Weiterentwicklung, Hosting und Support des Internetportals "www.kulturkenner.de"

Ministerium für Kultur und Wissenschaft des Landes Nordrhein-Westfalen

Mit dem Ziel, dem kulturellen Reichtum Nordrhein-Westfalens zu einer sta?rkeren Wahrnehmung zu verhelfen und das Land im Wettbewerb der Europa?ischen Regionen deutlicher zu profilieren, hat die Landesregierung in 2010 ein bilderstarkes und service-orientiertes Kulturportal "www.kulturkenner.de" geschaffen. Die Plattform wurde zuna?chst als Basisversion konzipiert und dann kontinuierlich weiterentwickelt, um neuen Anforderungen in der medialen Nutzung gerecht zu werden und stets eine zeitgemäße Benutzererfahrung anbieten zu können. Das Portal ist als responsive Version fu?r alle verfügbaren Endgera?te (inkl. Tablet, Mobile) konzipiert.
Das Portal existiert aktuell in einer deutschen und inhaltlich reduzierten englischen Version. Zukünftig ist eine sprachliche Ausweitung aller Inhalte und Funktionen mittels KI in alle Nutzer- Sprachen (englisch, französisch, spanisch, italienisch, türkisch, niederländisch, polnisch etc.) vorgesehen.
Der Auftragnehmer/die Auftragnehmerin wird die Leistungen der Partner/der Partnerinnen unter Berücksichtigung der Vorstellungen des Auftraggebers in technischer und organisatorischer Hinsicht koordinieren.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2023-09-19. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2023-08-08.

Wer? Wie? Wo?
Geschichte der Beschaffung
Datum Dokument
2023-08-08 Auftragsbekanntmachung
Auftragsbekanntmachung (2023-08-08)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Systemdienstleistungen und Unterstützungsdienste
Referenznummer: 49/23
Kurze Beschreibung:
Mit dem Ziel, dem kulturellen Reichtum Nordrhein-Westfalens zu einer sta?rkeren Wahrnehmung zu verhelfen und das Land im Wettbewerb der Europa?ischen Regionen deutlicher zu profilieren, hat die Landesregierung in 2010 ein bilderstarkes und service-orientiertes Kulturportal "www.kulturkenner.de" geschaffen. Die Plattform wurde zuna?chst als Basisversion konzipiert und dann kontinuierlich weiterentwickelt, um neuen Anforderungen in der medialen Nutzung gerecht zu werden und stets eine zeitgemäße Benutzererfahrung anbieten zu können. Das Portal ist als responsive Version fu?r alle verfügbaren Endgera?te (inkl. Tablet, Mobile) konzipiert. Das Portal existiert aktuell in einer deutschen und inhaltlich reduzierten englischen Version. Zukünftig ist eine sprachliche Ausweitung aller Inhalte und Funktionen mittels KI in alle Nutzer- Sprachen (englisch, französisch, spanisch, italienisch, türkisch, niederländisch, polnisch etc.) vorgesehen. Der Auftragnehmer/die Auftragnehmerin wird die Leistungen der Partner/der Partnerinnen unter Berücksichtigung der Vorstellungen des Auftraggebers in technischer und organisatorischer Hinsicht koordinieren.
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Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union, mit GPA-Beteiligung
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Systemdienstleistungen und Unterstützungsdienste 📦
Zusätzlicher CPV-Code: Server 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: Düsseldorf, Kreisfreie Stadt 🏙️

Verfahren
Verfahrensart: Offenes Verfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Regional- oder Kommunalbehörde
Name des öffentlichen Auftraggebers: Ministerium für Kultur und Wissenschaft des Landes Nordrhein-Westfalen
Postanschrift: Völklinger Straße 49
Postleitzahl: 40221
Postort: Düsseldorf
Kontakt
Internetadresse: http://www.mkw.nrw.de 🌏
E-Mail: vergabestelle@mkw.nrw.de 📧
Telefon: +49 211/896-04 📞
Fax: +49 211/896-4555 📠
URL der Dokumente: https://www.evergabe.nrw.de/VMPSatellite/notice/CXS7YYPY1MZM6JJ3/documents 🌏
URL der Teilnahme: https://www.evergabe.nrw.de/VMPSatellite/notice/CXS7YYPY1MZM6JJ3 🌏

