Vergabe einer Projektträgerschaft und Umsetzung einer Kampagne zur Studierendengewinnung in Sachsen in 01097 Dresden

Sächsisches Staatsministerium für Wissenschaft, Kultur und Tourismus

Gegenstand des Vergabeverfahrens sind Konzeption und Umsetzung einer Kampagne zur Studierendengewinnung im Freistaat Sachsen sowie damit im Zusammenhang stehender Leistungen.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2023-08-28. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2023-07-28.

Wer?

• Sächsisches Staatsministerium für Wissenschaft, Kultur und Tourismus

Wie?

• Dienstleistungen der Verwaltung › Unterstützende Dienste für die öffentliche Verwaltung
• Unternehmens- und Managementberatung › Marketing-Beratung
• Werbe- und Marketingdienstleistungen › Marketing
• Werbedienste › Werbekampagnen
• Öffentlichkeitsarbeit › Beratung im Bereich Öffentlichkeitsarbeit

Wo?

• Dresden › Dresden, Kreisfreie Stadt

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2023-07-28	Auftragsbekanntmachung

Auftragsbekanntmachung (2023-07-28)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Unterstützende Dienste für die öffentliche Verwaltung
Referenznummer: VB 88_23
Kurze Beschreibung:

Gegenstand des Vergabeverfahrens sind Konzeption und Umsetzung einer Kampagne zur Studierendengewinnung im Freistaat Sachsen sowie damit im Zusammenhang stehender Leistungen.

Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union, mit GPA-Beteiligung
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Unterstützende Dienste für die öffentliche Verwaltung 📦
Zusätzlicher CPV-Code: Marketing 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: Dresden, Kreisfreie Stadt 🏙️

Verfahren
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Ministerium oder sonstige zentral- oder bundesstaatliche Behörde
Name des öffentlichen Auftraggebers: Sächsisches Staatsministerium für Wissenschaft, Kultur und Tourismus
Postanschrift: Wigardstraße 17
Postleitzahl: 01097
Postort: Dresden
Kontakt
Internetadresse: https://www.smwk.sachsen.de/ 🌏
E-Mail: vergabebuero@abstsachsen.de 📧
URL der Dokumente: https://www.evergabe.de/unterlagen/2794397/zustellweg-auswaehlen 🌏
URL der Teilnahme: https://www.evergabe.de 🌏

Referenz
Daten
Absendedatum: 2023-07-28 📅
Einreichungsfrist: 2023-08-28 📅
Veröffentlichungsdatum: 2023-08-02 📅
Datum des Endes: 2026-04-30 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2023/S 147-468941
ABl. S-Ausgabe: 147
Zusätzliche Informationen
Es gelten die Vergabeunterlagen und die VOL/B.

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Wegen der näheren Einzelheiten wird auf die Leistungsbeschreibung und die Vertragsbedingungen Bezug genommen.

Beschreibung der Verlängerungen:

Option auf Verlängerung:

Die Laufzeit der Vereinbarung beginnt mit Zuschlagserteilung und endet am 30.04.2026. Es besteht seitens des AGs die Option einer Verlängerung bis 31.12.2028 – vorbehaltlich einer erfolgreichen Evaluation sowie vorbehaltlich verfügbarer Haushaltsmittel. Diese Option ist vom AG drei Monate vor Ablauf der Vertragslaufzeit in Schriftform auszuüben.

Beschreibung der Optionen:

Option auf Verlängerung:

Zusätzliche Informationen: Es gelten die Vergabeunterlagen und die VOL/B.
Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort: Dresden, DE

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:

Folgende Unterlagen sind mit der Abgabe des Teilnahmeantrags zur Beurteilung der Eignung des Unternehmens (A-Kriterien) vorzulegen

1) Rechtsverbindlich* unterzeichnete Erklärungen nach § 123, 124 GWB, dass keine Ausschlussgründe vorliegen (Anlage 3) oder Erklärung gleichen Inhalts.

