Fulfillmentdienstleistungen beim Vertrieb von Münzen und Münzprodukten der Verkaufsstelle für Sammlermünzen der Bundesrepublik Deutschland (VfS)

Bundesrepublik Deutschland, vertreten durch das Bundeministerium der Finanzen, dieses vertreten durch das Bundesamt für zentrale

Das Bundesministerium der Finanzen („BMF“) hat dem Bundesamt für zentrale Dienste und offene Vermögensfragen („BADV“, „Auftraggeber“) Aufgaben im Bereich des Münzwesens übertragen. Neben den Aufgaben im hoheitlichen Bereich des Münzwesens ist das BADV für die Verkaufsstelle für Sammlermünzen der Bundesrepublik Deutschland („VfS“) zuständig. Zur Erfüllung ihrer Vertriebsaufgaben, d.h. für den Verkauf und Vertrieb der von den fünf deutschen Münzstätten hergestellten Sammlermünzen an private Sammler und den Münzhandel wird für einen Zeitraum von zehn Jahren beginnend am 1.1.2016 ein Fulfillmentdienstleister gesucht.
Das BADV beabsichtigt die Vergabe der Fulfillment-Dienstleistung für den Verkauf und Vertrieb der Sammlermünzen. Die Vergabe durch das BADV erfolgt mit dem Ziel, einen Dienstleister mit der Gesamtabwicklung des Verkaufs- und Vertriebsprozesses, einschließlich der Warentransporte, der Produktion, der Kundenbetreuung, der Einrichtung einer Zentraleinheit, der Einrichtung eines Internetauftritts mit -shop und der Zustellung zu beauftragen.
Die einheitliche Steuerung der einzelnen Geschäftsprozesse (insb. Materialwirtschaft (Beschaffung, Lagerhaltung, Disposition), Produktion bzw. Produktionsplanung und -steuerung, Bedarfsermittlung, Finanz- und Rechnungswesen, Controlling, Verkauf, (Kunden-)Stammdatenverwaltung, Auftragsdaten (Einzel- und Daueraufträge), Produktdatenmanagement, Dokumentenmanagement) hat dabei in einem Enterprise-Resource-Planning-System („ERP-System“) zu erfolgen.
Den Aufgabenschwerpunkt des Auftragnehmers bildet der Leistungsbereich Produktion, zu dem die Bereiche Warenlagerhaltung, Konfektionierung (Sendungs- und Produktkonfektionierung) sowie Zustellung an den Kunden gehören. Die Zustellung kann durch den Auftragnehmer selbst und externe Zustelldienste erfolgen. Dem Kunden ist die Möglichkeit einzuräumen zwischen mehreren Zustelldiensten zu wählen. Dem Auftragnehmer obliegt dabei die Abstimmung zwischen den Bereichen Warenlagerhaltung und Konfektionierung auf der einen sowie der Zustellung auf der anderen Seite. Die Abstimmarbeiten betreffen insbesondere die Abnahme der Versandverpackung, die Konditionen für den Versand der Valoren der Klasse II und die Versicherungsobergrenzen, die Modalitäten der Sendungsübergabe und die Sendungsverfolgung.
Der Auftragnehmer hat die Transporte von Münzen, die bei den fünf Prägestätten in Deutschland (mit Sitz in Hamburg, Berlin, Karlsruhe, Stuttgart und München) hergestellt werden, zum Produktionsstandort des Auftragnehmers sowie einzelne Fahrten vom Produktionsstandort oder einer der Prägestätten zu Verkaufsmessen etc. zu übernehmen. Liegt der Produktionsstandort im (EU-)Ausland sind die Regelungen für den gewerbsmäßigen grenzüberschreitenden Straßentransport einzuhalten und zu überwachen.
Die vom Auftragnehmer zu übernehmende Kundenbetreuung umfasst die fernmündliche, elektronische und schriftliche Bearbeitung von Anfragen, Bestellungen, etc. sowie das Beschwerdemanagement. Über den Zugriff auf das ERP-System und ggf. weitere Systeme (z.B. für verfilmtes Schriftgut) müssen die erforderlichen Kunden- und Auftrags- sowie die Materialbestandsdaten in Echtzeit zur Verfügung stehen. Der Auftragnehmer hat hierzu einen Internetauftritt und einen Internetshop zum Vertrieb der Sammlermünzen einzurichten, die Betriebssicherheit zu gewährleisten und laufende Aktualisierungen in technischer und inhaltlicher Sicht vorzunehmen. Inhaltliche Änderungen erfolgen in Abstimmung mit bzw. nach Vorgabe durch den Auftraggeber. Während der Internetauftritt Teil der Außendarstellung der VfS ist, bildet der Internetshop einen wesentlichen Teil der Distribution. Hierfür soll der Auftragnehmer vorsehen, einen oder mehrere lizensierte Zahlungsdiensteanbieter einzubinden. Der Internetauftritt und der Internetshop sind über Schnittstellen mit dem ERP-System zu verbinden.

Deadline
Die Frist für den Eingang der Angebote war 2014-07-09. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2014-06-05.

Wer?

• • Bundesrepublik Deutschland, vertreten durch das Bundeministerium der Finanzen, dieses vertreten durch das Bundesamt für zentrale

Wie?

• • Transport- und Beförderungsdienstleistungen (außer Abfalltransport)
• • Multi-modale Kurierdienste › Postzustellung
• • Diensteanbieter › Website-Gestaltung
• • Diensteanbieter › Internetseitenbetreiberdienste
• • Internet-Entwicklung › Entwicklung von Internet- oder Intranet-Kundenanwendungen
• • Kundendienst › Kundenbetreuung

Wo?

• • Deutschland