Vakuumgefriertrocknung von 401 Euro-Paletten Archiv-Unterlagen
Kupferstadt Stolberg (Rhld.)
Vakuumgefriertrocknung von 401 Euro-Paletten Archivgut in 8 Losen (inkl. 1 Los restauratorische Reinigung und Umbettung)
DeadlineDie Frist für den Eingang der Angebote war 2026-05-04. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2026-03-30.
Wer? Wie? Wo?
Geschichte der Beschaffung
| Datum | Dokument |
|---|---|
| 2026-03-30 | Auftragsbekanntmachung |
| 2026-04-13 | Auftragsbekanntmachung |
| 2026-04-29 | Auftragsbekanntmachung |
| 2026-05-04 | Auftragsbekanntmachung |
| 2026-05-21 | Auftragsbekanntmachung |
Auftragsbekanntmachung (2026-03-30)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Vakuumgefriertrocknung von 401 Euro-Paletten Archiv-Unterlagen
Referenznummer:
Kurze Beschreibung:
Produkte/Dienstleistungen: Archivzerstörung 📦
Sonstige Beschränkungen am Erfüllungsort: Ort im Europäischen Wirtschaftsraum
Informationen über Lose
Dieser Vertrag ist in Lose unterteilt ✅
Höchstzahl der Lose, die an einen Bieter vergeben werden können: 4
Angebote können für eine maximale Anzahl von Losen eingereicht werden: 20
1️⃣
Interne Kennung:
Titel: Vakuumgefriertrocknung und restauratorische Bearbeitung von 32 Paletten Bauakten
Beschreibung der Beschaffung:
Zusätzliche Informationen:
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Verringerung der Auswirkungen auf die Umwelt
Postanschrift: Rathausstr. 11 - 13
Postleitzahl: 52222
Stadt: Stolberg
Land: Deutschland 🇩🇪
Ort der Leistung: Städteregion Aachen 🏙️
Dauer
Datum des Beginns: 2026-06-01 📅
Datum des Endes: 2029-12-30 📅
Vergabekriterien
Preis ✅
Preis (Gewichtung): 20.00
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Schnelligkeit der Liefer- und Ausführungsfrist
Qualitätskriterium (Gewichtung): 24.0000
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Schnelligkeit des Leistungsbeginns
Klimaschutz und Energieffizienz
Qualitätskriterium (Gewichtung): 16.0000
Kostenkriterium (Name): Preis
Kostenkriterium (Gewichtung): 16.0000
Titel
Los-Identifikationsnummer:
2️⃣
Interne Kennung:
Titel: Vakuumgefriertrocknung von 7 Paletten Standesamtsunterlagen
Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet ✅
Beschreibung der Beschaffung:
Zusätzliche Informationen:
Titel
Los-Identifikationsnummer:
3️⃣
Interne Kennung:
Titel: Vakuumgefriertrocknung von 13 Paletten Pläne, Karten, Grafiken, Gemälden (Großformate)
Beschreibung der Beschaffung:
Titel
Los-Identifikationsnummer:
4️⃣
Interne Kennung:
Titel: Vakuumgefriertrocknung von 25 Paletten Zwischenarchiv-Unterlagen
Beschreibung der Beschaffung:
Zusätzliche Informationen:
Titel
Los-Identifikationsnummer:
5️⃣
Interne Kennung:
Titel
Los-Identifikationsnummer:
6️⃣
Interne Kennung:
Titel: Vakuumgefriertrocknung von 21 Paletten Zwischenarchiv-Planunterlagen (Großformate)
Beschreibung der Beschaffung:
Titel
Los-Identifikationsnummer:
7️⃣
Interne Kennung:
Titel: Vakuumgefriertrocknung von 18 Paletten Archivunterlagen
Beschreibung der Beschaffung:
Zusätzliche Informationen:
Titel
Los-Identifikationsnummer:
8️⃣
Interne Kennung:
Titel: Vakuumgefriertrocknung von 20 Paletten Archivunterlagen
Titel
Los-Identifikationsnummer:
9️⃣
Interne Kennung:
Titel
Los-Identifikationsnummer:
1️⃣0️⃣
Interne Kennung:
Titel
Los-Identifikationsnummer:
1️⃣1️⃣
Interne Kennung:
Titel
Los-Identifikationsnummer:
1️⃣2️⃣
Interne Kennung:
Titel
Los-Identifikationsnummer:
1️⃣3️⃣
Interne Kennung:
Titel
Los-Identifikationsnummer:
1️⃣4️⃣
Interne Kennung:
Titel
Los-Identifikationsnummer:
1️⃣5️⃣
Interne Kennung:
Titel
Los-Identifikationsnummer:
1️⃣6️⃣
Interne Kennung:
Titel
Los-Identifikationsnummer:
1️⃣7️⃣
Interne Kennung:
Titel
Los-Identifikationsnummer:
1️⃣8️⃣
Interne Kennung:
Titel
Los-Identifikationsnummer:
1️⃣9️⃣
Interne Kennung:
Titel
Los-Identifikationsnummer:
2️⃣0️⃣
Interne Kennung:
Titel
Los-Identifikationsnummer:
Verfahren
Art des Verfahrens
Offenes Verfahren ✅
Rechtsgrundlage: Richtlinie 2014/24/EU
Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2026-05-04 09:00:00 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Mindestzeitraum, in dem der Bieter das Angebot aufrechterhalten muss: 57 Tage
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen
Die Bietergemeinschaft, die den Zuschlag erhält, muss eine bestimmte Rechtsform aufweisen ✅
Die Namen und beruflichen Qualifikationen des zur Auftragsausführung eingesetzten Personals sind anzugeben
Elektronische Rechnungsstellung: Erforderlich
Elektronische Zahlung wird verwendet ✅
Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen: 2026-04-27 23:59:59 📅
Zusätzliche Informationen:
Gewichtungsart: Gewichtung (Punkte, genau)
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Der Vertrag enthält Bedingungen zur Vertragsausführung ✅
Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Eignungskriterium: Andere wirtschaftliche oder finanzielle Anforderungen
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:
Eignungskriterium: Eintragung in ein relevantes Berufsregister
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:
Rechtsform der Gruppe von Wirtschaftsteilnehmern, an die der Auftrag vergeben werden soll: Bietergemeinschaften sind gesamtschuldnerisch haftend.