Referenz
Daten
Absendedatum: 2023-08-08 📅
Einreichungsfrist: 2023-09-19 📅
Veröffentlichungsdatum: 2023-08-11 📅
Datum des Beginns: 2024-01-01 📅
Datum des Endes: 2025-12-31 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2023/S 154-489961
ABl. S-Ausgabe: 154
Zusätzliche Informationen
I. Mitteilung von Unklarheiten in den Vergabeunterlagen Enthalten die Vergabeunterlagen nach Auffassung des Bieters Unklarheiten, so hat der Bieter unverzüglich folgende Stelle über das Kommunikationssystem des Vergabemarktplatzes NRW oder im Ausnahmefall per E-Mail darauf hinzuweisen: Ministerium für Kultur und Wissenschaft des Landes Nordrhein-Westfalen Frau Dr. Jessica Klein Referat Z.14 40190 Düsseldorf E-Mail: vergabestelle@mkw.nrw.de II. Informationen und Kommunikation Information und Kommunikation finden im gesamten Vergabeverfahren ausnahmslos schriftlich statt und zwar grundsätzlich nur über das Kommunikationssystem des Vergabemarktplatzes NRW. Ausnahmen vom Grundsatz der Übermittlung per E-Mail bestehen nur aufgrund entsprechender gesetzlicher Vorschriften. Fragen sind an die oben unter Ziffer I. genannte Stelle über das Kommunikationssystem des Vergabemarktplatzes NRW zu richten. Im Interesse der Effektivität werden Fragen der Bieter erbeten bis spätestens zum: 10.08.2023 Die Fragen und die Antworten werden in anonymisierter Form an alle Bieter, an die Vergabeunterlagen versandt wurden, unaufgefordert über das Kommunikationssystem des Vergabemarktplatzes NRW bis spätestens zum 15.08.2023 zur Kenntnis gegeben. Im Anschluss besteht die Möglichkeit, Nachfragen zu diesen Fragen und Antworten bis spätestens 22.08.2023 über das Kommunikationssystem des Vergabemarktplatzes NRW zu stellen. Alle Nachfragen und Antworten werden wiederum bis zum 29.08.2023 in anonymisierter Form über das Kommunikationssystem des Vergabemarktplatzes NRW allen Interessierten zur Kenntnis gegeben. Bekanntmachungs-ID: CXS7YYPY1MZM6JJ3
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Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:
Mit dem Ziel, dem kulturellen Reichtum Nordrhein-Westfalens zu einer sta?rkeren Wahrnehmung zu verhelfen und das Land im Wettbewerb der Europa?ischen Regionen deutlicher zu profilieren, hat die Landesregierung in 2010 ein bilderstarkes und service-orientiertes Kulturportal "www.kulturkenner.de" geschaffen. Die Plattform wurde zuna?chst als Basisversion konzipiert und dann kontinuierlich weiterentwickelt, um neuen Anforderungen in der medialen Nutzung gerecht zu werden und stets eine zeitgemäße Benutzererfahrung anbieten zu können. Das Portal ist als responsive Version fu?r alle verfügbaren Endgera?te (inkl. Tablet, Mobile) konzipiert.
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Das Portal existiert aktuell in einer deutschen und inhaltlich reduzierten englischen Version. Zukünftig ist eine sprachliche Ausweitung aller Inhalte und Funktionen mittels KI in alle Nutzer- Sprachen (englisch, französisch, spanisch, italienisch, türkisch, niederländisch, polnisch etc.) vorgesehen.
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Der Auftragnehmer/die Auftragnehmerin wird die Leistungen der Partner/der Partnerinnen unter Berücksichtigung der Vorstellungen des Auftraggebers in technischer und organisatorischer Hinsicht koordinieren.
Gesucht wird ein Auftragnehmer/eine Auftragnehmerin, der/die folgenden Leistungen erbringt:
1. Weiterentwicklungskonzepte
Beratung und Erarbeitung von Konzepten zur kontinuierlichen technischen und inhaltlichen Weiterentwicklung in enger Zusammenarbeit mit der Redaktion und dem Auftraggeber. Es finden monatliche Statusmeetings mit beiden Stellen in Du?sseldorf statt. (Gescha?tzter Arbeitsaufwand: 4 Personentage/Monat).
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2. Konzepte zur Optimierung der Nutzerzahlen
Beratung und Erarbeitung von Konzepten zur Erho?hung der Nutzerzahlen und der Nutzungsdauer durch den Einsatz sozialer Medien, neue technische Features, Weiterentwicklung der Empfehlungsmechanismen (Teilen von Inhalten) sowie SEO- und Performance Marketing Maßnahmen. (Gescha?tzter Arbeitsaufwand: min. 6 Personentage/Monat)
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Im Einzelnen sind folgende Leistungen zu erbringen:
a) Wo?chentliche Meetings mit der Redaktion zur Abstimmung der Strategie, möglicher neuer Funktionen und Inhalte sowie die Performanceanalyse der aktuellen reaktionellen Inhalte.
b) Wo?chentliche Abstimmung und Beratung zu technischen Fragestellungen, die mit dem Portal und seinen Social Media Aktivita?ten in Verbindung stehen wie beispielsweise Rückfragen, Bugs und neue Funktionsanforderungen im Content Management System sowie Technische Hilfestellung für Redakteure beim Anlegen von Seiten und Einpflegen von Inhalten.
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c) Monatliche Traffic-Analyse mit dem Auftraggeber.
Alle Besprechungen finden in Du?sseldorf statt.
3. Support fu?r
a) externe Institutionen, die im Kulturkenner Daten einpflegen (Tanzhaus NRW, LWL, etc.)
b) externe Partner, die eine eigene technische Anbindung an den Kulturkenner nutzen (API, dh. Schnittstelle zur automatischen Ein- und Ausgabe von Daten, die z.B. von Tourismus NRW und dem OWL-Portal genutzt wird) zentrale Projektorganisation und Projektmanagement
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Es sind folgende Leistungen zu Ziffer 1.3. a) und b) zu erbringen:
Kompetente und serviceorientierte inhaltliche und technische Beratung fu?r Partnerzuga?nge und technologische Fragestellungen in deutscher Sprache, wie z.B. Einrichtung von Zuga?ngen, A?nderungen von Stammdaten und Passwo?rtern, Umgang mit bestehenden Daten seitens der anbietenden Kulturinstitutionen verschiedenster Gro?ße; Beachtung bestehender und sich ggf. a?ndernder Datenschutzregelungen auch im Hinblick auf soziale Netzwerke.
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Unterstu?tzung bei der Dateneingabe, Support bei Marketingmaßnahmen und Koordination bestehender Marketingpartner hinsichtlich der Einstellung von Bildern, Texten, Videos, U?bernahme der Gro?ßen-, Format- und Textla?ngenanpassung an die technischen und a?sthetischen Anforderungen des Portals.
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(Gescha?tzter Arbeitsaufwand: 5 Personentage/Monat).
4. Technische Übernahme der gesamten Infrastruktur, seiner Schnittstellen, Zugänge und bestehenden Inhalte.
Der Auftragnehmer/die Auftragnehmerin u?bernimmt den gesamten Stand der derzeitigen Programmierung, dh. die bestehende Applikation inkl. Frontend und Administrationsbereich für Redaktion und Partner, alle Schnittstellen sowie sämtliche Inhalte aus dem Content Management System und Zugänge für Redakteure und Partner.
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Das Portal basiert im Kern auf Ruby on Rails. Es handelt sich nicht um ein Standard-CMS, sondern um eine vollsta?ndige Eigenentwicklung in Ruby on Rails mit Angular JS, HTML5, CSS3, MySQL- und PostgreSQL Datenbanken sowie Hosting innerhalb einer Linux Umgebung.
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Die aktuellen Version dieses Portals soll im Zuge der Übernahme von (Ruby 2.6.6 and Rails 5.1.7) auf die Versionen Ruby (ab 3.2.Z) on Rails (ab 7.0.Z) überführt werden.
Die Applikation, Quellcodes, Datenbanken einschließlich Datenbankstrukturen und die redaktionellen Inhalte und Zugänge inkl. Partnerzugänge werden dem ku?nftigen Auftragnehmer zur Verfu?gung gestellt und ko?nnen von diesem weiterverwendet werden.
5. Kontinuierliche technische Weiterentwicklung des Portals:
Dies ist eine dauerhafte Position mit monatlichem Aufwand. Das Portal und sein Administrationsbereich sollen, wie bisher, in Funktionalita?t und Optik kontinuierlich weiterentwickelt werden, um Vera?nderungen im Nutzungsverhalten und dem Feedback von Partnern und Nutzern gerecht zu werden. Fu?r die Weiterentwicklung soll ein monatliches Kontingent von 16 Personentagen eingeplant werden.
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Die Konzepte fu?r diese Weiterentwicklungen werden in den monatlichen Statusmeetings (siehe 1.1.) erarbeitet.
Beispiele: Entwicklung neuer Funktionen, Layouta?nderungen, Anpassung von Schnittstellen, Erweiterung der Administrationsbereiche auf Basis der bestehenden Technologie ( Ruby on Rails mit Angular JS, HTML5, CSS3, MySQL, PostgreSQL, Linux-Environment ) (zur Umsetzung siehe 1.4.)
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6. Hosting & technischer Support
Der Auftragnehmer/die Auftragnehmerin stellt folgende Hosting Leistungen zur Verfu?gung:
Mindestanforderungen: Server (8GB Ram, 4x146GB Harddisc, 15.000 GB Traffic, 100MBit/s Anbindung), Servermanagement, Firewall, Monitoring des Servers und der Website, 24/7 Hardwarekomponententausch, ta?gliche Backups aller Dateien, U?bernahme aller diesbezu?glichen Kosten inklusive ggfs. Lizenzgebu?hren.
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Der Auftragnehmer/die Auftragnehmerin erbringt des weiteren folgende technische Support Leistungen im Kontext des Hostings: Backups, Monitoring des Servers und seiner Dienste. Dauerhafte Bereitstellung eines Ansprechpartners/einer Ansprechpartnerin zur Beratung bei technischen Problemen. Garantierte Verfu?gbarkeit 24 Stunden an sieben Tagen in der Woche.
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Beschreibung der Verlängerungen:
Der Auftragnehmer/die Auftragnehmerin kann im Rahmen einer Vertragsverlängerungsoption damit beauftragt werden, die vereinbarten Leistungen gemäß Ziffer A. III.1. der Leistungsbeschreibung (Grundvertrag) und für die Leistungen gemäß ZifferA. III. 2 der Leistungsbeschreibung (Ausweitungsoption) zu den gleichen Bedingungen fu?r weitere 24 Monate vom 01.01.2026 bis zum 31.12.2027 zu erbringen.
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Die Beauftragung zu Ziffer 1 und Ziffer 2 im Rahmen der Verlängerungsoption steht unter dem Vorbehalt, dass der Haushaltsgesetzgeber des Landes Nordrhein-Westfalen entsprechende Haushaltsmittel bereitstellen wird. Nähere Informationen sind in der Leistungsbeschreibung geregelt (vgl. Ziff. A.III.3. der Leistungsbeschreibung).
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Beschreibung der Optionen:
Der Auftraggeber beha?lt sich vor, eine Ausweitung des Vertragsumfangs zweckgebunden fu?r neue, ggf. zeitlich begrenzte Formate (z.B. im Rahmen eines Marketingkonzeptes oder KI-Anwendungen) beim Auftragnehmer /der Auftragnehmerin zu beauftragen mit einer Aufwandsvergu?tung nach Tagessa?tzen (nachstehend: "Ausweitungsoption") zu vergüten. Für die Ausweitungsoption geht der Auftraggeber von bis zu sechs halben Tagessa?tzen fu?r einen Programmierer monatlich aus.
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Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort:
Ministerium für Kultur und Wissenschaft des Landes Nordrhein-Westfalen 40221 Düsseldorf