2) Nachweis der Eintragung im Berufs- oder Handelsregister des Mitgliedsstaates, in dem der Bewerber ansässig ist (Kopie, max. 1 Jahr alt). Sofern das Unter-nehmen nicht im Handelsregister eingetragen ist und keine handelsrechtliche Eintragungspflicht besteht, ist die Kopie der Gewerbean- bzw. -ummeldung einzureichen. Sofern auch die Gewerbeanmeldung entbehrlich ist, ist dies zu erklären. Die Abgabe des Teilnahmeantrages ist dann unter Angabe der Umsatzsteuernummer möglich.

3) Alternativ zu vorstehenden Forderungen (1-2) Abgabe der gültigen Eintra-gungsbescheinigung in das AV-PQ (Amtliches Verzeichnis Präqualifizierter Unternehmen), insofern die Eintragung die Anforderungen vollumfänglich erfüllt.

*) Die rechtsverbindliche Unterschrift ist von der Person zu leisten, die für den Rechtsverkehr des Unternehmens befugt ist. Im Allgemeinen ist die Vertretungs-berechtigung im Handels , Vereins- oder dem Genossenschaftsregister festgelegt und bezieht sich meistens auf die Geschäftsführung oder auf die mit Prokura ausgestatteten Personen gemeinsam mit der Geschäftsführung. Ist eine Eintragung im Handels-, Vereins- oder dem Genossenschaftsregister nicht erforderlich, ist die Gewerbeanmeldung/-ummeldung als Kopie dem Teilnahmeantrag / Angebot beizufügen.

Die Vertretungsberechtigung ist durch Vollmacht (in Kopie) mit Abgabe des Teil-nahmeantrages/Angebotes nachzuweisen. Bei berechtigtem Zweifel ist das Original auf Verlangen vorzuweisen.

Bewerber- und Bietergemeinschaften

Bietergemeinschaften haben mit ihrem Angebot eine von allen Mitgliedern rechtsverbindlich unterzeichnete Erklärung abzugeben,

- in der die Bildung einer Arbeitsgemeinschaft im Auftragsfall erklärt ist,

- in der alle Mitglieder aufgeführt sind und der für die Durchführung des Vertrags bevollmächtigte Vertreter bezeichnet ist,

- dass der bevollmächtigte Vertreter die Mitglieder gegenüber dem Auftraggeber rechtsverbindlich vertritt,

- dass alle Mitglieder als Gesamtschuldner haften.

Die finanzielle und wirtschaftliche Leistungsfähigkeit sowie die fachliche Eignung und Zuverlässigkeit ist für alle Mitglieder der Bietergemeinschaft nachzuweisen, soweit zutreffend.

Bei Einbeziehung von Partnern und Nachunternehmen ist Art und Umfang des jeweiligen Leistungsanteils darzustellen. Die einzubeziehenden Unternehmen haben mit Angebotsabgabe neben der zwingend einzureichenden Verpflichtungserklärung in gleichem Umfang die geforderten Erklärungen, Referenzen und Nachweise einzureichen, soweit sie auf sie passen.

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:

4) Angaben zum Umsatz in den letzten drei Geschäftsjahren über die ein Jahres-abschluss vorliegt über vergleichbare Leistungen, die Gegenstand dieser Ausschreibung sind bspw. im Kontext Marketing, Standortwerbung, Studierendenwerbung und Logoentwicklung oder vergleichbar. Dazu zählen sowohl Eigenleistungen (Vergütungen für die Deckung von Vertragserfüllungsaufwand mit unternehmenseigenen Ressourcen) als auch Fremdleistungen (Leistungen von Nachunternehmern, Honorarkräften oder sonstigen Drittdienstleistern). Wird ein Mindestumsatz über alle drei Geschäftsjahre von insgesamt 900.000 € nicht erreicht, so erfolgt der Ausschluss des Teilnahmeantrages.

Technische und berufliche Fähigkeiten:

5) Angaben zu zwei Referenzprojekten (Hierfür ist Anlage 5 zu verwenden.) aus den letzten drei Jahren auf bspw. den Gebieten oder im Kontext Marketing, Standortwerbung, Studierendenwerbung und Logoentwicklung oder vergleichbar. Hinweis an die Bieter: Die Referenzenangaben für die A- und B-Kriterien müssen dieselben Referenzen betreffen.

