Rahmenvertrag über Wirtschaftsprüfung für die Geschäftsjahre 2012 bis 2015

Bundesrepublik Deutschland - Finanzagentur GmbH

Es werden Wirtschaftsprüferleistungen mit einer Laufzeit bis maximal 30.6.2016 ausgeschrieben. Dies umfasst obligatorische und – nicht abschließend aufgeführte – fakultative Leistungsgegenstände.
A. Obligatorischer Leistungsgegenstand
Die Übernahme und fachgerechte Erfüllung nachfolgend aufgeführter obligatorischer Leistungen ist durch den Bieter zu gewährleisten:
1.) Erstellung des Prüfberichts für die Finanzagentur einschl. Prüfungstestat bis spätestens zum 30. Juni des auf das Prüfungsjahr folgenden Jahres. Dies beinhaltet die Prüfung folgender Bereiche:
— Eröffnungsbilanzwerte im Rahmen von Erstprüfungen,
— Jahresabschluss und Lagebericht,
— Ordnungsmäßigkeit der Geschäftsführung und der wirtschaftlichen Verhältnisse nach § 53 Haushaltsgrundsätzegesetz (HGrG),
— Umsetzung der Anforderungen des Public Corporate Governance Kodex des Bundes,
— Berechnung des Gewinnaufschlages gegenüber den Kunden (Bund und EFSF),
— ordnungsgemäße und zutreffende Erfolgsmessung des Strategiecontrollings (interne Erfolgsmessung und -attribution),
— operationelle Risiken und zugehörige Früherkennungs- und Überwachungssysteme,
— Beschaffungsverfahren inkl. der Einhaltung der geltenden Investitions- und Beschaffungsrichtlinien,
— Einhaltung der ordnungsgemäßen Umsetzung von Compliance Management Systemen und deren Vorschriften,
— Vorkehrungen zur Verhinderung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung,
— Einhaltung aller Einzelanweisungen der Gesellschafterin der Finanzagentur (BMF),
— korrekte und vollständig dokumentierte Geschäftsvorfälle und Depotführungen von Wertpapierdepots im Privatkundengeschäft,
— korrekte und vollständig dokumentierte Umsetzung der steuerlichen und gesetzlichen Anforderungen an das Wertpapier- und Depotgeschäft für Privat- und Firmenkunden (i. W.: GWG und Abgeltungsteuer, zukünftig SEPA),
— Abrechnung der Proportionalfinanzierung.
2.) Kostenlose Teilnahme an mit dem Ausschreibungsgegenstand thematisch in Zusammenhang stehenden Seminaren und Veranstaltungen des Bieters für Mitarbeiter der Finanzagentur.
3.) Quartalsweise Informationsveranstaltung zu Änderungen der IDW Prüfungsstandards sowie im Steuer- und Handelsrecht, sofern die Finanzagentur betreffende Änderungen erfolgt sind.
4.) Kostenlose Übergabe einer aktuellen Ausgabe des WP Handbuchs des IDW-Verlages mit Prüfungsbeginn jeden Prüfungsjahres.
5.) Kontinuierliche Zurverfügungstellung von Fachinformationen in Form von Newslettern, insbesondere über (anstehende) Gesetzesänderungen, Verwaltungsanweisungen/-erlasse und Änderungen der einschlägigen Rechtsprechung.
6.) Beratung zu Einzelfragen zur laufenden Geschäftstätigkeit mit Bezug auf das Bilanzrecht mit Stellungnahme in schriftlicher Form.
7.) Terminvorgaben
Bei Erbringung der obligatorischen Leistungen sind folgende Termine zwingend einzuhalten:
