Vergabe von Hausarbeiterdienstleistungen für das Ministerium für Inneres und Sport des Landes Sachsen-Anhalt

Kurze Beschreibung

Das Vergabeverfahren richtet sich auf den Abschluss eines Vertrages über die Durchführung von Hausarbeiterdienstleistungen für das Ministerium für Inneres und Sport in Magdeburg. Der Auftragnehmer hat den Hausarbeiterdienst mit 60 Stunden pro Woche mit zwei Hausarbeitern abzusichern.

Beschreibung der Beschaffung

Der Auftragnehmer (AN) erbringt Hausarbeiterdienstleistungen zu den vertraglich vereinbarten Konditionen. Die Qualität für die Leistungserfüllung ist eine besonders sorgfältige und fachgerechte Ausführung der Hausarbeiterdienstleistungen und ein kontinuierlich sicherzustellender einwandfreier Gesamtzustand der Dienstliegenschaft. Ein unfertiger oder auch nur teilweise vernachlässigter Eindruck der Dienstliegenschaft des Ministeriums für Inneres und Sport des Landes Sachsen-Anhalt im Innen- und Außenbereich ist unter allen Umständen zu vermeiden.
Die ausgeschriebenen Leistungen erfordern Einsatz, Präsenz und Leistungsbereitschaft der Firma vor Ort. Die Organisation der Arbeitsabläufe und deren Abwicklung, der Zustand des zu pflegenden Umfeldes sowie die eingesetzten Werkzeuge und die Kleidung der Arbeitskräfte haben der Tatsache Rechnung zu tragen, dass die Arbeiten zum Teil im öffentlichen Bereich (Außenbereich Halberstädter Str. / am „Platz des 17. Juni“) sowie auch vor Besuchern des Ministeriums für Inneres und Sport des Landes Sachsen-Anhalt als oberste Landesbehörde stattfinden.
Für alle in der Leitungsbeschreibung aufgeführten Arbeiten ist die Beschäftigung von Subunternehmen/Unterauftragnehmer gem. Leistungsbeschreibung ausgeschlossen.

Beschreibung der Verlängerungen

Im Anschluss bestehen zwei einmalige einseitige Verlängerungsoptionen des Auftraggebers für die Laufzeit je eines Jahres (maximal bis zum 31. August 2027). Der Vertrag verlängert sich jeweils um ein weiteres Kalenderjahr, es sei denn, der Auftraggeber erklärt
- bis zum 28. Februar 2024 für das Optionsjahr 2025/2026,
- bis zum 28. Februar 2025 für das Optionsjahr 2026/2027,
die Verlängerungsoption nicht auszuüben.

Beschreibung der Optionen

Die folgenden optionalen Positionen gehen in die Wertung ein.
a)Verlängerungsoption:
Vertragslaufzeit:1. September 2023 bis 31. August 2025
Im Anschluss bestehen zwei einmalige einseitige Verlängerungsoptionen des Auftraggebers für die Laufzeit je eines Jahres (maximal bis zum 31. August 2027). Der Vertrag verlängert sich jeweils um ein weiteres Kalenderjahr, es sei denn, der Auftraggeber erklärt
- bis zum 28. Februar 2024 für das Optionsjahr 2025/2026,
- bis zum 28. Februar 2025 für das Optionsjahr 2026/2027,
die Verlängerungsoption nicht auszuüben.
b)Optionale Bedarfsleistungen gem. Leistungsbeschreibung 5.7.2 und Preisblatt Preisposition B. Der Umfang kann von null bis zu zwölf Einsätze á drei Stunden je Monat betragen. Ein Anspruch auf Ausführung in einem bestimmten Umfang besteht nicht. Die optionalen Positionen werden nur im Bedarfsfall beauftragt.

