informationen und Flyern - Ferner die Einrichtung einer Online-Anmeldemaske, die systematische Erfassung der Antworten und Rückläufer, den Versand von Zu- und Absageschreiben sowie Veranstaltungsunterlagen per E-Mail sowie die Erstellung und fortlaufende Aktualisierung/Pflege von Teilnehmendenlisten. - Für die Veranstaltung sind eine Teilnehmendenliste zur Unterschrift sowie einheitliche Namensschilder für alle Teilnehmenden, ExpertInnen und Mitglieder des Organisationsteams vorzubereiten.- Einrichtung einer zentralen Projekt-E-Mail-Adresse, Anfragen zu organisatorischen Punkten wie Anreise, Unterkunft, Verpflegung, Ablauf der Veranstaltung, Technik oder Material sind jeweils zeitnah zu beantworten. Inhaltliche Fragen sind an die Stiftung Jugend forscht e.V. weiterzuleiten. - Die An- und Abreise ist durch das Recherchieren, Buchen und Bereitstellen von Bahnfahrtickets vorzubereiten.
2.Referierendenmanagement:- Unter Berücksichtigung des thematischen Schwerpunkts der Veranstaltung sind Expertinnen und Experten aus Wissenschaft und Wirtschaft für eine Referententätigkeit zu recherchieren und nach Abstimmung anzufragen. - Anfragen der Referierenden zu organisatorischen Punkten wie Anreise, Unterkunft, Verpflegung, Ablauf der Veranstaltung, Technik oder Material sind zeitnah zu beantworten. Inhaltliche Fragen sind an die Stiftung Jugend forscht e. V. weiterzuleiten. - Von den Referierenden bereitgestellte Materialien (PowerPoint-Präsentationen, Workshop-Unterlagen, etc.) sind im Vorfeld der Veranstaltung zu sammeln, ggf. technisch aufzubereiten und für die Teilnehmenden zu vervielfältigen.
3.Organisation und Management des Veranstaltungsortes: -Recherche, Auswahl und Buchung von Veranstaltungsorten in Abstimmung - Vorbereitung der Räumlichkeiten vor Ort in Abstimmung mit den zuständigen Ansprechpersonen der gastgebenden Institution und insbesondere die Organisation der Veranstaltungstechnik sowie ggf. Beauftragung und Koordination von externen Dienstleistern.
4.Organisation von Übernachtung und Verpflegung für die Teilnehmenden und Referierenden:- Für die Teilnehmenden, Referierenden und das Organisationsteam sind rechtzeitig vor Veranstaltungsbeginn Hotelzimmer unter Berücksichtigung des vorgegebenen Budgets zu reservieren/zu buchen.- Recherche, Auswahl und Beauftragung eines Caterers am Veranstaltungsort sowie die Recherche, Auswahl und Reservierung von Restaurants für die Verpflegung am Abend, ebenso wie die Auswahl von Speisen und Getränken (ggf. Aushandlung von besonderen Konditionen für Gruppen) unter Berücksichtigung der Rahmenbedingungen der Veranstaltung sowie des vorgegebenen Budgets.
5.Organisation des Rahmenprogramms:- Üblicherweise Führung durch die gastgebende Institution zum Programm einer Alumni-Veranstaltung zugehörig. Diese ist in Abstimmung mit den Ansprechpersonen vor Ort zu organisieren.- Ggf. ist ferner ein Rahmenprogrammpunkt je Veranstaltung in Abstimmung mit der Stiftung zu organisieren, der idealerweise einen inhaltlichen Bezug zur Veranstaltung aufweist.
6.Allgemeine Organisation im Vorfeld der Veranstaltung:- Dazu gehören die Zusammenstellung und der Transport der Tagungsunterlagen und sonstiger benötigter Materialien zum Veranstaltungsort, ebenso wie die Distribution vor Ort. - Darüber hinaus ist der Transfer der Teilnehmenden zwischen Hotel und Veranstaltungsorten (inkl. Kauf von z. B. Gruppentickets sowie schriftlicher Aufbereitung sachdienlicher Informationen für die Teilnehmenden) sowie ggf. der Transport der Materialien zu organisieren.
7.Begleitung der Veranstaltung vor Ort:- Der Auftragnehmer übernimmt zudem die Anmeldung der Teilnehmenden vor Ort sowie die Ausgabe von Materialien bei der Veranstaltung.- Ferner fungiert er als Ansprechpartner für auftretende Fragen und zur Lösungsfindung für im Verlauf der Veranstaltung auftretende akute Probleme betreffend.- Während der Veranstaltung sind sämtliche Fremddienstleister zu koordinieren bspw. die Anlieferung und der Aufbau des Caterings.
8.Nachbereitung der Veranstaltung:- Diese umfasst die Vorbereitung von Teilnahmebestätigungen und deren Versand an die Teilnehmenden.- Bei der Veranstaltung entstandene Fotos sind zu sichten und eine Auswahl ist zu treffen, die - nach Abstimmung mit der Stiftung Jugend forscht e. V. - den Teilnehmenden bereitzustellen ist. - Protokolle und von den Referentinnen und Referenten für den Versand an die Teilnehmenden bereitgestellte Informationsmaterialien sind einzuholen und den Teilnehmenden digital bereitzustellen.- Ferner umfasst die Nachbereitung die Einrichtung einer Online-Feedbackmaske, die systematische Erfassung der Antworten sowie die Aufbereitung der Befragungsergebnisse und deren Bereitstellung im PDF-Format für die Stiftung Jugend forscht e. V. - Im Regelfall sind Reisekostenabrechnungen sowie Hotelabrechnungen und Kosten für Dienstleistungen zu bearbeiten. - Die finalen Buchungs- und Teilnehmendenlisten sind der Stiftung Jugend forscht e.V. im Nachgang bereitzustellen.
9.Allgemeines Projektmanagement: -Erstellung eines detaillierten Projektplans -Recherche von Fremdienstleistern nebst Einholen entsprechender Angebote -kontinuierliche Abstimmung
Die Stiftung legt im Vorfeld die thematische Ausrichtung in Abstimmung fest und definiert das Budget.Daraus ergeben sich die weiteren Planungsschritte. Für zu vergebende Fremdleistungen sind vom Auftragnehmer geeignete Vergleichsangebote einzuholen. Eine Beauftragung von Drittanbietern erfolgt nur nach vorheriger Genehmigung durch die Stiftung