— Vorlage aller Änderungen / Neuerungen für die Finanzagentur relevante Prüfungsstandards (IDW) bis zum 30. Oktober des Prüfungsjahres und gemeinsame Erörterung der Auswirkungen,
— Vorlage des mit der Finanzagentur abgestimmten Prüfungsplans (Festlegung von Terminen und Ansprechpartnern i. R. des Prüfungszeitraums) bis zum 30. November des Prüfungsjahres,
— Präsentationsveranstaltung zu Gesetzesänderungen gem. des Prüfungsumfangs vor Ort des Auftraggebers in der ersten Dezemberwoche des Prüfungsjahres,
— Vorlage der Anforderungsliste (Liste der Dokumente, die dem Prüfer i. R. der Jahresabschlussprüfung vorzulegen sind) für die Jahresabschlussprüfung bis zum 30. November des Prüfungsjahres,
— Prüfungsbeginn ist der 01. März des auf das Prüfungsjahr folgenden Jahres,
— Abschluss der Prüfung von Gewinn- und Verlustrechnung, Bilanz und Anlagevermögen bis 15. März des auf das Prüfungsjahr folgenden Jahres,
— Vorlage des ersten Entwurfs des Prüfberichts in redigierter Form bis spätestens 30. April des auf das Prüfungsjahr folgenden Jahres,
— Jährliches Abschlussgespräch in Abstimmung mit der Finanzagentur in den ersten beiden Wochen des Monats Mai des auf das Prüfungsjahr folgenden Jahres,
— Testat des Jahresabschlusses bis spätestens 30. Juni des auf das Prüfungsjahr folgenden Jahres,
— Zurverfügungstellung aller Prüfungsgrundlagen, Richtlinien, Handbücher, Dokumentationen etc. bis zum 31. Juli des auf das Prüfungsjahr folgenden Jahres auf DVD.
8.) Testat/Prüfbericht
Des Weiteren gehört zur Prüfungsleistung die Zurverfügungstellung von.
— 6 Testatsexemplaren,
— 12 Prüfberichten.
Sowie zum Abschluss der Prüfung die Vorlage.
— des finalen, testierten Prüfberichts als Word- und als PDF-Dokument.
Alle benannten Dokumente müssen vollständig bis zum 15. Arbeitstag im Juni des Jahres, in dem die Prüfung durchgeführt wurde, der Finanzagentur vorliegen.
B. Fakultativer Leistungsgegenstand
Der Anbieter gewährleistet die Übernahme und fachgerechte Erledigung nachfolgend - nicht abschließend - aufgeführter fakultativer Leistungen im Bedarfsfall:
1.) Prüfung des internen Kontrollsystems der Finanzagentur für von der EFSF ausgelagerte Funktionen (IDW Prüfungsstandard 951),
2.) Prüfung der Umsetzung der eBilanz im bestandsführenden ERP-System,
3.) Prüfung von Moduleinführungen / Systemerweiterungen des bestehenden ERP-Systems nach Projektabschluss (HCM, SRM/MM, SAP NetWeaver Portal, NetWeaver BI, BO, IDM, BPC, BO GRC).
Für die fakultativen Leistungen sind jeweils gesonderte Berichte zu erstellen. Diese Berichte müssen:
— für einen Dritten verständlich geschrieben sein,
— den Prüfungsinhalt dokumentieren,
— die gewählte Vorgehensweise dokumentieren und,
— eine verbindliche Aussage zum Ergebnis treffen.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2012-09-17. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2012-08-07.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