Zusätzliche Informationen

Zuschlagskriterium Preis 100 %. Die optionalen Positionen gehen in die Wertung ein. Skonto wird bei der Wertung berücksichtigt, wenn die Zahlungsfrist mind. 8 Tage beträgt. Bei Gleichwertigkeit mehrerer Angebote behält sich die Vergabesstelle die Vergabe per Losentscheid vor.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

- Nachweis über die Eintragung im Berufs-, Handels- oder Vereinsregister (Ausdruck aus dem Register mind. in einfacher Kopie nicht älter als 6 Monate zum Zeitpunkt der Angebotsabgabe) oder Kopie der Gewerbeanmeldung und ggf. Gewerbeummeldung. Entscheidend für die Anerkennung ist, dass die letzte Eintragung im Register aus dem vorgelegten Auszug hervorgeht. Im Falle von Personengesellschaften (z.B. KG, GbR) ist auch für die persönlich haftenden Gesellschafter des Bieters (soweit mit Rücksicht auf deren Rechtsform vorhanden) jeweils ein Auszug aus dem Berufs- bzw. Handelsregister vorzulegen. Das gilt insbesondere im Fall von Bietergemeinschaften. Bei fehlender Registerpflicht ist dies im Angebot anzugeben und anstelle des Registerauszugs eine Darstellung des Unternehmens (insbesondere zur Rechtsform, zu dem/den Inhaber/n bzw. Gesellschaftern und zu dem/den gesetzlichen Vertreter/n) vorzulegen.
-Vorlage des Nachweises der Eintragung in das Unternehmer- und Lieferantenverzeichnis (ULV) zum Beispiel der Auftragsberatungsstelle Sachsen-Anhalt (www.pq-abst.de) oder AVPQ (https://www.amtliches-verzeichnis.ihk.de/). Sollte im Präqualifizierungssystem die niedergelegten Erklärungen und Nachweise elektronisch abrufbar sein, genügt anstelle des Zertifikats bzw. der Bescheinigung die Bezeichnung der Stelle und der Registrierungsnummer, unter denen der Abruf erfolgen kann. Der Bieter hat hierzu die Zugangsstelle (URL) und die erforderlichen Zugangsdaten (Zugangscode) anzugeben, sodass ein Zugang für die Vergabestelle gewährleistet ist. Die Angabe ist in der Bieterauskunft (Anlage 8) möglich.
oder alternativ zur Präqualifizierung können folgende gleichwertige Einzelnachweise eingereicht werden:
- Erklärung Ausschlussgründe gemäß §§ 123, 124 GWB (Anlage 10) und
- Bewerbererklärung des Landes Sachsen-Anhalt Abschnitt II gemäß RdErl. des MW vom 21.11.2008 - 41-32570/3 (siehe Anlage 7)
oder 2. Alternative zur Präqualifizierung oder den genannten Einzelnachweisen akzeptiert die Vergabestelle als vorläufigen Beleg der Eignung und des Nichtvorliegens von Ausschlussgründen die Vorlage einer Einheitlichen Europäischen Eigenerklärung.
Darüber hinaus sind folgende Erklärungen mit dem Angebot einzureichen (nicht Teil der Präqualifizierung):
- Eigenerklärung, dass der Bieter seine Verpflichtung zur Zahlung der Steuern erfüllt oder aktuelle Unbedenklichkeitsbescheinigung des Finanzamtes nicht älter als drei Monate (Im elektronischen Vergabeverfahren werden die Schreiben des Finanzamtes, die elektronisch geliefert werden, ohne Vorlage eines Originals zugelassen.)
- Eigenerklärung, dass der Bieter seine Verpflichtung zur Zahlung der Beiträge zur Sozialversicherung erfüllt oder ein aktuelles Schreiben der Krankenkasse nicht älter als drei Monate bei der die meisten Arbeitnehmer/innen versichert sind (Im elektronischen Vergabeverfahren werden die Schreiben der Krankenkasse, die elektronisch geliefert werden, ohne Vorlage eines Originals zugelassen)
- Eigenerklärung Russland-Sanktionen (Anlage 12)
- ggf. Bietergemeinschaftserklärung -wenn vorhanden- (Anlage 13) Die Erklärung ist vollständig auszufüllen und von allen Beteiligten der Bietergemeinschaft mit Unterschriften zu bestätigen. Die Erklärung kann in eingescannter Form als PDF dem Angebot beigefügt werden.
- Erklärung zu Tariftreue, Mindeststundenentgelt und Entgeltgleichheit gem. §§ 11 und 14 Abs. 2 TVergG LSA (Anlage 11)
Eine abschließende Liste der vorzulegenden Erklärungen und Nachweise liegt den Vergabeunterlagen bei.
Anderssprachigen Unterlagen (z.B. Nachweise oder Bestätigungen ausländischer Stellen) sind stets gleichzeitig Übersetzungen in die deutsche Sprache beizufügen.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Nachweis einer gültigen Berufshaftpflichtversicherung mind. in Kopie aus der folgende Mindestangaben hervorgehen: Versicherter, Versicherungsscheinnummer, Versicherungsdauer, Haftungssummen. Die Versicherung muss folgende Mindestdeckungssummen aufweisen:
Personen- und Sachschäden: 2.000.000 Millionen EUR, Vermögensschäden 250.000 EUR, Schlüsselversicherung/Verlust von Schlüsseln 60.000 EUR. Sollte zum Zeitpunkt der Angebotserstellung keine ausreichende Deckung vorliegen, genügt eine Bestätigung der Versicherung, dass im Falle der Auftragserteilung die Deckungssummen entsprechend angepasst werden.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

