Unterstützung bei Kommunikationsarbeit der DET

Kurze Beschreibung

Vor dem Hintergrund des Angriffskrieges auf die Ukraine und der daraus folgenden Energiekrise diversifiziert die Bundesrepublik Deutschland ihre Energieversorgung, um die Abhängigkeit von russischem Erdgas zu reduzieren und die Nutzung von LNG auszubauen. Die Deutsche Energy Terminal GmbH (DET) ist hauptverantwortliche Betreiberin von Flüssiggasterminals an den Standorten Wilhelmshaven, Brunsbüttel und Stade. Die neugegründete DET befindet sich noch im Aufbau und benötigt Unterstützung bei der Kommunikation mit allen relevanten nationalen und lokalen Stakeholdern zum Thema LNG und Energietransformation.

Beschreibung der Beschaffung

Im Auftrag des Bundesministeriums für Wirtschaft und Klimaschutz soll die Deutsche Energy Terminal GmbH (DET) in Wilhelmshaven, Brunsbüttel und Stade die ersten deutschen Terminals, über die LNG von Schiffen in das Gasnetz eingespeist wird, betreiben. Im Wesentlichen verfolgt die DET folgende Ziele:
-Schaffung von Versorgungssicherheit mit LNG für die Bundesrepublik Deutschland
-Umsetzung der Transformation zu nicht fossilen/alternativen Brennstoffen
-kosteneffizientes Betreiben der Anlagen und das Schaffen von Preisstabilität
Um ihre Ziele erreichen zu können muss die DET auch wirksame Öffentlichkeitsarbeit leisten. Die DET soll sich auf nationaler Ebene für alle relevanten Stakeholder als Ansprechpartnerin und Meinungsführerin für das Thema LNG-Import und als Vermarkterin für LNG-Regasifizierungskapazitäten etablieren und die eigene Zuständigkeit in Abgrenzung zu anderen nationalen Akteuren klar definieren. Die DET soll ihre Rolle und klare Position in der Transformation des Energiesystems einnehmen. Zudem soll sich die DET auch standortspezifisch als Ansprechpartnerin für alle relevanten lokalen Stakeholder etablieren.
Als neu gegründetes Unternehmen befindet sich das Kommunikationsteam der DET noch im Ausbau, weshalb zur Unterstützung ein Dienstleister beauftrag werden soll, der bei der Umsetzung der nationalen und standortspezifischen Kommunikationsaufgaben unterstützt. Langfristig baut die DET ihre eigenen Kommunikationskompetenzen aus, um diese Aufgaben selbst übernehmen zu können.
Von der Unterstützungsleistung umfasst sind strategische und operative Leistungen im Bereich der Kommunikation. Der Auftragnehmer unterstützt die DET auch beim Aufbau und Betrieb von Infozentren oder Showrooms sowie bei der Durchführung oder Teilnahme an sonstigen Veranstaltungen.
Es soll eine Rahmenvereinbarung mit einer Laufzeit von vier Jahren geschlossen werden, aus der die Auftraggeberin Leistungen entsprechend Projektbedarf abrufen kann.
Die Auftraggeberin sieht für die Vertragslaufzeit ein maximales Abrufvolumen von 8.000 Stunden vor. Im Zuge der Auftaktkommunikation werden in den ersten Monaten nach Auftragsvergabe zirka 350 Stunden im Monat beim Auftragnehmer abgefragt. Dieses Volumen wird sich im Laufe des Jahres bzw. zu Beginn des kommenden Jahres durch geringere Aufgabenlast und zunehmende DET-interne Kapazitäten kontinuierlich verringern. Eine Abrufverpflichtung seitens der Auftraggeberin besteht nicht.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

Auflistung und kurze Beschreibung der Bedingungen:
- Vorstellung des Bieters bzw. jedes Mitglieds der Bietergemeinschaft auf dem Formblatt "Vorstellung Bieter" einschließlich (i) Organisationschart und Ansprechpartner, (ii) Standorte des Bieters /der Mitglieder der Bietergemeinschaft inkl. Angabe der jeweiligen Anzahl an Mitarbeitern und Beschreibung der grundsätzlichen Kompetenzen, (iii) Unternehmenshistorie und (iv) Beteiligungsverhältnisse am Unternehmen des Bieters/der Bietergemeinschaft, (v) Mitgliedschaften in Organisationen. Die entsprechende Darstellung darf drei DIN A4 Seiten bei Schriftgröße 11, Schriftart Arial, Zeilenabstand 1,5 nicht überschreiten.
- Sofern das Angebot für eine Bietergemeinschaft eingereicht wird, ist das Formblatt "Bietergemeinschaftserklärung" mit dem Angebot einzureichen. Aus diesem muss der für die Bietergemeinschaft bevollmächtigte Vertreter sowie die übrigen Mitglieder der Bietergemeinschaft einschließlich der beabsichtigten Leistungsteile hervorgehen.
- Nachweise, dass keine Ausschlussgründe vorliegen. Die entsprechenden Nachweise erfolgen mittels entsprechender Eigenerklärungen auf der Grundlage der von der DET zur Verfügung gestellten Formblätter "Eigenerklärung Ausschlussgründe" und "Eigenerklärung Russlandsanktionen".

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Auflistung und kurze Beschreibung der Eignungskriterien:
- Der Bieter hat mit seinem Angebot den Gesamtumsatz des Unternehmens in den letzten drei abgeschlossen Geschäftsjahren anzugeben.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Auflistung und kurze Beschreibung der Eignungskriterien:
(i) Der Bieter hat mit seinem Angebot das Formblatt abzugeben, aus dem die folgenden Angaben hervorgehen müssen:
- Anzahl der in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren jeweils im Jahresdurchschnitt beschäftigten Mitarbeiter (Vollzeitäquivalente): Mindestens 10 Mitarbeiter im Bereich Öffentlichkeitsarbeit pro Jahr. Nicht in den Bereich Öffentlichkeitsarbeit gehören ausschließlich administrative Aufgaben, wie Sekretariatstätigkeiten, die keinen inhaltlichen Bezug zu der beschriebenen Tätigkeit haben
(ii) Der Bieter hat mit seinem Angebot das Formblatt "Referenzen" abzugeben, aus dem die folgenden Angaben hervorgehen müssen:
- Der Bieter hat mit seinem Angebot mindestens drei Referenzprojekte aus den letzten drei Jahren einzureichen, welche mit dem Auftragsgegenstand vergleichbar sind.
- Die Referenzen müssen Kampagnen aus dem Bereich der Energiepolitik sein und die Referenzprojekte müssen ein Auftragsvolumen von mindestens 1.500 Stunden aufweisen.
- Die Referenzprojekte müssen zum Zeitpunkt der Angebotsabgabe nicht abgeschlossen sein, aber sich in einer weit fortgeschrittenen Umsetzungsphase befinden.
- Mit Abgabe eines Angebotes erklärt sich der Bieter mit der Prüfung vorgelegter Referenzen einverstanden.
- Soweit der Bieter oder die Bietergemeinschaft im Hinblick auf die wirtschaftliche und finanzielle bzw. technische und berufliche Leistungsfähigkeit die Kapazitäten anderer Unternehmen in Anspruch nehmen möchte (Eignungsleihe) ist dies durch den Bieter bzw. die Bietergemeinschaft mit dem Formblatt "Einsatz Eignungsleihe" zu erklären. Für das sich zur Eignungsleihe verpflichtende Unternehmen ist das Formblatt "Verpflichtungserklärung Eignungsleihe" einzureichen.
- Geheimhaltungsvereinbarung: Im Rahmen des Vergabeverfahrens und in einer etwaigen darauffolgenden Zusammenarbeit zwischen dem Auftragnehmer und der DET, kann die DET dem Auftragnehmer vertrauliche Informationen, Daten, Unterlagen und/oder sonstige nicht allgemein zugängliche Informationen zur Verfügung stellen. Es wird daher vom Bieter bzw. Bietergemeinschaft eine entsprechende Geheimhaltungsvereinbarung abgefordert (einzureichen bei Zuschlag).

(i) Für das Angebot sind die zur Verfügung gestellten Dokumente einschließlich des Formblatts "Angebotsschreiben" zu verwenden. Reicht der in den Vordrucken vorgesehene Platz nicht aus, kann der Bieter ein Beiblatt beifügen.
(ii) Die Verfahrenssprache ist Deutsch. Das Angebot ist in deutscher Sprache abzufassen. Alle Gespräche sowie der Schriftverkehr im Zusammenhang mit dem Vergabeverfahren und Leistungsausführung werden in deutscher Sprache geführt.
(iii) Die Angebote sind in Textform nach § 126b BGB elektronisch abzugeben. Hierzu genügt, dass die natürliche Person benannt wird, die die Erklärung abgibt. Diese Voraussetzung wird durch die ordnungsgemäße Nutzung des Bietertools der Vergabeplattform der DTVP Deutsches Vergabeportal GmbH unter www.dtvp.de ("Vergabeplattform") erfüllt. Somit muss das Angebot und / oder einzelne Formblätter nicht unterschrieben und / oder mit einem Firmenstempel versehen werden.
(iv) Erklärungen Dritter im Angebot sind unterschrieben dem Angebot beizufügen. Hierzu können folgende Möglichkeiten genutzt werden: Datei der unterschriebenen und eingescannten Dritterklärung oder Datei der unterschriebenen und abfotografierten Dritterklärung.
(v) Der Bieter wird aufgefordert, die Teile seines Angebots, die ein Fabrikations-, Betriebs- oder Geschäftsgeheimnis beinhalten, auf jeder betreffenden Seite deutlich zu kennzeichnen. Geschieht dies nicht, kann die Vergabekammer im Falle eines Nachprüfungsverfahrens von seiner Zustimmung auf Einsicht durch andere Verfahrensbeteiligte ausgehen (vgl. § 165 Abs. 3 Satz 2 GWB).
(vi) Fragen zum Vergabeverfahren bzw. zur Bekanntmachung sind ausschließlich über die Vergabeplattform an die in der Auftragsbekanntmachung benannte Kontaktstelle zu richten. Im Interesse einer zeitigen Beantwortung von Bieterfragen wird höflich darum gebeten, die Fragen möglichst gebündelt und nicht als einzelne Fragen zu übersenden. Es ist nicht gestattet, zusätzliche oder vertrauliche Informationen über das Vergabeverfahren direkt von Mitarbeitern der Auftraggeberin oder deren Beratern zu fordern oder zu erlangen.
(vii) Die DET beantwortet ausschließlich Fragen, deren Beantwortung für die Erstellung des Angebots erforderlich sind. Die Fragen der Bieter werden gesammelt, sortiert und in angemessener Frist beantwortet. Sofern Fragen nicht unternehmensspezifische Sachverhalte betreffen, werden die Fragen und Antworten in anonymisierter Form allen Bietern über die Vergabeplattform zur Verfügung gestellt.
(viii) Um die Fragen im Sinne der vergaberechtlichen Gleichbehandlung gegenüber allen Bietern beantworten zu können, müssen sie bis sieben Tage vor Ende der Angebotsfrist gem. Ziffer IV.2.2) der Bekanntmachung gestellt werden. Auf die Beantwortung später gestellter Fragen besteht kein Anspruch.
(ix) Die den Bietern übermittelten anonymisierten Fragen und Antworten werden verbindlicher Teil der Vergabeunterlagen.
(x) Sollten Bieterfragen Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse enthalten, ist hierauf mit der Fragestellung hinzuweisen. Erfolgt ein solcher Hinweis nicht, geht die Auftraggeberin im Zweifel von der Zustimmung zur Veröffentlichung aus. Aufklärungsfragen bleiben insoweit vorbehalten.
Bekanntmachungs-ID: CXP4Y8L67QS

Die unter Ziffer IV.2.2) veröffentlichte Angebotsfrist wird dahingehend geändert, dass die Angebote bis zum 08.09.2023, 12:00 Uhr, bei der Auftraggeberin in der dafür in den Vergabeunterlagen vorgeschriebenen Form eingehen müssen.