• Rölfs RP AG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft

Wer?

• Bundesrepublik Deutschland - Finanzagentur GmbH

Wie?

• Betriebsprüfung › Buchprüfung

Wo?

• Darmstadt › Frankfurt am Main, Kreisfreie Stadt

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2012-08-07	Auftragsbekanntmachung
2013-01-04	Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Auftragsbekanntmachung (2012-08-07)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Dienstleistungen für Unternehmen: Recht, Marketing, Consulting, Einstellungen, Druck und Sicherheit
Menge oder Umfang:

Rahmenvereinbarung für die Wirtschaftsprüfung des Geschäftsjahres 2012, eine Verlängerungsoption bzgl. des Geschäftsjahres 2013, eine weitere Verlängerungsoption bzgl. des Geschäftsjahres 2014 sowie eine letzte Verländerungsoption bzgl. des Geschäftsjahres 2015.

Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union, mit GPA-Beteiligung
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Dienstleistungen für Unternehmen: Recht, Marketing, Consulting, Einstellungen, Druck und Sicherheit 📦

Verfahren
Verfahrensart: Offenes Verfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Sonstiges
Name des öffentlichen Auftraggebers: Bundesrepublik Deutschland - Finanzagentur GmbH
Postanschrift: Lurgiallee 5
Postleitzahl: 60439
Postort: Frankfurt am Main
Kontakt
Internetadresse: http://www.deutsche-finanzagentur.de 🌏
E-Mail: vergabe@deutsche-finanzagentur.de 📧
Telefon: +49 6925616-0 📞
Fax: +49 6925616-1439 📠

Referenz
Daten
Absendedatum: 2012-08-07 📅
Einreichungsfrist: 2012-09-17 📅
Veröffentlichungsdatum: 2012-08-09 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2012/S 152-254592
ABl. S-Ausgabe: 152
Zusätzliche Informationen

1.) Beim Auftraggeber sind die Angebotsunterlagen unter der in Nr. I.1) dieser Veröffentlichung genannten Internetadresse online abrufbar. Im Einzelfall, z.B. bei technischen Schwierigkeiten, können sie per e-Mail unter der ebenfalls in Nr. I.1) genannten e-Mail-Adresse angefordert werden. 2.) Zur Angebotsabgabe sind alle in den Vergabeunterlagen geforderten Angebotsunterlagen in Papierform per Post an die unter Nr. I.1) genannte Postanschrift zusenden oder persönlich dort abzugeben. 3.) Bei Nichteinreichen der kompletten Unterlagen und/oder bei unvollständigen Angaben behält sich der Auftraggeber eine/e Nachfrage/Nachforderung vor. 4.) Die vom Bieter eingereichten Angebotsunterlagen gehen in das Eigentum der Bundesrepublik Deutschland - Finanzagentur GmbH über.

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

A. Obligatorischer Leistungsgegenstand

Die Übernahme und fachgerechte Erfüllung nachfolgend aufgeführter obligatorischer Leistungen ist durch den Bieter zu gewährleisten:

1.) Erstellung des Prüfberichts für die Finanzagentur einschl. Prüfungstestat bis spätestens zum 30. Juni des auf das Prüfungsjahr folgenden Jahres. Dies beinhaltet die Prüfung folgender Bereiche:

— Eröffnungsbilanzwerte im Rahmen von Erstprüfungen,

— Jahresabschluss und Lagebericht,

— Ordnungsmäßigkeit der Geschäftsführung und der wirtschaftlichen Verhältnisse nach § 53 Haushaltsgrundsätzegesetz (HGrG),

— Umsetzung der Anforderungen des Public Corporate Governance Kodex des Bundes,

— Berechnung des Gewinnaufschlages gegenüber den Kunden (Bund und EFSF),

— ordnungsgemäße und zutreffende Erfolgsmessung des Strategiecontrollings (interne Erfolgsmessung und -attribution),

— operationelle Risiken und zugehörige Früherkennungs- und Überwachungssysteme,

— Beschaffungsverfahren inkl. der Einhaltung der geltenden Investitions- und Beschaffungsrichtlinien,

— Einhaltung der ordnungsgemäßen Umsetzung von Compliance Management Systemen und deren Vorschriften,

— Vorkehrungen zur Verhinderung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung,

— Einhaltung aller Einzelanweisungen der Gesellschafterin der Finanzagentur (BMF),

— korrekte und vollständig dokumentierte Geschäftsvorfälle und Depotführungen von Wertpapierdepots im Privatkundengeschäft,

— korrekte und vollständig dokumentierte Umsetzung der steuerlichen und gesetzlichen Anforderungen an das Wertpapier- und Depotgeschäft für Privat- und Firmenkunden (i. W.: GWG und Abgeltungsteuer, zukünftig SEPA),

— Abrechnung der Proportionalfinanzierung.

2.) Kostenlose Teilnahme an mit dem Ausschreibungsgegenstand thematisch in Zusammenhang stehenden Seminaren und Veranstaltungen des Bieters für Mitarbeiter der Finanzagentur.

3.) Quartalsweise Informationsveranstaltung zu Änderungen der IDW Prüfungsstandards sowie im Steuer- und Handelsrecht, sofern die Finanzagentur betreffende Änderungen erfolgt sind.

4.) Kostenlose Übergabe einer aktuellen Ausgabe des WP Handbuchs des IDW-Verlages mit Prüfungsbeginn jeden Prüfungsjahres.

5.) Kontinuierliche Zurverfügungstellung von Fachinformationen in Form von Newslettern, insbesondere über (anstehende) Gesetzesänderungen, Verwaltungsanweisungen/-erlasse und Änderungen der einschlägigen Rechtsprechung.

6.) Beratung zu Einzelfragen zur laufenden Geschäftstätigkeit mit Bezug auf das Bilanzrecht mit Stellungnahme in schriftlicher Form.

7.) Terminvorgaben

Bei Erbringung der obligatorischen Leistungen sind folgende Termine zwingend einzuhalten:

— Vorlage aller Änderungen / Neuerungen für die Finanzagentur relevante Prüfungsstandards (IDW) bis zum 30. Oktober des Prüfungsjahres und gemeinsame Erörterung der Auswirkungen,

— Vorlage des mit der Finanzagentur abgestimmten Prüfungsplans (Festlegung von Terminen und Ansprechpartnern i. R. des Prüfungszeitraums) bis zum 30. November des Prüfungsjahres,

— Präsentationsveranstaltung zu Gesetzesänderungen gem. des Prüfungsumfangs vor Ort des Auftraggebers in der ersten Dezemberwoche des Prüfungsjahres,

— Vorlage der Anforderungsliste (Liste der Dokumente, die dem Prüfer i. R. der Jahresabschlussprüfung vorzulegen sind) für die Jahresabschlussprüfung bis zum 30. November des Prüfungsjahres,

— Prüfungsbeginn ist der 01. März des auf das Prüfungsjahr folgenden Jahres,

— Abschluss der Prüfung von Gewinn- und Verlustrechnung, Bilanz und Anlagevermögen bis 15. März des auf das Prüfungsjahr folgenden Jahres,

— Vorlage des ersten Entwurfs des Prüfberichts in redigierter Form bis spätestens 30. April des auf das Prüfungsjahr folgenden Jahres,

— Jährliches Abschlussgespräch in Abstimmung mit der Finanzagentur in den ersten beiden Wochen des Monats Mai des auf das Prüfungsjahr folgenden Jahres,

— Testat des Jahresabschlusses bis spätestens 30. Juni des auf das Prüfungsjahr folgenden Jahres,

— Zurverfügungstellung aller Prüfungsgrundlagen, Richtlinien, Handbücher, Dokumentationen etc. bis zum 31. Juli des auf das Prüfungsjahr folgenden Jahres auf DVD.

8.) Testat/Prüfbericht

Des Weiteren gehört zur Prüfungsleistung die Zurverfügungstellung von.

— 6 Testatsexemplaren,

— 12 Prüfberichten.

Sowie zum Abschluss der Prüfung die Vorlage.

— des finalen, testierten Prüfberichts als Word- und als PDF-Dokument.

Alle benannten Dokumente müssen vollständig bis zum 15. Arbeitstag im Juni des Jahres, in dem die Prüfung durchgeführt wurde, der Finanzagentur vorliegen.

B. Fakultativer Leistungsgegenstand

Der Anbieter gewährleistet die Übernahme und fachgerechte Erledigung nachfolgend - nicht abschließend - aufgeführter fakultativer Leistungen im Bedarfsfall:

1.) Prüfung des internen Kontrollsystems der Finanzagentur für von der EFSF ausgelagerte Funktionen (IDW Prüfungsstandard 951),

2.) Prüfung der Umsetzung der eBilanz im bestandsführenden ERP-System,

3.) Prüfung von Moduleinführungen / Systemerweiterungen des bestehenden ERP-Systems nach Projektabschluss (HCM, SRM/MM, SAP NetWeaver Portal, NetWeaver BI, BO, IDM, BPC, BO GRC).

Für die fakultativen Leistungen sind jeweils gesonderte Berichte zu erstellen. Diese Berichte müssen:

— für einen Dritten verständlich geschrieben sein,

— den Prüfungsinhalt dokumentieren,

— die gewählte Vorgehensweise dokumentieren und,

— eine verbindliche Aussage zum Ergebnis treffen.

Beschreibung der Optionen:

Eine Verlängerungsoption bzgl. der Wirtschaftsprüfung des Geschäftsjahres 2013,

Eine weitere Verlängerungsoption bzgl. des Geschäftsjahres 2014 sowie.

Eine letzte Verländerungsoption bzgl. des Geschäftsjahres 2015.

Zahl der möglichen Verlängerungen: 3
Referenznummer: F-RB 5820 - 03/12
Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort: Frankfurt am Main.