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:
Eigenerklärung Ausschlussgründe (Formular 521 EU)
- Eigenerklärung zur Umsetzung von Art. 5 k Abs. 3 der Verordnung (EU) 2022/576 des Rates vom 08. April 2022 (Formular 523 EU, Eigenerklärung Sanktionspaket 5 EU)
Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:
Einzureichende Unterlagen:
- Nachweis einer geeigneten Haftpflichtversicherung (mit dem Angebot mittels Eigenerklärung vorzulegen)
- Unternehmensbeschreibung (mit dem Angebot mittels Eigenerklärung vorzulegen)
Technische und berufliche Fähigkeiten:
Für die Feststellung der Leistungsfähigkeit hat der Auftraggeber folgende Soll-Kriterien festgelegt:
-Eigenerklärung des Bieters über die Profile der vorgesehenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit dem Nachweis ihrer Eignung bezogen auf die fachlichen Herausforderungen des Auftrags.
- Erfahrungen mit öffentlichen Auftraggebern im Bereich Webentwicklung und Hosting fu?r o?ffentliche Auftraggeber aus dem Kultursektor.

Verfahren
Rechtsgrundlage: 32014L0024
Zeitpunkt des Eingangs der Angebote: 12:00
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Gültigkeitsdauer des Angebots: 2023-11-16 📅
Datum der Angebotseröffnung: 2023-09-19 📅
Zeitpunkt der Angebotseröffnung: 12:05