Qualitätskriterium (Bezeichnung)

1a) Umsetzungsskizze für die Organisationeiner dreitätigen Alumni-Veranstaltung zum Thema PerspektivForum Karrierewege: "Klimaschutz und Anpassung an den Klimawandel" orientiert an den in der Leistungsbeschreibung aufgeführten Teilleistungen 1-10 auf Basis der folgenden Vorgaben: - Veranstaltungszeitraum (Donnerstag (später Vormittag) bis Samstag (früher Nachmittag) - Veranstaltungsort: Berlin - Zielgruppe: Alumni im Alter von 16-21 Jahren - Art der Veranstaltung: PerspektivForum der Kategorie "Karrierewege" zum Thema "Klimaschutz und Anpassung an den Klimawandel" - Budget: 27.800 EUR - maximal zur Verfügung stehende Summe für alle in der Leistungsbeschreibung aufgeführten Posten, Sach- und Dienstleistungen, inkl. Honorare für Referenten, inkl. Agenturhonorar und Reisekosten der Teilnehmenden Die Umsetzungsskizze muss Folgendes enthalten: - Zeit- und Meilensteinplan, - Einen groben Kostenplan - Ein Programm für das PerspektivForum

Qualitätskriterium (Bezeichnung)

1c) Umgang mit besonderen Anforderungen- Erläuterungen dazu, welche auftragsspezifischen Schwierigkeiten bestehen könnten (Nennung kritischer Erfolgsfaktoren und Beschreibung typischer Fallstricke bei der Umsetzung)

Qualitätskriterium (Bezeichnung)