Wichtigste Finanzierungsbedingungen und Zahlungsmodalitäten und/oder Verweis auf die einschlägigen Bestimmungen, die sie regeln: gem. VOL/B
Bedingungen für den Vertrag
Bedingungen für die Vertragserfüllung:
Bedingungen für die Teilnahme
Ausschlussgrund:
Beschreibung der Ausschlussgründe:
Öffentlicher Auftraggeber
Name und Adressen
Name: Kupferstadt Stolberg (Rhld.)
Nationale Registrierungsnummer:
Postanschrift: Rathausstr. 11 - 13
Postleitzahl: 52222
Postort: Stolberg
Region: Städteregion Aachen 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
Kontaktperson: A65.5 - Zentrale Vergabestelle
E-Mail: vergabestelle@stolberg.de 📧
Telefon: +49 240213213 📞
Fax: +49 240299909504 📠
URL: https://www.stolberg.de 🌏
Adresse des Käuferprofils: https://www.stolberg.de/Stadt/Veroeffentlichungen/Beschafferprofil.htm?waid=697 🌏
Art des öffentlichen Auftraggebers
Regional- oder Kommunalbehörde
Haupttätigkeit
Allgemeine öffentliche Verwaltung
Kommunikation
Dokumente URL: https://www.vergaben-wirtschaftsregion-aachen.de/VMPSatellite/notice/CXV2YYRYT3JPN8X9/documents 🌏
Teilnahme-URL: https://www.vergaben-wirtschaftsregion-aachen.de/VMPSatellite/notice/CXV2YYRYT3JPN8X9 🌏
URL des Beschaffungsinstruments: https://www.vergaben-wirtschaftsregion-aachen.de/VMPSatellite/notice/CXV2YYRYT3JPN8X9 🌏
Elektronische Einreichung: Erforderlich
Ergänzende Informationen
Zusätzliche Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer Rheinland bei der Bezirksregierung Köln
Nationale Registrierungsnummer:
Postanschrift: Zeughausstr. 2 -10
Postleitzahl: 50667
Postort: Köln
Region: Köln, Kreisfreie Stadt 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: vkrhld-k@bezreg-koeln.nrw.de 📧
Telefon: +49 2211470 📞
Fax: +49 2211472889 📠
URL: https://www.bezreg-koeln.nrw.de/brk_internet/vergabekammer/ 🌏
Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Wie: Name und Adressen
Verfahren zur Überprüfung
Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren:
Informationen über elektronische Arbeitsabläufe
Die elektronische Rechnungsstellung wird akzeptiert
Bekanntmachungsangaben
Bevorzugtes Datum der Veröffentlichung: 2026-03-30+02:00 📅
Quelle: OJS 2026/S 063-220499 (2026-03-30)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Vakuumgefriertrocknung von 401 Euro-Paletten Archiv-Unterlagen
Referenznummer:
40.2-2026-0009
Kurze Beschreibung:
Vakuumgefriertrocknung von 401 Euro-Paletten Archivgut in 8 Losen (inkl. 1 Los restauratorische Reinigung und Umbettung)
Art des Vertrags: Dienstleistungen
Produkte/Dienstleistungen: Archivzerstörung 📦
Sonstige Beschränkungen am Erfüllungsort: Ort im Europäischen Wirtschaftsraum
Informationen über Lose
Dieser Vertrag ist in Lose unterteilt ✅
Höchstzahl der Lose, die an einen Bieter vergeben werden können: 4
Angebote können für eine maximale Anzahl von Losen eingereicht werden: 20
1️⃣
Interne Kennung:
1
Titel: Vakuumgefriertrocknung und restauratorische Bearbeitung von 32 Paletten Bauakten
Beschreibung der Beschaffung:
Stretchfolien um die Archiveinheiten sind vor dem Vakuumgefriertrocknungsprozess zu entfernen.
1 Reinigung
Die Unterlagen von Los 1 sind gleichförmige Bauakten in Hängeregistermappen. Ihre Anzahl beläuft sich nach schätzungsweisem Überschlag auf etwa 20.000 Stück. Sie sind vor allem oberflächlich verschmutzt und vorgereinigt. Verunreinigungen innerhalb des Aktenblocks sind größtenteils nicht zu erwarten. Im Rahmen der restauratorischen Reinigung sind die Bauakten von den Verschmutzungen zu reinigen und in einen benutzungsfähigen Zustand aller Einzeldokumente zu bringen.
2 Umbettung
Die Akten sind aus den Aktenmappen zu entnehmen. Alle beschrifteten Teile (i. d. R. Vorderseite) des Aktendeckels sind beschnitten, gelocht und bei Bedarf gefalzt der jeweiligen Bauakte als erste Seite anzufügen. Der Aktenblock ist nach Mustervorgabe in eine neue orangefarbige Hängeregistermappe zu heften.
Vorgabe:
Pendelmappe 450g/qm Manilakarton
Farbe: orange
Format: 318 mm breit, 275 mm hoch
2 Pendelbeschläge, durchgenietet, Beschlagränder umklebt, innen am Boden mit 2 Doppelheftfälzen aus 320 g/qm Karton, mit 4 Metallschnellheftergarnitur in Linksheftung, Heftsätze 45 mm breit, aus 450 g/qm Manilakarton in Farbe des Hefters, mit je 8 Dehnrillen im Vorder- und Hinterdeckel
3 Dokumentation
Die Bauakten sind mit Aktentiteln in einer Excelliste zu dokumentieren. Für jede Verpackungseinheit/Karton ist eine Nummerierung und Zuordnung aufzustellen.
Vorgabe: Karton-Nr. (lfd.), Straßenname/Haus-Nummer, Aktenzeichen/Bauschein-Nummer, Gegenstand.
4 Verpackung
Die Akten sind in übliche Kartons (Umzugskartons o. ä.) zu verpacken und auf Euro-Paletten zu bündeln.
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Der Bestand der Bauakten ist der Einzige, der in seiner inhaltlichen Struktur und Substanz gleichförmig, berechenbar und vollständig zu erhalten ist, so dass unmittelbar im Anschluss der Vakuumgefriertrocknung eine vollständige restauratorische Wiederherstellung vorgenommen werden kann.
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Die Durchführung des Auftrags soll umwelt- und klimafreundlich erfolgen. Aspekte des möglichst geringer CO2-Emmission sind zu berücksichtigen, bspw. in der Nutzung erneuerbarer Energien und energieeffizienter Prozesse und Betriebsmittel.
Konzept zur Verringerung der Umweltauswirkungen: Klimaschutz
Postanschrift: Rathausstr. 11 - 13
Postleitzahl: 52222
Stadt: Stolberg
Land: Deutschland 🇩🇪
Ort der Leistung: Städteregion Aachen 🏙️
Dauer
Datum des Beginns: 2026-06-01 📅
Datum des Endes: 2029-12-30 📅
Vergabekriterien
Preis ✅
Preis (Gewichtung): 20.00
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Schnelligkeit der Liefer- und Ausführungsfrist
Qualitätskriterium (Gewichtung): 24.0000
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Schnelligkeit des Leistungsbeginns
Klimaschutz und Energieffizienz
Qualitätskriterium (Gewichtung): 16.0000
Kostenkriterium (Name): Preis
Kostenkriterium (Gewichtung): 16.0000
Titel
Los-Identifikationsnummer:
LOT-0001
2️⃣
Interne Kennung:
2
Titel: Vakuumgefriertrocknung von 7 Paletten Standesamtsunterlagen
Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet ✅
Beschreibung der Beschaffung:
Das Durchschnittsgewicht pro Palette mit Akten beträgt ca. 270 kg (Nettogewicht des Archivguts inkl. Verpackung zzgl. durchschnittlich 20 kg/Euro-Palette). Das Gewicht wurde stichprobenartig ermittelt und durchschnittlich umgerechnet insgesamt geschätzt. Eine mit Akten bestückte Palette entspricht nach der Schätzung durchschnittlich 5 lfm. Archivgut. Die Bergungs- und Verpackungsbedingungen bedingen eine unterschiedliche Bestückung der Paletten, wodurch Stichproben zufolge eine Abweichung des Gewichts von Paletten mit Akten um ca. 30 kg nach oben und unten erwartbar ist. Das tiefgekühlte Archiv-gut ist vollumfänglich durchnässt, vorgereinigt und in Stretchfolie mit offenen Seiten verpackt. Akten sind zu Bündeln unterschiedlicher Mächtigkeit gepackt.
Stretchfolien um die Archiveinheiten sind vor dem Vakuumgefriertrocknungsprozess zu entfernen.
Die gefriergetrockneten Archivalien sind vom Auftragnehmer in Kartonagen zu verpacken und auf Euro-Paletten anzuliefern. Es gelten die üblichen konservatorischen Vorgaben (säurefrei, alterungsbeständig etc. gem. DIN ISO 16245 u. 16245-A, Stülpdeckelkartons, keine Schubkartons). Das Verpackungsmaterial muss frei von Schädlingen (Papierfischchen) sein. Verpackungsmaterialien sind zur Gewährleistung, dass kein Schädlingsbefall vorliegt, zuvor mind. 10 Tage bei -20° C zu kühlen.
Sämtliche Unterlagen sind in passende Archivboxen zu verpacken. Mögliche Formate sind: 35 cm x 26 cm x 11cm; 39 cm x 29 cm x 11 cm; 43 cm x 32 cm x 11 cm (Außenmaße; Abweichungen jeweils um +/- 1 cm möglich oder nach Abstimmung mit der Auftraggeberin möglich).
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#Besonders auch geeignet für:selbst#, #Besonders auch geeignet für:other-sme#
Berücksichtigung des Bundeskulturgutschutzgesetzes
Archivgut öffentlicher Kultureinrichtungen fällt unter das Bundeskulturgutschutzgesetz. Dies bestimmt, dass Archivgut nur nach vorheriger Genehmigung durch das zuständige Landesministerium ins Ausland ausgeführt geführt werden darf, unabhängig von Dauer und Zweck der beabsichtigten Ausfuhr. Eine Genehmigung zur Ausfuhr kann nur erteilt werden, wenn jedes einzelne Archivale der Genehmigungsbehörde angezeigt wird. Die einzelne Benennung und Identifizierung der Archivalien des Historischen Archivs ist aus technischen Gründen nicht möglich, womit ein Antrag auf Erteilung einer Ausfuhrgenehmigung keine Aussicht auf Erfolg hat. Die Erbringung der Dienstleistung für dieses Los hat somit innerhalb des Gebiets der Bundesrepublik Deutschland zu erfolgen.