Die Anforderungen sind ja/nein-Aspekte. Nur wenn beide Referenzen gemeinsam alle Anforderungen erfüllen, können sie gewertet werden. Wird die geforderte Mindestanzahl an Referenzen nicht erreicht, werden die Mindestanforderungen an die Eignung und damit der Eignungsnachweis verfehlt.

Mindestanforderungen an die Referenzen:

a. Projekte mit vergleichbaren öffentlichen Auftraggebern oder anderen Institutionen.

b. Auftragswert (netto) des jeweiligen Referenzauftrags mindestens: 300.000 EUR Jahresbudget (Vergütungen sowohl für die Deckung von Vertragserfüllungsaufwand mit unternehmenseigenen Ressourcen als auch Fremdleistungen wie Leistungen von Nachunternehmern, Honorarkräften oder sonstigen Drittdienstleistern).

c. Es werden folgende Mindestanforderungen an die inhaltliche Vergleichbarkeit der Leistungen der Referenzaufträge mit den hier zu vergebenden Leistungen erfüllt:

i. Es handelt sich um eine Kommunikations-/PR-Kampagne

ii. inhaltliche Verantwortung für die Konzeption und Ausgestaltung des Projektes (eigenständige Recherchen und Abstimmungen mit Dritten)

iii. Erstellung einer Kampagnenstrategie einschließlich Identifikation der Zielgruppen, Analyse der reichweitenstärksten Ansprache dieser Zielgruppen und Erstellung eines Maßnahmeplans zur Umsetzung

iv. Begleitung der Umsetzung der Kampagne über mindestens 12 Monate

v. Der Referenzauftrag legte einen Schwerpunkt auf die Gestaltung einer zentralen Website und einer Social-Media-Kampagne.

vi. Der Referenzauftrag beinhaltete die Findung eines kreativen Claims/Slogans für die Kampagne.

6) Der Bewerber hat eine mit der Projektleitung für die Kampagnenumsetzung ab 01.07.2024 betraute Person namentlich zu benennen. (B-Kriterium).

Die benannte Person muss (A-Kriterium) über einen Hochschulabschluss verfügen (Universitäts- und Fachhochschulabschluss) mit einem OECD-Bildungsniveau von mindestens ISCED 7 (Standard ISCED 2011, insbesondere Diplom-/Masterabschlüsse) oder einen Abschluss, der zu diesen gleichwertig ist. Der Hochschulabschluss ist über einen geeigneten Nachweis (formblattungebunden) – bspw. PDF des Abgangszeugnisses – nachzuweisen.

Die benannte Person muss darüber hinaus über verhandlungssichere Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift verfügen. Für nicht-deutschsprachige Muttersprachler ist der Nachweis über ein Zertifikat eines Anbieters für Fremdsprachprüfungen im Fach Deutsch auf gesondertes Anfordern des Auftraggebers vorzulegen. Für die Englisch-Kenntnisse ist eine Eigenerklärung ausreichend.

7) Mindestanforderung: Betriebshaftpflichtversicherung oder Berufshaftpflichtversiche-rung mit folgenden Mindestanforderungen: Mindestdeckungssumme für

Personenschäden in Höhe von EUR 1.000.000 je Versicherungsfall,

Sachschäden in Höhe von EUR 0.500.000 je Versicherungsfall,

sonstige Vermögensschäden in Höhe von EUR 2.000.000 je Versicherungsfall und

jährliche Gesamtschadensmindestdeckungssumme in Höhe von EUR 3.000.000 für alle Personen-, Sach- und Vermögensschäden

Nachweis: Vorlage einer Bestätigung des Versicherers.

Besteht zum Zeitpunkt der Einreichung des Angebots noch kein Versicherungsschutz, der den Mindestanforderungen genügt, hat der Bewerber zu erklären, für einen solchen Schutz im Zuschlagsfall zu sorgen und unverzüglich nach Erteilung des Zuschlags und vor Leistungsbeginn im Original an den Auftraggeber zu übermitteln.

8) Unterzeichnete Erklärung, dass keine Ausschlussgründe gem. Russlandembargo vorliegen (gemäß Artikel 5 k) Absatz 1 der Verordnung (EU) Nr. 833/2014 in der Fassung des Art. 1 Ziff. 23 der Verordnung (EU) 2022/576 des Rates vom 8. April 2022 über restriktive Maßnahmen angesichts der Handlungen Russlands - Anlage 4, Textform)

Auftragsausführung
Bedingungen für die Vertragserfüllung: Es gelten die Vergabeunterlagen und die VOL/B.

Verfahren
Rechtsgrundlage: 32014L0024
Voraussichtliche Anzahl von Bewerbern: 5
Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern:

Objektive Kriterien (B-Kriterien) für die Auswahl der begrenzten Zahl von Bewerbern:

Die Auswahl der bestgeeigneten Unternehmen erfolgt anhand der Kriterien:

(1) Projektleitung für die Kampagnenumsetzung (maximal 7 Wertungspunkte)

(2) Unternehmensreferenzen (maximal 5 Wertungspunkte)

Die fünf am besten geeigneten Bieter anhand der ausgereichten Eignungsmatrix werden zur Angebotsabgabe in der zweiten Runde aufgefordert.

Zur Bewertung der B-Kriterien verweist der Auftraggeber auf die Anlage „Wertung der Teilnahmeanträge“. Aus dieser Anlage ergeben sich die dafür einzureichenden Unterlagen, Anforderungen und das Bewertungsschema.

Zeitpunkt des Eingangs der Angebote: 10:00
Datum der Absendung der Aufforderungen: 2023-09-05 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Gültigkeitsdauer des Angebots: 2023-12-29 📅
Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Konzepte (u. a. Kurzkonzept zur Marktanalyse, Kurzkonzept zu ersten Umsetzungsideen, z. B. SocialMedia)
Qualitätskriterium (Gewichtung): 40%
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Projektpräsentation
Qualitätskriterium (Gewichtung): 30%
Qualitätskriterium (Bezeichnung): personenbezogenen Referenzen der projektverantwortlichen Personen, Personaleinsatzkonzept
Qualitätskriterium (Gewichtung): 20%
Preis (Gewichtung): 10%

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Dokumente URL: https://www.evergabe.de/unterlagen/2794397/zustellweg-auswaehlen 🌏
Name des öffentlichen Auftraggebers: Auftragsberatungsstelle Sachsen e.V.
Postanschrift: Mügelner Str. 40
Postleitzahl: 01237
Land: Dresden, Kreisfreie Stadt 🏙️
Internetadresse: www.abstsachsen.de 🌏

Referenz
Zusätzliche Informationen

Um ggf. erfolgte Änderungen, Ergänzungen, Berichtigungen oder Hinweise zu den Vergabeunterlagen zu erhalten, haben sich die Bewerber/Bieter eigenverantwortlich auf der Bekanntmachungsplattform (siehe Pkt. I.3) Kommunikation) zu informieren.

Das Angebot, sowie die gesamte Kommunikation im Vergabeverfahren und der gesamten Vertragslaufzeit haben in deutscher Sprache in Wort und Schrift zu erfolgen.

Angebote, die in anderer Form (z. B. schriftlich, per E-Mail oder auf einem Datenträger) eingereicht werden, werden nicht berücksichtigt und vom Verfahren zwingend ausgeschlossen.

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: 1. Vergabekammer des Freistaates Sachsen bei der Landesdirektion Sachsen
Postanschrift: PF 10 13 64
Postort: Leipzig
Postleitzahl: 04013
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: wiltrud.kadenbach@lds.sachsen.de 📧
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

Statthafte Rechtsbehelfe sind gem. §§ 160 ff. GWB die Rüge sowie der Antrag auf Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens vor der zuständigen Vergabekammer. Eine Rüge ist an die in Ziffer I.1) genannte Vergabestelle zu richten. Die zuständige Stelle für ein Nachprüfungsverfahren ist in Ziffer VI.4.1) genannt. Statthafter Rechtsbehelf ist gem. §§ 160 ff. GWB der Antrag auf Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens vor der zuständigen Vergabekammer (Ziff. VI.4.1). Der Antrag ist unzulässig, soweit: 1) der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt, 2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 4) mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.

Quelle: OJS 2023/S 147-468941 (2023-07-28)

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