Scannen von personalisierten Versicherungsakten für Beamte und Versorgungsempfänger

Bayerische Versorgungskammer (im Namen der von ihr gesetzlich vertretenen Versorgungseinrichtung) sh. Punkt VI.3) Zusätzliche An

In Papierform vorhandene personalisierte Versicherungsakten sind innerhalb von ca. zwei Jahren zu digitalisieren. Diese Daten werden in einem digitalen Archiv (ELLA: Elektronische Langzeitarchivierung) abgelegt.
Die Akten enthalten personenbezogene Daten; gesetzliche und vertragliche Datenschutzregelungen sind einzuhalten.
Es müssen ca. 49.000 Akten mit ca. 12,6 Millionen Papierseiten aufbereitet, strukturiert und eingescannt werden:
— A-Akten = Akten der aktiven/ angemeldeten Beamten: ca. 34 000 Papierakten mit ca. 3 600 000 Seiten, ca. 50 bis 150 Seiten pro Akte.
— V-Akten = Akten der Beamten mit Versorgungsbezügen: ca. 15 000 Papierakten mit ca. 9 000 000 Seiten (pro Akte ca. 600 Seiten).
Die Angaben zu den Aktenzahlen und Seiten beruhen auf einer Schätzung auf Basis von Auswertungen und Erfahrungswerten des Auftraggebers. Die Anzahl der tatsächlich zu digitalisierenden Akten und Seiten und damit auch die geschätzte Vertragslaufzeit können daher abweichen.
Die Akten sind vom Auftragnehmer in wöchentlichen Teilmengen von ca. 500 Akten (+/- 10 %) am Sitz des Auftraggebers in München abzuholen, zu transportieren und zu digitalisieren. Danach sind die Akten vom Auftragnehmer zunächst aufzubewahren und später zu vernichten.
In der ersten Woche der Vertragslaufzeit ist ein Probelauf mit ca. 100 Akten durchzuführen.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2013-07-17. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2013-05-29.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

• ALPHA COM Deutschland GmbH

Wer?

• Bayerische Versorgungskammer (im Namen der von ihr gesetzlich vertretenen Versorgungseinrichtung) sh. Punkt VI.3) Zusätzliche An

Wie?

• Bibliotheksverwaltung › Archivierung
• Scanning und Rechnungsstellung › Scanning

Wo?

• Oberbayern › München, Kreisfreie Stadt

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2013-05-29	Auftragsbekanntmachung
2013-10-10	Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Auftragsbekanntmachung (2013-05-29)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Scanning
Menge oder Umfang: Siehe hierzu unter Punkt II.1.5).
Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union, mit GPA-Beteiligung
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Scanning 📦

Verfahren
Verfahrensart: Offenes Verfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Niedrigster Preis

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Einrichtung des öffentlichen Rechts
Name des öffentlichen Auftraggebers: Bayerische Versorgungskammer (im Namen der von ihr gesetzlich vertretenen Versorgungseinrichtung) sh. Punkt VI.3) Zusätzliche Angaben
Postanschrift: Arabellastraße 33
Postleitzahl: 81925
Postort: München
Kontakt
Internetadresse: http://www.versorgungskammer.de 🌏
E-Mail: einkauf@versorgungskammer.de 📧
Telefon: +49 8992358072 📞
Fax: +49 8992358995 📠

Referenz
Daten
Absendedatum: 2013-05-29 📅
Einreichungsfrist: 2013-07-17 📅
Veröffentlichungsdatum: 2013-05-31 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2013/S 104-178680
ABl. S-Ausgabe: 104
Zusätzliche Informationen

Ein wirksames Angebot kann nur mittels Verwendung der vom Auftraggeber zur Verfügung gestellten und vollständig ausgefüllten Vergabeunterlagen abgegeben werden. Rückfragen zu den Unterlagen sind bis 4.7.2013, 12:00 Uhr zulässig. Kontaktstelle: Bayerische Versorgungskammer, Bereich Service / S131 - Vergabestelle, Herr Semmelmann, Arabellastraße 33, 81925 München, Deutschland (sh. Punkt I.1) Offizielle Bezeichnung/ Einrichtung: Bayerischer Versorgungsverband, Anstalt des öffentlichen Rechts, gesetzlich vertreten durch die Bayerische Versorgungskammer, Denninger Straße 37, 81925 München.

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Die Akten enthalten personenbezogene Daten; gesetzliche und vertragliche Datenschutzregelungen sind einzuhalten.

Es müssen ca. 49.000 Akten mit ca. 12,6 Millionen Papierseiten aufbereitet, strukturiert und eingescannt werden:

— A-Akten = Akten der aktiven/ angemeldeten Beamten: ca. 34 000 Papierakten mit ca. 3 600 000 Seiten, ca. 50 bis 150 Seiten pro Akte.

— V-Akten = Akten der Beamten mit Versorgungsbezügen: ca. 15 000 Papierakten mit ca. 9 000 000 Seiten (pro Akte ca. 600 Seiten).

Die Angaben zu den Aktenzahlen und Seiten beruhen auf einer Schätzung auf Basis von Auswertungen und Erfahrungswerten des Auftraggebers. Die Anzahl der tatsächlich zu digitalisierenden Akten und Seiten und damit auch die geschätzte Vertragslaufzeit können daher abweichen.

Die Akten sind vom Auftragnehmer in wöchentlichen Teilmengen von ca. 500 Akten (+/- 10 %) am Sitz des Auftraggebers in München abzuholen, zu transportieren und zu digitalisieren. Danach sind die Akten vom Auftragnehmer zunächst aufzubewahren und später zu vernichten.

In der ersten Woche der Vertragslaufzeit ist ein Probelauf mit ca. 100 Akten durchzuführen.

Referenznummer: 913 300.000
Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort: München

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:

Angaben und Formalitäten, die erforderlich sind, um die Einhaltung der Auflagen zu überprüfen:

— Erklärung des Bieters zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen gem. § 6 EG Abs. 6 VOL/A,

— Allgemeine Erklärungen.

Wir erklären, dass

a) wir zur Durchführung der zu vergebenden Leistungen nach den in unserem/n Herkunftsland/ -ländern geltenden Bestimmungen berechtigt sind,

b) wir die Vergabeunterlagen einer vollständigen Prüfung unterzogen haben und die zu erbringenden Leistungen

sowie die für das Verfahren geltenden Bestimmungen mit der für das Angebot erforderlichen Genauigkeit

beurteilen können,

c) wir die Angaben wahrheitsgemäß gemacht haben,

d) der Auftraggeber unter Wahrung der Vertraulichkeit diese Angaben überprüfen und erforderlichenfalls ergänzende Unterlagen anfordern kann,

e) wir unserem Angebot nur unsere eigenen Preisermittlungen zugrunde gelegt haben und dass wir keine für den Auftraggeber nachteilige, gegen die guten Sitten oder gegen den Grundsatz des lauteren Wettbewerbes verstoßenden Abreden über die Preisbildung getroffen haben,

f) Irrtümer, Fehleinschätzungen und Kalkulationsirrtum einen Teil unseres Unternehmerrisikos bilden und zu unseren Lasten gehen,

g) wir bis zum Ablauf der Bindefrist an unser Angebot gebunden sind.

Wir erklären, dass wir zur Kenntnis nehmen und akzeptieren, dass ein Bieter vom Vergabeverfahren ausgeschlossen

werden kann, wenn sich im Rahmen der Angebotsbewertung Angaben im Angebot als unrichtig erweisen.

Wir erklären, dass wir uns verpflichten, Veröffentlichungen, Vorträge und Führungen im Zusammenhang mit den zu vergebenden Leistungen nur mit vorheriger schriftlicher Zustimmung des Auftraggebers durchzuführen.