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Los-Identifikationsnummer:
LOT-0002
3️⃣
Interne Kennung:
3
Titel: Vakuumgefriertrocknung von 13 Paletten Pläne, Karten, Grafiken, Gemälden (Großformate)
Beschreibung der Beschaffung:
Das Durchschnittsgewicht pro Palette mit Plänen beträgt ca. 30 kg (Nettogewicht des Archivguts inkl. Verpackung zzgl. durchschnittlich 20 kg/Euro-Palette). Das Gewicht wurde stichprobenartig ermittelt und durchschnittlich umgerechnet insgesamt geschätzt. Archivgut. Die Bergungs- und Verpackungsbedingungen bedingen eine unterschiedliche Bestückung der Paletten, wodurch Stichproben zufolge eine Abweichung des Gewichts erwartbar ist. Das tiefgekühlte Archivgut ist vollumfänglich durchnässt, vorgereinigt und durch Folien getrennt.
Die Unterlagen haben ein Format von bis zu ca. 80 cm x 120 cm, in Einzelfällen im gefalteten Zustand darüber hinaus. Die Paletten beinhalten Planzeichnungen, Druckwerke, Kunstgrafiken und evtl. Gemälde. Sehr wenige Paletten können auch Aktenordner enthalten, die entsprechend im Rahmen des Auftrags behandelt werden sollen.
Die gefriergetrockneten Archivalien sind vom Auftragnehmer sind in ungepuffertes Seidenpapier einzuschlagen und in großformatige Mappen (DIN A0) zu verpacken und auf Euro-Paletten anzuliefern. Es gelten die üblichen konservatorischen Vorgaben (säurefrei, alterungsbeständig etc. gem. DIN ISO 16245 u. 16245-A). Das Verpackungsmaterial muss frei von Schädlingen (Papierfischchen) sein. Verpackungsmaterialien sind zur Gewährleistung, dass kein Schädlingsbefall vorliegt, zuvor mind. 10 Tage bei -20° C zu kühlen.
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Los-Identifikationsnummer:
LOT-0003
4️⃣
Interne Kennung:
4
Titel: Vakuumgefriertrocknung von 25 Paletten Zwischenarchiv-Unterlagen
Beschreibung der Beschaffung:
Stretchfolien um die Archiveinheiten sind vor dem Vakuumgefriertrocknungsprozess zu entfernen. Lose Akten (ohne Mappe oder Bindung, mit Lochung) des Zwischenarchivs (etwa 10.000 Stück) sind durch Abheftbügel/Archivbänder in Kunststoff und rostfreiem Stahl zu binden. Aktenordner sind in übliche Kartons (Umzugskartons o. ä.) zu verpacken.
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Das Durchschnittsgewicht pro Palette mit Akten beträgt ca. 270 kg (Nettogewicht des Archivguts inkl. Verpackung zzgl. durchschnittlich 20 kg/Euro-Palette). Das Gewicht wurde stichprobenartig ermittelt und durchschnittlich umgerechnet insgesamt geschätzt. Eine mit Akten bestückte Palette entspricht nach der Schätzung durchschnittlich 5 lfm. Archivgut. Die Bergungs- und Verpackungsbedingungen bedingen eine unterschiedliche Bestückung der Paletten, wodurch Stichproben zufolge eine Abweichung des Gewichts von Paletten mit Akten um ca. 30 kg nach oben und unten erwartbar ist. Das tiefgekühlte Zwischenarchivgut ist vollumfänglich durchnässt, vorgereinigt und in Stretchfolie mit offenen Seiten verpackt. Akten sind zu Bündeln unterschiedlicher Mächtigkeit gepackt.
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Los-Identifikationsnummer:
LOT-0004
5️⃣
Interne Kennung:
5
Titel
Los-Identifikationsnummer:
LOT-0005
6️⃣
Interne Kennung:
6
Titel: Vakuumgefriertrocknung von 21 Paletten Zwischenarchiv-Planunterlagen (Großformate)
Beschreibung der Beschaffung:
Das Durchschnittsgewicht pro Palette mit Plänen beträgt ca. 30 kg (Nettogewicht des Archivguts inkl. Verpackung zzgl. durchschnittlich 20 kg/Euro-Palette). Das Gewicht wurde stichprobenartig ermittelt und durchschnittlich umgerechnet insgesamt geschätzt. Archivgut. Die Bergungs- und Verpackungsbedingungen bedingen eine unterschiedliche Bestückung der Paletten, wodurch Stichproben zufolge eine Abweichung des Gewichts erwartbar ist. Das tiefgekühlte Archivgut ist vollumfänglich durchnässt, vorgereinigt und durch Folien getrennt.
Die Unterlagen haben ein Format von bis zu ca. 80 cm x 120 cm, in Einzelfällen im gefalteten Zustand darüber hinaus. Die Paletten beinhalten Planzeichnungen. Sehr wenige Paletten können auch Aktenordner enthalten, die entsprechend im Rahmen des Auftrags behandelt werden sollen.
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Los-Identifikationsnummer:
LOT-0006
7️⃣
Interne Kennung:
7
Titel: Vakuumgefriertrocknung von 18 Paletten Archivunterlagen
Beschreibung der Beschaffung:
Das Durchschnittsgewicht pro Palette mit Akten beträgt ca. 270 kg (Nettogewicht des Archivguts inkl. Verpackung zzgl. durchschnittlich 20 kg/Euro-Palette). Das Gewicht wurde stichprobenartig ermittelt und durchschnittlich umgerechnet insgesamt geschätzt. Eine mit Akten bestückte Palette entspricht nach der Schätzung durchschnittlich 5 lfm. Archivgut. Die Bergungs- und Verpackungsbedingungen bedingen eine unterschiedliche Bestückung der Paletten, wodurch Stichproben zufolge eine Abweichung des Gewichts von Paletten mit Akten um ca. 30 kg nach oben und unten erwartbar ist. Das tiefgekühlte Archiv-gut ist vollumfänglich durchnässt, vorgereinigt und in Stretchfolie mit offenen Seiten verpackt. Akten sind zu Bündeln unterschiedlicher Mächtigkeit gepackt.
Stretchfolien um die Archiveinheiten sind vor dem Vakuumgefriertrocknungsprozess zu entfernen.
Nach Beendigung des Auftrags sollen alle tiefgefrorenen Film- und Foto-Materialien an die Auftraggeberin zurückgeschickt werden. Im Vorfeld ist die Auftraggeberin über den Umfang der fotografischen Materialien zu informieren. Anderweitige empfindliche Objekte (Ledereinbände, empfindliche Graphiken/Gemälde, Filmrollen o. a.) sind in Absprache mit dem Auftraggeber ggf. gesondert zu behandeln.
Die gefriergetrockneten Archivalien sind vom Auftragnehmer in Kartonagen zu verpacken und auf Euro-Paletten anzuliefern. Es gelten die üblichen konservatorischen Vorgaben (säurefrei, alterungsbeständig etc. gem. DIN ISO 16245 u. 16245-A, Stülpdeckelkartons, keine Schubkartons). Das Verpackungsmaterial muss frei von Schädlingen (Papierfischchen) sein. Verpackungsmaterialien sind zur Gewährleistung, dass kein Schädlingsbefall vorliegt, zuvor mind. 10 Tage bei -20° C zu kühlen.
Sämtliche Unterlagen sind in passende Archivboxen zu verpacken. Mögliche Formate sind: 35 cm x 26 cm x 11cm; 39 cm x 29 cm x 11 cm; 43 cm x 32 cm x 11 cm (Außenmaße; Abweichungen jeweils um +/- 1 cm möglich oder nach Abstimmung mit der Auftraggeberin möglich).
Lose Akten (ohne Mappe oder Bindung, mit Lochung) sind zusätzlich durch Abheftbügel/Archivbänder in Kunststoff und rostfreiem Stahl zu binden.
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Archivgut öffentlicher Kultureinrichtungen fällt unter das Bundeskulturgutschutzgesetz. Dies bestimmt, dass Archivgut nur nach vorheriger Genehmigung durch das zuständige Landesministerium ins Ausland ausgeführt geführt werden darf, unabhängig von Dauer und Zweck der beabsichtigten Ausfuhr. Eine Genehmigung zur Ausfuhr kann nur erteilt werden, wenn jedes einzelne Archivale der Genehmigungsbehörde angezeigt wird. Die einzelne Benennung und Identifizierung der Archivalien des Historischen Archivs ist aus technischen Gründen nicht möglich, womit ein Antrag auf Erteilung einer Ausfuhrgenehmigung keine Aussicht auf Erfolg hat. Die Erbringung der Dienstleistung für dieses Los hat somit innerhalb des Gebiets der Bundesrepublik Deutschland zu erfolgen.
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Los-Identifikationsnummer:
LOT-0007
8️⃣
Interne Kennung:
8
Titel: Vakuumgefriertrocknung von 20 Paletten Archivunterlagen
Titel
Los-Identifikationsnummer:
LOT-0008
9️⃣
Interne Kennung:
9
Titel
Los-Identifikationsnummer:
LOT-0009
1️⃣0️⃣
Interne Kennung:
10
Titel
Los-Identifikationsnummer:
LOT-0010
1️⃣1️⃣
Interne Kennung:
11
Titel
Los-Identifikationsnummer:
LOT-0011
1️⃣2️⃣
Interne Kennung:
12
Titel
Los-Identifikationsnummer:
LOT-0012
1️⃣3️⃣
Interne Kennung:
13
Titel
Los-Identifikationsnummer:
LOT-0013
1️⃣4️⃣
Interne Kennung:
14
Titel
Los-Identifikationsnummer:
LOT-0014
1️⃣5️⃣
Interne Kennung:
15
Titel
Los-Identifikationsnummer:
LOT-0015
1️⃣6️⃣
Interne Kennung:
16
Titel
Los-Identifikationsnummer:
LOT-0016
1️⃣7️⃣
Interne Kennung:
17
Titel
Los-Identifikationsnummer:
LOT-0017
1️⃣8️⃣
Interne Kennung:
18
Titel
Los-Identifikationsnummer:
LOT-0018
1️⃣9️⃣
Interne Kennung:
19
Titel
Los-Identifikationsnummer:
LOT-0019
2️⃣0️⃣
Interne Kennung:
20
Titel
Los-Identifikationsnummer:
LOT-0020
Verfahren
Art des Verfahrens
Offenes Verfahren ✅
Rechtsgrundlage: Richtlinie 2014/24/EU
Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2026-05-04 09:00:00 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Mindestzeitraum, in dem der Bieter das Angebot aufrechterhalten muss: 57 Tage
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen
Die Bietergemeinschaft, die den Zuschlag erhält, muss eine bestimmte Rechtsform aufweisen ✅
Die Namen und beruflichen Qualifikationen des zur Auftragsausführung eingesetzten Personals sind anzugeben
Elektronische Rechnungsstellung: Erforderlich
Elektronische Zahlung wird verwendet ✅
Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen: 2026-04-27 23:59:59 📅
Zusätzliche Informationen:
Fehlende Unterlagen, deren Vorlagen mit Teilnahmeantrag/Angebotsabgabe gefordert war, werden nachgefordert.
Vergabekriterien
Gewichtungsart: Gewichtung (Punkte, genau)
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Der Vertrag enthält Bedingungen zur Vertragsausführung ✅
Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Eignungskriterium: Andere wirtschaftliche oder finanzielle Anforderungen
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:
Unbedenklichkeitsbescheinigung Berufsgenossenschaft (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Gültige qualifizierte Unbedenklichkeitsbescheinigung der Berufsgenossenschaft des zuständigen Versicherungsträgers
Alter der Bescheinigung: max. 1 Jahr
Unbedenklichkeitsbescheinigung Finanzamt (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Gültige Unbedenklichkeitsbescheinigung des Finanzamtes (soweit das Finanzamt derartige Bescheinigungen ausstellt).
Alter der Bescheinigung: max. 1 Jahr
Unbedenklichkeitsbescheinigung Krankenkasse (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Gültige Unbedenklichkeitsbescheinigung der Krankenkasse (soweit beitragspflichtig).
Alter der Bescheinigung: max. 1 Jahr
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:
Eintragungsnachweis Handwerksrolle / IHK (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Eintragung in der Handwerksrolle bzw. Mitgliedsbescheinigung der Industrie- und Handelskammer
Eignungskriterium: Berufliche Risikohaftpflichtversicherung
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:
Bescheinigung über eine bestehende Betriebs- bzw. Berufshaftpflichtversicherung mit Angabe der Versicherungssummen. Der Nachweis darf nicht älter als 1 Jahr sein bzw. die durch die ausstellende Stelle festgelegte Gültigkeitsdauer nicht überschreiten. (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung):
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Wichtigste Finanzierungsbedingungen und Zahlungsmodalitäten und/oder Verweis auf die einschlägigen Bestimmungen, die sie regeln: gem. VOL/B
Bedingungen für den Vertrag
Bedingungen für die Vertragserfüllung:
Einzureichende Unterlagen:
* Mit dem Angebot
** Mittels Eigenerklärung:
- Referenzen: Dem Angebot ist ein Nachweis über 3 Referenzen zu vergleichbaren Aufträgen, mit Angabe des Wertes, des Zeitraums der Leistungserbringung und des Auftraggebers sowie die Ansprechpartner und deren Telefonnummer bei diesen Auftraggebern, beizufügen.
** Mittels Dritterklärung:
- Fachliche Einweisung und Erfahrung: Mitarbeiter, welche die Gefriertrocknung durchführen, müssen eine ausführliche Einweisung in die Gefriertrocknung von Archiv-/Bibliotheksgut erhalten haben und eine mehr als einjährige praktische Erfahrung in diesem Bereich aufweisen.
Erforderlicher Nachweis: Arbeitszeugnis
Mitarbeiter dürfen die Gefriertrocknung und alle dazugehörigen Arbeitsgänge nur unter Anleitung und Aufsicht eines qualifizierten Restaurators durchführen.
- Fachliche Anleitung und Betreuung: Die mit der fachlichen Anleitung und Betreuung der über die gefriertrocknenden Mitarbeiter betrauten Restauratorinnen/ Restauratoren
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Ausschlussgrund:
Beteiligung an einer kriminellen Vereinigung
Betrug
Der Zahlungsunfähigkeit vergleichbare Lage gemäß nationaler Rechtsvorschriften
+ 19 weitere
Direkte oder indirekte Beteiligung an der Vorbereitung des Vergabeverfahrens
Einstellung der gewerblichen Tätigkeit
Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung
Interessenkonflikt aufgrund seiner Teilnahme an dem Vergabeverfahren
Kinderarbeit und andere Formen des Menschenhandels
Korruption
Schwerwiegendes berufliches Fehlverhalten
Terroristische Straftaten oder Straftaten im Zusammenhang mit terroristischen Aktivitäten
Täuschung, Zurückhaltung von Informationen, Unfähigkeit zur Vorlage erforderlicher Unterlagen oder Erlangung vertraulicher Informationen zu dem Verfahren
Vereinbarungen mit anderen Wirtschaftsteilnehmern zur Verzerrung des Wettbewerbs
Verstoß gegen arbeitsrechtliche Verpflichtungen
Verstoß gegen die in den rein innerstaatlichen Ausschlussgründen verankerten Verpflichtungen
Verstoß gegen die Verpflichtung zur Entrichtung von Sozialversicherungsbeiträgen
Verstoß gegen die Verpflichtung zur Entrichtung von Steuern
Verstoß gegen sozialrechtliche Verpflichtungen
Verstoß gegen umweltrechtliche Verpflichtungen
Verwaltung der Vermögenswerte durch einen Insolvenzverwalter
Vorzeitige Beendigung, Schadensersatz oder andere vergleichbare Sanktionen
Zahlungsunfähigkeit
Sämtliche in Betracht kommende Ausschlussgründe richten sich nach den einschlägigen vergaberechtlichen Vorschriften sowie den Bewerbungs- /Teilnahmebedingungen.
Öffentlicher Auftraggeber
Name und Adressen
Name: Kupferstadt Stolberg (Rhld.)
Nationale Registrierungsnummer:
053340032032-31001-51
Postanschrift: Rathausstr. 11 - 13
Postleitzahl: 52222
Postort: Stolberg
Region: Städteregion Aachen 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
Kontaktperson: A65.5 - Zentrale Vergabestelle
E-Mail: vergabestelle@stolberg.de 📧
Telefon: +49 240213213 📞
Fax: +49 240299909504 📠
URL: https://www.stolberg.de 🌏
Adresse des Käuferprofils: https://www.stolberg.de/Stadt/Veroeffentlichungen/Beschafferprofil.htm?waid=697 🌏
Art des öffentlichen Auftraggebers
Regional- oder Kommunalbehörde
Haupttätigkeit
Allgemeine öffentliche Verwaltung
Kommunikation
Dokumente URL: https://www.vergaben-wirtschaftsregion-aachen.de/VMPSatellite/notice/CXV2YYRYT3JPN8X9/documents 🌏
Teilnahme-URL: https://www.vergaben-wirtschaftsregion-aachen.de/VMPSatellite/notice/CXV2YYRYT3JPN8X9 🌏
URL des Beschaffungsinstruments: https://www.vergaben-wirtschaftsregion-aachen.de/VMPSatellite/notice/CXV2YYRYT3JPN8X9 🌏
Elektronische Einreichung: Erforderlich
Ergänzende Informationen
Zusätzliche Informationen
#Bekanntmachungs-ID: CXV2YYRYT3JPN8X9#
Bieterfragen müssen rechtzeitig, in der Regel gemäß den Angaben der Terminplanung vor Ablauf der Angebots- /Teilnahmefrist gestellt werden. Nach Ablauf dieser Frist eingegangene Fragen werden grundsätzlich nicht mehr beantwortet.