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Dokumente URL: https://www.evergabe.nrw.de/VMPSatellite/notice/CXS7YYPY1MZM6JJ3/documents 🌏

Referenz
Zusätzliche Informationen
I. Mitteilung von Unklarheiten in den Vergabeunterlagen
Enthalten die Vergabeunterlagen nach Auffassung des Bieters Unklarheiten, so hat der Bieter unverzüglich folgende Stelle über das Kommunikationssystem des Vergabemarktplatzes NRW oder im Ausnahmefall per E-Mail darauf hinzuweisen:
Ministerium für Kultur und Wissenschaft
des Landes Nordrhein-Westfalen
Frau Dr. Jessica Klein
Referat Z.14
40190 Düsseldorf
II. Informationen und Kommunikation
Information und Kommunikation finden im gesamten Vergabeverfahren ausnahmslos schriftlich statt und zwar grundsätzlich nur über das Kommunikationssystem des Vergabemarktplatzes NRW. Ausnahmen vom Grundsatz der Übermittlung per E-Mail bestehen nur aufgrund entsprechender gesetzlicher Vorschriften.
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Fragen sind an die oben unter Ziffer I. genannte Stelle über das Kommunikationssystem des Vergabemarktplatzes NRW zu richten. Im Interesse der Effektivität werden Fragen der Bieter erbeten bis spätestens zum:
10.08.2023
Die Fragen und die Antworten werden in anonymisierter Form an alle Bieter, an die Vergabeunterlagen versandt wurden, unaufgefordert über das Kommunikationssystem des Vergabemarktplatzes NRW bis spätestens zum 15.08.2023 zur Kenntnis gegeben.
Im Anschluss besteht die Möglichkeit, Nachfragen zu diesen Fragen und Antworten bis spätestens 22.08.2023 über das Kommunikationssystem des Vergabemarktplatzes NRW zu stellen.
Alle Nachfragen und Antworten werden wiederum bis zum 29.08.2023 in anonymisierter Form über das Kommunikationssystem des Vergabemarktplatzes NRW allen Interessierten zur Kenntnis gegeben.
Bekanntmachungs-ID: CXS7YYPY1MZM6JJ3

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer Rheinland
Postanschrift: c/o Bezirksregierung Köln, Zeughausstraße 2-10
Postort: Köln
Postleitzahl: 50667
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 221/147-3045 📞
E-Mail: vkrheinland@bezreg-koeln.nrw.de 📧
Fax: +49 221/147-2889 📠
Internetadresse: http://www.bezreg-koeln.nrw.de 🌏
Quelle: OJS 2023/S 154-489961 (2023-08-08)
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