— Erklärung zur Verhütung von Manipulationen im Verdingungswesen bei Liefer- und Dienstleistungen,

— Übersicht über den Bieter und Erklärung;

— Verzeichnis der Unterauftragnehmerleistungen;

— Verpflichtungserklärung Unterauftragnehmer (soweit zutreffend).

— Erklärung über die Anzahl der in den letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahren jahresdurchschnittlich beschäftigten Arbeitskräfte, gegliedert nach Geschäftsjahren sowie nach Anzahl der Arbeitskräfte, die in dem Geschäftsbereich tätig sind, der für die Erbringung der ausgeschriebenen Leistungen vorgesehen ist.

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:

— Erklärung über den Gesamtumsatz des Unternehmens sowie den Umsatz bezüglich der Leistungsart die Gegenstand der Vergabe ist, jeweils bezogen auf die letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre.

— Erklärung über das Bestehen einer Haftpflichtversicherung mit den folgenden Mindestdeckungssummen:

Die Deckungssumme für Personen- und Sachschäden muss mindestens 2 Mio. Euro betragen, für Vermögensschäden sowie Schäden aus datenschutzrechtlichen Verstößen mindestens 500.000,00 Euro. Die Deckungssummen müssen pro Jahr mindestens 2-fach zur Verfügung stehen.

Technische und berufliche Fähigkeiten:

— Erklärung über das Vorliegen von Referenzaufträgen/ Referenzen vergleichbarer Leistungen (Angabe von mind. 2 Referenzen). Nennen Sie Ihre bisherigen Erfahrungen (mind. zwei Referenzen) zu realisierten Referenzprojekten aus den seit der Veröffentlichung dieser Bekanntmachung vergangenen 36 Monaten jeweils mit folgenden Angaben zum Referenzobjekt:

— Auftraggeber (Name und Anschrift),

— Benennung eines Ansprechpartners des Auftraggebers inkl. Telefonnummer,

— Bezeichnung des Referenzobjektes (vergleichbare Leistungsart, die Gegenstand der Vergabe ist) mit Kurzbeschreibung (Leistungsgegenstand und Vorgehen) und Angaben zur Projektgröße und Erfüllung der besonderen Datenschutzanforderungen,

— Angabe, ob Leistungen als vollständige Eigenleistung, mit Nachunternehmern oder in Kooperation mit anderen Firmen erbracht wurden. Angabe im Hinblick auf eine ggfs. erfolgte Zusammenarbeit mit einem für Aktenvernichtung zugelassenen (zertifizierten) Unternehmen.

— Auftragsvolumen ( EUR / pro Jahr).

— Nachweis zum Qualitäts- und Projektmanagement durch Vorlage von Zertifizierungsnachweisen unter Angabe der zertifizierten Bereiche (wie z.B. DIN EN ISO 9001:2000) oder detaillierten Angaben zum Qualitäts- und Projektmanagement.

— Erklärung zur datenschutzkonformen Datenlöschung mittels eines Muster-Löschprotokolls bzw. Entsorgungsnachweises.

— Erklärung, dass sämtliche zum Einsatz kommenden Personen gemäß § 5 BDSG bzw. Art. 5 BayDSG auf das Datengeheimnis verpflichtet wurden bzw. verpflichtet werden.

— Ausgefüllte und unterzeichnete Erklärung zum Datenschutz: Anlage C zum Vertrag („Auftragsvereinbarungen Datenschutz zur Auftragsdatenverarbeitung, Technische und organisatorische Sicherungsmaßnahmen des Auftragnehmers“)

Auftragsausführung
Geforderte Kautionen und Garantien: Keine
Wichtigste Finanzierungsbedingungen und Zahlungsmodalitäten und/oder Verweis auf die einschlägigen Bestimmungen, die sie regeln:

Die Abrechnung erfolgt jeweils für die wöchentlichen Teilmengen (ca. 500 Akten).

Näheres siehe Nummern 7 und 5 des Vertrags; i.Ü. § 17 VOL/B.

Rechtsform der Gruppe von Wirtschaftsteilnehmern, an die der Auftrag vergeben werden soll:

Keine besondere Rechtsform. Personengesellschaften bürgerlichen Rechts müssen eine für die Geschäftsführung zuständige bevollmächtigte Person benennen und sich zur gesamtschuldnerischen Haftung verpflichten.

Verfahren
Gültigkeitsdauer des Angebots: 2013-09-30 📅
Sprachen
Sprache: Deutsch 🗣️

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Kontaktperson: Herrn Semmelmann

Referenz
Daten
Datum des Beginns: 2013-10-01 📅
Datum des Endes: 2015-12-31 📅
Kennungen
Vom öffentlichen Auftraggeber vergebene Referenznummer: 913 300.000
Zusätzliche Informationen

Ein wirksames Angebot kann nur mittels Verwendung der vom Auftraggeber zur Verfügung gestellten und vollständig ausgefüllten Vergabeunterlagen abgegeben werden.

Rückfragen zu den Unterlagen sind bis 4.7.2013, 12:00 Uhr zulässig.

Kontaktstelle: Bayerische Versorgungskammer, Bereich Service / S131 - Vergabestelle, Herr Semmelmann, Arabellastraße 33, 81925 München, Deutschland (sh. Punkt I.1)

Offizielle Bezeichnung/ Einrichtung:

Bayerischer Versorgungsverband,

Anstalt des öffentlichen Rechts,

gesetzlich vertreten durch die Bayerische Versorgungskammer, Denninger Straße 37, 81925 München.

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Regierung von Oberbayern / Vergabekammer Südbayern
Postanschrift: Maximilianstraße 39
Postort: München
Postleitzahl: 80538
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: vergabekammer.suedbayern@reg-ob.bayern.de 📧
Telefon: +49 89-2176-2411 📞
Internetadresse: http://www.regierung.oberbayern.bayern.de 🌏
Fax: +49 89-2176-2847 📠
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

15 Tage nach Zurückweisung einer Rüge. Rügen sind unverzüglich, spätestens aber innerhalb von 14 Tagen

(maßgeblich ist der Zugang bei der Vergabestelle) nach Kenntniserlangung über einen Vergaberechtsverstoß zu stellen.

Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Name: Bayerische Versorgungskammer (im Namen der von ihr gesetzlich vertretenen Versorgungseinrichtung) siehe Zusätzliche Angaben, Punkt VI.3)
Postanschrift: Arabellstraße 33
Postleitzahl: 81925
Telefon: +49 8992358072 📞
Internetadresse: http://www.versorgungskammer.de 🌏
Fax: +49 8992358995 📠
Quelle: OJS 2013/S 104-178680 (2013-05-29)

Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2013-10-10)
Objekt
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Verfahren
Angebotsart: Entfällt

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Name des öffentlichen Auftraggebers: Bayerischer Versorgungsverband, Anstalt des öffentlichen Rechts, gesetzlich vertreten durch die Bayerische Versorgungskammer, Denninger Straße 37, 81925 München

Referenz
Daten
Absendedatum: 2013-10-10 📅
Veröffentlichungsdatum: 2013-10-12 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2013/S 199-344677
Verweist auf Bekanntmachung: 2013/S 104-178680
ABl. S-Ausgabe: 199

Auftragsvergabe
Datum des Vertragsabschlusses: 2013-08-25 📅
Name: ALPHA COM Deutschland GmbH
Postanschrift: Sportallee 6
Postort: 22335
Postleitzahl: Hamburg
Land: Deutschland 🇩🇪
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 14

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Land: Deutschland 🇩🇪

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Regierung von Oberbayern/Vergabekammer Südbayern
Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Postanschrift: Maximilianstraße 39
Postleitzahl: 80538
Quelle: OJS 2013/S 199-344677 (2013-10-10)

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