Ausschreibung Logistik- und Scandienstleister
Die Siemens-Betriebskrankenkasse (SBK) beabsichtigt die Posteingangsbearbeitung extern zu vergeben. Die Auslagerung der Posteingangsbearbeitung bringt die Veränderung des SBK Prozessablaufes im Bereich der Posteigangs-/Postausgangsbearbeitung mit sich.
Im Folgenden wird der von der SBK angestrebte Prozessablauf, der im Zusammenhang mit der Vergabe steht, kurz beschrieben und skizziert, um so den Gegenstand der Vergabe für den Bieter verständlich zu machen.
Die eingehende Tagespost des SBK wird auf eine Großempfänger-PLZ (GE-PLZ) am Bieter-Verarbeitungsstandort umgeleitet. Der Bieter hat dafür zu sorgen, dass die Post vom Briefzentrum an den Verarbeitungsstandort verbracht wird. Nach dem Posteingang beim Bieter erfolgt eine erste Sichtung, anschließend die Vorsortierung, Öffnung, Sortierung, Digitalisierung, Signierung und Archivierung entsprechend der Organisationsanweisung.
Die gescannten und signierten Briefsendungen werden in digitaler Form an das Rechenzentrum der SBK weitergeleitet.
PoststĂĽcke die nicht fĂĽr den Scanprozess vorgesehen sind bzw. entsprechend der Organisationsanweisung zurĂĽck an die SBK in papierhaften Form weiterzuleiten sind, werden taggleich an den Paketdienstleister ĂĽbergeben.
Zusätzlich erfolgt an dem Verarbeitungsstandort des Bieters täglich die Anlieferung von Paketsendungen (SBK-Poolboxen) durch einen Paketdienstleister. Die SBK-Poolboxen sind Pakete, welche Poststücke aus 93 SBK-Geschäftsstellen sowie der Zentrale und 71 Trägerunternehmen enthalten. Der Inhalt der SBK-Poolboxen setzt sich wie folgt zusammen:
— Geschäftsstellen-Tagespost (gekennzeichnet mit „frühes Scannen“),
— Dokumente für Archiv-Digitalisierung (gekennzeichnet mit „spätes Scannen“),
— SBK-interne Weiterleitungspost,
— Kuvertierte Ausgangspost.
Die Geschäftsstellen-Tagespost und die Dokumente für die Archiv-Digitalisierung sind entsprechend der Organisationsanweisung dem Digitalisierungsprozess (gem. Ziffer 2) zuzuführen.
Die SBK-interne Weiterleitungspost, die nicht für den Scanprozess vorgesehen ist, ist vom Bieter den passenden SBK-Poolboxen der zuständigen Organisationseinheiten zuzuordnen und an den Paketdienstleister zu übergeben.
Die kuvertierte Ausgangspost (dezentral in den SBK Geschäftsstellen kuvertierte Sendungen, die an die Kunden der SBK geschickt werden muss) ist vom restlichen Inhalt zu separieren. Die dezentrale Ausgangspost ist in Transportboxen, welche sich farblich oder durch andere Merkmale von den SBK-Poolboxen unterscheiden, zu sammeln und an einen Postausgangslogistiker zu übergeben.
Es ist eine stufenweise Ăśbergabe der Dienstleistung an den Bieter vorgesehen.
Der vorläufige Umsetzungsplan sieht folgende Stufen der Umsetzung vor:
a) Vom 1.1.2013 – 31.1.2013
— Testbetrieb.
b) Vom 1.2.2013 – 30.06.2013
— Kein Einsatz der GE-PLZ,
— Die Anlieferung und Weiterleitung der Post erfolgt ausschließlich mittels SBK-Poolboxen,
— Einsatz der Negativlisten,
— Ab 1.2.2013.
O Themengebiet: Abrechnungsmanagement.
O Menge: ca. 450 000 Dokumente im Jahr.
— Ab 1.3.2013.
O Themengebiete: Arbeitgeberservice, Versicherungs- und Beitragsberatung, Forderungsmanagement ErsatzansprĂĽche.
O Menge: ca. 550 000 Dokumente im Jahr.
— Ab 1.5.2013.
O Themengebiete: Forderungsmanagement ErstattungsansprĂĽche und Sozialversicherungsabkommen.
O Menge: ca. 70 000 Dokumente im Jahr.
— Ab 1.6.2013.
O Themengebiete: Hilfsmittel, Pflege.
O Menge: ca. 90 000 Dokumente im Jahr.
c) Vom 1.7.2013 – 31.08.2013
— Sämtliche Anforderungen der Leistungsbeschreibung sind zu erfüllen,
— Einführung der GE-PLZ (Aussortierung anhand der Negativlisten 1 und 2),
— Einsatz der SBK-Poolboxen,
— Ab 1.7.2013.
O Themengebiete: Dokumente der Kundenberater und Gesundheitsberater.
O Menge: ca. 250 000 Dokumente im Jahr.
— Ab 1.8.2013.
O Themengebiete: Vollstreckung und Insolvenz, Krankenhaus.
O Menge: ca. 100.000 Dokumente im Jahr.
d) Ab 01.09.2013
— Themengebiete: Rest = Vollständige Übergabe der Posteingangsverantwortlichkeit an den Bieter,
— Menge: ca. 900 000 Dokumente im Jahr,
— Sämtliche Anforderungen der Leistungsbeschreibung sind zu erfüllen.
Deadline
Die Frist fĂĽr den Eingang der Angebote war 2012-08-31.
Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2012-07-20.
Anbieter
Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:
Wer?
Wie?
Wo?
Geschichte der Beschaffung
| Datum |
Dokument |
| 2012-07-20
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Auftragsbekanntmachung
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| 2012-11-26
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Bekanntmachung über vergebene Aufträge
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