Stolberg, den 27.01.2026
i.A.
Zentrale Vergabestelle der Kupferstadt Stolberg (Rhld.)
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Name: Vergabekammer Rheinland bei der Bezirksregierung Köln
Nationale Registrierungsnummer:
05315-03002-81
Postanschrift: Zeughausstr. 2 -10
Postleitzahl: 50667
Postort: Köln
Region: Köln, Kreisfreie Stadt 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: vkrhld-k@bezreg-koeln.nrw.de 📧
Telefon: +49 2211470 📞
Fax: +49 2211472889 📠
URL: https://www.bezreg-koeln.nrw.de/brk_internet/vergabekammer/ 🌏
Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Wie: Name und Adressen
Verfahren zur Überprüfung
Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren:
Gemäß § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 4 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) muss ein
Nachprüfungsantrag spätestens 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge
nicht abhelfen zu wollen, bei der angegebenen Vergabekammer eingereicht werden.
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Die elektronische Rechnungsstellung wird akzeptiert
Bekanntmachungsangaben
Bevorzugtes Datum der Veröffentlichung: 2026-03-30+02:00 📅
Quelle: OJS 2026/S 063-220499 (2026-03-30)
Auftragsbekanntmachung (2026-04-13)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:
Ergänzende Informationen
Bekanntmachungsangaben
Bevorzugtes Datum der Veröffentlichung: 2026-04-13+02:00 📅
Änderungen
Zu berichtigender Text in der ursprünglichen Bekanntmachung
Nummer des Abschnitts:
Neuer Wert
Text:
Änderung der Auftragsunterlagen am ✅
Datum der Änderung der Auftragsunterlagen: 2026-04-13 📅
Andere zusätzliche Informationen
Anpassung von 8 Losen auf 20 Lose / Anpassung der Formulare
Hauptgrund für die Änderung: Korrektur – Beschaffer
Angaben zu Änderungen
Fassung der zu ändernden vorigen Bekanntmachung: e12e0f94-1dd6-41f9-a206-1f1acaae74f2-01
Quelle: OJS 2026/S 072-251272 (2026-04-13)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:
Vakuumgefriertrocknung von 401 Euro-Paletten Archivgut in 20 Losen (inkl. 1 Los restauratorische Reinigung und Umbettung)
Ergänzende Informationen
Bekanntmachungsangaben
Bevorzugtes Datum der Veröffentlichung: 2026-04-13+02:00 📅
Änderungen
Zu berichtigender Text in der ursprünglichen Bekanntmachung
Nummer des Abschnitts:
PROCEDURE
Neuer Wert
Text:
Anpassung unter Beschreibung von 8 Losen auf 20 Lose.
In jedem Formular erfolgt nach Änderung der Beschreibung die automatische Anpassung in den Formularen.
Zu berichtigender Text in der ursprünglichen Bekanntmachung
Änderung der Auftragsunterlagen am ✅
Datum der Änderung der Auftragsunterlagen: 2026-04-13 📅
Andere zusätzliche Informationen
Anpassung von 8 Losen auf 20 Lose / Anpassung der Formulare
Hauptgrund für die Änderung: Korrektur – Beschaffer
Angaben zu Änderungen
Fassung der zu ändernden vorigen Bekanntmachung: e12e0f94-1dd6-41f9-a206-1f1acaae74f2-01
Quelle: OJS 2026/S 072-251272 (2026-04-13)
Auftragsbekanntmachung (2026-04-29)
Objekt
Dauer
Datum des Beginns: 2026-07-21 📅
Verfahren
Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2026-05-26 09:00:00 📅
Mindestzeitraum, in dem der Bieter das Angebot aufrechterhalten muss: 56 Tage
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen: 2026-05-18 23:59:59 📅
Ergänzende Informationen
Bekanntmachungsangaben
Bevorzugtes Datum der Veröffentlichung: 2026-04-29+02:00 📅
Änderungen
Zu berichtigender Text in der ursprünglichen Bekanntmachung
Nummer des Abschnitts:
Neuer Wert
Text:
Andere zusätzliche Informationen
Angaben zu Änderungen
Fassung der zu ändernden vorigen Bekanntmachung: 011384d8-8ce7-4a08-97b7-96369c715499-01
Quelle: OJS 2026/S 084-299139 (2026-04-29)
Objekt
Dauer
Datum des Beginns: 2026-07-21 📅
Verfahren
Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2026-05-26 09:00:00 📅
Mindestzeitraum, in dem der Bieter das Angebot aufrechterhalten muss: 56 Tage
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen: 2026-05-18 23:59:59 📅
Ergänzende Informationen
Bekanntmachungsangaben
Bevorzugtes Datum der Veröffentlichung: 2026-04-29+02:00 📅
Änderungen
Zu berichtigender Text in der ursprünglichen Bekanntmachung
Nummer des Abschnitts:
PROCEDURE
Neuer Wert
Text:
Frist zur Einreichung von Aufklärungsfragen (u.a.): 18.05.2026
Beantwortung rechtzeitig eingegangener Aufklärungsfragen (u.a.) bis 18.05.2026
Angebotsfrist: 26.05.2026 - 09:00 Uhr
Angebotsöffnung: 26.05.2026 - 09:00 Uhr
Abschluss Angebotsauswertung / Vorab-Nachricht nach §134 GWB: 09.07.2026
Zuschlags-/Bindefrist: 21.07.2026
Plangemäßer frühester Leistungsbeginn bei regulärem Verfahrensablauf: 21.07.2026
Eine Beantwortung der Bieterfragen erfolgt nach Klärung zu einem späteren Zeitpunkt an alle Bewerber/Bieter.