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:

1.) Eigenerklärung über bestehende Zulassung als Wirtschaftsprüfer in Deutschland,

2.) Eigenerklärung über bestehende, wirksame Bescheinigung nach § 57a Wirtschaftsprüferordnung (WiPrO) oder eine diesbezügliche Ausnahmegenehmigung der Wirtschaftsprüferkammer nach § 319 Absatz 1 Satz 3 HGB und

3.) Eigenerklärung, dass keiner der in § 6 Absatz 4 und Absatz 6 VOL/A - EG genannten Ausschlussgründe vorliegt.

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:

1.) Eigenerklärung über den konkreten Jahresumsatz (netto) der letzten 3 Jahre der Unternehmensniederlassung(en) des Bieters in Deutschland im Geschäftsfeld Wirtschaftsprüfung und

2.) Eigenerklärung über die konkrete Anzahl der im Bieter-Unternehmen im Segment Wirtschaftsprüfung in Deutschland beschäftigten Mitarbeiter (Stand: 31.12.11).

Technische und berufliche Fähigkeiten:

1.) Ausschluss von Interessenkonflikten

1.1) Eigenerklärung, dass keine geschäftlichen, finanziellen, persönlichen oder sonstigen Beziehungen zwischen dem Abschlussprüfer und seinen Organen einerseits und der Finanzagentur und ihren Organmitgliedern andererseits bestehen, die Zweifel an der Unabhängigkeit des Abschlussprüfers begründen können.

1.2) Eigenerklärung, dass für den Fall, dass das Bieter-Unternehmen bereits eine prüfende Tätigkeit (z.B. Steuerberatung) für uns ausübt oder in Zukunft mit einer derartigen Tätigkeit von uns beauftragt werden könnte, folgende Voraussetzungen zum Ausschluss eines Interessenkonflikts erfüllt sind:

— das prüfende und das beratende Team sind jeweils mit unterschiedlichen Mitarbeitern besetzt,

— die beiden Teams sind organisatorisch getrennt und,

— eine personelle Überschneidung oder auch ein Tausch von Mitarbeitern von einem Team zum anderen Team ist ausgeschlossen, um damit die erforderliche Unabhängigkeit des Beratungsteams dokumentieren zu können.

2.) Sichere elektronische Kommunikation

Eigenerklärung, dass im Bieter-Unternehmen sichergestellt ist, dass bei der elektronischen Kommunikation eine dem aktuellen Stand der Technik entsprechende Verschlüsselung verwendet wird.

3.) Referenzen

3.1) Eigenerklärung über Erfahrungen in der Wirtschaftsprüfung von zugelassenen Kreditinstituten gemäß der Liste der BaFin (siehe: http://www.bafin.de/SharedDocs/Downloads/DE/Liste/Unternehmensdatenbank/dl_li_ki_gesamt.html), die mir einer Referenz über eine Wirtschaftsprüfung der letzten 3 Geschäftsjahre (2009 – 2011) belegt wird.

3.2) Eigenerklärung über spezielle Kenntnisse und Erfahrungen bei der Prüfung von Finanzdienstleistungsunternehmen auf dem Gebiet des Kapitalmarktrechts, die mit mindestens 2 Referenzen belegt werden können.

3.3) Eigenerklärung über spezielle Kenntnisse und Erfahrungen in der Wirtschaftsprüfung eines privatrechtlichen Unternehmens, das einer öffentlichen Gebietskörperschaft gehört, die mit mindestens 2 Referenzen belegt werden können.

3.4) Eigenerklärung über spezielle Kenntnisse und Erfahrungen bei der Prüfung von Unternehmen auf dem Gebiet des Public Corporate Governance Kodex des Bundes, die mit mindestens 2 Referenzen belegt werden können.

3.5) Eigenerklärung über spezielle Kenntnisse und Erfahrungen in der Wirtschaftsprüfung des Strategiecontrollings einer Finanzdienstleistungsgesellschaft, die mit mindestens 2 Referenzen belegt werden können.

4.) Personelle Qualifikation

4.1) Eigenerklärung, dass das Bieter-Unternehmen über spezialisierte Teams und praktische Erfahrungen zu folgenden Prüfungsschwerpunkten verfügt: