Terminvereinbarung
Ziel dieser Ausschreibung ist, Bürgerinnen und Bürger sowie Abteilungen der Landeshauptstadt München dabei zu unterstützen, Termine miteinander zu vereinbaren. Die Termine können je nach Anwendungskontext auf Initiative der Bürgerinnen und Bürger, aber auch auf Initiative der Behörde zustande kommen.
Zu beschaffen ist eine Webanwendung, die es ermöglicht, Termine in unterschiedlichen Organisationseinheiten, insbesondere in den Kontexten der Kfz-Zulassungsstelle und der Ausländerbehörde des Kreisverwaltungsreferats (KVR), zu verwalten.
Ausländerbehörde
In der Ausländerbehörde geht der Bedarf nach einem Termin in aller Regel nicht von den Kundinnen und Kunden, sondern von der Behörde selbst aus. Vereinfacht gesehen, ergibt sich typischerweise folgender Ablauf:
Ein externes System, das hier nicht näher beschrieben werden muss, erkennt frühzeitig die Notwendigkeit eines Termins mit einer Bürgerin bzw. einem Bürger.
Das externe System sendet der Terminvereinbarung über eine Online-Schnittstelle eine Anfrage nach einem Termin. Darin stehen die betroffene Organisationseinheit, frühestes und spätestes Datum, Terminlänge und ein eindeutiges Identifikationsmerkmal (in Form eines Ordnungsmerkmals) für den Termin.
Die Terminvereinbarung kennt die Verfügbarkeit der Ressourcen der genannten Organisationseinheit. Sie platziert dort einen Termin so, dass die personellen Ressourcen möglichst gleich ausgelastet werden und antwortet über die genannte Schnittstelle dem externen System mit Datum und Uhrzeit für den Termin.
Um die Terminvereinbarung durch die Anbindung an das externe System so wenig wie möglich einzuschränken, soll die Kommunikation zwischen beiden über eine EAI-Komponente geschehen. Die EAI-Komponente entkoppelt beide Systeme, so dass der Anbieter der Terminvereinbarung keine Details über das externe System wissen muss. Es muss lediglich die von der Terminvereinbarung angebotene Schnittstelle (z. B. Webservice) in der gewählten EAI-Komponente implementiert werden. Das externe System und die EAI-Komponente sind nicht Teil der zu beschaffenden Lösung.
Das Kreisverwaltungsreferat (KVR) der Landeshauptstadt München (LHM) plant daher den Erwerb und die Einführung einer nach den Bedürfnissen der LHM modifizierten Standardsoftware für die Terminvereinbarung. Für das Aufrufen der Kundinnen und Kunden am Termin stellt die Ausländerbehörde keine weiteren Anforderungen. Insbesondere ist in diesem Fall keine Aufrufanlage vorgesehen.
Kfz-Zulassungsstelle.
Im Gegensatz zur Ausländerbehörde geht im Fall der Kfz-Zulassungsstelle der Terminbedarf in aller Regel von den Kundinnen und Kunden aus. Der Behörde ist es wichtig, dass für das Vereinbaren von Terminen kein nennenswerter Aufwand entsteht.
Die Kundinnen und Kunden sollen in die Lage versetzt werden, über einen Internetauftritt Termine mit der Kfz-Zulassungsstelle zu vereinbaren. Für diesen Fall ist ein Internetzugang notwendig, über den sie eigenständig Termine vereinbaren und ggf. verschieben oder löschen können. Hierfür stellt die Landeshauptstadt München hohe Sicherheitsanforderungen an die Terminvereinbarung.
Des Weiteren kommen auch sog. Laufkunden ohne Termin zur Kfz-Zulassungsstelle, die trotzdem an einem Anmeldesystem kurzfristig einen Termin bekommen sollen. Die Behörde ermöglicht dies dadurch, dass sie einen Teil ihres Personals für die Bearbeitung der Fälle mit Terminvereinbarung übers Internet abstellt, aber auch ein Kontingent für Laufkunden bereithält, so dass beide Arten von Terminen (die über das Internet vereinbarten und die kurzfristigen aus dem Anmeldesystem) parallel bearbeitet werden können.
Ebenfalls im Gegensatz zur Ausländerbehörde steht die Anforderung der Kfz-Zulassungsstelle nach einer Anbindung an eine Aufrufanlage. Diese muss in der Lage sein, beide oben beschriebenen Terminarten (die über das Internet vereinbarten und die kurzfristigen aus dem Anmeldesystem) anzuzeigen und aufzurufen
Das Produkt des Anbieters muss mit verschiedenen Anmeldesystemen (z. B. Nummernspender mit Bedienfeld) und einem Ausgabesystem (Darstellung auf Monitoren mit variabler Anordnung und variablen Zifferngrößen) kommunizieren können.
Das vom Anbieter bereitgestellt System muss somit die Funktionalitäten eines Anmeldesystems, einer Aufrufanlage und einer Terminvereinbarung beinhalten. Die Hardware zum Anmeldesystem und zur Aufrufanlage wird gesondert zur Terminvereinbarung beschafft und ist nicht Teil dieser Ausschreibung.
Verbindlich abzurufende Leistungen
a) die Beschaffung einer Standardsoftware für Terminvereinbarung samt Steuerung von Aufrufanlagen und Anmeldesystemen. Die benötigte Hardware ist hierbei nicht Bestandteil dieser Vergabe.
b) die Schnittstelle des Terminvereinbarungssystems für den Zugriff durch Fachanwendungen der LHM. Die genaue Spezifikation der Schnittstelle erfolgt in der Verhandlungsrunde. Planmäßig soll die Umsetzung 2014 begonnen werden.
c) die Unterstützung bei Konfiguration und Inbetriebnahme des neuen Terminvereinbarungssystems in der Infrastruktur von it@M, der Inbetriebnahme der Schnittstellen, dem Test und der Fehlerbehebung des Verfahrens und der Schnittstellen.
d) die Schulung der ca. zehn Administratoren und Spezialnutzer des neuen Terminvereinbarungssystems.
e) Service und Wartung für das System über 5 Jahre.
Deadline
Die Frist für den Eingang der Angebote war 2013-12-09.
Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2013-10-31.
Anbieter
Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:
Wer?
Wie?
Wo?
Geschichte der Beschaffung
| Datum |
Dokument |
| 2013-10-31
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Auftragsbekanntmachung
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| 2014-07-23
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Bekanntmachung über vergebene Aufträge
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