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Aufgrund gestellter Bieterfragen mussten die Fristen entsprechend angepasst werden:
Hauptgrund für die Änderung: Informationen sind jetzt verfügbar
Angaben zu Änderungen
Fassung der zu ändernden vorigen Bekanntmachung: 011384d8-8ce7-4a08-97b7-96369c715499-01
Quelle: OJS 2026/S 084-299139 (2026-04-29)
Auftragsbekanntmachung (2026-05-04)
Objekt
Informationen über Lose
Höchstzahl der Lose, die an einen Bieter vergeben werden können: 20
Verfahren
Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2026-06-01 09:00:00 📅
Mindestzeitraum, in dem der Bieter das Angebot aufrechterhalten muss: 60 Tage
Ergänzende Informationen
Bekanntmachungsangaben
Bevorzugtes Datum der Veröffentlichung: 2026-05-04+02:00 📅
Änderungen
Zu berichtigender Text in der ursprünglichen Bekanntmachung
Nummer des Abschnitts:
Neuer Wert
Text:
Zu berichtigender Text in der ursprünglichen Bekanntmachung
Änderung der Auftragsunterlagen am ✅
Datum der Änderung der Auftragsunterlagen: 2026-05-04 📅
Andere zusätzliche Informationen
Hauptgrund für die Änderung: Aktualisierte Informationen
Angaben zu Änderungen
Fassung der zu ändernden vorigen Bekanntmachung: 2283915e-5e6d-4c4d-9c7a-fbdce51acbd1-01
Quelle: OJS 2026/S 086-304556 (2026-05-04)
Objekt
Informationen über Lose
Höchstzahl der Lose, die an einen Bieter vergeben werden können: 20
Verfahren
Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2026-06-01 09:00:00 📅
Mindestzeitraum, in dem der Bieter das Angebot aufrechterhalten muss: 60 Tage
Ergänzende Informationen
Bekanntmachungsangaben
Bevorzugtes Datum der Veröffentlichung: 2026-05-04+02:00 📅
Änderungen
Zu berichtigender Text in der ursprünglichen Bekanntmachung
Nummer des Abschnitts:
PROCEDURE
Neuer Wert
Text:
- Die ursprünglich vorgesehene Loslimitierung (max. 4 Lose) wurde aufgehoben.
- Fehlerhafte Angaben in der Leistungsbeschreibung (veraltete Vorgaben im Punkt 3.2 des Dokuments "Ausschreibung Vakuumgefriertrocknung von Archivgut _Allgemeine Auftragsbeschreibung 19-03-2026.pdf") wurden korrigiert.
-Die Angebotsfrist wurde bis zum 01.06.2026 verlängert.
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Änderung der Auftragsunterlagen am ✅
Datum der Änderung der Auftragsunterlagen: 2026-05-04 📅
Andere zusätzliche Informationen
Hauptgrund für die Änderung: Aktualisierte Informationen
Angaben zu Änderungen
Fassung der zu ändernden vorigen Bekanntmachung: 2283915e-5e6d-4c4d-9c7a-fbdce51acbd1-01
Quelle: OJS 2026/S 086-304556 (2026-05-04)
Auftragsbekanntmachung (2026-05-21)
Objekt
Dauer
Datum des Beginns: 2026-08-21 📅
Verfahren
Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2026-06-23 09:00:00 📅
Mindestzeitraum, in dem der Bieter das Angebot aufrechterhalten muss: 59 Tage
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen: 2026-06-15 23:59:59 📅
Ergänzende Informationen
Bekanntmachungsangaben
Bevorzugtes Datum der Veröffentlichung: 2026-05-21+02:00 📅
Änderungen
Zu berichtigender Text in der ursprünglichen Bekanntmachung
Nummer des Abschnitts:
Neuer Wert
Text:
Zu berichtigender Text in der ursprünglichen Bekanntmachung
Änderung der Auftragsunterlagen am ✅
Datum der Änderung der Auftragsunterlagen: 2026-05-21 📅
Andere zusätzliche Informationen
Hauptgrund für die Änderung: Informationen sind jetzt verfügbar
Angaben zu Änderungen
Fassung der zu ändernden vorigen Bekanntmachung: fe1e5b2d-513f-47b3-9b47-7c427fae9f94-01
Quelle: OJS 2026/S 099-355227 (2026-05-21)
Objekt
Dauer
Datum des Beginns: 2026-08-21 📅
Verfahren
Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2026-06-23 09:00:00 📅
Mindestzeitraum, in dem der Bieter das Angebot aufrechterhalten muss: 59 Tage
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen: 2026-06-15 23:59:59 📅
Ergänzende Informationen
Bekanntmachungsangaben
Bevorzugtes Datum der Veröffentlichung: 2026-05-21+02:00 📅
Änderungen
Zu berichtigender Text in der ursprünglichen Bekanntmachung
Nummer des Abschnitts:
PROCEDURE
Neuer Wert
Text:
- Neue Informationen sind verfügbar
- Austausch bzw. Ergänzung Formulare
- Leistungsverzeichnis
- Ausschreibung Vakuumgefriertrocknung von Archivgut_Allgemeine Auftragsbeschreibung 19-05-2026
- Bewertungsmatrix
- Bieterangaben Daten
- Verlängerung der Angebotsfrist bis zum 23.06.2026
Mehr anzeigen
Änderung der Auftragsunterlagen am ✅
Datum der Änderung der Auftragsunterlagen: 2026-05-21 📅
Andere zusätzliche Informationen
Hauptgrund für die Änderung: Informationen sind jetzt verfügbar
Angaben zu Änderungen
Fassung der zu ändernden vorigen Bekanntmachung: fe1e5b2d-513f-47b3-9b47-7c427fae9f94-01
Quelle: OJS 2026/S 099-355227 (2026-05-21)
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