-Referenzliste (Anlage 9) mit mindestens drei Referenzen innerhalb der letzten 3 Jahre (ab 2020) mit Angaben von Erfahrungen bei vergleichbaren Projekten. Die Projekte sind vergleichbar, wenn sie einen ähnlichen Auftragswert oder höher oder einen ver-gleichbaren Leistungsumfang und Leistungsart beinhalten. Bitte berücksichtigen Sie in jedem Fall, dass Sie beim Wert des Auftrags auch Margen angeben können (bspw. > 100.000 Euro oder zwischen 100.000 Euro und 200.000 Euro).
-Bieterauskunft (Anlage 8) mit folgenden Inhalten: Eigenerklärung, dass nur Personal eingesetzt wird, welches sich zur Zuverlässigkeits-überprüfung (siehe Anlage 14) bereit erklärt, Eigenerklärung, dass nur fachkundiges und zuverlässiges Personal eingesetzt wird und das eingesetzte Personal die gem. Leistungsbeschreibung geforderte Fachkunde und endsprechenden Qualifikationen verfügen, allgemeine Angaben und Angaben zur Leistungsfähigkeit des Unternehmens und An-gabe des Gesamtumsatzes der letzten drei Geschäftsjahre. Die Vergabestelle ist gemäß § 6 Wettbewerbsregistergesetz (WRegG) bei Aufträgen ab einer Höhe von 30.000 Euro (ohne Umsatzsteuer) verpflichtet, vor der Zuschlagserteilung zu prüfen, ob von den Bietern, die für den Zuschlag vorgesehen sind, Eintragungen im Wettbewerbsregister gespeichert sind. Darüber hinaus kann die Vergabestelle eine Auskunft aus dem Gewerbezentralregister nach § 150a Gewerbeordnung anfordern. Soll die Zuschlagserteilung an eine Bietergemeinschaft erteilt werden, ist für jedes Mitglied der Bietergemeinschaft eine Auskunft anzufordern. Für diese Auskünfte sind Unternehmensdaten und Angaben zu erbringen.
Anderssprachigen Unterlagen (z.B. Nachweise oder Bestätigungen ausländischer Stellen) sind stets gleichzeitig Übersetzungen in die deutsche Sprache beizufügen.