1d) Veranstaltungsorganisation nach dem Grundsatz der Nachhaltigkeit - Erläuterungen dazu, in welchen Bereichen nachhaltig gehandelt werden könnte (Nennung von Handlungsfeldern und Maßnahmen, Umgang mit Klimaschutz bei Durchführung des Veranstaltungsmanagements unter Bezugnahme der Stichpunkte: Mobilität, Veranstaltungsort und Unterbringung, Beschaffung von Produkten und Dienstleistungen, Catering, Gastgeschenke und Give-Aways, Kommunikation, Barrierefreiheit, Gender Mainstreaming)

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

Nachweis einer entsprechenden Qualifizierung im Veranstaltungsmanagement bzw. im Bereich der Veranstaltungsorganisation für Alumni und/oder für Non-Profit-Organisationen.

Jeder Bewerber muss den Abschluss einer Berufshaftpflichtversicherung nachweisen, die Deckungssummen von mindestens 1,5 Mio.EUR in Bezug auf Personenschäden und mindestens 1 Mio.EUR in Bezug auf sonstige Schäden enthält. Alternativ ist eine verbindliche Erklärung eines Versicherers ausreichend, dass im Auftragsfalle eine Versicherung mit entsprechenden Deckungssummen abgeschlossen wird.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

- Angabe der Berufserfahrung der Projektleitung
- Jährliches Mittel der beschäftigten Mitarbeitenden insgesamt unter Einschluss d. Inhabers in den letzten drei abgeschlossenen Jahren (2020, 2021, 2022)
- Kurzdarstellung des Unternehmens
- 3 Referenzen für von der Agentur realisierte, mit dem Vorhaben vergleichbare Leistungen (insbesondere hinsichtlich Aufgabenstellung, Schwierigkeitsgrad, Komplexität) der letzten 5 Jahre zuzüglich des laufenden Jahres (2018-2023).

Bedingungen für die Teilnahme (technische und berufliche Fähigkeiten)

Es sind mit Teilnahmeantragsabgabe drei nummerierte Referenzen anzugeben.
Insgesamt müssen im Rahmen der Eignungsprüfung die Referenzen des Unternehmens die Mindestanforderungen erfüllen. Die drei nummerierten Referenzen werden zudem im Fall einer Auswahlentscheidung zwischen mehreren geeigneten Bewerbern herangezogen (siehe Matrix oben).
1. Alle drei Referenzen müssen sich mindestens auf Leistungen des Veranstaltungsmanagements (Organisation und Durchführung) von mehrtägigen Veranstaltungen für Zielgruppen von 30 bis zu 60 Personen beziehen.
2. Alle drei Referenzen müssen sich auf einen Zeitraum der vergangenen fünf Jahre zuzüglich des laufenden Jahres (2018-2023) beziehen.
3. Mindestens zwei Referenzen müssen sich auf eine Veranstaltung beziehen, der eine Zusammenarbeit mit einer Non-Profit-Organisation zugrunde lag.
4. Mindestens zwei Referenzen müssen sich auf ein vergleichbares Vorhaben beziehen, das eine ähnliche Zielgruppe wie die der Alumni (Jugendliche und junge Erwachsene bis 28 Jahre) zum Gegenstand hatte.
5. Mindestens eine Referenz muss einen Bezug zu Bildung oder Wissenschaft aufweisen.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Ein Nachprüfungsantrag ist nur zulässig, wenn:
- der Antragsteller von ihm erkannte Verstöße gegen Vergabevorschriften im Vergabeverfahren gegenüber dem Auftraggeber innerhalb von 10 Kalendertagen nach Kenntnis gerügt hat, § 160 Abs. 3 Nr. 1 GWB,
- der Antragsteller Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung genannten Frist zur Bewerbung gegenüber dem Auftraggeber gerügt hat, § 160 Abs. 3 Nr. 2 GWB,
- der Antragsteller Verstöße, die in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, spätestens bis zum Ablauf der Angebotsfrist gegenüber dem Auftraggeber gerügt hat, § 160 Abs. 3 Nr. 3 GWB,
- nicht mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind, § 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB