Konzeption und Kreation Klassische Werbung: Durchführung der klassischen Werbung für Vattenfall für die Regionen Berlin, Cottbus und Hamburg sowie für Stromnetz Berlin

Zusätzliche Informationen

A. Formale Vorgaben an die Bewerbung

1. Die Bewerbung ist schriftlich und unterschrieben in 1-facher Ausfertigung und zusätzlich in elektronischer Form auf CD-ROM einzureichen. Alle Nachweise zur Einhaltung der Teilnahmebedingungen sind zur leichteren Prüfung und Vergleichbarkeit in der Reihenfolge sortiert und hinter entsprechenden Buchstaben-Registerbögen in einem Ordner/Hefter abgeheftet abzugeben. Für die elektronische Abgabe auf CD sind entsprechende Unterverzeichnisse auf der CD anzulegen die ebenfalls mit Register A und fortlaufend bezeichnet sind. Das Einreichen der Bewerbung per Fax oder als E-Mail ist nicht ausreichend.

2. Die Bewerbung ist entsprechend der Nummerierung in Ziffer III.2) zu gliedern und hat die nachgefragten Informationen in den jeweiligen Rubriken zu enthalten. Die Vergabestelle behält sich vor, nicht in den sachlich dafür vorgesehenen Rubriken enthaltene Informationen nicht zu berücksichtigen. Hinweise auf frühere Bewerbungen reichen zur Nachweisführung nicht aus.

3. Unter „Aktuell“ in Ziffer III.2) wird verstanden, dass das Ausstelldatum der jeweiligen Drittbescheinigung nicht älter als 6 Monate gerechnet vom Tag der Veröffentlichung im Amtsblatt der EU sein darf.

4. Die Verpflichtung zur Vorlage von Drittbescheinigungen entfällt, wenn und sofern ein vergleichbares Register nicht geführt wird bzw. eine Registrierung nicht erforderlich ist. Der Bewerber hat dies nachzuweisen und zu erläutern.

5. Im Sinne der vorherigen Ziffer 4 sind ausländische Bewerber angehalten, vergleichbare Drittbescheinigungen vorzulegen. Deren Gleichwertigkeit ist nachzuweisen. Es wird dahingehend eine erschöpfende Darstellung erwartet. In diesem Zusammenhang wird darauf hingewiesen, dass die gesamte Bewerbung in deutscher Sprache zu fassen ist, also auch die jeweiligen Nachweise und Anlagen. Sollte ein amtliches Dokument oder Referenzangaben etc. nicht in deutscher Sprache gefasst sein, so muss eine wörtliche Übersetzung eines vereidigten Dolmetschers vorgelegt werden.

6. Ein Bewerber kann sich – auch als Mitglied einer Bewerbergemeinschaft – beim Nachweis seiner Eignung auf die Fähigkeiten anderer Unternehmen beziehen:

a) Bieter, die von der Eignungsleihe Gebrauch machen möchten (nicht möglich für die Zuverlässigkeit gemäß Ziffer III.2.1.), müssen die Nachunternehmer, deren Eignung sie leihen, sofort benennen und haben die betreffenden Nachweise der Ziffern III.2.1) bis III.2.3) der Nachunternehmer mit dem Teilnahmeantrag einzureichen, wobei sich die Vorlagepflicht auf den Leistungsteil beschränkt, für den der Nachunternehmer einstehen soll. Der Nachunternehmer hat in diesem Fall nachzuweisen, dass dem Bewerber die erforderlichen Mittel zur Verfügung gestellt werden.

b) Etwaige weitere Nachunternehmer (solche, die nicht zur Eignungsleihe genutzt werden) müssen im Teilnahmeantrag zunächst nicht namentlich benannt werden und die Nachweise gemäß Ziffern IIII.2.1) bis III.2.3) für die Nachunternehmer zunächst nicht eingereicht werden. Es muss nur der Fremdleistungsanteil angegeben werden.

Die Vergabestelle behält sich allerdings vor, die sonstigen Bewerber/Bieter, die in die engere Wahl zur Teilnahme am weiteren Verfahren kommen und den Einsatz von Nachunternehmern vorsehen, vor Abschluss des Teilnahmewettbewerbs oder während des gesamten, weiteren Verfahrens aufzufordern, diese Nachunternehmer namentlich zu benennen und für deren Leistungsanteil die vorstehenden Nachweise vorzulegen.

7. Die Vergabestelle behält sich vor, Erklärungen und Nachweise (auch im Bereich der Mindestbedingungen) nachzufordern. Außerdem wird sich vorbehalten, eine persönliche Vorstellung eines Bewerbers oder eine Besichtigung des Unternehmens des Bewerbers oder eines Referenzprojekts zu fordern, z. B. um die Eigenerklärungen auf deren Stichhaltigkeit zu überprüfen. Ein Anspruch des Bewerbers auf eine Nachforderung oder eine persönliche Vorstellung besteht nicht.

8. Die Vergabestelle behält sich vor – ohne hierzu verpflichtet zu sein – nach Bewerberauswahl und Abgabe der Angebote bei begründetem Anlass bei einzelnen Bietern ein Audit im Rahmen eines sog. „sustainability risk assessments“ durchzuführen. Ein begründeter Anlass liegt insbesondere vor, wenn der Bieter seinen Sitz in einem CSR-Hoch-Risiko Land hat bzw. sich dort seine Produktionsstätten befinden. Eine Liste der Hoch-Risikoländer findet sich unter:

„CSR Risikoländer“,

http://corporate.vattenfall.de/uber-uns/beziehungen-zu-lieferanten/

Sollte bei einem solchen Audit festgestellt werden, dass im Vergabeverfahren abgegebene Eigenerklärungen des Bieters nicht zutreffen, ist die Vergabestelle berechtigt, den Bieter vom weiteren Wettbewerb auszuschließen.

9. Der Auftraggeber behält sich vor, Bewerbungen, die die Mindestbedingungen und/oder Ausschlussfristen nicht einhalten, ohne weitere Prüfung vom weiteren Verfahren auszuschließen.

10. Mit Abgabe des Teilnahmeantrags erklärt der Bewerber zugleich das Einverständnis mit einem Wechsel des Auftraggebers. Es ist nicht auszuschließen, dass im Laufe des Vergabeverfahrens ein anderes Unternehmen Auftraggeber wird.

10. Fragen sind ausschließlich per E-Mail bis 14 Kalendertage vor Ablauf der Bewerbungsfrist (spätestens bis 26.11.2014) an die Kontaktstelle zu richten. Danach eingehende Fragen werden nicht berücksichtigt. Die Vergabestelle wird sich bemühen, zeitnah zu antworten.

11. Zusätzliche Unterlagen zur Bearbeitung der Mindestanforderungen können über die Kontaktstelle abgefordert werden.

B. Abschichtung.

Ermittlung der Unternehmen, die zur Angebotsabgabe aufgefordert werden.

Die zur Angebotsabgabe aufzufordernden Unternehmen werden in einem vierstufigen Verfahren ermittelt:

1. Formale Prüfung.

2. Eignungsprüfung.

3. Abschichtung.

4. Pitch.

Für den Fall, dass die Anzahl an geeigneten Bewerbern die Zahl 10 überschreitet, erfolgt die Auswahl derjenigen Bieter, die zur Angebotsabgabe aufgefordert werden, nach folgendem Bewertungsschema:

Zu 1: Formale Prüfung.

Die geforderten Nachweise und Erklärungen werden auf Vollständigkeit geprüft.

Zu 2. Eignungsprüfung.

Prüfung von vergaberechtlichen Ausschlussgründen (= Erfüllung der als Mindestbedingung gekennzeichneten Anforderungen).

Zu 3. Abschichtung.

Bewertet wird die Erfahrung der Bieter mit der Erbringung von Leistungen vergleichbar mit den ausgeschriebenen Leistungen. Hierzu werden die gemäß dieser Bekanntmachung vorgelegten Referenzen gewertet.

(a) Referenzen in Bezug auf die eingereichte Anzahl (Gewichtung 60 %): Bei (a) können maximal 5 Punkte erreicht werden.

Anzahl größer oder gleich 4 bis max. 5 = 5 Punkte.

Anzahl gleich 3 = 3 Punkte.

(b) Vergleichbarkeit der Referenzen mit dem ausgeschriebenen Leistungsumfang in Bezug auf das Alter der angegebenen Referenzen. Die Zeitspanne vom Ende der Leistung – siehe Mindestanforderung Register N ,Punkt III.2.3) – zum Datum der Veröffentlichung (Gewichtung 40 %): Bei (b) können maximal 5 Punkte erreicht werden. Die chronologisch jüngste Referenz wird gewertet.

— 0 bis 1 Jahre = 5 Punkte,

— größer 1 bis 3 Jahre = 3 Punkte,

— größer 3 bis 5 Jahre = 1 Punkt,

— größer 5 Jahre = 0 Punkte.

c) Ermittlung des Ergebnisses:

Zunächst ermittelt die Vergabestelle anhand der vorstehenden Angaben die erreichten Punkte innerhalb jeder Kategorie a und b. Anschließend werden die erreichten Punkte pro Kategorie wie angegeben gewichtet (a = 60 %; b = 40 %). Die maximal 10 Bewerber mit der so ermittelten höchsten Gesamtpunktzahl werden zur Stufe 4 zugelassen.

Die Vergabestelle behält sich vor die Anzahl von 10 Bewerbern nach oben oder nach unten anzupassen, ohne jedoch hierzu verpflichtet zu sein.

Zu 4. Pitch.

Die 10 ausgewählten Bewerber im Punkt 3 erhalten eine Einladung zum Pitch.

Zwei Musteraufgaben werden den Teilnehmern zugesandt. (1. Entwicklung einer internen Kampagne zum Thema Arbeitssicherheit und 2. Vattenfall Weihnachtskarte). Von diesem muss mindestens eine Aufgabe präsentiert werden.

Eine Vergütung erhält der Bewerber hierfür nicht. Die Vergabestelle weist diesbezüglich darauf hin, dass die Musteraufgabe rein zu Bewertungszwecken erarbeitet werden muss und keinerlei tatsächlichen Nutzen für die Vergabestelle hat.

Die Musteraufgabe wird nach 3 Rubriken von der Vergabestelle gewertet:

Rubrik 1: Kompetenz und Zusammenarbeit (Gesamteindruck, Think Vattenfall, Region).

Rubrik 2: Qualität (Variabilität, Kreativität, Umsetzungsstärke).

Rubrik 3: Preis (Wirtschaftlichkeit).

Die Bewertung der Rubriken 1 und 2 erfolgt nach dem Schulnotenprinzip 1 bis 6, wobei die Note 1 mit 100 Punkten und die Note 6 mit 0 Punkten bewertet werden. Die Rubrik 3 wird mit ja = 100 Punkte und nein = 0 Punkte bewertet.

Je Musteraufgabe kann eine maximale Punktzahl von 1 200 Punkten erreicht werden. Bei der Erarbeitung und Präsentation von 2 Aufgaben wird die bessere Bewertung gewertet.

Die konkrete Bewertung der Musteraufgabe anhand der 3 Rubriken kann von den Bewerbern bei der unter angegebener Kontaktstelle I.1) abgefordert werden.

Diejenigen 3 (maximal 5) Bewerber mit der besten (= höchsten) Endpunktzahl aus allen 3 Rubriken der Musteraufgabe werden zur Abgabe eines Angebotes aufgefordert.

C. Angebotsverfahren und Vorgaben an die Auftragsvergabe.

Die konkreten Verfahrensbestimmungen des Angebotsverfahrens ergeben sich aus der Aufforderung zur Angebotsabgabe. Aus Gründen größtmöglicher Transparenz gibt die Vergabestelle gleichwohl vorab einige generelle Regelungen bekannt, auf deren Einhaltung allerdings kein Anspruch besteht und deshalb im Rahmen der Angebotsaufforderung durchaus Konkretisierungen und Änderungen erfolgen können:

1. Bei den später abzugebenden Angeboten, die sich – unter Zugrundelegung der Zuschlagskriterien – wirtschaftlich wesentlich schlechter als der Wettbewerb darstellen, kann sich der Auftraggeber bereits nach Angebotsabgabe dazu entschließen, den jeweiligen Bieter von weiteren Verhandlungen auszuschließen (Abschichtung).

2. Die Auftragsvergabe steht unter dem Vorbehalt der Zustimmung der Gremien auf Seiten des Auftraggebers.

3. Die Auftragsvergabe steht unter dem Vorbehalt einer von der Vergabestelle festzustellenden, wirtschaftlich vertretbaren Ausführung der Leistungen.

Die Vergabestelle behält sich vor, bei der Bewertung der Angebote mutmaßliche Bewerbungen auf alle Lose positiv zu berücksichtigen, wenn es dadurch zu einem Gesamtrabatt und/oder der Übernahme der Schnittstellenverantwortung durch den Bieter kommt (sog. „Superlose“). Eine Verpflichtung der Vergabestelle hierzu besteht jedoch nicht.