Enthalten der Bekanntmachungstext und/oder die Vergabeunterlagen nach Auffassung des Bieters Unklarheiten, so hat er unter Angabe des Vorhabens und des Aktenzeichens unverzüglich, spätestens jedoch bis zum 19. Mai 2023 (bei der Vergabestelle eingehend) darauf über die e-Vergabe-Plattform des Bundes (AnA-Web) www.evergabe-online.de hinzuweisen. Die Vergabeunterlagen stehen auf den Vergabeplattformen des Bundes kostenlos zum Download bereit. Nähere Informationen erhalten Sie unter www.evergabe-online.de bzw. www.evergabe.sachsen-anhalt.de. Betriebs- oder Geschäftsgeheimnisse sind in den Angeboten deutlich zu kennzeichnen, um eine Offenlegung im Falle eines Nachprüfungsverfahrens zu vermeiden.
Die Bewerber haben sich zudem selbständig und regelmäßig über die Änderungen der Vergabeunterlagen sowie der Beantwortung von Fragen durch die Vergabestelle auf www.evergabe-online.de zu informieren und diese im Rahmen ihrer Angebotserstellung zu berücksichtigen. Eine Nichtberücksichtigung kann ggf. zum Ausschluss des Angebotes führen.
Die Kommunikation mit der Vergabestelle während des Vergabeverfahrens erfolgt ausschließlich über die e-Vergabe-Plattform des Bundes (AnA-Web) www.evergabe-online.de. Eine mündliche bzw. telefonische Kommunikation findet nicht statt. Für die elektronische Abgabe eines Angebotes ist eine Registrierung auf der e-Vergabe-Plattform zwingend notwendig.
Die elektronische Angebotsabgabe hat mindestens in Textform nach § 126b BGB zu erfolgen. Die Angebotsunterlagen und die Erklärungen können auch durch fortgeschrittene oder qualifizierte Signatur unterzeichnet werden. Es ist ebenfalls zugelassen, Angebotsblatt, Erklärungen und Nachweise zu unterschreiben und eingescannt in einem PDF-Format über die e-Vergabe-Plattform einzureichen. In diesem Verfahren ist die Angebotsabgabe per E-Mail, in Papierform per Post oder per Fax nicht zulässig und führt zwingend zum Ausschluss des Angebotes aus dem Vergabeverfahren.
Die Verfahrenssprache ist deutsch. Das Angebot und alle seine Anlagen sowie nach Angebotsabgabe durch die Vergabestelle gegebenenfalls verlangte Angaben und Unterlagen sind in deutscher Sprache abzufassen bzw. vorzulegen. Anderssprachigen Unterlagen (z.B. Nachweise oder Bestätigungen ausländischer Stellen) sind stets gleichzeitig Übersetzungen in die deutsche Sprache beizufügen.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Für Nachprüfungsanträge der Bieter gelten die §§ 160 ff. GWB. Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein. Der Antrag ist schriftlich bei der Vergabekammer einzureichen und unverzüglich zu begründen.
Der Nachprüfungsantrag ist gemäß § 160 Abs. 3 GWB unzulässig, soweit:
1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber der Vergabestelle nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat;
2. der Antragsteller Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber der Vergabestelle gerügt hat;
3. der Antragsteller Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber (MI) gerügt hat;
4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers (MI), einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Bieter, deren Angebote für den Zuschlag nicht berücksichtigt werden sollen, werden vor dem Zuschlag gemäß § 134 Abs. 1 GWB darüber informiert. Ein Vertrag darf erst 15 Kalendertage nach Absendung dieser Information geschlossen werden; bei Übermittlung per Fax oder auf elektronischem Wege kann diese Frist auf 10 Kalendertage gekürzt werden. Sie beginnt am Tag nach Absendung der Information durch das MI. Ein wirksam erteilter Zuschlag kann von der Nachprüfungsbehörde nicht aufgehoben werden. Der Zuschlag kann ab dem in der Bieterinformation gem. § 134 Abs. 1 GWB genannten, frühesten Zeitpunkt des Vertragsschlusses erteilt werden.